Südwestfalen-IT – Rahmenvertrag über die Lieferung von Software für die Gewerbeverwaltung nebst ergänzender Dienstleistungen

Südwestfalen-IT

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung einer mandantenfähigen Software für die Gewerbeverwaltung bei den bezugsberechtigten Kommunen und Kreisen im Einzugsbereich der Südwestfalen-IT.
Umfasst sind neben der Lieferung von Software die Unterstützung und Schulungen, Altdatenübernahme, Pflege und Wartung nebst ergänzenden Dienstleistungen.
Einzelheiten lassen sich der Leistungsbeschreibung inkl. Kriterienkatalog entnehmen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-08-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-07-22.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• naviga GmbH

Wer?

• Südwestfalen-IT

Wie?

Wo?

• Arnsberg › Märkischer Kreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-07-22	Auftragsbekanntmachung
2021-09-20	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-07-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: SIT 06/2021
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung einer mandantenfähigen Software für die Gewerbeverwaltung bei den bezugsberechtigten Kommunen und Kreisen im Einzugsbereich der Südwestfalen-IT. Umfasst sind neben der Lieferung von Software die Unterstützung und Schulungen, Altdatenübernahme, Pflege und Wartung nebst ergänzenden Dienstleistungen. Einzelheiten lassen sich der Leistungsbeschreibung inkl. Kriterienkatalog entnehmen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Märkischer Kreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Südwestfalen-IT
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Postleitzahl: 58675
Postort: Hemer
Kontakt
Internetadresse: https://www.sit.nrw/ 🌏
E-Mail: christian.strecke@sit.nrw 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYVRHGP/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYVRHGP 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-07-22 📅
Einreichungsfrist: 2021-08-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-07-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 143-379612
ABl. S-Ausgabe: 143
Zusätzliche Informationen

Der von der Südwestfalen-IT geschätzte Bedarf beläuft sich auf einen Schätzwert von 648 000,00 EUR. Der Höchstwert, ab dessen Erreichen ein Abruf aus der Rahmenvereinbarung nicht mehr möglich ist, beträgt 1 250 000,00 EUR.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung einer mandantenfähigen Software für die Gewerbeverwaltung bei den bezugsberechtigten Kommunen und Kreisen im Einzugsbereich der Südwestfalen-IT.

Umfasst sind neben der Lieferung von Software die Unterstützung und Schulungen, Altdatenübernahme, Pflege und Wartung nebst ergänzenden Dienstleistungen.

Einzelheiten lassen sich der Leistungsbeschreibung inkl. Kriterienkatalog entnehmen.

Neben der Bereitstellung der Software sind die Installation und Konfiguration eines Produktiv- und eines Testsystem sowie die Anbindung an bestehende Verfahren (Schnittstellen) von der Ausschreibung umfasst.

Die Südwestfalen-IT betreibt derzeit verschiedene Gewerberegisterverfahren (u. a. Geris und Migewa) in den ihr angehörigen Kreisen und Kommunen. Die dort betriebenen Verfahren sind abzulösen und die vorhanden Daten in das neue Verfahren zu migrieren.

Zusätzlich zur Datenmigration sind Wartungs- und Softwarepflegeleistungen, Schulungen sowie ergänzende Dienstleistungen (insb. Beratungsleistungen) Bestandteil der Ausschreibung.

In einem ersten Schritt sollen die Kommunen, bei denen GERIS im Einsatz ist, migriert werden, anschließend die MIGEWA-Kommunen und -Kreise:

— GERIS-Kunden: Der Produktivbetrieb, inkl. der Installation, vollständigen Daten-Migration und Schulung muss bis zum 30.4.2022 erfolgen,

— MIGEWA-Kunden: Der Produktivbetrieb, inkl. der Installation, vollständigen Daten-Migration und Schulung muss bis zum 30.6.2022 erfolgen.

Dauer: 96 Monate
Zusätzliche Informationen:

Der von der Südwestfalen-IT geschätzte Bedarf beläuft sich auf einen Schätzwert von 648 000,00 EUR.

Der Höchstwert, ab dessen Erreichen ein Abruf aus der Rahmenvereinbarung nicht mehr möglich ist, beträgt 1 250 000,00 EUR.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Eignungskriterium sind

a) der in den letzten 3 Jahren (2018, 2019, 2020) erzielte Gesamtumsatz brutto; dieser ist mit dem Angebot getrennt nach Jahren mitzuteilen.

b) der bestehende Betriebshaftpflichtversicherungsschutz bzw. die Zusicherung des Versicherungsunternehmens im Falle der Bezuschlagung mit dem Bieter eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen.

Mindeststandards:

Zu a): Bieter müssen in den letzten 3 Jahren (2018, 2019, 2020) jeweils einen Gesamtumsatz von 2,5 Mio. EUR brutto erzielt haben.

Zu b): Vom Versicherer ausgestellte Bescheinigung über eine Haftpflichtversicherung in Höhe von 2 500 000,00 EUR für Personen- und Sachschäden, 1 000 000,00 EUR für Vermögensschäden (Bescheinigung darf im Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht älter als 6 Monate sein) bzw. Bescheinigung des Versicherungsunternehmens, dass Versicherung in vorgenannter Höhe im Falle der Bezuschlagung abgeschlossen wird.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Eignungskriterien sind

a) das Personal in den letzten 3 Jahren (2018, 2019, 2020) sowie aktuell,

b) die Erfahrung mit der Durchführung vergleichbarer Leistungen (Gewerberegisterverfahren); diese ist anhand von Referenzen mit dem Angebot mitzuteilen,

c) Erklärung zum Software-Portfolio.

Mindeststandards:

Zu a) Bieter müssen in den letzten 3 Jahren jeweils mindestens 30 Vollzeitäquivalente beschäftigt haben.

Zu b): Bieter müssen mindestens 1 Referenz über Leistungen benennen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Die Vergleichbarkeit ist gegeben, wenn

— die Leistung seit 01/2018 erbracht worden ist/erbracht wird,

— es sich bei dem Auftraggeber um einen öffentlichen Auftraggeber handelt,

— die Referenz die Installation/Einrichtung einer Gewerbesoftware zum Gegenstand hat,

— die Referenz eine Datenmigration vom alten ins neue System zum Gegenstand hat,

— die Gewerbesoftware im Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch beim Auftraggeber im Betrieb ist,

— Gewerbesoftware mandantenfähig ist und

— die Referenz die Leistungserbringung im Bereich der öffentlichen Verwaltung zum Gegenstand hat.

Zu c): Bieter müssen über eine Gewerbe- und Erlaubnissoftware im Portfolio verfügen, die in mindestens 45 Städten mit jeweils über 10 000 Einwohnern im Einsatz ist. Mindestens eine dieser Städte muss über 100 000 Einwohner haben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Ziel der Ausschreibung ist es, im Verbandsgebiet der Südwestfalen-IT (SIT) eine einheitliche Produktkonsolidierung in Sachen Gewerbesoftware herbeizuführen. In den Mitgliedskörperschaften der SIT kommen derzeit verschiedene Programme mit jeweils unterschiedlichen Laufzeiten zum Einsatz. Teilweise wurde die Software inkl. Pflege und Support in manchen Körperschaften wegen Produktaufgabe (End of life) bereits zum Ende des Jahres abgekündigt, bei anderen dauern die Laufzeiten - zum Teil noch mehrere Jahre - an. Aufgrund der unterschiedlichen Laufzeiten der Altverträge kann daher nicht gewährleistet werden, dass sämtliche bezugsberechtigten Körperschaften bereits innerhalb von 4 Jahren auf die neue Software umsteigen können. Für eine möglichst weitreichende Produktkonsolidierung ist es aber geboten, dass auch diejenigen Körperschaften, die noch länger als 4 Jahre an ihre derzeitige Software gebunden sind, auf die neue Software umsteigen können. Die Beschaffung einer neuen Software bedeutet für die Körperschaften einen erheblichen Umstellungs- und Migrationsaufwand, verbunden mit einem Schulungsaufwand für die Sachbearbeiter. Auch der SIT entsteht ein erheblicher Aufwand durch die Migration unter Berücksichtigung der vorhandenen Schnittstellen. Dieser sowohl für die Kommunen und Kreise als auch für die SIT anfallende Aufwand gebietet - um eine wirtschaftliche Verwendung von Haushaltsmitteln zu gewährleisten - eine möglichst lange und technisch einwandfreie Nutzung der Software. Für eine störungsfreie, sichere und den rechtlichen Anforderungen genügende Nutzung der Software ist es erforderlich, dass während der Nutzung Pflege-, Wartungs- und Supportleistungen erbracht werden und für neue Sachbearbeiter weiterhin (auch später als nach 8 Jahren) Schulungen abgerufen werden können. Diese Leistungen können nur vom jeweiligen Bieter selbst erbracht werden. Daher sind die vorgenannten Leistungen für (maximal) 10 weitere Jahre notwendig und vom Auftragnehmer zu erbringen.

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-09-23 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-08-24 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 14:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60 %
Preis (Gewichtung): 40 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Kommunaler Zweckverband
Kontakt
Kontaktperson: Herr Strecke, Leiter Abteilung Recht
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYVRHGP/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1) Es wird darauf hingewiesen, dass allein der Inhalt der vorliegenden europaweiten Veröffentlichung im Supplement zum Amtsblatt der EU maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlich wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig, verändert oder mit weiteren Angaben wiedergegeben wird.

2) Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch auf dem Vergabeportal DTVP zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. Beteiligte sind daher im eigenen Interesse gehalten, die dort für diese eingerichteten Postfächer regelmäßig auf neue Informationen der Vergabestelle zu kontrollieren; hierzu wird eine Registrierung empfohlen.

3) Für die Einreichung von Angeboten sind die bereitgestellten Vordrucke zu verwenden. Die Vordrucke sowie die weiteren Unterlagen zum Verfahren können über das o. g. Vergabeportal abgerufen werden.

4) Angebote können nur elektronisch über das Bietertool im Projektraum eingereicht werden.

5) Von den Bietern ist ferner eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123, 124 GWB, eine Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 MiLoG sowie eine Unternehmensdarstellung/ein Firmenprofil einzureichen.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YYVRHGP

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 251411-2165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2021/S 143-379612 (2021-07-22)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-09-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: SIT 06/2021 (Bekanntmachung über vergebenen Auftrag)
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des vergebenen Auftrags ist die Bereitstellung einer mandantenfähigen Software für die Gewerbeverwaltung bei den bezugsberechtigten Kommunen und Kreisen im Einzugsbereich der Südwestfalen-IT. Von dem vergebenen Auftrag umfasst sind neben der Lieferung von Software die Unterstützung und Schulungen, Altdatenübernahme, Pflege und Wartung nebst ergänzenden Dienstleistungen.

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-09-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-09-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 186-481783
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 143-379612
ABl. S-Ausgabe: 186
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YYVRC60

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Von dem vergebenen Auftrag umfasst sind neben der Lieferung von Software die Unterstützung und Schulungen, Altdatenübernahme, Pflege und Wartung nebst ergänzenden Dienstleistungen.

Neben der Lieferung der Software sind die Installation und Konfiguration eines Produktiv- und eines Testsystems sowie die Anbindung an bestehende Verfahren (Schnittstellen) von dem vergebenen Auftrag umfasst.

Die Südwestfalen-IT betreibt bislang verschiedene Gewerberegisterverfahren (u.a. Geris und Migewa) in den ihr angehörigen Kreisen und Kommunen. Die dort betriebenen Verfahren sind abzulösen und die vorhanden Daten in das neue Verfahren zu migrieren.

Zusätzlich zur Datenmigration sind Wartungs- und Softwarepflegeleistungen, Schulungen sowie ergänzende Dienstleistungen (insb. Beratungsleistungen) Bestandteil des vergebenen Auftrags.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-09-16 📅
Name: naviga GmbH
Postort: Achim
Land: Deutschland 🇩🇪
Verden 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2021/S 186-481783 (2021-09-20)

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