Gegenstand der Ausschreibung ist eine Aktualisierung der ERP-Software auf eine neue Programmversion. Das Programm muss in der Lage sein, verschiedene Mandanten differenziert zu betrachten und muss eine Branchenlösung für Verbrauchs- und Gebührenabrechnungen bieten. Derzeit wird als ERP Software Microsoft Dynamics NAV 2015 CU1 eingesetzt. Bereits zuvor waren verschiedene Programmversionen dieses Herstellers in Verwendung, so dass das Personal bereits an den Umgang mit dieser Software gewöhnt ist. Die weitere Nutzung einer Programmversion von Microsoft Dynamics ist zwar nicht zwingend Voraussetzung für eine Angebotsabgabe, wäre jedoch organisatorisch von Vorteil.
Dabei ist zu beachten, dass einige buchhalterische und kostenrechnerische Prozesse abseits der Gebührenrechnung zum Teil in Zusammenarbeit neu strukturiert werden müssen, um sich an die Standardfunktionalitäten der Software anzunähern, um so zukünftige Wartungsarbeiten und Updates zu vereinfachen.
Ein in Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister erarbeitetes Lastenheft, welches die aktuellen kaufmännischen Prozesse abbildet, ist Teil dieser Ausschreibung.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-01-14.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-12-09.
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: TBZ AöR, Update ERP-System
401/2021
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe📦
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der Ausschreibung ist eine Aktualisierung der ERP-Software auf eine neue Programmversion. Das Programm muss in der Lage sein, verschiedene...”
Kurze Beschreibung
Gegenstand der Ausschreibung ist eine Aktualisierung der ERP-Software auf eine neue Programmversion. Das Programm muss in der Lage sein, verschiedene Mandanten differenziert zu betrachten und muss eine Branchenlösung für Verbrauchs- und Gebührenabrechnungen bieten. Derzeit wird als ERP Software Microsoft Dynamics NAV 2015 CU1 eingesetzt. Bereits zuvor waren verschiedene Programmversionen dieses Herstellers in Verwendung, so dass das Personal bereits an den Umgang mit dieser Software gewöhnt ist. Die weitere Nutzung einer Programmversion von Microsoft Dynamics ist zwar nicht zwingend Voraussetzung für eine Angebotsabgabe, wäre jedoch organisatorisch von Vorteil.
Dabei ist zu beachten, dass einige buchhalterische und kostenrechnerische Prozesse abseits der Gebührenrechnung zum Teil in Zusammenarbeit neu strukturiert werden müssen, um sich an die Standardfunktionalitäten der Software anzunähern, um so zukünftige Wartungsarbeiten und Updates zu vereinfachen.
Ein in Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister erarbeitetes Lastenheft, welches die aktuellen kaufmännischen Prozesse abbildet, ist Teil dieser Ausschreibung.
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)📦
Ort der Leistung: Flensburg, Kreisfreie Stadt🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Technisches Betriebszentrum AöR Schleswiger Straße 76 24941 Flensburg
Beschreibung der Beschaffung:
“Die zu vergebenen Leistungen beinhalten sämtliche für den Betrieb der Software benötigten Module sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen. Dies umfasst...”
Beschreibung der Beschaffung
Die zu vergebenen Leistungen beinhalten sämtliche für den Betrieb der Software benötigten Module sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen. Dies umfasst insbesondere die Konzeptionierung/die Ausarbeitung und Neugestaltung diverser Prozesse im Vorwege im Rahmen von mehreren Workshops, die Systemlieferung inklusive einer Branchenlösung für Verbrauchsabrechnungen, die Migration und Implementierung der vorhandenen Stammdaten (ohne Posten) und Schnittstellen, spezifische Anpassungen der Software und die Gewährleistung des reibungslosen Systembetriebs in den kommenden Jahren. Ebenso gehört zu dem Leistungsumfang die Durchführung von Schulungen und die Bereitstellung von Anwenderdokumentationen im Rahmen der Systemeinführung.
Durch das System sollen folgende Themenkomplexe und Workflows unterstützt und weiter digitalisiert werden:
- Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss (HGB)
- Kosten- und Leistungsrechnung (Dimensionen, Umlagenverrechnung, Leistungserfassung)
- Controlling (Haushaltsplanung, Budgetverwaltung)
- Gebührenabrechnung (Straßenreinigung, Abfall, Schmutz- und Niederschlagswasser)
- Lieferung eines Kundenportals und Anbindung an die ERP-Softwarelösung - im Zuge des Updates soll ein Portal für Kunden eingeführt werden, in welchem die Kunden digital z.B. ihre Gebührenbescheide oder ihre in Anspruch genommenen Leistungen einsehen und verwalten können. Ein solches Programm wird zurzeit nicht verwendet und muss neu eingeführt werden. Dabei muss der automatische Datenaustausch zwischen ERP-Lösung und Kundenportal gewährleistet sein.
- Schnittstellen zu diversen Datenlieferanten
Grundsätzlich sollen die wesentlichen buchhalterischen und kostenrechnerischen Vorgänge, die nicht bereits durch die Branchenlösung dargestellt werden, durch die Standardversion der angebotenen Software erfüllt werden. Dies erfordert, dass einige Prozesse neu gestaltet werden müssen. Hierfür müssen nach Auftragsvergabe Workshops zur gemeinsamen Ausarbeitung abgehalten werden. Einige Schnittstellen müssen jedoch bestehen bleiben und erfordern eine individuelle Einbindung. Hierfür muss unter Umständen einem Drittanbieter Zugriff auf die Programmbasis gestattet werden.
Die Einrichtung des Systems und die Migration der Daten soll bis zum 31.10.2022 erfolgen. Vom 01.11.2022 bis 31.12.2022 findet eine Testphase statt.
Die Inbetriebnahme der Gebührenabrechnung für die Verarbeitung der Bescheide für das Jahr 2023 zum 01.12.2022 ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.
Zum 01.01.2023 soll die Inbetriebnahme erfolgen.
Die Einrichtung des Kundenportals kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
Im Übrigen gelten unter anderem folgende Ziele:
- Implementierung einer Lösung mit Best-Practice-Ansätzen bei den Standard-Prozessen
- Einführung einer Branchenlösung für Verbrauchsabrechnungen
- Umsetzung neuer gesetzlicher Anforderungen (z.B. X-Rechnungen)
- Einbindung diverser Schnittstellen (z.B. C-Trace/C-Ware Abfallwirtschaftsmanagementsoftware, Metasonic, Mafis (Kassenabrechnungssoftware))
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Funktionalität, Abdeckung der Funktionen und Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): IT- und Servicekonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Preis (Gewichtung): 30
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 60
Informationen über Varianten
Es werden Varianten akzeptiert ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist. Falls...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist. Falls zutreffend, Erklärung der Bietergemeinschaft, dass für einzelne Mitglieder keine Eintragung erfolgt ist.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Nachweis einer aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Deckungshöhe von EUR 500.000...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Nachweis einer aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Deckungshöhe von EUR 500.000 für Sachschäden je Versicherungsjahr. Insbesondere die angebotenen Leistungen müssen durch eine Schutzabdeckung für IT-Dienstleister gesichert sein. Alternativ kann eine Erklärung zur Bereitschaft zum Abschluss einer solchen Versicherung im Falle einer Auftragsvergabe eingereicht werden.
“Versicherung mit einer Deckungshöhe von EUR 500.000 für Sachschäden je Versicherungsjahr.” Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Der Bieter muss in das Microsoft Partnerprogramm mit Kompetenzen für Enterprise Resource Planning aufgenommen sein.
Der Bieter muss in den letzten 5 Jahren...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Der Bieter muss in das Microsoft Partnerprogramm mit Kompetenzen für Enterprise Resource Planning aufgenommen sein.
Der Bieter muss in den letzten 5 Jahren mindestens 4 vergleichbare Referenzprojekte darstellen können. Hierbei gelten folgende Kriterien:
- jedes Projekt muss eine Branchenlösung für Verbrauchsabrechnungen (z.B. Zählerstände Abwasser) beinhalten
- in mindestens einem Projekt werden unter Einfluss des Branchenzusatzmoduls sowohl Verbrauchsabrechnungen (z.B: Schmutz-, oder Trinkwasserabrechnungen) als auch Mengenabrechnungen (z.B. Straßenreinigungs- oder Abfallwirtschaftsgebühren/Leerungen von Abfallbehältern) durchgeführt. Dieses Projekt soll im Rahmen eines möglichen Termins im Laufe des Auswahlverfahrens vorgestellt werden.
- im Referenzprojekt wurde die ERP-Softwarelösung für die produktive Nutzung vollständig eingeführt und anschließend die Verpflichtung zur Pflege der Software über einen Zeitraum von mindestens 2 Jahren übernommen.
- in mindestens 3 Referenzprojekten muss die gleiche Software, wie sie im vorliegenden Verfahren angeboten wird, implementiert worden sein (versionsunabhängig, jedoch unter der Voraussetzung, dass die Version die gleichen Kernfunktionalitäten erfüllt).
- mindestens 2 Referenzprojekte sind bei Auftraggebern aus dem öffentlichen Umfeld angesiedelt.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Mindestens 4 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren.
Mindestens 3 Referenzprojekten mit der gleichen Software, wie sie im vorliegenden...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Mindestens 4 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren.
Mindestens 3 Referenzprojekten mit der gleichen Software, wie sie im vorliegenden Verfahren angeboten wird.
Mindestens 2 Referenzprojekte bei Auftraggebern aus dem öffentlichen Umfeld.
Mindestens ein Referenzprojekt, in dem unter Einfluss des Branchenzusatzmoduls sowohl Verbrauchsabrechnungen (z.B: Schmutz-, oder Trinkwasserabrechnungen) als auch Mengenabrechnungen (z.B. Straßenreinigungs- oder Abfallwirtschaftsgebühren/Leerungen von Abfallbehältern) durchgeführt werden.
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2022-01-14
23:59 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2022-03-18 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2022-01-17
08:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Stadt Flensburg, Zentrale Vergabestelle, Rathausplatz 1, 24937 Flensburg.
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Es dürfen keine Bieter oder Bevollmächtigte an dem Öffnungstermin teilnehmen.
“WICHTIG:
Achten Sie bitte immer beim Herunterladen einer neuen Ausschreibung auch auf den Bereich "Kommunikation"!
Dort finden Sie bereits versendete...”
WICHTIG:
Achten Sie bitte immer beim Herunterladen einer neuen Ausschreibung auch auf den Bereich "Kommunikation"!
Dort finden Sie bereits versendete Nachsendungen/ Änderungsmitteilungen zu der Ausschreibung.
Damit Sie über zukünftige Änderungen automatisch per E-Mail informiert werden, ist es notwendig sich zu registrieren!
Die Registrierung bei DTVP ist für Sie kostenlos und unverbindlich, es reicht das "0 EUR- Basispaket". Dieses beinhaltet bereits die wichtige E-Mail-Benachrichtigung an Sie über von uns eingestellte Nachsendungen/ Änderungen zum LV.
Alle Nachsendungen finden Sie immer im Bereich "Kommunikation".
Jegliche Änderungen im LV werden automatisch Vertragsbestandteil, auch wenn Sie von einer Nachsendung keine Kenntnis erlangen.
Vergabemindestlohn:
Das Vergabegesetz Schleswig-Holstein (VGSH) wird angewendet. Die Unternehmen verpflichten sich mit Angebotsabgabe zur Zahlung des Vergabemindestlohns nach § 4 Abs. 1 VGSH.
Eignung:
Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung mit dem
Angebot entweder die ausgefüllte "Eigenerklärung zur Eignung für Liefer-/Dienstleistungen" oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) vorzulegen.
Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen
durch Vorlage der in der "Eigenerklärung zur Eignung" bzw. in der EEE genannten Bescheinigungen
zuständiger Stellen zu bestätigen. Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind,
ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.
Stattdessen kann der Nachweis auch durch Eintrag in einem amtlichen Verzeichnis (z.B. dem durch
die Industrie- und Handelskammer eingerichteten PQ-Verzeichnis) oder durch Vorlage eines
Zertifikates im Sinne der europäischen Zertifizierungsstandards geführt werden.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YHBRN6B
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 431988-4640📞
E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de📧
Fax: +49 431988-4702 📠
URL: www.wirtschaftsministerium.schleswig-holstein.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Ist ein Bewerber der Auffassung, dass der Auftraggeber die Bestimmungen über das Vergabeverfahren nicht einhält oder nicht eingehalten hat, kann er bei der...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Ist ein Bewerber der Auffassung, dass der Auftraggeber die Bestimmungen über das Vergabeverfahren nicht einhält oder nicht eingehalten hat, kann er bei der Vergabekammer Schleswig-Holstein ein Nachprüfungsverfahren beantragen. Ein Antrag ist nur dann zulässig, wenn der Verstoß gegen die Vergabevorschriften unverzüglich beim Auftraggeber gerügt wird.
Mehr anzeigen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name:
“Vergabeprüfstelle im Innenministerium des Landes Schleswig-Holstein, Referat IV 66”
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 92
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 431988-2785📞
E-Mail: poststelle@imlandsh.de📧
Fax: +49 431988-3358 📠
URL: www.landesregierung.schleswig-holstein.de🌏
Quelle: OJS 2021/S 242-637202 (2021-12-09)