TBZ AöR, Update ERP-System

Technisches Betriebszentrum AöR

Gegenstand der Ausschreibung ist eine Aktualisierung der ERP-Software auf eine neue Programmversion. Das Programm muss in der Lage sein, verschiedene Mandanten differenziert zu betrachten und muss eine Branchenlösung für Verbrauchs- und Gebührenabrechnungen bieten. Derzeit wird als ERP Software Microsoft Dynamics NAV 2015 CU1 eingesetzt. Bereits zuvor waren verschiedene Programmversionen dieses Herstellers in Verwendung, so dass das Personal bereits an den Umgang mit dieser Software gewöhnt ist. Die weitere Nutzung einer Programmversion von Microsoft Dynamics ist zwar nicht zwingend Voraussetzung für eine Angebotsabgabe, wäre jedoch organisatorisch von Vorteil.
Dabei ist zu beachten, dass einige buchhalterische und kostenrechnerische Prozesse abseits der Gebührenrechnung zum Teil in Zusammenarbeit neu strukturiert werden müssen, um sich an die Standardfunktionalitäten der Software anzunähern, um so zukünftige Wartungsarbeiten und Updates zu vereinfachen.
Ein in Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister erarbeitetes Lastenheft, welches die aktuellen kaufmännischen Prozesse abbildet, ist Teil dieser Ausschreibung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-01-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-12-09.

Wer?

• Technisches Betriebszentrum AöR

Wie?

• Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung › Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)

Wo?

• Schleswig-Holstein › Flensburg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-12-09	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2021-12-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe
Referenznummer: 401/2021
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist eine Aktualisierung der ERP-Software auf eine neue Programmversion. Das Programm muss in der Lage sein, verschiedene Mandanten differenziert zu betrachten und muss eine Branchenlösung für Verbrauchs- und Gebührenabrechnungen bieten. Derzeit wird als ERP Software Microsoft Dynamics NAV 2015 CU1 eingesetzt. Bereits zuvor waren verschiedene Programmversionen dieses Herstellers in Verwendung, so dass das Personal bereits an den Umgang mit dieser Software gewöhnt ist. Die weitere Nutzung einer Programmversion von Microsoft Dynamics ist zwar nicht zwingend Voraussetzung für eine Angebotsabgabe, wäre jedoch organisatorisch von Vorteil. Dabei ist zu beachten, dass einige buchhalterische und kostenrechnerische Prozesse abseits der Gebührenrechnung zum Teil in Zusammenarbeit neu strukturiert werden müssen, um sich an die Standardfunktionalitäten der Software anzunähern, um so zukünftige Wartungsarbeiten und Updates zu vereinfachen. Ein in Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister erarbeitetes Lastenheft, welches die aktuellen kaufmännischen Prozesse abbildet, ist Teil dieser Ausschreibung.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Flensburg, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Technisches Betriebszentrum AöR
Postanschrift: Schleswiger Straße 76
Postleitzahl: 24941
Postort: Flensburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.tbz-flensburg.de 🌏
E-Mail: morisse.arne@flensburg.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YHBRN6B/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YHBRN6B 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-12-09 📅
Einreichungsfrist: 2022-01-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-12-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 242-637202
ABl. S-Ausgabe: 242
Zusätzliche Informationen
Es dürfen keine Bieter oder Bevollmächtigte an dem Öffnungstermin teilnehmen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Dabei ist zu beachten, dass einige buchhalterische und kostenrechnerische Prozesse abseits der Gebührenrechnung zum Teil in Zusammenarbeit neu strukturiert werden müssen, um sich an die Standardfunktionalitäten der Software anzunähern, um so zukünftige Wartungsarbeiten und Updates zu vereinfachen.

Ein in Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister erarbeitetes Lastenheft, welches die aktuellen kaufmännischen Prozesse abbildet, ist Teil dieser Ausschreibung.

Die zu vergebenen Leistungen beinhalten sämtliche für den Betrieb der Software benötigten Module sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen. Dies umfasst insbesondere die Konzeptionierung/die Ausarbeitung und Neugestaltung diverser Prozesse im Vorwege im Rahmen von mehreren Workshops, die Systemlieferung inklusive einer Branchenlösung für Verbrauchsabrechnungen, die Migration und Implementierung der vorhandenen Stammdaten (ohne Posten) und Schnittstellen, spezifische Anpassungen der Software und die Gewährleistung des reibungslosen Systembetriebs in den kommenden Jahren. Ebenso gehört zu dem Leistungsumfang die Durchführung von Schulungen und die Bereitstellung von Anwenderdokumentationen im Rahmen der Systemeinführung.

Durch das System sollen folgende Themenkomplexe und Workflows unterstützt und weiter digitalisiert werden:

- Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss (HGB)

- Kosten- und Leistungsrechnung (Dimensionen, Umlagenverrechnung, Leistungserfassung)

- Controlling (Haushaltsplanung, Budgetverwaltung)

- Gebührenabrechnung (Straßenreinigung, Abfall, Schmutz- und Niederschlagswasser)

- Lieferung eines Kundenportals und Anbindung an die ERP-Softwarelösung - im Zuge des Updates soll ein Portal für Kunden eingeführt werden, in welchem die Kunden digital z.B. ihre Gebührenbescheide oder ihre in Anspruch genommenen Leistungen einsehen und verwalten können. Ein solches Programm wird zurzeit nicht verwendet und muss neu eingeführt werden. Dabei muss der automatische Datenaustausch zwischen ERP-Lösung und Kundenportal gewährleistet sein.

- Schnittstellen zu diversen Datenlieferanten

Grundsätzlich sollen die wesentlichen buchhalterischen und kostenrechnerischen Vorgänge, die nicht bereits durch die Branchenlösung dargestellt werden, durch die Standardversion der angebotenen Software erfüllt werden. Dies erfordert, dass einige Prozesse neu gestaltet werden müssen. Hierfür müssen nach Auftragsvergabe Workshops zur gemeinsamen Ausarbeitung abgehalten werden. Einige Schnittstellen müssen jedoch bestehen bleiben und erfordern eine individuelle Einbindung. Hierfür muss unter Umständen einem Drittanbieter Zugriff auf die Programmbasis gestattet werden.

Die Einrichtung des Systems und die Migration der Daten soll bis zum 31.10.2022 erfolgen. Vom 01.11.2022 bis 31.12.2022 findet eine Testphase statt.

Die Inbetriebnahme der Gebührenabrechnung für die Verarbeitung der Bescheide für das Jahr 2023 zum 01.12.2022 ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.

Zum 01.01.2023 soll die Inbetriebnahme erfolgen.

Die Einrichtung des Kundenportals kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Im Übrigen gelten unter anderem folgende Ziele:

- Implementierung einer Lösung mit Best-Practice-Ansätzen bei den Standard-Prozessen

- Einführung einer Branchenlösung für Verbrauchsabrechnungen

- Umsetzung neuer gesetzlicher Anforderungen (z.B. X-Rechnungen)

- Einbindung diverser Schnittstellen (z.B. C-Trace/C-Ware Abfallwirtschaftsmanagementsoftware, Metasonic, Mafis (Kassenabrechnungssoftware))

Dauer: 60 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Technisches Betriebszentrum AöR Schleswiger Straße 76 24941 Flensburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist. Falls zutreffend, Erklärung der Bietergemeinschaft, dass für einzelne Mitglieder keine Eintragung erfolgt ist.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Nachweis einer aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Deckungshöhe von EUR 500.000 für Sachschäden je Versicherungsjahr. Insbesondere die angebotenen Leistungen müssen durch eine Schutzabdeckung für IT-Dienstleister gesichert sein. Alternativ kann eine Erklärung zur Bereitschaft zum Abschluss einer solchen Versicherung im Falle einer Auftragsvergabe eingereicht werden.

Mindeststandards:

Versicherung mit einer Deckungshöhe von EUR 500.000 für Sachschäden je Versicherungsjahr.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Der Bieter muss in das Microsoft Partnerprogramm mit Kompetenzen für Enterprise Resource Planning aufgenommen sein.

Der Bieter muss in den letzten 5 Jahren mindestens 4 vergleichbare Referenzprojekte darstellen können. Hierbei gelten folgende Kriterien:

- jedes Projekt muss eine Branchenlösung für Verbrauchsabrechnungen (z.B. Zählerstände Abwasser) beinhalten

- in mindestens einem Projekt werden unter Einfluss des Branchenzusatzmoduls sowohl Verbrauchsabrechnungen (z.B: Schmutz-, oder Trinkwasserabrechnungen) als auch Mengenabrechnungen (z.B. Straßenreinigungs- oder Abfallwirtschaftsgebühren/Leerungen von Abfallbehältern) durchgeführt. Dieses Projekt soll im Rahmen eines möglichen Termins im Laufe des Auswahlverfahrens vorgestellt werden.

- im Referenzprojekt wurde die ERP-Softwarelösung für die produktive Nutzung vollständig eingeführt und anschließend die Verpflichtung zur Pflege der Software über einen Zeitraum von mindestens 2 Jahren übernommen.

- in mindestens 3 Referenzprojekten muss die gleiche Software, wie sie im vorliegenden Verfahren angeboten wird, implementiert worden sein (versionsunabhängig, jedoch unter der Voraussetzung, dass die Version die gleichen Kernfunktionalitäten erfüllt).

- mindestens 2 Referenzprojekte sind bei Auftraggebern aus dem öffentlichen Umfeld angesiedelt.

Mindeststandards:

Mindestens 4 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren.

Mindestens 3 Referenzprojekten mit der gleichen Software, wie sie im vorliegenden Verfahren angeboten wird.

Mindestens 2 Referenzprojekte bei Auftraggebern aus dem öffentlichen Umfeld.

Mindestens ein Referenzprojekt, in dem unter Einfluss des Branchenzusatzmoduls sowohl Verbrauchsabrechnungen (z.B: Schmutz-, oder Trinkwasserabrechnungen) als auch Mengenabrechnungen (z.B. Straßenreinigungs- oder Abfallwirtschaftsgebühren/Leerungen von Abfallbehältern) durchgeführt werden.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-03-18 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-01-17 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 08:00
Ort des Eröffnungstermins: Stadt Flensburg, Zentrale Vergabestelle, Rathausplatz 1, 24937 Flensburg.
Zusätzliche Informationen: Es dürfen keine Bieter oder Bevollmächtigte an dem Öffnungstermin teilnehmen.
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Funktionalität, Abdeckung der Funktionen und Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): IT- und Servicekonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Preis (Gewichtung): 30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herr Daniel Wolfrum
Internetadresse: www.tbz-flensburg.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YHBRN6B/documents 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Flensburg - Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Friesische Straße 21
Postleitzahl: 24937
Telefon: +49 461-851214 📞
Fax: +49 461-851893 📠
Land: Flensburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: www.flensburg.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

WICHTIG:

Achten Sie bitte immer beim Herunterladen einer neuen Ausschreibung auch auf den Bereich "Kommunikation"!

Dort finden Sie bereits versendete Nachsendungen/ Änderungsmitteilungen zu der Ausschreibung.

Damit Sie über zukünftige Änderungen automatisch per E-Mail informiert werden, ist es notwendig sich zu registrieren!

Die Registrierung bei DTVP ist für Sie kostenlos und unverbindlich, es reicht das "0 EUR- Basispaket". Dieses beinhaltet bereits die wichtige E-Mail-Benachrichtigung an Sie über von uns eingestellte Nachsendungen/ Änderungen zum LV.

Alle Nachsendungen finden Sie immer im Bereich "Kommunikation".

Jegliche Änderungen im LV werden automatisch Vertragsbestandteil, auch wenn Sie von einer Nachsendung keine Kenntnis erlangen.

Vergabemindestlohn:

Das Vergabegesetz Schleswig-Holstein (VGSH) wird angewendet. Die Unternehmen verpflichten sich mit Angebotsabgabe zur Zahlung des Vergabemindestlohns nach § 4 Abs. 1 VGSH.

Eignung:

Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung mit dem

Angebot entweder die ausgefüllte "Eigenerklärung zur Eignung für Liefer-/Dienstleistungen" oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) vorzulegen.

Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen

durch Vorlage der in der "Eigenerklärung zur Eignung" bzw. in der EEE genannten Bescheinigungen

zuständiger Stellen zu bestätigen. Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind,

ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

Stattdessen kann der Nachweis auch durch Eintrag in einem amtlichen Verzeichnis (z.B. dem durch

die Industrie- und Handelskammer eingerichteten PQ-Verzeichnis) oder durch Vorlage eines

Zertifikates im Sinne der europäischen Zertifizierungsstandards geführt werden.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YHBRN6B

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 431988-4640 📞
E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de 📧
Fax: +49 431988-4702 📠
Internetadresse: www.wirtschaftsministerium.schleswig-holstein.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ist ein Bewerber der Auffassung, dass der Auftraggeber die Bestimmungen über das Vergabeverfahren nicht einhält oder nicht eingehalten hat, kann er bei der Vergabekammer Schleswig-Holstein ein Nachprüfungsverfahren beantragen. Ein Antrag ist nur dann zulässig, wenn der Verstoß gegen die Vergabevorschriften unverzüglich beim Auftraggeber gerügt wird.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabeprüfstelle im Innenministerium des Landes Schleswig-Holstein, Referat IV 66
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 92
Telefon: +49 431988-2785 📞
E-Mail: poststelle@imlandsh.de 📧
Fax: +49 431988-3358 📠
Internetadresse: www.landesregierung.schleswig-holstein.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 242-637202 (2021-12-09)

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