Technische Abwicklung der Sozialversicherungswahl 2023 – DRV Bund

Kurze Beschreibung

Technische Abwicklung der Sozialversicherungswahl 2023 der Deutschen Rentenversicherung Bund unter Berücksichtigung u. a. des Vierten Buchs Sozialgesetzbuch (SGB IV), der Wahlordnung für die Sozialversicherung (SVWO) und des § 80 SGB X.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftrag beinhaltet u. a. die Herstellung und den Versand von Wahlbriefsendungen sowie die Auswertung, die Lagerung und die Vernichtung von Wahlunterlagen.
Los 1 beinhaltet folgende Arbeitsschritte:
— Herstellung und Bereitstellung für den Versand von ca. 30 Mio. Wahlvorankündigungsschreiben, bestehend aus: Anschreiben, Informationsheft, Versandumschlag,
— Erfassung und Auswertung von ca. 660 000 nicht zustellbaren Rückläufern der Wahlvorankündigungsschreiben,
— Bearbeitung von ca. 400 000 eingehenden Anforderungspostkarten aus den Wahlvorankündigungsschreiben,
— Herstellung von 1 515 000 Selbstdarstellungsbroschüren, davon werden ca. 400 000 Broschüren inklusive Umschlag versandt,
— Herstellung von ca. 30 Mio. Wahlbriefsendungen bestehend aus Stimmzettel, Adresszettel/Wahlbriefumschlag, Merkblatt und Versandumschlag,
— Wahlauswertung von ca. 9 Mio. Stimmzetteln,
— Lagerung und Vernichtung der ca. 9 Mio. Wahlbriefumschläge und der ausgewerteten Stimmzettel,
Ein Muster der gesamten Wahlunterlagen aus dem Jahr 2017 wird auf Anforderung bis spätestens 10 Tage vor Einsendefrist der Teilnahmeanträge durch die Auftraggeberin zur Verfügung gestellt.
Sämtliche mit der Erfassung und Auswertung der rücklaufenden Wahlunterlagen und Lagerung im Zusammenhang stehende Arbeiten sind in Berlin/Umland (geografisches Gebiet innerhalb des Berliner Autobahnringes – A10) auszuführen.

Beschreibung der Verlängerungen

Eine optionale Verlängerung ist von der Dauer der Lagerung der Wahlbriefumschläge und der Stimmzettel abhängig.
Bei Anfechtung des Wahlergebnisses wird die Dauer der Lagerung ggf. bis zum Abschluss des Rechtsmittelverfahrens verlängert.

Zusätzliche Informationen

Testinstallation
Der Bieter/die Bietergemeinschaft verpflichtet sich zu einer Testinstallation für einen Probebetrieb, um die Praxistauglichkeit dreier technischer Verfahren vorzuführen (siehe Leistungsverzeichnis 1.2):
— Erfassung der Rückläufer,
— Auswertung der Antwortpostkarten,
— Auswertung der Stimmzettel.
Ca. 100 Vorgänge werden je Verfahren getestet. Mit welcher technischen Unterstützung die Testinstallation und die spätere Durchführung realisiert werden, bleibt dem Bieter/der Bieter-gemeinschaft überlassen. Die für die Testinstallation gewählten technischen Verfahren sind verbindlich und daher im Fall der Zuschlagserteilung auch für die Ausführung des Auftrages einzusetzen. Die Testinstallation muss innerhalb von 14 Tagen nach Mitteilung der Auftraggeberin in den Geschäftsräumen des Bieters/der Bietergemeinschaft voraussichtlich im 2. Quartal 2022 vor Zuschlagserteilung erfolgen. Die Auftraggeberin wird die Testinstallation mit bis zu 10 Personen abnehmen. Sollte die Teststellung nicht erfolgreich abgeschlossen werden können, scheidet das Angebot aus dem Vergabeverfahren aus und das zweitplatzierte Angebot wird zur Teststellung aufgefordert.

Beschreibung der Beschaffung

Abholung und Beförderung diverser Wahlunterlagen an dem von Auftragnehmer Los 1 innerhalb der Bundesrepublik Deutschland gewählten Ort nach Absprache mit diesem und anschließende bundesweite portooptimierte Versendung sowie abschließende Portoabrechnung mit der Auftraggeberin.
Los 2 beinhaltet folgende Arbeitsschritte:
— Abholung bereitgestellter, versandoptimierter diverser Wahlunterlagen bei Auftragnehmer Los 1:
—— ca. 30 Mio. Wahlvorankündigungsschreiben,
—— ca. 400 000 Selbstdarstellungsbroschüren,
—— ca. 30 Mio. Wahlbriefsendungen,
— Zustellung von ca. 30 Mio. Wahlvorankündigungsschreiben innerhalb der Bundesrepublik Deutschland innerhalb E+KW,
— Transport der ca. 660 000 Rückläufer; die Lieferung der rücklaufenden Wahlvorankündigungsschreiben erfolgt direkt an Auftragnehmer Los 1 im Raum Berlin/Umland,
— Zustellung der ca. 400 000 portooptimierten Selbstdarstellungsbroschüren innerhalb E+KW,
— Zustellung von ca. 30 Mio. portooptimierten Wahlunterlagen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland innerhalb E+KW,
— Transport der ca. 500 000 Rückläufer, die Lieferung der rücklaufenden Wahlbriefsendungen direkt an den Auftragnehmer Los 1 im Raum Berlin/Umland,
— Beförderung der unfrei zurückgesandten ca. 9 Mio. (roten) Wahlbriefe direkt an den Auftragnehmer Los 1 im Raum Berlin/Umland.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Siehe III.1.3
Weitere Unterlagen und Nachweise können auf Anforderung
Der Auftraggeberin nachgefordert werden:
— Gewerbezentralregisterauszug als juristische Person oder Personenvereinigung (GZR 4) (nicht älter als 12 Monate),
— Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes (bei nachgewiesener Nichtausstellung durch das Finanzamt ist auch eine Erklärung des Steuerberaters zu-lässig) (nicht älter als 12 Monate),
— Nachweis der ordnungsgemäßen Zahlung der Sozialbeiträge (nicht älter als 12 Monate),
— Bescheinigung der Berufsgenossenschaft über die ordnungsgemäße Zahlung der Beiträge (nicht älter als 12 Monate).
Die Einreichung einer ULV-Bescheinigung einer zur Ausstellung berechtigten Einrichtung (nicht älter als 12 Monate) kann alternativ zur Einreichung einiger der genannten Nachweise erfolgen. Dabei ist vom Bieter nachzuweisen, welche Eignungsnachweise durch die Bescheinigung ersetzt werden. Angaben zur Aktualität bzw. Gültigkeitsdauer der Nachweise beziehen sich auf den Zeitpunkt des Schlusstermins für die Abgabe der Angebote.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat mit dem Angebot folgende Unterlagen zwingend einzureichen:
— Eigenerklärung der Anlage 2 – Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen – im Falle einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied der Gemeinschaft. Für andere Unternehmen ist die Eigenerklärung mit dem Angebot einzureichen, sofern auf diese zum Nachweis der Eignung (Eignungsleihe) zurückgegriffen wird, andernfalls erst auf Verlangen der Auftraggeberin (Anlage 2),
— Sofern das Angebot als Bewerbergemeinschaft vorgelegt werden soll, ist eine Erklärung mit dem Angebot einzureichen, in der sich die Namen der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft, die gesamtschuldnerische Haftung sowie ein bevollmächtigter Vertreter, der die Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin vertritt und auch zur Entgegennahme von Zahlungen mit befreiender Wirkung gegenüber den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft berechtigt ist, und die Absicht, sich im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergeben (Anlage 3)
— Sofern für die Ausführung dieses Auftrages Nachunternehmer zum Einsatz kommen sollen, muss die Anlage 4 – Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen – ausgefüllt werden,
— Sofern zum Nachweis der Eignung auf Kapazitäten anderer Unternehmen zurückgegriffen wird, ist die Anlage 5 – Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen/Eignungsleihe – einzureichen. Anderenfalls ist die Anlage 5 erst auf Verlangen der Auftraggeberin einzureichen,
— Für die Bewertung der Eignung ist ein Konzept einzureichen: Bei der Erstellung des Konzeptes ist zwingend die Gliederung gemäß der Bewertungsmatrix (Punkte 1 bis 4) einzuhalten. Das Konzept sollte einen Umfang von 30 DIN A 4 Seiten, 1,5 zeilig in Arial 11, nicht übersteigen. Der Inhalt sowie die Punkteverteilung für das einzureichende Konzept ist der Anlage 8 „Bewertungsmatrix“ zu entnehmen. Es besteht die Möglichkeit, das Konzept um z.B. Grafiken, Screenshots bzw. Anhänge zu erweitern,
— Eine Referenzliste mit Angabe des erbrachten Leistungsumfanges (Anlage 6): Die Bewertung ist der Anlage 8 der Bewertungsmatrix zu entnehmen,
— Angaben zum Umsatz (netto) sowie der Anzahl der Beschäftigten des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020, bezogen auf mit diesem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Leistungen (Anlage 7). Die Bewertung ist der Bewertungsmatrix (Anlage 8) zu entnehmen,
— DIN EN ISO 9001 Zertifizierung, Qualitätsmanagement oder gleichwertig *),
— DIN EN ISO 14001 Zertifizierung, Umweltmanagement oder gleichwertig *),
*) „gleichwertig“ bedeutet: Sollte der Bieter/die Bietergemeinschaft diese Zertifizierung nicht nachweisen können, erwartet die Vergabestelle auf gesonderter Anlage eine Beschreibung der Maßnahmen im Unternehmen, die geeignet sind, die Zertifizierung zu substituieren.
Es wird darauf hingewiesen, dass nur die geforderten Unterlagen berücksichtigt werden und darüber hinausgehende Unterlagen nicht erwünscht sind.
Teilnahmeanträge, die die als Mindestanforderungen bezeichneten Unterlagen/Erklärungen/Nachweise nicht beinhalten, werden ausgeschlossen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zusätzlich für Los 1:
— Nachweis einer über die gesamte Vertragslaufzeit gültigen Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung jeweils für Personenschäden, Sachschäden (pro Schadensfall) und Vermögensschäden in Höhe von 1 500 000 EUR. Falls eine entsprechende Versicherung bei Teilnahmeantrag nicht besteht, muss eine Erklärung eines Versicherers abgegeben werden, aus der hervorgeht, dass der Abschluss einer derartigen Versicherung im Auftragsfall zugesichert wird,
— Anlage 9 – Datenschutz – wird mit Abgabe des Teilnahmeantrags akzeptiert und angenommen.
Im Falle einer Angebotsabgabe ist Teil C Tabelle B um die geforderten Daten zu ergänzen.
Im Zuschlagsfall ist Teil D, um die geforderten Daten ergänzt, unverzüglich nachzureichen.
Zusätzlich für Los 2:
— Vorzulegen ist die Lizenz zur gewerblichen Briefbeförderung der Bundesnetzagentur gemäß §§ 5, 6 PostG,
— DIN EN 13850 Zertifizierung, externe Messung von Brieflaufzeiten, oder gleichwertig*). Es genügt ein Bestätigungsschreiben des für die Laufzeitmessung zuständigen Unternehmens, dass das Laufzeitsystem ein Zertifizierung nach DIN EN 13850 oder gleichwertig bebesitzt. Die Anforderung entfällt bei Übergabe aller Sendungen zur Zustellung an die DPAG.

1.) Hinweis zur Abgabe von Teilnahmeanträgen/Angeboten
Anträge zur Teilnahme am Wettbewerb und Angebote müssen über das Bietercockpit der Deutschen Rentenversicherung Bund (https://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/einkaufskoordination/NetServer) ausgefüllt und eingereicht werden.
Diese können
— elektronisch mit fortgeschrittener Signatur,
— elektronisch mit qualifizierter Signatur,
— elektronisch ohne Signatur (Textform) Abgegeben werden.
Für die Angebotsabgabe stehen Ihnen 2 Varianten zur Verfügung:
1. Angebotsabgabe ohne Signatur:
Die Abgabe eines elektronischen Angebotes ohne Signatur wird bezeichnet als Angebotsabgabe „elektronisch in Textform“. Hierfür ist nach der Erstellung und Abgabe des Angebotes der Bearbeitungsschritt „Einfache elektronische Signatur“ zu aktivieren. Für Angebote in Textform ist keine Signatur erforderlich.
2. Angebotsabgabe mit fortgeschrittener bzw. qualifizierter Signatur:
Für die Abgabe von elektronischen Angeboten benötigen Sie eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur. Sie erhalten diese Signaturen (gegen ein Entgelt) bei einer Vielzahl von Anbietern. Bitte informieren Sie sich dazu im Internet. Achten Sie bitte darauf, dass die Signatur für die „e-Vergabe“ zugelassen ist. Die Bereitstellung einer Signatur durch den von Ihnen gewählten Anbieter sollte mit einer Lieferzeit von mindestens 2 Wochen kalkuliert werden. Bitte beachten Sie dies bei Ihrer Angebotsplanung.
Für Testzwecke haben wir eine „Testausschreibung für die Elektronische Angebotsabgabe“ auf unserer Vergabeplattform bereitgestellt. Bitte nutzen Sie diese vor Ihrer ersten elektronischen Angebotsabgabe.
Bei technischen Problemen mit der Vergabesoftware wenden Sie sich bitte an unsere Hotline (Telefon: 030/86584776).
2.) Bewerber-/Bieterfragen
Die Übermittlung von Fragen, den Teilnahmeantrag betreffend, an die Vergabestelle hat ausschließlich schriftlich über die Vergabeplattform bis spätestens 7.6.2021 zu erfolgen.
Fragen, das Angebot betreffend, können voraussichtlich ab 15.9.2021 bis voraussichtlich zum 11.10.2021 gestellt werden.
3.) Abgabe der Angebote
Im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs werden je Los maximal 3 geeignete Bewerber/Bewerbergemeinschaften zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Sofern mehr als 3 Anträge geeigneter Bewerber pro Los eingehen, wird die Vergabestelle anhand der Wertungskriterien (Anlage 8_Bewertungsmatrix_TNA) eine Rang- und Reihenfolge bilden und die hiernach 3 erstplatzierten Bewerber zur Angebotsabgabe auffordern.
Das Angebot soll neben einer Kostenkalkulation für die eigenen Leistungen auch ein auftragsbezogenes Konzept je Los enthalten.
Die Angebotsbewertung erfolgt nach folgendem Schema:
Los 1:
— 30 % Preis,
— 70 % Qualität, in Form eines auftragsbezogenen Konzeptes,
Los 2:
— 30 % Preis,
— 70 % Qualität, in Form eines auftragsbezogenen Konzeptes,
Die Angebote werden entsprechend der angegebenen Wertungskriterien ausgewertet. Die Bewertungsmatrizen für die Konzeptbewertungen der Lose 1 und 2 zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
4.) Verhandlung
Anschließend werden je Los die nach den benannten Zuschlagskriterien Preis und Konzept besten 2 Bieter/Bietergemeinschaften zur ersten Verhandlungsrunde eingeladen.
Die Einladung zur ersten Verhandlungsrunde erfolgt mindestens 10 Tage vorher.
Die Auftraggeberin behält sich vor, nur eine Verhandlungsrunde durchzuführen.
An der Verhandlungsrunde sollen mindestens 3 bis 5 Mitarbeiter/innen teilnehmen, die mit dem Auftrag befasst sein werden. Die Anzahl der Personen, die der Bieter/die Bietergemeinschaft vertreten bzw. präsentieren, darf die Anzahl von sieben nicht übersteigen.
Zusätzliche und Besondere Vertragsbedienungen der Deutschen Rentenversicherung Bund sind nicht Bestandteil der Verhandlungsrunde/n. Eventuelle Anmerkungen/Fragen/Unklarheiten zu diesen Bedingungen müssen im Rahmen von Bieterfragen vor Angebotsabgabe schriftlich erfolgen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.