Beschreibung der Beschaffung
Zu den Aufgaben des Dienstleisters gehören insbesondere:
— Errichtung und Betrieb von durch den Deutschen Tourismusverband (DTV) anerkannten Tourismus-Informationsstellen an 2 Standorten in zentraler Lage in Wittenberg (Standorte werden dem Dienstleister vorgegeben) einschließlich Servicecenter mit Bearbeitung von Telefonanrufen, E-Mail-Anfragen, Prospektanfragen, etc,
— Fortentwicklung des bestehenden touristischen Konzeptes und der Erstellung der strategischen touristischen Marketingplanung (insb. Marktforschung/ Marktanalyse (In- und Ausland), Entwicklung von entsprechenden Marketingstrategien und touristischen Angeboten (insbesondere für Endkunden und Reiseveranstalter)) inkl. Maßnahmenkatalog und Budgetplanung,
— Vernetzung und Kooperation mit ansässigen Leistungsträgern und anderen Destinationen, insb. Kontaktpflege zu privaten und öffentlichen Leistungsträgern in der Region und Kulturvereinen sowie zu überregionalen Tourismusdienstleistern,
— Prospektauslage und -versand (touristische Eigen- und Fremdauslagen) einschließlich Vertrieb mobiler Applikationen, z. B. Informationsservice zu Kultur- und Sportveranstaltungen, Sehenswürdigkeiten, Freizeitangeboten und zum regionalen ÖPNV,
— Unterstützung regionaler Veranstalter bei der Verbreitung von Veranstaltungsinformationen wobei städtische Kultureinrichtungen die Möglichkeit haben sollen, ein Basisangebot von Informationsmaterial kostenlos auslegen zu können,
— Entwicklung und Durchführung von Vermittlungsleistungen (insb. Unterkünfte, Veranstaltungen, Stadtrundfahrten, Stadtführungen, Ticketverkauf, Pauschalangebote, etc.),
— Erfassung und Auswertung statistischer Daten (z. B. Prospektversand/ Prospektabgabe, Anruf-/Anfragenstatistik, Buchungen, Frequenzanalyse in den Tourismusinformationen, Herkunft der Touristen, Übernachtungszahlen, etc.),
— Beratung von Akteuren der Tourismusbranche in Bezug auf die Lutherstadt Wittenberg (z. B. Reiseveranstalter, etc.),
— Fortentwicklung des bestehenden Kommunikationskonzeptes (insb. Schaltung von Anzeigen (Druck und Online), Kommunikation mit regionalen Anbietern und Dienstleistern, etc.),
— Erstellung, Betreuung und Fortentwicklung des touristischen Auftrittes unter der Domain
www.lutherstadt-wittenberg.de,
— touristische Presse- und Öffentlichkeitsarbeit,
— Erbringung von Qualitätssicherungsmaßnahmen (z. B. Klassifizierung von Unterkünften, nach den Kriterien des DTV, Klassifizierung der Führung der Tourist-Information nach den Kriterien der I-Marke des DTV, Qualitätsüberprüfungen in der örtlichen Hotellerie,
— Konzeption, Gestaltung und Verteilung von Prospektmaterialien,
— Reporting: Führung der jährlichen Tourismusstatistik, Erstellung eines Tourismusjahresberichts, touristische Quartalsberichte und Quartalsgespräche mit dem Auftraggeber und ggf. den Gremien,
— Planung und Durchführung von Messen/Präsentation mit mind. 1 Pressereise pro Jahr und mind. 3 regionalen und überregionalen Besuchermessen für Multiplikatoren,
— Unterstützung des Auftraggebers bei der Erfüllung fördermittelrechtlicher Pflichten, z. B. bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen und Beihilfeberichten,
— Operatives Kongress- und Tagungsmarketing,
— Fortentwicklung des bestehenden Konzeptes zum operativen Kongress und Tagungsmarketing und des entsprechenden Internetauftrittes (
https://locations.lutherstadt-wittenberg.de) sowie Umsetzung der 2 Basis-Kommunikationsinstrumente (Onlineplattform und Messeteilnahme)
Optionale Leistungen:
— Erneuerung der Tourist-Informationsstelle Schloßplatz 2 in 06886 Lutherstadt Wittenberg,
— Einseitige Verlängerung des Vertrages durch den Auftraggeber einmalig um weitere 2 Jahre sowie danach einmalig um ein weiteres Jahr.