Umstellung des Frontends der Software LIMS im HLKA

Beschreibung der Beschaffung

Die Fachgruppe 63 des HLKA untersucht vielfältige forensisch relevante Spurenträger von Tatorten hinsichtlich textiler und biologischer Spuren, letzteres mit dem Schwerpunkt auf der DNA-Analyse. Vielfältige Prozesse, unter anderem die Datenübernahme aus dem KT-internen Datenbanksystem "LISA", die Administration der Vorgänge durch die Sachverständigen, die Abbildung der Bearbeitung der Spurenträger und Proben im Labor als auch die Erstellung von Gutachten werden durch eine zentrale Softwarelösung, ein Labor-Informations-Management-System (LIMS) unterstützt.
Diese Software wird derzeit von ca. 60 Nutzern verwendet und steht auf 90 Rechnern zur Verfügung. Sie besteht technisch aus einem SQL-Server-Backend und clientseitig aus einem kostengünstigen Microsoft Access-Frontend im performanten .adp-Format (Office 2010). Diese Technologie wird jedoch inzwischen nicht mehr von Microsoft unterstützt. Das Frontend muss daher dringend erneuert werden, auch um neuere Office-Versionen verwenden zu können. Hierzu soll es in ein konventionelles accdb-Frontend übertragen werden, um die vielfältigen Formulare, Berechnungsalgorithmen für DNA-Profile und komplexen Berichte weitestgehend weiter verwenden zu können.
Die Umstellung dieser sehr komplexen Datenbank mit ineinandergreifenden Modulen für Sachverständige und TAs und ihren komplexen, zusammengesetzten Berichten und Formularen, Importen, Exporten und Triggern sollte aus Gründen der praktischen Durchführbarkeit sowohl für die programmierende als auch die testende Seite in thematischen Arbeitspaketen durchgeführt werden. Diese sollen auf zwei Jahre (2022 und 2023) mit jeweiligen Zwischenabnahmen (nach Testung und Validierung sowie der Freigabe durch das HLKA) gesplittet werden. Endabnahme ist spätestens 16 Monate nach Zuteilung geplant.
Beschreibung der Leistung
a) Die Umstellung der gesamten Funktionalität des Frontends des Labor-Informations-Management-Systems (LIMS) der Fachgruppe 63 von adp auf accdb mit Anbindung über ODBC ans Backend. Backend ist eine SQL-Datenbank (aktuell SQL Server 2008 R2, update auf SQL Server 2019 innerhalb des Projektzeitraumes vorgesehen), Frontend ist ein MS Access adp. Programmierumfang hoch, daher Splittung in 2 Arbeitspakete (A1 2022 und A2 2023) nötig.
b) Bidirektionaler Anschluss eines in der Beschaffung befindlichen DMS-Moduls (Third-Party-Software) für LIMS in 2 Arbeitspaketen (B1 2022 und B2 2023)
c) Update der Dokumentation des LIMS mit den durchgeführten Änderungen
d) Supportvertrag (EVB-IT Pflegevertrag) für bis zu 4 Jahre (2022-2025)
Um den Erfolg des Projektes (Ausfall eines Ansprechpartners, die nahtlose Fortsetzung) zu gewährleisten, müssen vom Bieter mindestens drei für die Umsetzung des Projektes vorgesehenen Mitarbeiter, ihre Rollen sowie für das Projekt festgelegte Vertretungsregelungen konkret benannt werden.
Neben dem Einsatz eines oder mehrerer Programmierer müssen naturwissenschaftliche und (bio-)statistische Fachkenntnisse für das Projekt zur Verfügung stehen.
Beim Bieter vorausgesetzt wird daher die Einbringung von naturwissenschaftlichem Fachwissen in das Projekt, konkret in Form der Beteiligung eines Naturwissenschaftlers der Fachrichtung Biologie, Chemie oder Physik oder alternativ eines Mediziners. Dieser Mitarbeiter weist bereits einschlägige Erfahrungen auf, die durch Referenzprojekte oder entsprechende Publikationen im Bereich DNA-Analytik, Biologie oder Medizin belegt werden (mindestens 1 anzugeben). Dieses Anforderungsprofil soll gewährleisten, dass die LIMS-Betreuer des hiesigen Labors bei der Optimierung der Datenflüsse und Workflows konstruktiv unterstützt werden und ein Übersetzer der Bedürfnisse der Naturwissenschaftler in die "Sprache der Programmierer" beteiligt ist.
Darüber hinaus ist mathematisch/statistisches Fachwissen erforderlich, um ggf. erforderliche biostatistische Berechnungen von Allelfrequenzen, Trefferwahrscheinlichkeiten etc. umzusetzen. Dies wird durch den Anbieter gewährleistet, indem ein für das Projekt vorgesehener Mitarbeiter mit entsprechender Ausbildung einschlägige Erfahrungen aufweist, die durch Referenzprojekte oder entsprechende Publikationen im Bereich Mathematik, Datenbankmanagement oder (Bio-)Statistik belegt werden (mindestens 1 anzugeben).
Diese Kompetenz-Nachweise sind für den Nachweis der fachlichen Eignung aussagekräftig darzustellen und zu belegen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Endabnahme der Umstellung ist spätestens 16 Monate nach Zuteilung geplant.
Der Supportvertrag soll mit einem jeweils 1 Jahr gültigen Punktekontingent ohne Abrufverpflichtung gelten. Der Vertrag beginnt mit Zuschlag und soll drei Mal verlängert werden können (Gesamtdauer von 4 Jahren).

Zusätzliche Informationen

Es erfolgt keine Begrenzung der Bewerberanzahl. Voraussetzung zur Aufforderung zur Angebotsabgabe ist jedoch, dass die formellen und materiellen Anforderungen an die Eignung (§ 122 Abs. 1 GWB, §§ 42 ff. VgV) gemäß den Teilnahmebedingungen erfüllt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit wird die Vorlage der Erklärung "Umsatz" (Datei "Eigenerklaerung Umsatz") verlangt. Gefordert wird ein Mindestjahresumsatz in Höhe von 270.000,00 € netto sowie ein Mindestjahresumsatz im Bereich Software- oder Datenbankentwicklung in Höhe von 150.000,00 € / Jahr sowie im Bereich Softwaresupport in Höhe von 50.000,00 € / Jahr.
Im Falle einer Eignungsleihe gem. § 47 VgV ist dieser Nachweis zudem von dem eignungsleihenden Unternehmen vorzulegen.
Weiterhin hat der Bieter mit dem Teilnahmeantrag eine Zusage vorzulegen (Datei "Zusage_HPV"), dass er für den Fall des Zuschlags eine Haftpflichtversicherung (in Rahmen und Umfang marktübliche Industriehaftpflichtversicherung gemäß Ziffer 19.1 EVB-IT-System-AGB) für die Dauer der Vertragslaufzeit abschließen wird bzw. - falls bereits vorhanden - eine solche besteht. Der Nachweis einer aktuellen Haftpflichtversicherung ist nach Zuschlagserteilung unverzüglich vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften ist nur die Zusage bzw. der Nachweis eines Mitglieds zwingend erforderlich.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Darstellung von mindestens 2 geeigneten Referenzen aus den letzten fünf Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.
1. Nachweis von Erfahrungen im Bereich der Datenbankprogrammierung mit Access/ VBA / SQL Server.
2. Nachweis, dass Anbieter Kunden-Datenbanken von Access-Projekten (adp) auf ein Access-Frontend (accdb) mit via ODBC eingebundenen SQL-Server-Objekten umgestellt hat.
3. Nachweis der Erfahrung im Anschluss von Access-Projekten mit SQL-Server an Dokumentenmanagementsysteme.
4. Nachweis einer mindestens 3jährigen Entwicklungserfahrung für ein Labor-Informations-Management-System im Bereich Biologie oder Medizin
5. Nachweis für Erfahrung im Support komplexer Software Supportvertrag über mindestens 3 Jahre
(Datei "Referenzen" auf der Vergabeplattform).
Die Erfüllung der oben aufgelisteten Anforderungen muss durch Setzen eines Ja- oder Nein-Kreuzes in der Tabelle des Referenzvordruckes bestätigt werden. Alle Leistungen müssen in der Summe aller eingereichter Referenzen nachgewiesen werden.
Die Anforderungen der Ziffern 1 bis 3 (LfdNrn. 5 bis 7 in der Tabelle) sind zweimal durch zwei verschiedene Referenzen nachzuweisen! Die Anforderungen der Ziffern 4 und 5 (LfdNrn. 8 und 9 in der Tabelle) müssen nur einmalig nachgewiesen werden.
Wird eine dieser Anforderungen in Summe aller Referenzen nicht oder in nicht ausreichender Anzahl (Ziffern 1 bis 3 bzw. LfdNrn. 5 bis 7 in der Tabelle) nachgewiesen, so wird die technische und berufliche Leistungsfähigkeit als nicht nachgewiesen bewertet. Dies führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.
Bei der inhaltlichen Darstellung der Referenzen ist zu beachten:
Für die Lfd.Nrn. 5-8 der Tabelle des Referenzvordruckes sind zusätzlich folgende Angaben erforderlich:
- Wann waren die initiale Fertigstellung/ Abnahme?
- Wann war die letzte Entwicklungsarbeit?
- Wurde das Projekt beim Kunden produktiv gesetzt (falls nicht bitte Erläuterung der Gründe)?
- Wurde die Zusammenarbeit mit dem Kunden nach dem initialen Auftrag weitergeführt?
Für Lfd.Nr. 5 der Tabelle des Referenzvordruckes: zusätzliche Angaben erforderlich - zum Komplexitätsgrad,
- zur Art der vom Anbieter programmierten Importe/Exporte von Daten,
- zur Umsetzung eines Berichtswesens mit automatischem Ausfüllen von Word und Excel-Vorlagen o.ä.
Für Lfd.Nr. 6 der Tabelle des Referenzvordruckes: zusätzlich Angabe erforderlich, ob auch ein Umbau von vorher vorhandenem Berichtswesen, automatisiert ausgefüllten Excel- und Word-Vorlagen), Import und Exporten sowie von vorher implementierten Triggern durchgeführt wurde.
Für Lfd.Nr. 7 der Tabelle des Referenzvordruckes: Zusätzliche Angaben erforderlich:
- An welches System (Software, technische Basis) wurde angebunden?
- Mit welcher Technik wurde die Anbindung umgesetzt?
- Angabe der Vergleichbarkeit mit der von uns geforderten Technik (siehe Leistungsbeschreibung Punkte 3 und 4.2)
Zu Lfd.Nr. 8 der Tabelle des Referenzvordruckes:
zusätzliche Angaben erforderlich bezüglich der Umsetzung folgender Funktionalitäten im Referenzsystem, die wichtige Kernpunkte im LIMS der FG 63 bilden:
- Asservatenbeschreibung, Probennahme
- Eingabe und strukturierte Anzeige von Vortests für Proben
- Import/Export von Labor-Daten (Filetypen)
- Ausgabe von vorausgefüllten Probenberichten in Access selbst (Berichte) und in Excel und Word
- Errechnung und Ausgabe von Konsensusprofilen aus mehreren DNA-Befunden einer Probe
- Umsetzung von Profil-Matching-Funktionen (Probenprofil zu Probenprofil) mit 100% Übereinstimmung und fehlertoleranten Suchen (1-2 Abweichungen)
Für Lfd.Nr. 9 der Tabelle des Referenzvordruckes zusätzliche Erläuterung der Komplexität der gepflegten Software erforderlich.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabeund Tariftreuegesetz (HVTG) vom 12.07.2021 (GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bewerber/Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Die Teilnahmewettbewerbsunterlagen sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur zur Erstellung des Teilnahmeantrags verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) bedarf der schriftlichen Genehmigung der Vergabestelle. Gleiches gilt für die Weitergabe an Dritte. Unterauftragnehmer und Bewerbergemeinschaftsmitglieder sind nicht Dritte in diesem Sinne. Der Bewerber hat auch nach Beendigung des Teilnahmewettbewerbs über die ihm bekannt gewordenen Interna des Auftraggebers Verschwiegenheit zu bewahren. Bei Verzicht auf eine Teilnahme an dem Vergabeverfahren sind sämtliche Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs zu vernichten bzw. zu löschen.
Mit dem Teilnahmeantrag ist zwingend die "Vertraulichkeitserklärung" (Datei "Vertraulichkeitserklaerung") einzureichen. Diese Erklärung ist mit Ort, Datum und zwingend mit dem Namen des Erklärenden zu versehen. Die Abgabe dieser Erklärung ist zwingende Voraussetzung, um - nach positiver Auswertung des Teilnahmeantrages - zur Angebotsabgabe aufgefordert zu werden.
Die Nichteinreichung dieser Erklärung führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.
Die Vergabestelle behält sich vor, Bieter gemäß § 56 Abs. 2 VgV aufzufordern, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten angemessenen Nachfrist fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
Der Bewerber hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB (Datei "Eigenerklaerung_Par_123_GWB") ausgefüllt mit seinem Teilnahmeantrag vorzulegen. Der Bewerber hat weiterhin die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB (Datei "Eigenerklaerung_Par_124_GWB") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft diese Erklärungen in den entsprechenden Formen einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer diese Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.
Hinweise der Vergabestelle zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB: Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bewerber/das Mitglied der Bewerbergemeinschaft/Unterauftragnehmer gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unter-nommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bewerbers/Mitglieds der Bewerbergemeinschaft/Unterauftragnehmers am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bewer-ber/das Mitglied der Bewerbergemeinschaft/Unterauftragnehmer vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.
Anlage 01a des Vertrages ("Dokumentagion LIMS") wird erst mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe bekannt gegeben, da dieses der Vertraulichkeit unterliegt (auf die Regelungen zur Vorlage der "Vertraulichkeitserklärung" im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes wird verwiesen).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei
ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.