Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Im Rahmen der Auswertung des Teilnahmewettbewerbs werden die Angaben der Bewerber zum Qualitätsmanagement, zum Beschwerdemanagement sowie zu den Referenzen mit je 15 Punkten bewertet. Die Höchstpunktzahl beträgt insgesamt 15 Punkte (gewichteter Punktwert). Ein Bewerber ist umso besser geeignet, je mehr Punkte er insgesamt erreicht hat. Voraussetzung für die Punktevergabe ist die Erfüllung sämtlicher Mindestanforderungen. Eine Nichterfüllung bereits eines dieser Musskriterien/dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages.
Die Punkte können wie folgt erzielt werden:
II. Qualitätsmanagement
Der Bewerber hat die Qualitätsprüfung für Verwaltungsgebäude in Form eines Konzeptes darzustellen. Hierbei hat der Bewerber folgende Aspekte zu berücksichtigen:
Es handelt sich um 3 verschiedene Verwaltungsgebäude (Altbau/Neubau) und einen Sozialmedizinischen Dienst mit einer Gesamtfläche von ca. 5.250 m².
Die Beschreibung des Bewerbers zum Qualitätsmanagement wird mit maximal 6 Punkten (gewichtet) bewertet. Die Punktevergabe richtet sich nach dem folgenden Bewertungsschema:
1. Laufende Qualitätsprüfung im Rahmen der Unterhaltsreinigung
- Keine Aussage zu den Qualitätsprüfungen = 0 Punkte
- Q-Prüfung wird durch die Reinigungskräfte in Eigenkontrolle durchgeführt = 1 Punkt
- Q-Prüfung erfolgt durch den/die Vorarbeiter*in oder Objektleiter*in = 2 Punkte
- Q-Prüfung erfolgt durch eine/n unabhängige/n und objektive/n Qualitätskontrolleur*in, der/die im laufenden Betrieb nicht in dem Auftrag involviert ist = 3 Punkte
2. Umfang und Häufigkeit der Qualitätsprüfung (objektbezogen)
- Keine Aussage zum Umfang und Häufigkeit der Q-Prüfung = 0 Punkte
- Mindestens 12 Kontrollen pro Jahr (mindestens 1 x monatlich). Der Zeitaufwand umfasst mindestens 30 Minuten pro Kontrolle = 1 Punkt
- Mindestens 24 Kontrollen pro Jahr (mindestens 2 x monatlich). Der Zeitaufwand umfasst mindestens 30 Minuten pro Kontrolle = 2 Punkte
- Mindestens 50 Kontrollen pro Jahr (mindestens 1 x wöchentlich). Der Zeitaufwand umfasst mindestens 30 Minuten pro Kontrolle = 3 Punkte
3. Dokumentation der Qualitätsprüfung
- Keine Aussage zur Dokumentation = 0 Punkte
- Sämtliche Kontrollen werden dokumentiert und in Papierform spätestens 5 Werktage nach Durchführung eingereicht = 1 Punkt
- Die Kontrollen werden dokumentiert und spätestens 5 Werktage nach Durchführung in digitaler Form (zum Beispiel in Excel- oder Word-Dateien) eingereicht = 2 Punkte
- Die Kontrollen werden dokumentiert und spätestens am nachfolgenden Werktag nach Durchführung in digitaler Form (zum Beispiel in Excel- oder Word-Dateien) eingereicht = 3 Punkte
4. Darstellung der Auswirkung aufgrund der Ergebnisse der Q-Prüfung
- Keine Aussage zu der Auswirkung der Kontrollen auf die operative Leistung = 0 Punkte
- Die Ergebnisse der Q-Prüfung werden quartalsweise detailliert ausgewertet. Die Ergebnisse der Auswertung beinhalten bei Schlechtleistung konkrete Vorschläge beziehungsweise Maßnahmenpläne zur unverzüglichen Verbesserung der Leistung = 1 Punkt
- Die Ergebnisse der Q-Prüfung werden mindestens 1 x monatlich detailliert ausgewertet. Die Ergebnisse der Auswertung beinhalten bei Schlechtleistung konkrete Vorschläge beziehungsweise Maßnahmenpläne zur unverzüglichen Verbesserung der Leistung. Hierzu gehören zum Beispiel Schulungsmaßnahmen, die entsprechend in Schriftform gegenüber dem Auftraggeber nachzuweisen sind = 2 Punkte
- Die Ergebnisse der Q-Prüfung werden mindestens 2 x monatlich detailliert ausgewertet. Die Ergebnisse der Auswertung beinhalten bei Schlechtleistung konkrete Vorschläge beziehungsweise Maßnahmenpläne zur unverzüglichen Verbesserung der Leistung. Hierzu gehören zum Beispiel Schulungsmaßnahmen, die entsprechend in Schriftform gegenüber dem Auftraggeber nachzuweisen sind = 3 Punkte
5. Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter*innen
- Das Unternehmen fördert die Weiterbildung der Mitarbeiter*innen nicht = 0 Punkte
- Das Unternehmen zeigt auf, dass es die Weiterbildung der Mitarbeiter*innen fördert = 1 Punkt
- Das Unternehmen macht detaillierte Ausführungen zu einem Weiterbildungskonzept seiner Mitarbeiter*innen = 2 Punkte
- Das Unternehmen zeigt ein umfangreiches und strukturiertes Weiterbildungskonzept auf und gibt Beispiele dazu = 3 Punkte
III. Beschwerdemanagement
Die Beschreibung des Bewerbers zum Umgang mit Mängelrügen wird mit maximal 3 Punkten (gewichtet) bewertet. Die Punktevergabe richtet sich nach dem folgenden Bewertungsschema:
- Keine Aussage zum Beschwerdemanagement = 0 Punkte
- Das Konzept ist nicht im Detail nachvollziehbar und unvollständig dargestellt. Keine konkreten Aussagen zum zeitlichen Rahmen der Beseitigung von Mängelrüge = 1 Punkt
- Das Konzept ist nachvollziehbar und vollständig dargestellt. Die Beseitigung von Mängelrügen erfolgt grundsätzlich am nächsten Werktag nach Bekanntgabe = 2 Punkte
- Das Konzept ist im Detail nachvollziehbar und vollständig dargestellt. Die Beseitigung von Mängelrügen erfolgt am selben Werktag nach Bekanntgabe = 3 Punkte
IV. Referenzprojekte
Der Bewerber sollte 3 Referenzen aus den letzten drei Jahren (ab 2018) über vergleichbare Aufträge vorlegen. Beim Auftrag handelt es sich um drei verschiedene Verwaltungsgebäude (Altbau/Neubau) und einen Sozialmedizinischen Dienst mit einer Gesamtfläche von circa 5.250 m².
Die Referenzen werden mit maximal 6 Punkten (gewichtet) bewertet. Bei Angabe von weniger als 3 Referenzen reduziert sich die maximal erreichbare Punktzahl entsprechend.
Die KBS wird grundsätzlich mit allen Referenzkunden in Kontakt treten. Eine negative Bewertung führt zu einer entsprechenden Kürzung der Gesamtpunktzahl.