Unterstützung der Landesgesellschaft für Energie und Klimaschutz des Landes Nord-rhein-Westfalen im Bereich Veranstaltungsmanagement (V8-2021)

Kurze Beschreibung

Die Landesregierung NRW bekennt sich zum Klimaschutzabkommen von Paris mit dem Ziel, ab Mitte dieses Jahrhunderts weitgehend treibhausgasneutral zu wirtschaften und die globale Erderwärmung gegenüber dem vorindustriellen Niveau um nicht mehr als 2 Grad, nach Möglichkeit um nicht mehr als 1,5 Grad ansteigen zu lassen. Die IN4climate.NRW GmbH betreibt eine von der Landesregierung NRW ins Leben gerufene Wissens-, Dialog- und Arbeitsplatt-form, auf der Experten aus Industrie, Wissenschaft und Politik zusammenarbeiten, um innovative Strategien und Lösungen für klimaneutrale industrielle Prozesse und Produkte zu entwickeln. Das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIDE) wird die bisherigen Initiativen im Bereich Klimaschutz und Energie in einer auf der Landesgesellschaft IN4climate.NRW GmbH aufsetzenden Gesellschaft bündeln.
Der Auftraggeber wirkt konsequent auf die Minderung von Treibhausgasemissionen bei gleich-zeitiger Stärkung des Wirtschaftsstandortes Nordrhein-Westfalen hin. Zur Unterstützung der Aktivitäten des Auftraggebers im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Informationsvermittlung wird eine Rahmenvereinbarung über das „Veranstaltungsmanagement“ vergeben. Der AG beabsichtigt, im Rahmen einer Reihe von Veranstaltungen in den Austausch mit den Stakeholdern aus dem Bereich Klimaschutz und Energiewende zu treten und diesen Informationen zu vermitteln. Diese werden sich insbesondere an Unternehmen, Kommunen, Verbände sowie Bürger richten.
Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung, auf deren Grundlage ab dem 1. Oktober 2021 die Organisation unterschiedlicher Veranstaltungen vom Auftraggeber abgerufen werden können. Dabei ist davon auszugehen, dass der erste Abruf zur Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung ab dem 1. Oktober 2021 eine Veranstaltung des Typs 1 gemäß Ziffer 2.1 der Leistungsbeschreibung betreffen wird, die planmäßig im Februar 2022 im Rahmen einer mehrtägigen, internationalen Messe stattfinden wird. Erfasst ist die komplette Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von Veranstaltungen, die einzelbeauftragt werden sollen und die einem der nach-stehend aufgeführten Typen entsprechen. Wesentliche Unterschiede bestehen dabei hinsichtlich des Veranstaltungsformats, der Zielgruppen und der Teilnehmerzahlen. Es handelt sich jedoch durchweg um hochwertige, moderne, jeweils durch unterschiedliche kreative und digitale Elemente gekennzeichnete Veranstaltungen, welche die Modernität und Innovationskraft des Auftraggebers unterstreichen. Besonderes Augenmerk wird auf die Integration digitaler Elemente gelegt, die von den Bietern bzw. dem späteren Rahmenvertragspartner vorgeschlagen oder ggf. entwickelt werden sollen. Zudem wird dem durch die Corona-Pandemie ausgelösten bzw. verstärkten Schwenk hin zu hybriden oder komplett digitalen Veranstaltungsformaten Rechnung getragen.
Die von der Rahmenvereinbarung erfassten Veranstaltungen lassen sich in folgende 7 Veranstaltungstypen einteilen:
• Kongress eintägig oder Kongress zweitägig,
• Preisträgerveranstaltung,
• Fachveranstaltung,
• Workshop-Veranstaltung,
• Seminare,
• Live Video-Konferenzen,
• Online Workshops, Online-Seminare.
Hinsichtlich der weiteren Beschreibung der ausgeschriebenen Leistungen wird insbesondere auf die Leistungsbeschreibung verwiesen
Für den Gesamtbetrag der Vergütung von Leistungen nach der Rahmenvereinbarung ist als Vergütungsobergrenze ein Betrag in Höhe von brutto 1 200.000 EUR inklusive etwaiger abrechenbarer Kosten festgelegt, wobei 600 000,00 EUR für die feste Laufzeit gemäß § 3(1) und § 3(2) der Rahmenvereinbarung vorgesehen sind und jeweils 300 000,00 EUR für die beiden optionalen Laufzeitverlängerungen. Es besteht kein Anspruch des Auftragnehmers auf einen Einzelabruf. Der Auftraggeber ist auch nicht verpflichtet, eine bestimmte Mindestmenge an Leistungen zu beauftragen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

IN4climate.NRW GmbH
Kaistr. 5
40221 Düsseldorf
Im Rahmen der Einzelabrufe können Tätigkeiten des AN im gesamten Land NRW sowie in Berlin und Brüssel notwendig werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber hat das Recht durch Erklärung in Textform gegenüber dem Auftragnehmer die Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung zweimal um je ein weiteres Jahr, d.h. bis zum 30.9.2024 bzw. 30.9.2025, zu verlängern. Der Auftraggeber hat von diesem Recht spätestens bis zum 31.5.2023 bzw. 31.5.2024 (Absendung der Erklärung durch den Auftraggeber) Gebrauch zu machen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: Für jedes Unternehmen, das als Bieter, Mitglied einer Bietergemeinschaft oder Drittunternehmen im Angebot benannt ist, ist ein aktueller Handelsregisterauszug oder vergleichbarer Nachweis (z. B. Vereinsregister, Partnerschaftsregister), der zum Datum der Frist zur Einreichung des Angebots nicht älter als 6 Monate ist, vorzulegen, es sei denn, für die jeweilige Rechtsform wird kein Register geführt. Für Unternehmen, die ihre Niederlassung nicht in Deutschland haben, ist nach den jeweiligen Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie nieder-gelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats nachzuweisen oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen.
2. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB – Formular 521 EU: Von jedem Unternehmen, das als Bieter, Mitglied einer Bietergemeinschaft, Drittunternehmen (eignungsverleihendes Unternehmen) oder benannter Unterauftragnehmer an dem Angebot teilnimmt, ist das Formular 521 EU vollständig auszufüllen und einzureichen.
Hat ein Bieter mit dem Angebot für bestimmte Leistungsteile noch keinen Namen für einen Unterauftragnehmer eingetragen, hat der für den Zuschlag vorgesehene Bieter nach Aufforderung durch den Auftraggeber unverzüglich ein vollständig ausgefülltes Formular 521 EU für jeden dann konkret zu benennenden Unterauftragnehmer einzureichen, wenn mit dem Angebot die entsprechenden Einreichungen des Formulars 521 EU noch nicht erfolgt sind.
3. Bieterstruktur – Formular 531 EU: Das Angebot einer Bietergemeinschaft muss das Formular 531 EU (Bietergemeinschaftserklärung) enthalten. Dieses ist – sofern einschlägig – vollständig auszufüllen und einzureichen.
4. Unterauftragnehmer – Formulare 532 EU: Beabsichtigt der Bieter bestimmte Leistungen nach der Rahmenvereinbarung durch Unterauftragnehmer erbringen zu lassen, muss das Formular 532 EU vollständig ausgefüllt und eingereicht werden.
Sofern für bestimmte Leistungsteile bzw. Aufgaben der Einsatz von Unterauftragnehmern zwar beabsichtigt ist, diese aber noch nicht namentlich feststehen, können Firmennamen und Sitz des Unterauftragnehmers im Formular 532 EU offenbleiben. Der Auftraggeber wird den für den Zuschlag vorgesehenen Bieter/Bietergemeinschaft auffordern, den Firmennamen und die Anschrift von Unterauftragnehmern nachzureichen, wenn mit dem Angebot die entsprechenden Angaben in dem Formular 532 EU noch nicht erfolgt sind.
Hat ein Bieter für den Nachweis seiner technischen und beruflichen Eignung Drittunternehmen benannt, sind diese Drittunternehmen zugleich auch für diesen Leistungsanteil als Unterauftragnehmer zu benennen und im Formular 532 EU einzusetzen. Für solche Drittunternehmen ist dann das Formular 532 EU auch hinsichtlich des Firmennamens und der Anschrift bereits mit dem Angebot vollständig auszufüllen und einzureichen.
5. Drittunternehmen – Formular 532 EU: Bedient sich der Bieter zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen und/oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit eines oder mehrerer Drittunternehmen, ist mit dem Angebot vom Bieter das Formular 532 EU entsprechend vollständig auszufüllen und einzureichen.
(Drittunternehmen sind eignungsleihende Unternehmen, d.h. solche Unternehmen, auf deren wirtschaftliche und finanzielle und/oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit sich der Bieter zum Nachweis seiner Eignung beruft (§ 47 VgV).)
6. Verpflichtungserklärung Drittunternehmen/Unterauftragnehmer – Formular 533 EU: Sofern sich der Bieter bzw. die Mitglieder einer Bietergemeinschaft auf die technische und berufliche und/oder die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit eines oder mehrerer Drittunternehmen beruft/en, ist dem Angebot eine Verpflichtungserklärung von jedem dieser Drittunternehmen durch Einreichung des vollständig ausgefüllten Formulars 533 EU beizufügen.
Darüber hinaus ist für jeden sonstigen im Formular 532 EU namentlich benannten Unterauftragnehmer eine Verpflichtungserklärung gemäß Formular 533 EU beizufügen. Für die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch nicht namentlich benannten sonstigen Unterauftragnehmer hat der für den Zuschlag vorgesehene Bieter nach Aufforderung durch den Auftraggeber vollständig ausgefüllte Formulare 533 EU nachzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

7. Umsätze – Formblatt U: Von jedem Unternehmen, das als Bieter, Mitglied einer Bietergemeinschaft oder Drittunternehmen, auf dessen wirtschaftliche und finanzielle Eignung sich der Bieter beruft, an dem Angebot teilnimmt, ist mittels Formular U eine Erklärung über den Gesamtumsatz (netto) sowie über den Umsatz im relevanten Leistungsbereich (Veranstaltungsmanagement) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren abzugeben. Alle Beträge sind in EUR und netto anzugeben. Als relevanter Leistungsbereich werden Leistungen des Veranstaltungsmanagements und damit im Zusammenhang stehende vergleichbare Leistungen angesehen.

Zu Eignungskriterium 7: Der Bieter muss nachweisen, dass sein Umsatz im relevanten Leistungsbereich (Veranstaltungsmanagement) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich mindestens jeweils 600 000,00 EUR (netto) pro Geschäftsjahr betragen hat. Die Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre werden gemittelt. Aufgrund der sog. Corona-Pandemie steht es den Bietern frei, das Jahr 2020 außer Betracht zu lassen und stattdessen die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre bis zum Jahr 2019 anzugeben.
Die Umsätze der Mitglieder einer Bietergemeinschaft werden kumuliert berücksichtigt. Der Bieter kann sich zum Nachweis des vorgenannten Mindestumsatzes auch auf die Umsätze von ordnungsgemäß benannten und nicht auszuschließenden Drittunternehmen berufen, derer sich der Bieter zum Nachweis seiner finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit bedient.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

8. Durchschnittliche Beschäftigtenzahlen – Formular B: Von jedem Unternehmen, das als Bieter, Mitglied einer Bietergemeinschaft oder Drittunternehmen, auf dessen technische und berufliche Eignung sich der Bieter beruft, an dem Angebot teilnimmt, ist mittels Formular B die durchschnittliche jährliche Anzahl seiner Mitarbeiter (Beschäftigte und Führungskräfte) der letzten 3 Jahre (2018, 2019, 2020) anzugeben. Berücksichtigt werden nur Mitarbeiter, die im jeweiligen Zeitraum überwiegend im relevanten Leistungsbereich (Veranstaltungsmanagement) tätig waren.
9. Referenzprojekte: Der Bieter hat als Teil des Nachweises seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit folgende Referenzen beizubringen:
— Referenzprojekte – Großveranstaltungen – Formular R-GV,
— Referenzprojekte – Online-Veranstaltungen – Formular R-OV.
Die Referenzen können von folgenden Beteiligten beigebracht werden (Referenzgeber):
— dem Bieter,
— einem Mitglied der Bietergemeinschaft,
— einem ordnungsgemäß benannten und nicht auszuschließenden Drittunternehmen, auf dessen technische und berufliche Eignung sich der Bieter beruft.
Um als Referenzprojekt berücksichtigt werden zu können, ist ein Projekt durch vollständiges Ausfüllen des entsprechenden Formulars zu beschreiben.
Für jede Referenz ist jeweils ein neues Formular auszufüllen.
Die nachfolgenden für die jeweiligen Referenzen genannten Mindestanforderungen sind sämtlich zwingend zu erfüllen.
10. Referenzprojekte – Großveranstaltungen– Formular R-GV: Zum Nachweis der Referenzen im Bereich „Großveranstaltungen“ ist das Formular R-GV zu verwenden. Das Formular ist vollständig auszufüllen. Als „Großveranstaltung“ im Sinne der Referenz gelten dabei nur solche Veranstaltungen und Tätigkeiten, die jeweils folgende Mindestanforderungen kumulativ erfüllen:
— Es handelt sich um eine Präsenzveranstaltung im geschäftlichen Bereich; nicht erfasst werden Veranstaltungen für Privatpersonen im privaten Bereich,
— An der Veranstaltung haben mindestens 250 Personen teilgenommen,
— Die Veranstaltung hatte einen ganztägigen Umfang bzw. eine Dauer von mindestens 5 Stunden,
— Der Referenzgeber hat die Veranstaltungslocation ausgewählt und gebucht bzw. den Auftraggeber bei der Auswahl und Buchung unterstützt,
— Der Referenzgeber hat das digitale Einladungs- und Teilnehmermanagement verantwortet,
— Der Referenzgeber hat ein anlassbezogenes Cateringkonzept inklusive Getränke- und Pausenverpflegung entwickelt sowie dieses organisiert,
— Der Referenzgeber hat die Organisation der Veranstaltungstechnik, mindestens bestehend aus Licht- und Tontechnik sowie Bühnentechnik, verantwortet,
— Der Referenzgeber hat den notwendigen Auf- und Abbau am Veranstaltungstag koordiniert.
11. Referenzprojekte – Online-Veranstaltungen – Formular R-OV: Zum Nachweis der Referenzen im Bereich „Online-Veranstaltungen“ ist das Formular R-OV zu verwenden. Das Formular ist vollständig auszufüllen. Als „Online-Veranstaltung“ im Sinne der Referenz gelten dabei nur solche Veranstaltungen und Tätigkeiten, die jeweils folgende Mindestanforderungen kumulativ erfüllen:
— Die Online-Veranstaltung hatte einen halbtägigen Umfang bzw. eine Dauer von mindestens 3 Stunden,
— Eine relevante Anzahl von Teilnehmern der Online-Veranstaltung muss digital ein-gebunden worden sein. Als relevante Anzahl im Sinne der Referenzanforderung wird die digitale Einbindung von mindestens 50 Prozent der Veranstaltungsteilnehmer/innen und mindestens 50 Personen angesehen,
— Die digitale Einbindung der Teilnehmer/innen muss über interaktive Formate, wie z.B,
— eine virtuelle Veranstaltungsoberfläche und/oder
— einen Live-Streaming inkl. Regie und/oder
— Konferenz-Tools mit entsprechenden Zusatzfunktionen wie Whiteboards, Mentimeter oder virtuelle Workshop-Räume,
— Ggf. weitere: zu beschreiben im Formblatt erfolgt sein.
— Der Referenzgeber hat die notwendige Technik bereitgestellt sowie – soweit erforderlich – ein Backoffice/Studios am Veranstaltungstag verantwortet,
— Der Referenzgeber hat den technischen Support am Veranstaltungstag verantwortet.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu Eignungskriterium 8: In den letzten 3 Jahren (2018, 2019, 2020) muss die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter (Beschäftigte und Führungskräfte) im relevanten Leistungsbereich (Veranstaltungsmanagement) zusammen grundsätzlich mindestens jährlich 10 Personen – Vollzeitäquivalent – betragen haben. Aufgrund der sog. Corona-Pandemie steht es den Bietern frei, zusätzlich die Mit-arbeiterzahl für das Jahr 2017 anzugeben. In diesem Fall bleibt die Mitarbeiterzahl für das Jahr 2020 bei der Berechnung der durchschnittlichen jährlichen Mitarbeiterzahl außer Betracht.
Die Anzahl der Mitarbeiter der Mitglieder einer Bietergemeinschaft werden kumuliert berücksichtigt. Der Bieter kann sich auch auf Mitarbeiterzahlen von Drittunternehmen berufen, derer er sich zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit bedient.
Zu Eignungskriterium 10: Es sind mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren (zwischen 05.2016 und 06.2021) einzureichen, deren Auftragsgegenstand die Erbringung von Leistungen im Bereich „Großveranstaltungen“ (kumulativ wie oben definiert) war.
Es ist ausreichend, wenn die Leistungen des jeweiligen Referenzprojektes bereits vor dem vorstehenden Fünfjahreszeitraum begonnen haben, soweit sie noch innerhalb dieses Zeitraums weiter durchgeführt wurden.
Zu Eignungskriterium 11: Es sind mindestens 4 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (zwischen 05.2018 und 06.2021) einzureichen, deren Auftragsgegenstand die Erbringung von Leistungen im Bereich „Online-Veranstaltungen“ (kumulativ wie oben definiert) war.
Es ist ausreichend, wenn die Leistungen des jeweiligen Referenzprojektes bereits vor dem vorstehenden Dreijahreszeitraum begonnen haben, soweit sie noch innerhalb dieses Zeit-raums weiter durchgeführt wurden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Auftraggeber weist auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen von Vergabevorschriften hin und verweist insbesondere auf die Fristen für die Einlegung von Nachprüfungsverfahren gemäß § 160 Abs. 3 GWB. § 160 GWB lautet insgesamt:
„(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt."
Der Auftraggeber wird gemäß § 134 GWB die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, hiervon vor Zuschlagserteilung gemäß § 134 Abs. 1 GWB unterrichten und ihnen die nach § 134 Abs. 1 GWB bestimmten Informationen zur Verfügung stellen. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Absatz 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.