Unterstützung der Landesgesellschaft für Energie und Klimaschutz des Landes Nord-rhein-Westfalen im Bereich Veranstaltungsmanagement (V8-2021)

IN4climate.NRW GmbH

Die Landesregierung NRW bekennt sich zum Klimaschutzabkommen von Paris mit dem Ziel, ab Mitte dieses Jahrhunderts weitgehend treibhausgasneutral zu wirtschaften und die globale Erderwärmung gegenüber dem vorindustriellen Niveau um nicht mehr als 2 Grad, nach Möglichkeit um nicht mehr als 1,5 Grad ansteigen zu lassen. Die IN4climate.NRW GmbH betreibt eine von der Landesregierung NRW ins Leben gerufene Wissens-, Dialog- und Arbeitsplatt-form, auf der Experten aus Industrie, Wissenschaft und Politik zusammenarbeiten, um innovative Strategien und Lösungen für klimaneutrale industrielle Prozesse und Produkte zu entwickeln. Das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIDE) wird die bisherigen Initiativen im Bereich Klimaschutz und Energie in einer auf der Landesgesellschaft IN4climate.NRW GmbH aufsetzenden Gesellschaft bündeln.
Der Auftraggeber wirkt konsequent auf die Minderung von Treibhausgasemissionen bei gleich-zeitiger Stärkung des Wirtschaftsstandortes Nordrhein-Westfalen hin. Zur Unterstützung der Aktivitäten des Auftraggebers im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Informationsvermittlung wird eine Rahmenvereinbarung über das „Veranstaltungsmanagement“ vergeben. Der AG beabsichtigt, im Rahmen einer Reihe von Veranstaltungen in den Austausch mit den Stakeholdern aus dem Bereich Klimaschutz und Energiewende zu treten und diesen Informationen zu vermitteln. Diese werden sich insbesondere an Unternehmen, Kommunen, Verbände sowie Bürger richten.
Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung, auf deren Grundlage ab dem 1. Oktober 2021 die Organisation unterschiedlicher Veranstaltungen vom Auftraggeber abgerufen werden können. Dabei ist davon auszugehen, dass der erste Abruf zur Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung ab dem 1. Oktober 2021 eine Veranstaltung des Typs 1 gemäß Ziffer 2.1 der Leistungsbeschreibung betreffen wird, die planmäßig im Februar 2022 im Rahmen einer mehrtägigen, internationalen Messe stattfinden wird. Erfasst ist die komplette Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von Veranstaltungen, die einzelbeauftragt werden sollen und die einem der nach-stehend aufgeführten Typen entsprechen. Wesentliche Unterschiede bestehen dabei hinsichtlich des Veranstaltungsformats, der Zielgruppen und der Teilnehmerzahlen. Es handelt sich jedoch durchweg um hochwertige, moderne, jeweils durch unterschiedliche kreative und digitale Elemente gekennzeichnete Veranstaltungen, welche die Modernität und Innovationskraft des Auftraggebers unterstreichen. Besonderes Augenmerk wird auf die Integration digitaler Elemente gelegt, die von den Bietern bzw. dem späteren Rahmenvertragspartner vorgeschlagen oder ggf. entwickelt werden sollen. Zudem wird dem durch die Corona-Pandemie ausgelösten bzw. verstärkten Schwenk hin zu hybriden oder komplett digitalen Veranstaltungsformaten Rechnung getragen.
Die von der Rahmenvereinbarung erfassten Veranstaltungen lassen sich in folgende 7 Veranstaltungstypen einteilen:
• Kongress eintägig oder Kongress zweitägig,
• Preisträgerveranstaltung,
• Fachveranstaltung,
• Workshop-Veranstaltung,
• Seminare,
• Live Video-Konferenzen,
• Online Workshops, Online-Seminare.
Hinsichtlich der weiteren Beschreibung der ausgeschriebenen Leistungen wird insbesondere auf die Leistungsbeschreibung verwiesen
Für den Gesamtbetrag der Vergütung von Leistungen nach der Rahmenvereinbarung ist als Vergütungsobergrenze ein Betrag in Höhe von brutto 1 200.000 EUR inklusive etwaiger abrechenbarer Kosten festgelegt, wobei 600 000,00 EUR für die feste Laufzeit gemäß § 3(1) und § 3(2) der Rahmenvereinbarung vorgesehen sind und jeweils 300 000,00 EUR für die beiden optionalen Laufzeitverlängerungen. Es besteht kein Anspruch des Auftragnehmers auf einen Einzelabruf. Der Auftraggeber ist auch nicht verpflichtet, eine bestimmte Mindestmenge an Leistungen zu beauftragen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-07-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-06-09.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Bietergemeinschaft MediaCompany / Sound&Light, bestehend aus (1) MediaCompany – Agentur für Kommunikation GmbH sowie (2) GbR Seb

Wer?

• • IN4climate.NRW GmbH

Wie?

• • Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Veranstaltung von Seminaren
• • Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• • Nordrhein-Westfalen › Düsseldorf