Beschreibung der Beschaffung
Die Veranstaltungsagentur soll für die Zukunftsagentur Veranstaltungen wie Gremiensitzungen (Aufsichtsrat, Gesellschafterversammlung, Anrainerkonferenz), Fach-Workshops, Werkstätten und Workshops mit speziellen Zielgruppen (z. B. Bürgerschaft), mittlere bis große Konferenzen (z. B. halbjährliche Revierkonferenz) betreuen. Die Veranstaltungen finden sowohl in Präsenz, als Hybrid oder rein online statt. In Präsenzveranstaltungen erwarten wir erfahrungsgemäß – je nach Veranstaltung – zwischen 30 und 600 Teilnehmern. Online sind zwischen 50 und 1 800 Personen zugeschaltet. Die Veranstaltungsagentur ist somit Partner in der Veranstaltungskonzeption, -planung und -umsetzung. Im Einzelnen übernimmt die Veranstaltungsagentur insbesondere folgende Aufgaben:
— Umsetzungsbezogene Beratung bei der Erstellung von Ablaufplänen und Drehbüchern,
— Beratung des Auftraggebers bei der Lokation-Auswahl, Recherche und Auswahl der Veranstaltungslokation und -räumlichkeiten (inkl. Bestuhlungspläne und Raumverteilungskonzept),
— Erstellung von Leistungsverzeichnissen für rechtssichere Vergaben,
— Ablaufplanung und Koordination aller Gewerke und Dienstleister,
— Technische Planung inkl. Technikkonzept passend zur jeweiligen Lokation,
— Planung der protokollarischen Rahmenbedingungen,
— Planung und Organisation Catering, Fotografie, Moderation und Sicherheitspersonal,
— Planung und Organisation des Gästemanagements,
— ggf. Zusammenarbeit mit Medienpartnern und mit Fachabteilungen des Auftraggebers und ggf. mit seinen Dienstleistern (z. B. Kommunikation und Bürgerbeteiligung) (Umsetzungsphase),
— Erstellung von Grafiken für Präsentationsunterlagen,
— Nachbereitung und Rechnungsprüfung,
— Kreative Neu- und Weiterentwicklung von Veranstaltungsformaten,
— Konzeptions- und Planungsphase: Zusammenarbeit mit Fachabteilungen des Auftraggebers und ggf. mit seinen Dienstleistern (z. B. Kommunikation und Bürgerbeteiligung).
Der zukünftige Auftragnehmer muss sich darauf einstellen, dass mit der Vertragsdurchführung zeitnah nach Vertragsschuss begonnen werden muss.