Veranstaltungsmanagement „WissensWerkStadt“

Kurze Beschreibung

Vergabe des Veranstaltungsmanagement für die WissensWerkStadt an einen externen Dienstleister ab 1.1.2022
1. Phase: Konzeptphase ab Auftragsvergabe bis zum 31.12.2022: Der Auftragnehmer erstellt ein interessantes und vielseitiges Programm auf Grundlage eines vorhandenen ersten Konzeptes. Dieses ist weiter auszuarbeiten und zu konkretisieren. Es wird eine aktiver Vernetzung mit Akteuren aus dem Hochschulwesen, der Wissenschaft, Wirtschaft, Zivilgesellschaft und der Verwaltung der Stadt Bielefeld erwartet.
Phase 2: Betriebsphase ab 1.1.2023: Der Betrieb erfolgt auf Grundlage des weiterentwickelten/modifizierten Konzeptes oder eines vergleichbaren vom Auftragnehmer erstellten Konzepts. Der Auftragnehmer übernimmt dabei das komplette Veranstaltungsmanagement. Dies soll mindestens folgende Aspekte umfassen: Ausstellungen über längere Zeiträume, Aktionen zu besonderen und markanten Ereignissen (z. B. Aufgreifen von Jubiläen wissenschaftlicher Ereignisse, Aktionen zu besonderen Events im Hochschul-,Stadt- bzw. Kulturbereich), Vorträge und Lesungen, Diskussionsforen, (Abend-)Veranstaltungen, Ticketing.

Beschreibung der Beschaffung

Vergabe des Veranstaltungsmanagement für die WissensWerkStadt an einen externen Dienstleister ab 1.1.2022 bis 31.12.2028 mit Verlängerungsoptionen.
1. Phase: Konzeptphase ab Auftragsvergabe bis zum 31.12.2022: Der Auftragnehmer erstellt ein interessantes und vielseitiges Programm auf Grundlage eines vorhandenen ersten Konzeptes. Dieses ist weiter auszuarbeiten und zu konkretisieren. Es wird eine aktiver Vernetzung mit Akteuren aus dem Hochschulwesen, der Wissenschaft, Wirtschaft, Zivilgesellschaft und der Verwaltung der Stadt Bielefeld erwartet.
Phase 2: Betriebsphase ab 1.1.2023: Der Betrieb erfolgt auf Grundlage des weiterentwickelten/modifizierten Konzeptes oder eines vergleichbaren vom Auftragnehmer erstellten Konzepts. Der Auftragnehmer übernimmt dabei das komplette Veranstaltungsmanagement. Dies soll mindestens folgende Aspekte umfassen: Ausstellungen über längere Zeiträume, Aktionen zu besonderen und markanten Ereignissen (z. B. Aufgreifen von Jubiläen wissenschaftlicher Ereignisse, Aktionen zu besonderen Events im Hochschul-,Stadt- bzw. Kulturbereich), Vorträge und Lesungen, Diskussionsforen, (Abend-)Veranstaltungen, Ticketing.
Der Auftragnehmer hat ein Präsensbüro in Bielefeld vorzuhalten, das mindestens montags – freitags erreichbar ist. Als Öffnungszeit der WissensWerkStadt wird zunächst ein wöchentliches Minimum von 35 Stunden erwartet.
Zur Deckung der Kosten erhält der Betreiber von der Stadt Bielefeld zunächst jährlich folgende Erstattungsbeträge: Konzeptphase: 310 000 EUR, Betriebsphase: 650 000 EUR – zuzügl. 55 000 EUR aus unterstützender Trägerschaft der Hochschulen. Folgende Aufgaben fallen u. a. an: Beteiligungs- und Berichtspflichten, Personalgestellung, Abschluss einer Finanzierungsvereinbarung über Veränderungen ab 1.1.2024, Jahresrechnung.

Beschreibung der Verlängerungen

Vertragslaufzeit bis 31.12.2028, mit Verlängerungsoptionen um jeweils 2 weitere Jahre, sofern weder Auftraggeber noch Auftragnehmer spätestens 12 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit widersprechen

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

1. Bewertung von mindestens 3 Referenzen
2. Bewertung der Betriebs-/Firmenbeschreibung – Diese hat Angaben aus den letzten 3 Jahren zu folgenden Unterpunkten zu enthalten: a. zu den Themenschwerpunkten der betreuten Veranstaltungen, einschließlich jeweiliger Veranstaltungsdauer, b. zu den Projekten/Veranstaltungen im kommunalen Bereich, insbesondere Erfahrungen mit Gremien- und Netzwerkmanagement auf kommunaler Ebene
Erläuterung der Kriterien: zu Referenzen:
1. Qualitative Bewertung der o. g. Projektreferenzen (hier: Dauer der Projekte, Vielseitigkeit der Projekte, Innovation, unterschiedliche Zielgruppen) mit folgenden Bewertungsstufen:
13-15 Punkte: Besonders vielseitige, innovative Projekte, auch über verschiedene Projektdauern, die sich an mehrere unterschiedliche Zielgruppen richten,
9-12 Punkte: Vielseitige, innovative Projekte mit unterschiedlichen Projektlaufzeiten, die sich an mehrere Zielgruppen richten,
6-8 Punkte: Innovative Projekte mit geringen Schwächen hinsichtlich der Vielseitigkeit, Ansprache verschiedener Zielgruppen oder unterschiedlicher Laufzeiten,
1-5 Punkte: Vielseitige, nur teilweise innovative Projekte mit Schwächen hinsichtlich der Vielseitigkeit, Ansprache verschiedener Zielgruppen oder unterschiedlicher Laufzeiten,
0 Punkte: Projekte sind nur in geringem Umfang vergleichbar, ähneln sich inhaltlich, große Schwächen hinsichtlich Vielseitigkeit, Ansprache verschiedener Zielgruppen
2. Referenzen beinhalten Erfahrungen in der Konzeption und Durchführung von Formaten und Veranstaltungen im Bereich Wissenschaftskommunikation mit folgenden Bewertungsstufen:
13-15 Punkte: Sehr hoher/hoher Bezug zur Wissenschaftskommunikation,
9-12 Punkte: Gute bestehende Bezüge zur Wissenschaftskommunikation,
6-8 Punkte: Ausreichende bestehende Bezüge zur Wissenschaftskommunikation,
1-5 Punkte: Geringer Bezug zur Wissenschaftskommunikation,
0 Punkte: Kein Bezug zur Wissenschaftskommunikation.
3. Referenzen beinhalten Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Abwicklung von sonstigen Veranstaltungen (z. B. Großveranstaltungen mit Ticketing und Teilnehmermanagement):
6 Punkte: Ja, alle 3 Referenzen,
4 Punkte: Ja, 2 Referenzen,
2 Punkte: Ja, 1 Referenz,
0 Punkte: nein.
4. Referenzen beinhalten Erfahrungen im Bereich kooperative Projektentwicklung und Prozessführung an den Schnittstellen zur Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und Zivilgesellschaft: Punkteverteilung: s. Einstufung bei der vorherigen Ziffer 3
5. Durch die Referenzen nachgewiesene Kompetenzen im Bereich Marketing und Öffentlichkeitsarbeit sowie kommunale Bezüge der Referenzprojekte:
13-15 Punkte: Besondere Kompetenzen im Bereich Marketing/Öffentlichkeitsarbeit sowie kommunale Bezüge der Referenzprojekte,
9-12 Punkte: Besondere Kompetenzen im Bereich Marketing/Öffentlichkeitsarbeit oder kommunale Bezüge der Referenzprojekte,
6-8 Punkte: Gute nachgewiesene Kompetenzen in den o. g. Bereichen,
1-5 Punkte: Geringe bis mittlere Kompetenzen, keine bzw. kaum kommunale Bezüge der Referenzprojekte,
0 Punkte: Keine Kompetenzen.
6. Auswertung der Referenzen und Betriebs-/Firmenbeschreibung:
Kenntnisse und Vernetzungen der hiesigen Wissenschaftslandschaft.
Alternativ: präzise Darstellung aufgrund bisheriger Erfahrungen, wie der zeitnahe Aufbau einer entsprechenden Vernetzung erfolgen soll:
11-15 Punkte: Besonders starke Vernetzung bzw. überzeugendes Konzept zum Aufbau (z. B. durch Erfahrung aus anderen Projekten begründet),
6-10 Punkte: Bestehende, ausbaufähige Vernetzung bzw. funktionsfähiges Konzept zum Aufbau,
0-5 Punkte: Kaum, geringe Vernetzung bzw. kein überzeugendes Konzept zum Aufbau.
7. Auswertung der Betriebs-/Firmenbeschreibung:
Erfahrungen mit Gremien- und Netzwerkmanagement, insbesondere auf kommunaler Ebene:
8-10 Punkte: Mehrjährige (mind. 5 Jahre) Erfahrung, vor allem auf kommunaler Ebene,
6-7 Punkte: Erfahrung vorhanden (2-5 Jahre), auch auf kommunaler Ebene,
1-5 Punkte: Wenig Erfahrung (< 2 Jahren), Erfahrungen auf kommunaler Ebene gering bzw. nicht vorhanden,
0 Punkte: Keine Erfahrung.
Bei den Kriterien 1, 2, 5, 6 und 7 müssen mindestens 6 Punkte erzielt werden. Teilnahmeanträge, welche diese Mindestpunktzahlen nicht erfüllen, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
Die 3 bis 5 Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl werden zur Abgabe eines ersten Angebotes aufgefordert. Sollten mehrere Bewerber in der Rangfolge auf Platz 3 liegen (Punktgleichheit), werden alle auf Platz 3 liegenden Bewerber am weiteren Verfahren beteiligt.

Zusätzliche Informationen

Zu Zuschlagskriterien:
Das Kriterium „Geplantes Veranstaltungsangebot“ hat folgende Unterkriterien:
1. Verständnis für das Projekt, Bezüge zur vorgegebenen Nutzungsbeschreibung – 20 %
2. Vielseitigkeit des Angebotes, Innovation, Attraktivität Erlebniswert für die Nutzerinnen und Nutzer der WissensWerkStadt – 20 %
3. Herangehensweise und Methodik zur Aufgabenbewältigung – 5 %
Das Kriterium „Einbeziehung von Netzwerkpartner*innen“ hat folgende Unterkriterien:
1. Konzept zur aktiven Einbindung von Akteuren aus Wissenschaft und Hochschule, Rückgriff auf bestehende Strukturen /alternativ: überzeugende Darlegung wie Strukturen bis zum Betrieb aufgebaut werden – 20 %
2. Kommunikativer Ansatz zum Auf- und Ausbau eines Kommunikationsnetzwerkes, auch mit Unterstützern – 5 %
Das Kriterium „Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit, speziell im Hinblick auf die Wissenschaftskommunikation“ hat folgende Unterkriterien:
1. Konzept zum Einsatz verschiedener Kommunikationswege, Umfang – 10 %
2. Ansprache der unterschiedlichen Zielgruppen – 10 %
Beim Kriterium „Besondere Eignung der Projektleitung / des eingesetzten Personals“ wird insbes. folgendes betrachtet: Besonderes Erfahrungswissen in Projektorganisation, Vernetzung der verschiedenen Akteure, Moderation, Kostenkalkulation, Identifikation mit dem Projekt

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eintragung in ein Berufs- /Handelsregister: Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Union oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum Gewerbebetrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser – unabhängig vom Datum der Erstellung – die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Frist zur Abgabe der Angebote wiedergibt.
Falls keine Eintragungspflicht im Berufs- oder Handelsregister des Herkunftslandes besteht, ist eine Eigenerklärung, weshalb für den Bieter keine Eintragungspflicht besteht und darüber, wer die vertretungsberechtigten Personen sind, einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A. Mindestanforderungen:
1. Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung sowie Nachweis oder Erklärung zur Versicherungssumme
Zum Vertragsbeginn und während der Vertragslaufzeit muss der Auftragnehmer über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestsummen verfügen:
Personenschäden: 10 000 000,00 EUR
Sachschäden: 3 000 000,00 EUR
Vermögensschäden: 3 000 000,00 EUR
Sollten die o. g. Mindestsummen zum Zeitpunkt des Einreichens des Teilnahmeantrages noch nicht vorliegen, hat der Bewerber zu bestätigen, dass spätestens zum Vertragsbeginn eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den o. g. Mindestsummen bestehen wird. Vor Vertragsabschluss hat der Bewerber auf Anforderung des Auftraggebers einen entsprechenden Nachweis vorzulegen.
2. Erklärung, dass
— keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen des Bewerbers zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen des Bewerbers eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach: a. § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland), b. § 89 c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen, c. § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte), d. § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden, e. § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden, f. § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), g. § 108 e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern), h. den §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335 a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete), i. Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder j. den §§ 232 und 233 des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel) oder § 233 a des Strafgesetzbuchs (Förderung des Menschenhandels),
— das Unternehmen des/der Bewerber/s seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist und diesbezüglich keine rechtskräftige Gerichts- oder bestandskräftige Verwaltungsentscheidung vorliegen bzw. das Unternehmen des/der Bewerber/s seinen Verpflichtungen dadurch nachgekommen ist, dass der/die Bewerber zur Zahlung der Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen Säumnis- und Strafzuschläge verpflichtet hat/haben.
3. Erklärung, dass das Unternehmen des/der Bewerber/s nicht – bei der Ausführung öffentlicher Aufträge gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat,
— zahlungsunfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder kein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse nicht abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat,
— im Rahmen der beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird. 4. Erklärung, dass – keine Verfehlungen vorliegen, die den Ausschluss des/der Bewerber/s von der Teilnahme am Wettbewerb rechtfertigen könnten oder zu einem Eintrag in das Vergaberegister führen könnten. Hinweis zu den Erklärungen unter Ziffer 2-4: Sofern Sie sich in einer der vorgenannten Situationen befinden, können Sie auch Nachweise dafür erbringen, dass Sie ausreichende Maßnahmen getroffen haben, um trotz des Vorliegens eines einschlägigen Ausschlussgrundes dieser nicht zur Anwendung kommt. Zu diesem Zweck weisen Sie nach, dass Sie einen Ausgleich für jeglichen durch eine Straftat oder Fehlverhalten verursachten Schaden gezahlt oder sich zur Zahlung eines Ausgleichs verpflichtet haben, die Tatsachen und Umstände umfassend durch eine aktive Zusammenarbeit mit dem Ermittlungsbehörden geklärt und konkrete technische, organisatorische und personelle Maßnahmen ergriffen haben, die geeignet sind, weitere Straftaten oder Verfehlungen zu vermeiden oder Sie die Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung vorgenommen oder sich zur Zahlung der Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen verpflichtet haben. Dieser Nachweis ist der Bewerbung bzw. dem Angebot beizufügen. Informationskriterien – ohne Bewertung:
1. Darstellung des Umsatzes des Unternehmens/Bewerbers, bezogen auf a. den Gesamtumsatz des Unternehmens/Bewerbers b. den Umsatz, der mit dieser Ausschreibung vergleichbaren Leistungen jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre (2018-2020) Falls für 2020 noch kein Jahresabschluss vorliegt, sind die Umsatzzahlen der Jahre 2017-2019 anzugeben. Bietergemeinschaften haben die Umsatzangaben für jedes Mitglied der BG getrennt zu nennen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Drei positive Referenzen über thematisch vergleichbare Projekte, die verantwortlich abgewickelt worden sind oder noch andauern. Abgewickelte Projekte dürfen nicht länger als 5 Jahre zurückliegen. Als thematisch vergleichbar gelten insbesondere Projekte aus dem Wissenschafts- und/oder Eventbereich mit oder ohne Ticketing und Teilnehmermanagement.
Bei den Referenzen sind Name und Kontaktdaten des Auftraggebers anzugeben.
2. Vorlage einer Betriebs-/Firmenbeschreibung:
Dem Teilnahmeantrag ist eine Betriebsbeschreibung beizufügen. Das Tätigkeitsgebiet des Bewerbers soll so hinreichend beschrieben werden, dass eine Beurteilung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bewerbers möglich ist. Ein Verweis auf den Internetauftritt des Bewerbers oder die Angabe eines Links ist nicht ausreichend.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Drei positive Referenzen über thematisch vergleichbare Projekte, die verantwortlich abgewickelt worden sind oder noch andauern. Abgewickelte Projekte dürfen nicht länger als 5 Jahre zurückliegen. Als thematisch vergleichbar gelten insbesondere Projekte aus dem Wissenschafts- und/oder Eventbereich mit oder ohne Ticketing und Teilnehmermanagement.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gem. § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.