Vergabe von musealen Aufbereitungsarbeiten an einer historischen Dampflokomotive für die Erlebniswelt Dampflok Meiningen

Beschreibung der Beschaffung

Die Stadt Meiningen als Auftraggeberin (nachfolgend auch „AG“) plant derzeit als neue kulturelle und touristische öffentliche Einrichtung die Realisierung der Ausstellung „Erlebniswelt Dampflok Meiningen“.
Als Standort für die „Erlebniswelt Dampflok Meiningen“ steht das Gebäude der ehemaligen Kantine des Dampflokwerks der Stadt Meiningen zur Verfügung.
Zur Ausstellbarkeit muss das Hauptexponat aufgrund seines derzeitigen Zustands und unter Berücksichtigung des bereits bestehenden Ausstellungskonzepts von einem entsprechenden Fachunternehmen (nachfolgend auch: „AN“) aufbereitet werden. Das bereits entwickelte Ausstellungskonzept für das Hauptexponat sieht vor, dass die Teile der Lok aufbereitet und – ähnlich einem Explosionsmodell – in 3 Bereiche „Feuer“, „Dampf“ und „Kraft“ geteilt werden (vgl. hierzu die ergänzend zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen). Die Dampflok ist im Moment demontiert. Die Einzelteile sind teilweise in schlechtem Zustand (starke Korrosion) und müssen aufbereitet oder ersetzt werden. Aufgrund der Schnitte werden Halte- oder Hilfskonstruktionen notwendig. Die Planungen müssen im Zuge der Aufbereitung/Erstellung des Exponates laufend auf die Anforderungen und Änderungen im Prozess der Schneide-Arbeiten angepasst werden.
Da nach dem Ausstellungskonzept auch Medientechnik in und an dem Hauptexponat angebracht bzw. integriert werden soll, besteht zudem ein enger Abstimmungsbedarf zwischen dem AN und den entsprechenden Planern bzw. ausführenden Unternehmen für Medientechnik.
Die Dampflok muss zudem vom AN für die Aufbereitung zum entsprechenden Unternehmenssitz transportiert und nach der Aufbereitung bis zur endgültigen Position in der Ausstellungshalle zurücktransportiert werden. Das Exponat soll im Erdgeschoss des Gebäudes stehen. Die Einbringung muss durch die ausreichend große Öffnung in der Außenwand mir einem Höhenunterschied vom Boden außen zur Ausstellungsfläche in Höhe von 3 370 mm erfolgen. Alle Hebe- und Transportgeräte müssen vom Bieter gestellt werden. Die Bodenbelastung der Transportgeräte muss mit dem AG bzw. den entsprechenden Fachplanern abgestimmt werden. Alle Befestigungsmittel müssen vom AN gestellt werden.
Da das Hauptexponat nach dem Ausstellungskonzept insbesondere auch bewegliche Teile enthalten soll, sind auch regelmäßige Wartungsleistungen von dem Bieter/AN erbracht werden. Insbesondere sind die Bedienungselemente im Führerhaus sowie beweglichen Teile des Exponatteils „Kraft“ dabei zu warten. Das Hauptexponat wird derzeit auf dem Gelände des Dampflokwerks Meiningen gelagert. Die vertragsgegenständliche Dampflok steht im Eigentum der DB Stiftung gGmbH und wird der Stadt Meiningen als dauerhafte Leihgabe für die geplante Ausstellung zur Verfügung gestellt. Hinsichtlich des derzeitigen Zustands der Dampflok wird auf die als Teil der Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Zustandsbeschreibung verwiesen. Eine Besichtigung des aufzubereitenden Exponats ist daher nicht erforderlich.
Mit dieser Ausschreibung sollen im Ergebnis sämtliche Aufbereitungsleistungen sowie damit Zusammenhang stehende Leistungen (Transport- und Wartungsleistungen) vergeben werden, die erforderlich sind, damit die Dampflokomotive dem Ausstellungskonzept und den sonstigen planerischen Vorgaben entsprechend als Hauptexponat ausgestellt werden kann. Um dies sicherzustellen, ist eine intensive, kontinuierliche Abstimmung mit den anderen Projektbeteiligten, insbesondere den Ausstellungs- und Fachplanern, während des gesamten Auftrags zwingend notwendig und bei diesem Auftrag daher zu berücksichtigen.
Die Gesamtkosten für die ausgeschriebenen Leistungen werden derzeit auf ca. 1,35 Mio. brutto geschätzt. Die museale Aufbereitung der Dampflokomotive soll Anfang Oktober 2021 beginnen und bis Mitte Dezember 2022 abgeschlossen sein. Die Einbringung des Hautexponats in das Gebäude erfolgt Anfang Januar 2023. Aufgrund der sehr engen Zeitschiene ist daher ein unverzüglicher Leistungsbeginn nach Auftragserteilung erforderlich.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Aufgrund der Zeichenanzahlbegrenzung in diesem Formular steht insoweit nicht der Volltext zur Verfügung. Dieser ist unter dem angegebenen Link mit dem Dokument „Verfahrensbedingungen“ unentgeltlich mit uneingeschränktem und vollständigem direkten Zugang abrufbar. Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt ausgehend von der insgesamt höchsten Punktzahl in absteigender Reihenfolge nach den folgenden Kriterien, wobei sich die Wertung und Gewichtung im Einzelnen sowie die zu erreichende Mindestpunkzahl von 200 Punkten (Mindestkriterium) auch aus den „Verfahrensbedingungen“ ergibt:
1. Umsatz (netto) im Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten 3 Jahren (2018, 2019, 2020) (10 %),
2. Anzahl der durchschnittlich in den letzten 3 Jahren (2018, 2019, 2020) im Tätigkeitsbereich des Auftrages beschäftigten, fest angestellten Mitarbeiter inkl. Führungskräfte (10 %),
3. Nachgewiesene Zusatzqualifikationen des Bewerbers (20 %),
4. Berufserfahrung des vorgesehenen Projektleiters (10 %) und des vorgesehenen stellvertretenden Projektleiters (10 %) in Jahren,
5. drei Referenzen des Bewerbers (20 %) über in den letzten 5 Jahren (2016 bis 04/2021) erbrachte Maßnahmen, die mit den zu vergebenden Ausbereitungsleistungen vergleichbar sind.
Eine Maßnahme wird nur dann als Referenz gewertet, wenn die beauftragten Leistungen in den letzten 5 Jahren (2016 bis einschl. 04/2021) abgeschlossen wurden. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Bewerber nicht zwingend 3 Referenzen angeben muss. In diesem Fall werden nur die angegebenen Referenzen gewertet. Sofern vom Bewerber im Rahmen der Bewerbung mehr als 3 Referenzen angegeben werden, werden zugunsten des Bewerbers die 3 Referenzen gewertet, die den Wertungskriterien für die Wertung der Referenzen am besten entsprechen. Die Referenzen werden anhand folgender Kriterien bewertet:
— Neufertigung, Instandhaltung oder Restauration einer Dampflokomotive, d. h. einer Güterzugtenderlokomotive, Schmalspurlokomotive oder vergleichbar,
— innerhalb eines Zeitraums von max. 16 Monaten, d. h. von der Abholung der Dampflok bis einschließlich der Wiederauslieferung an den Auftraggeber,
— mit Gesamtkosten von mind. 700 000,00 EUR brutto (ohne Wartungsleistungen),
— unter Einhaltung der Vorgaben der Eisenbahn-Bau- und Betriebsordnung (EBO) oder einer vergleichbaren, europäischen Rechtsgrundlage,
— unter Verwendung von öffentlichen Zuwendungen,
— zusätzliche Beauftragung von regelmäßigen Wartungsarbeiten.
Die Auswahl der geeigneten Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt auf Grundlage der anhand der Auswertung der Bewerbungsunterlagen erzielten Punkte. Die Maximalpunktzahl beträgt demnach 400 Punkte. Es sind aus Sicht des Auftraggebers nur Bewerber geeignet, die anhand der Auswertung der Bewerbungsunterlagen auf Grundlage der vorgenannten Kriterien unter Berücksichtigung der in Ziff. B.II. der Verfahrensbedingungen aufgezeigten Wertungsmatrix mindestens 200 Punkte erzielt haben (Mindestkriterium).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Unterlagen sind mit dem Angebot vorzulegen:
1. Erklärung über den Umsatz (netto) in dem Tätigkeitsbereich des gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV in den Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020,
2. Erklärung über den Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung gemäß § 45 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3, Abs. 4 Nr. 2 VgV bei einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer für Personenschäden und für Sach- und Vermögensschäden mit den Deckungssummen je Schadensfall:
— Personenschäden: 3 000 000 EUR,
— Sach- und Vermögensschäden: 3 000 000 EUR.
Die Versicherung muss mindestens für die Dauer der Ausführungsfrist, z. B. unbefristet, sich automatisch verlängernd o. ä. abgeschlossen sein.
Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft eine Versicherung zu den o. g. Bedingungen nachzuweisen. Im Fall einer Bietergemeinschaft ist gleichzeitig eine Erklärung des Versicherers bzw. die entsprechende Passage aus dem/den Vertrag/Bedingungen beizufügen, wonach die Versicherung auch bei der Betätigung des Bieters als Partner einer ARGE, bei Schäden, die vom Versicherungsnehmer verursacht werden, zu den o. g. Bedingungen eintritt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Unterlagen sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen:
1. Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Bewerbers und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren (2018, 2019, 2020) (§ 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV),
2. Angabe über die beabsichtige Vergabe von Unteraufträgen gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV,
3. Erklärung über eine Eignungsleihe gemäß § 47 Abs. 1-3 VgV,
4. Zusatzqualifikationen des Bewerbers (§ 46 Abs. 3 Nr. 6 VgV), im Einzelnen:
— Qualitäts- und Umweltmanagementsystem (z. B. nach DIN ISO 9001:2015 und 14001:2015),
— Erfüllung der Qualitätsanforderungen für das Schmelzschweißen von metallischen Werkstoffen nach der DIN EN ISO 3834-2:2005,
— Erfüllung der Qualitätsanforderungen für Schweißarbeiten metallischer Werkstoffe bei der Herstellung und Instandsetzung von Schienenfahrzeugen und -fahrzeugteilen nach DIN 15085-2,
— Anerkennung als Prüfstelle für Magnetpulverprüfung, Ultraschallprüfung, Eindringprüfung und visuelle Prüfung gemäß DIN 27201-7 im Bereich Eisenbahn-Instandhaltung,
— Anerkennung als Prüfstelle zur zerstörungsfreien Prüfung gemäß DIN 27201-7 im Bereich Eisenbahn-Instandhaltung.
5. Angaben gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV zu den für die technische Leitung vorgesehenen Personen (Projektleiter sowie stellvertretender Projektleiter) hinsichtlich deren branchenspezifischen Berufserfahrung in Jahren im Zusammenhang mit den zu vergebenden oder vergleichbaren Leistungen;
6. drei Referenzen gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV über in den letzten 5 Jahren (2016 bis 04/2021) erbrachten Maßnahmen, die mit den zu vergebenden Ausbereitungsleistungen vergleichbar sind. Eine Maßnahme wird nur dann als Referenz gewertet, wenn die beauftragten Leistungen in den letzten 5 Jahren (2016 bis einschl. 04/2021) abgeschlossen wurden. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Bewerber nicht zwingend 3 Referenzen angeben muss. In diesem Fall werden nur die angegebenen Referenzen gewertet. Sofern vom Bewerber im Rahmen der Bewerbung mehr als 3 Referenzen angegeben werden, werden zugunsten des Bewerbers die 3 Referenzen gewertet, die den Wertungskriterien für die Wertung der Referenzen am besten entsprechen. Die Referenzen werden anhand folgender Kriterien bewertet:
— Neufertigung, Instandhaltung oder Restauration einer Dampflokomotive, d. h. einer Güterzugtenderlokomotive, Schmalspurlokomotive oder vergleichbar,
— innerhalb eines Zeitraums von max. 16 Monaten, d. h. von der Abholung der Dampflok bis einschließlich der Wiederauslieferung an den Auftraggeber,
— mit Gesamtkosten von mind. 700 000,00 EUR brutto (ohne Wartungsleistungen),
— unter Einhaltung der Vorgaben der Eisenbahn-Bau- und Betriebsordnung (EBO) oder einer vergleichbaren, europäischen Rechtsgrundlage,
— unter Verwendung von öffentlichen Zuwendungen,
— zusätzliche Beauftragung von regelmäßigen Wartungsarbeiten.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Folgende zu erbringende Teilleistungen sind vom Bewerber/Bieter/AN oder im Fall einer BG von einem Mitglied der BG selbst auszuführen (Selbstausführungsgebot):
— sämtliche Schnitt- und Montagearbeiten an der Dampflok in Zusammenarbeit bzw. Abstimmung mit dem AG und den entsprechenden Fachplanern sowie
— sämtliche Prüfungsarbeiten einschließlich Funktionstestungen während und am Ende der Aufbereitungsleistungen (Endkontrollen).
Es handelt sich bei diesen Leistungen um kritische Aufgaben im Sinne des § 47 Abs. 5 VgV, da insbesondere die detailgenaue, in enger Abstimmung zu erfolgenden Schnitt- und Montagearbeiten sowie Prüfungsarbeiten einschließlich Funktionstestungen von herausragender Bedeutung für den Projekterfolg sind.

Bei diesem Wettbewerb handelt es um ein zweistufiges Vergabeverfahren, bestehend aus einem Teilnahmewettbewerb (1. Stufe) sowie der Abgabe eines Angebotes (2. Stufe).
Für die erste Stufe dieses Vergabeverfahrens – den Teilnahmewettbewerb (oder auch „die Bewerbung“) – gilt Folgendes:
Für den Teilnahmeantrag soll der dafür vorgesehene Bewerbungsbogen verwendet werden. Die Abgabe des Teilnahmeantrages ist ausschließlich unter dem o. g. Internet-Link in elektronischer Form möglich. Hierfür ist eine einmalige kostenfreie Registrierung auf der Plattform erforderlich. Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Die Integrität der Daten und die vertrauliche Behandlung des Teilnahmeantrages sind durch technische Vorrichtungen und durch Verschlüsselung sichergestellt. Die Abgabe des Teilnahmeantrages per Fax, per E-Mail oder schriftlich auf dem Postweg ist nicht zugelassen. Die gemäß Bekanntmachung und Bewerbungsformular geforderten Nachweise, Erklärungen und Unterlagen sind formlos und in Ergänzung zum Bewerbungsbogen beizufügen, hochzuladen und an den Auftraggeber elektronisch zu übermitteln. Für die Teilnahme wird keine Vergütung gewährt. Sollten sich aus Sicht der Bewerber Nachfragen/Unklarheiten in Bezug auf die Vergabeunterlagen ergeben, sind diese ausschließlich über die Vergabeplattform unter dem oben genannten Link zu stellen. Eingegangene, wesentliche Bewerberfragen zum laufenden Verfahren, d. h. Fragen, die für jeden Bewerber von Bedeutung sind, und die jeweiligen Antworten stehen stets aktuell unter oben genannten Link allen Bewerbern zur Einsicht zur Verfügung. Bewerber sind verpflichtet, sich regelmäßig und eigenverantwortlich bis unmittelbar vor Teilnahmeschluss über den jeweils aktuellen Stand auf der oben genannten Website zu informieren und die dort zur Verfügung gestellten Informationen bei der Abgabe des Teilnahmeantrages zu berücksichtigen. Nachteile, die durch eine Nichtbeachtung der auf der zuvor genannten Website eingestellten Informationen entstehen, gehen zu Lasten der Bewerber.
Für die zweite Stufe dieses Vergabeverfahrens – die Abgabe eines schriftlichen Angebotes – gilt Folgendes:
Mit Veröffentlichung der Bekanntmachung sind ebenfalls unter o. g. Link die für die Angebotsabgabe zu verwendenden Vergabeunterlagen sowie die insbesondere auch für diese Stufe maßgeblichen Verfahrensbedingungen unentgeltlich mit uneingeschränktem und vollständigem direkten Zugang abrufbar. Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Es ist sichergestellt, dass die Integrität der Daten und die vertrauliche Behandlung des Angebots durch technische Vorrichtungen und durch Verschlüsselung gewährleistet sind. Die Abgabe des Angebotes per Fax, per E-Mail oder schriftlich auf dem Postweg ist nicht zugelassen. Für die Angebotsabgabe wird keine Vergütung gewährt. Sollten sich aus Sicht der ausgewählten Bewerber für die 2. Stufe Nachfragen ergeben, gilt die gleiche Verfahrensweise wie zur 1. Stufe (Teilnahmewettbewerb).
Bewerber-/Bietergemeinschaften sind zugelassen und müssen mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben:
1. in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
2. in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
3. dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
4. dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Für die Erklärung und die erforderlichen Nachweise zur Eignung ist das als Teil der Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Formular „Deckblatt für die Bewerbung als Bietergemeinschaft“ zu verwenden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf Antrag kann bei der unter Ziffer VI.4.1) genannten Stelle ein Nachprüfungsverfahren eingeleitet werden. Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.