Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit Arbeitsplatzgeräten

Universität Heidelberg

Gegenstand dieses Verfahrens ist die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg einschließlich der zugeordneten Einrichtungen (Institute) und Partner mit Arbeitsplatzgeräten (Multifunktions- und Drucksystemen) mit Lasertechnologie innerhalb eines festgelegten Vertragszeitraumes. Dabei werden über eine Rahmenvereinbarung Mietpreis und nutzungsabhängiger Seitenpreis quartalsweise abgerechnet.
Abteilungs- und Großsysteme werden nicht ausgeschrieben, da diese über einen Rahmenvertrag des Landes Baden-Württemberg mit einem A4-Abteilungs- und drei A3-Stand-Multifunktionssystemen bezogen werden.
Derzeit sind knapp 110 Arbeitsplatzgeräte (Multifunktionssysteme) und knapp 130 Arbeitsplatzgeräte (Drucksysteme) mit Lasertechnologie im Einsatz. Fast alle Systeme sind mit dem Netzwerk der Universität Heidelberg verbunden, außer denjenigen, die aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht im Netzwerk betrieben werden dürfen.
Es ist eine zentrale Flottenmanagement-Unterstützung mit einer zentralen Management-Software (Zählerstandsmeldungen, Verbrauchsmaterialbestellungen, Störungsmeldungen, Gerätekonfiguration, Geräteverwaltung und Einspielen von Firmware-Updates) mitzuliefern und zu betreuen. Notwendige virtuelle Server werden im eigenen Cloud-System der Universität bereitgestellt. Neben der zentralen Managementsoftware in den virtuellen Maschinen müssen alle notwendigen Server- und Klientenlizenzen mitgeliefert werden.
Externe Standorte
Unabhängige Einrichtungen, die nicht direkt der Universität Heidelberg angehören, dieser aber nahestehen, können bei Bedarf auf die Konditionen dieser Ausschreibung zurückgreifen. Vertragspartner ist hierbei nicht die Universität Heidelberg, sondern die jeweilige Einrichtung. Die Auftragsvergabe ist hierbei individuell für jeden Bedarfsfall durch die Vertragspartner zu prüfen und zu bewerten.
Das Management der eingesetzten Systeme erfolgt durch die jeweilige Einrichtung. Bei Bedarf und falls möglich sollen die eingesetzten Systeme in das zentrale Managementsystem der Universität Heidelberg eingebunden werden.
Derzeit nehmen die folgenden Einrichtungen an der laufenden Rahmenvereinbarung teil:
— Pädagogische Hochschule Heidelberg,
— Hochschule für jüdische Studien.
Die Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg muss bei der Kostenabrechnung aufgrund der örtlichen und finanziellen Trennung wie ein externer Partner behandelt werden, auch wenn sie zur Universität Heidelberg gehört.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-05-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-04-16.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2021-04-16 Auftragsbekanntmachung
2021-07-06 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2021-04-16)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universität Heidelberg
Postanschrift: Seminarstr. 2
Postort: Heidelberg
Postleitzahl: 69117
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabstelle
Telefon: +49 6221-5412452 📞
E-Mail: vergabe@zuv.uni-heidelberg.de 📧
Fax: +49 6221-541612220 📠
Region: Heidelberg, Stadtkreis 🏙️
URL: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html 🌏
Adresse des Käuferprofils: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXR6YYVYD0Q/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXR6YYVYD0Q 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit Arbeitsplatzgeräten Uni-HD.2021.453_Multifunktionssysteme_und_Drucksysteme_RV_URZ”    Mehr anzeigen
Produkte/Dienstleistungen: Drucker und Plotter 📦
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand dieses Verfahrens ist die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg einschließlich der zugeordneten Einrichtungen (Institute) und...”    Mehr anzeigen

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Drucker und Plotter 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte 📦
Ort der Leistung: Heidelberg, Stadtkreis 🏙️
Ort der Leistung: Mannheim, Stadtkreis 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Heidelberg
Beschreibung der Beschaffung:
“Gegenstand dieses Verfahrens ist die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg einschließlich der zugeordneten Einrichtungen (Institute) und...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 60
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Die Vertragslaufzeit beträgt 5 Jahre. Fristgemäß zum Ende der Rahmenvereinbarung erfolgt eine neue Ausschreibung. Sollte es hierbei zu Verzögerungen kommen,...”    Mehr anzeigen
Informationen über Optionen
Optionen
Beschreibung der Optionen:
“Sortiment bzw. Portfolio der Rahmenvereinbarung bei Abschluss der Rahmenvereinbarung muss die Möglichkeit bestehen, dass nachträglich jederzeit weitere...”    Mehr anzeigen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Eintragung in einem Handelsregister Der Wirtschaftsteilnehmer ist in den einschlägigen Handelsregistern seines Niederlassungsmitgliedstaats verzeichnet.”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Andere wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen Der Wirtschaftsteilnehmer hat eine Haftpflichtversicherung in angemessener Höhe, mindestens aber mit...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Ausführung von Dienstleistungen/Lieferleistung der genannten Art Im Bezugszeitraum hat der Wirtschaftsteilnehmer die mind. 3 folgenden wesentlichen...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Beschleunigtes Verfahren:
“Für dieses Vergabeverfahren findet die VwV Investitionsfördermaßnahmen öA Anwendung. In diesem Fall erfolgt eine Verkürzung der Angebotsfrist.”
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen:
“Erhöter administrativer Aufwand. Erhöhte Laufzeit der Rahmenvereinbarung entspricht der zu erwartenden Betriebslaufzeit der ausgeschriebenen Geräte”
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2021-05-04 10:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2021-06-04 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2021-05-04 10:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort):
“Heidelberg Es handelt sich hierbei um ein Vergabeverfahren nach VgV/GWB, Es findet somit keine öffentliche Submission statt.”
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Eine öffentliche Submission wird nicht durchgeführt.

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXR6YYVYD0Q
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 721 / 926-8730 📞
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Fax: +49 721 / 926-3985 📠
URL: https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/Abt1/Ref15/Seiten/default.aspx 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Es wird ausdrücklich auf die Ausschlussfrist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB hingewiesen: „Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2021/S 077-196729 (2021-04-16)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-07-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand dieses Verfahrens ist die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg einschließlich der zugeordneten Einrichtungen (Institute) und...”    Mehr anzeigen
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Gegenstand dieses Verfahrens ist die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg einschließlich der zugeordneten Einrichtungen (Institute) und...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungspunktzahl
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Kostenkriterium (Name): Gesamtwertungspreis
Kostenkriterium (Gewichtung): 50
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Der genaue Auftragswert zu dem der Auftrag vergeben wurde, ist als Geschäftsgeheimnis des bezuschlagten Unternehmens einzustufen. Daher wird der...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2021/S 077-196729

Auftragsvergabe

1️⃣
Vertragsnummer: Uni-HD.2021.453_Multifunktionssysteme_und_Drucksysteme_RV_URZ
Titel: Uni-HD.2021.453_Multifunktionssysteme_und_Drucksysteme_RV_URZ
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-05-18 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 2
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: RICOH Deutschland GmbH
Postanschrift: Vahrenwalder Str. 315
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30179
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Hannover 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXR6YYVYDSJ
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Es wird ausdrücklich auf die Ausschlussfrist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB hingewiesen: „Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2021/S 131-346027 (2021-07-06)