Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand dieses Verfahrens ist
— die Aufstellung und der Betrieb von studentischen Multifunktionsgeräten mit Abrechnung über die CampusCard der Universität sowie
— der Betrieb eines Printcenters für alle Mitglieder, Angehörigen und Gäste der Universität und insbesondere für die Druckaufgaben der Universität im Sinne einer „Hausdruckerei“.
Die Aufstellung und der Betrieb von studentischen Multifunktionsgeräten basierte bislang auf einer Gestattungsvereinbarung. Die Maßnahmen zur Bekämpfung der COVID-19-Pandemie hatten zur Folge, dass der Umsatz auf den studentischen Multifunktionssystemen massiv eingebrochen ist und es derzeit sehr wahrscheinlich keinen Anbieter mehr geben wird, der auf Gestattungsbasis für die Universität kostenfrei Multifunktionssysteme in der Universität aufstellen wird. Die Universität führt daher ein kooperatives Modell ein, in dem die Universität für jedes aufgestellte studentische Multifunktionssystem einen monatlichen Beteiligungsbeitrag leistet. Diesen Beteiligungsbeitrag sieht die Universität nicht als vollständige Deckung aller Unkosten der Anbieter für den Betrieb der Multifunktionssysteme. Vielmehr soll eine Beteiligung der Universität die möglichen Verluste eines Anbieters bei organisatorischen Maßnahmen, die eine Nutzung der Multifunktionssysteme verhindern, begrenzen.
Eine zentrale Flottenmanagement-Unterstützung für die studentischen Multifunktionssysteme mit einer zentralen Management-Software (Zählerstands-Meldungen, Verbrauchsmaterial-Bestellungen, Störungs-Meldungen, Gerätekonfiguration, Geräteverwaltung und Einspielen von Firmware-Updates) muss mitgeliefert werden.
Zusätzlich muss ein gemeinsames FollowMe-Drucken über einen zentralen Druckserver sowie mobiles Drucken für die studentischen Multifunktionssysteme unterstützt werden. Dabei werden Druckaufträge auf dem Druckserver des zentralen Managementsystems gesammelt. An vorher definierte Gruppen von studentischen Multifunktionssystemen können diese dann mithilfe der CampusCard und über LDAP-Authentifizierung am Druckerpanel freigegeben und gedruckt werden.
Eine zentrale Hardware für den Management- und FollowMe-Server muss nicht mitgeliefert werden. Stattdessen werden notwendige virtuelle Server im eigenen Cloud-System der Universität bereitgestellt. Neben dem Betriebssystem und der zentralen Management-- und FollowMe-Software in den virtuellen Maschinen müssen alle notwendigen Server- und Klientenlizenzen mitgeliefert werden.
Für die Identifikation auf den studentischen Multifunktionssystemen wird die vorhandene CampusCard der Universität Heidelberg (derzeit Mifare Desfire EV2 mit AES-Verschlüsselung) genutzt, entsprechende Kartenleser müssen an den studentischen Multifunktionssystemen vorhanden sein. Nach Authentifizierung mit Karte und einem eventuell zusätzlichen PIN-Code oder Authentifizierung über AD/LDAP am Geräte-Panel werden die im zugehörigen User-Profil zentral abgelegten Autorisierungen für Gruppen von Geräten genutzt.
Die Bezahlung an den studentischen Multifunktionssystemen erfolgt ebenfalls über die CampusCard der Universität Heidelberg. Dazu ist an jedem System ein spezielles Kartenterminal der Firma Ximedes aufzustellen, das eine Abrechnung der gedruckten Seiten über das Studierendenwerk Heidelberg vornimmt. An wenigen Standorten soll auch ein Münzer die Bezahlung übernehmen, beispielsweise für solche Nutzer in der Universitäts-bibliothek, die keine CampusCard besitzen und nicht im universitären LDAP-Server enthalten sind.
Derzeit sind 70 studentische Multifunktionssysteme in der Universität verteilt aufgestellt, davon sind 5 Multifunktionssysteme (teilweise zusätzlich) mit einem Münzer ausgestattet.
Neben der Aufstellung von studentischen Multifunktionsgeräten betreibt der Anbieter auch ein Printcenter für alle Mitglieder, Angehörigen und Gäste der Universität. Dort sollen insbesondere auch Druckaufträge der Universität bearbeitet werden. Die Bezahlung erfolgt bei Angehörigen der Universität in bar oder per CampusCard. Die Druckaufträge der Universität werden maschinell erfasst und monatlich abgerechnet. Dazu ist neben der Rechnung eine vollständige maschinenlesbare Auflistung der Druckaufträge monatlich mitzuliefern.
Das Printcenter steht außerdem allen Mitgliedern, Angehörigen und Gästen der Universität für Fragen zum Drucken und zu den Drucksystemen zur Verfügung.
Externe Standorte
Unabhängige Einrichtungen, die nicht direkt der Universität Heidelberg angehören, dieser aber nahestehen, können bei studentischen Multifunktionssystemen bei Bedarf auf die Konditionen dieser Ausschreibung zurückgreifen. Die eingesetzten studentischen Multifunktionssysteme sollen in das zentrale Managementsystem und den FollowMe-Printserver der Universität Heidelberg eingebunden werden. Derzeit nehmen die folgenden Einrichtungen an der laufenden Vereinbarung teil:
— Pädagogische Hochschule Heidelberg,
— Hochschule für jüdische Studien.