Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit studentischen Multifunktionsgeräten und Betrieb eines Printcenters

Universität Heidelberg

Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit studentischen Multifunktionsgeräten und Betrieb eines Printcenters.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-05-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-04-23.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• RICOH Deutschland GmbH

Wer?

• Universität Heidelberg

Wie?

Wo?

• Karlsruhe › Heidelberg, Stadtkreis
• Karlsruhe › Mannheim, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-04-23	Auftragsbekanntmachung
2021-07-06	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-04-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Fotokopierer
Referenznummer: Uni-HD.2021.255_Studentische_Multifunktionsgeräte_und_Printcenter
Kurze Beschreibung:

Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit studentischen Multifunktionsgeräten und Betrieb eines Printcenters.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Fotokopierer 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Fotokopierer 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Heidelberg, Stadtkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universität Heidelberg
Postanschrift: Seminarstr. 2
Postleitzahl: 69117
Postort: Heidelberg
Kontakt
Internetadresse: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html 🌏
E-Mail: vergabe@zuv.uni-heidelberg.de 📧
Telefon: +49 6221-5412452 📞
Fax: +49 6221-541612220 📠
URL der Dokumente: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXR6YYVYD9D/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXR6YYVYD9D 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-23 📅
Einreichungsfrist: 2021-05-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-04-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 082-210947
ABl. S-Ausgabe: 82
Zusätzliche Informationen
Eine öffentliche Submission wird nicht durchgeführt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand dieses Verfahrens ist

— die Aufstellung und der Betrieb von studentischen Multifunktionsgeräten mit Abrechnung über die CampusCard der Universität sowie

— der Betrieb eines Printcenters für alle Mitglieder, Angehörigen und Gäste der Universität und insbesondere für die Druckaufgaben der Universität im Sinne einer „Hausdruckerei“.

Die Aufstellung und der Betrieb von studentischen Multifunktionsgeräten basierte bislang auf einer Gestattungsvereinbarung. Die Maßnahmen zur Bekämpfung der COVID-19-Pandemie hatten zur Folge, dass der Umsatz auf den studentischen Multifunktionssystemen massiv eingebrochen ist und es derzeit sehr wahrscheinlich keinen Anbieter mehr geben wird, der auf Gestattungsbasis für die Universität kostenfrei Multifunktionssysteme in der Universität aufstellen wird. Die Universität führt daher ein kooperatives Modell ein, in dem die Universität für jedes aufgestellte studentische Multifunktionssystem einen monatlichen Beteiligungsbeitrag leistet. Diesen Beteiligungsbeitrag sieht die Universität nicht als vollständige Deckung aller Unkosten der Anbieter für den Betrieb der Multifunktionssysteme. Vielmehr soll eine Beteiligung der Universität die möglichen Verluste eines Anbieters bei organisatorischen Maßnahmen, die eine Nutzung der Multifunktionssysteme verhindern, begrenzen.

Eine zentrale Flottenmanagement-Unterstützung für die studentischen Multifunktionssysteme mit einer zentralen Management-Software (Zählerstands-Meldungen, Verbrauchsmaterial-Bestellungen, Störungs-Meldungen, Gerätekonfiguration, Geräteverwaltung und Einspielen von Firmware-Updates) muss mitgeliefert werden.

Zusätzlich muss ein gemeinsames FollowMe-Drucken über einen zentralen Druckserver sowie mobiles Drucken für die studentischen Multifunktionssysteme unterstützt werden. Dabei werden Druckaufträge auf dem Druckserver des zentralen Managementsystems gesammelt. An vorher definierte Gruppen von studentischen Multifunktionssystemen können diese dann mithilfe der CampusCard und über LDAP-Authentifizierung am Druckerpanel freigegeben und gedruckt werden.

Eine zentrale Hardware für den Management- und FollowMe-Server muss nicht mitgeliefert werden. Stattdessen werden notwendige virtuelle Server im eigenen Cloud-System der Universität bereitgestellt. Neben dem Betriebssystem und der zentralen Management-- und FollowMe-Software in den virtuellen Maschinen müssen alle notwendigen Server- und Klientenlizenzen mitgeliefert werden.

Für die Identifikation auf den studentischen Multifunktionssystemen wird die vorhandene CampusCard der Universität Heidelberg (derzeit Mifare Desfire EV2 mit AES-Verschlüsselung) genutzt, entsprechende Kartenleser müssen an den studentischen Multifunktionssystemen vorhanden sein. Nach Authentifizierung mit Karte und einem eventuell zusätzlichen PIN-Code oder Authentifizierung über AD/LDAP am Geräte-Panel werden die im zugehörigen User-Profil zentral abgelegten Autorisierungen für Gruppen von Geräten genutzt.

Die Bezahlung an den studentischen Multifunktionssystemen erfolgt ebenfalls über die CampusCard der Universität Heidelberg. Dazu ist an jedem System ein spezielles Kartenterminal der Firma Ximedes aufzustellen, das eine Abrechnung der gedruckten Seiten über das Studierendenwerk Heidelberg vornimmt. An wenigen Standorten soll auch ein Münzer die Bezahlung übernehmen, beispielsweise für solche Nutzer in der Universitäts-bibliothek, die keine CampusCard besitzen und nicht im universitären LDAP-Server enthalten sind.

Derzeit sind 70 studentische Multifunktionssysteme in der Universität verteilt aufgestellt, davon sind 5 Multifunktionssysteme (teilweise zusätzlich) mit einem Münzer ausgestattet.

Neben der Aufstellung von studentischen Multifunktionsgeräten betreibt der Anbieter auch ein Printcenter für alle Mitglieder, Angehörigen und Gäste der Universität. Dort sollen insbesondere auch Druckaufträge der Universität bearbeitet werden. Die Bezahlung erfolgt bei Angehörigen der Universität in bar oder per CampusCard. Die Druckaufträge der Universität werden maschinell erfasst und monatlich abgerechnet. Dazu ist neben der Rechnung eine vollständige maschinenlesbare Auflistung der Druckaufträge monatlich mitzuliefern.

Das Printcenter steht außerdem allen Mitgliedern, Angehörigen und Gästen der Universität für Fragen zum Drucken und zu den Drucksystemen zur Verfügung.

Externe Standorte

Unabhängige Einrichtungen, die nicht direkt der Universität Heidelberg angehören, dieser aber nahestehen, können bei studentischen Multifunktionssystemen bei Bedarf auf die Konditionen dieser Ausschreibung zurückgreifen. Die eingesetzten studentischen Multifunktionssysteme sollen in das zentrale Managementsystem und den FollowMe-Printserver der Universität Heidelberg eingebunden werden. Derzeit nehmen die folgenden Einrichtungen an der laufenden Vereinbarung teil:

— Pädagogische Hochschule Heidelberg,

— Hochschule für jüdische Studien.

Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Vertragslaufzeit beginnt am 1.7.2021 und beträgt 24 Monate mit einer Verlängerungsoption um 24 Monate und einer weiteren Verlängerungsoption um 12 Monate. Die maximale Vertragslaufzeit beläuft sich somit auf 60 Monate. Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um 24 bzw. 12 Monate, sobald der Vertrag nicht 6 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich durch den Auftraggeber gekündigt wurde.

Grund für diese Vertragslaufzeit ist, dass die Nutzung der studentischen Geräte während und insbesondere nach den Pandemie-Maßnahmen zunächst evaluiert werden soll. Für das Printcenter ist der bisherige Interimsstandort bis zum 30.6.2023 garantiert. Ein Bau-Budget zum Aufbau eines Printcenters in der Zentralmensa wurde für 2021 beantragt.

Beschreibung der Optionen:

Zusätzliche Geräte innerhalb der Vertragslaufzeit

In Absprache mit dem Auftraggeber verpflichtet sich der Auftragnehmer, an Standorten, die vom Auftraggeber genannt werden, ein entsprechendes studentisches Multifunktionssystem einschließlich Kartenterminal der Firma Ximedes zur Verfügung zu stellen. Dadurch verändert sich nicht die vereinbarte Grundlaufzeit des Vertrages.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, am Ende der Vertragslaufzeit die jeweiligen studentischen Multifunktionssysteme einschließlich der Zusatzeinrichtungen (Kartenlesegeräte, Münzer, Kartenterminals etc.) sowie alle Geräte des Auftragnehmers im Printcenter unverzüglich (spätestens 14 Werktage nach Vertragsende) und unentgeltlich zu entfernen. Auf gesonderten Wunsch des Auftraggebers ist nach dem Ablauf der Vertragslaufzeit eine weitere Nutzung der studentischen Multifunktionssysteme und Zusatzeinrichtungen sowie des Printcenters um bis zu maximal 3 Monate, gemäß aufgeführten Vertragsbedingungen, zu ermöglichen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Heidelberg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Eintragung in einem einschlägigen Berufsregister

Der Wirtschaftsteilnehmer ist in den einschlägigen Berufsregistern seines Niederlassungsmitgliedstaats verzeichnet.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Andere wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen

Der Wirtschaftsteilnehmer hat eine Haftpflichtversicherung in angemessener Höhe,

Mindestens aber mit einer Deckungssumme von:

— 2 500 000 EUR für Personenschäden,

— 1 000 000 EUR für Sach- und Vermögensschäden.

Pro Schadensfall abgeschlossen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Im Bezugszeitraum hat der Wirtschaftsteilnehmer die mind. drei folgenden wesentlichen Dienstleistungen/Lieferleistungen der genannten Art ausgeführt.

— 3 Referenzen über die Versorgung und Ausstattung des Auftraggebers mit studentischen Multifunktionssystemen inkl. dem Betrieb eines Management- und FollowMe-Systems in einer vergleichbaren Größenordnung.

(Anzugebender Zeitraum: 2018 — 2020)

Als Unterauftrag vergebener Anteil

Der Wirtschaftsteilnehmer beabsichtigt, unter Umständen folgenden Teil (Prozentsatz) des Auftrags als Unterauftrag zu vergeben:

Bescheinigungen unabhängiger Stellen über Qualitätssicherungsnormen

Wird der Wirtschaftsteilnehmer in der Lage sein, Bescheinigungen unabhängiger Stellen darüber vorzulegen, dass er die vorgegebenen Qualitätssicherungsnormen — einschließlich der Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen — erfüllt?

— Ein offiziell installiertes und strukturell integriertes professionelles Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder Vergleichbares Zertifikat.

Bescheinigungen unabhängiger Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -normen

Wird der Wirtschaftsteilnehmer in der Lage sein, Bescheinigungen unabhängiger Stellen darüber vorzulegen, dass er die Anforderungen an die Umweltmanagementsysteme oder -normen erfüllt?

— Ein strukturiertes Umweltmanage-mentsystem nach ISO 14001 oder Vergleichbares Zertifikat.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Beschleunigtes Verfahren:

Für dieses Vergabeverfahren findet die VwV Investitionsfördermaßnahmen öA Anwendung.

In diesem Fall erfolgt eine Verkürzung der Angebotsfrist.

Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Erhöter administrativer Aufwand. Erhöhte Laufzeit der Rahmenvereinbarung entspricht der zu erwartenden Betriebslaufzeit der ausgeschriebenen Geräte

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Erhöter administrativer Aufwand. Erhöhte Laufzeit der Rahmenvereinbarung entspricht der zu erwartenden Betriebslaufzeit der ausgeschriebenen Geräte

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-06-11 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-05-11 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Ort des Eröffnungstermins: Heidelberg
Es handelt sich hierbei um ein Vergabeverfahren nach VgV/GWB.
Es findet somit keine öffentliche Submission statt.
Zusätzliche Informationen: Eine öffentliche Submission wird nicht durchgeführt.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabstelle
Adresse des Käuferprofils: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html 🌏
Dokumente URL: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXR6YYVYD9D/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Damit sichergestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen allen Interessenten noch rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden können, müssen Bieterfragen spätestens innerhalb der oben unter Abschnitt „Fristen des Vergabeverfahrens“ angegebenen Frist über den Projektraum des „Vergabemarktplatzes Baden-Württemberg“ (VMP) in der Rubrik: Kommunikation eingereicht werden.

Für die komplette Kommunikation zwischen Bietern und der Vergabestelle wird auf den Bereich „Kommunikation“ im Projektraum des Vergabemarktplatzes Baden-Württemberg verwiesen; insbesondere werden an dieser Stelle Bieterfragen und deren Beantwortung durch die Vergabestelle veröffentlicht. Die Beantwortung der eingegangenen Bieterfragen und Informationen der Vergabestelle erfolgen über den Vergabemarktplatz Baden-Württemberg; siehe hierzu Abschnitt „Kommunikation“.

Die Bieter sind verpflichtet, sich regemäßig bis zum Ende der Angebotsfrist selbst über etwaige zusätzliche Informationen oder Änderungen zu informieren (Holschuld des Bieters).

Die für dieses Vergabeverfahren freigeschalteten und somit registrierten Bieter werden automatisch über neue Informationen oder Änderungen durch die Vergabestelle informiert.

Die Verwendung „veralteter“ Vergabeunterlagen kann zum Ausschluss führen.

Bekanntmachungs-ID: CXR6YYVYD9D

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 721 / 926-8730 📞
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Fax: +49 721 / 926-3985 📠
Internetadresse: https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/Abt1/Ref15/Seiten/default.aspx 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird ausdrücklich auf die Ausschlussfrist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB hingewiesen: „Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.“

Quelle: OJS 2021/S 082-210947 (2021-04-23)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-07-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-07-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-07-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 131-346026
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 082-210947
ABl. S-Ausgabe: 131
Zusätzliche Informationen

Der genaue Auftragswert zu dem der Auftrag vergeben wurde, ist als Geschäftsgeheimnis des bezuschlagten Unternehmens einzustufen. Daher wird der Angebotspreis nicht veröffentlicht.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Aufstellung und der Betrieb von studentischen Multifunktionsgeräten basierte bislang auf einer Gestattungsvereinbarung. Die Maßnahmen zur Bekämpfung der Covid-19-Pandemie hatten zur Folge, dass der Umsatz auf den studentischen Multifunktionssystemen massiv eingebrochen ist und es derzeit sehr wahrscheinlich keinen Anbieter mehr geben wird, der auf Gestattungsbasis für die Universität kostenfrei Multifunktionssysteme in der Universität aufstellen wird. Die Universität führt daher ein kooperatives Modell ein, in dem die Universität für jedes aufgestellte studentische Multifunktionssystem einen monatlichen Beteiligungsbeitrag leistet. Diesen Beteiligungsbeitrag sieht die Universität nicht als vollständige Deckung aller Unkosten der Anbieter für den Betrieb der Multifunktionssysteme. Vielmehr soll eine Beteiligung der Universität die möglichen Verluste eines Anbieters bei organisatorischen Maßnahmen, die eine Nutzung der Multifunktionssysteme verhindern, begrenzen.

Eine zentrale Flottenmanagement-Unterstützung für die studentischen Multifunktions-systeme mit einer zentralen Management-Software (Zählerstands-Meldungen, Verbrauchs-material-Bestellungen, Störungs-Meldungen, Geräte-konfiguration, Geräte-verwaltung und Einspielen von Firmware-Updates) muss mitgeliefert werden.

Zusätzlich muss ein gemeinsames FollowMe-Drucken über einen zentralen Druck-server sowie mobiles Drucken für die studentischen Multifunktionssysteme unterstützt werden. Dabei werden Druckaufträge auf dem Druckserver des zentralen Management-systems gesammelt. An vorher definierte Gruppen von studentischen Multifunktionssystemen können diese dann mithilfe der CampusCard und über LDAP-Authentifizierung am Druckerpanel freigegeben und gedruckt werden.

Für die Identifikation auf den studentischen Multifunktionssystemen wird die vorhandene CampusCard der Universität Heidelberg (derzeit Mifare Desfire EV 2 mit AES-Verschlüsselung) genutzt, entsprechende Kartenleser müssen an den studentischen Multifunktionssystemen vorhanden sein. Nach Authentifi-zierung mit Karte und einem eventuell zusätzlichen PIN-Code oder Authentifizierung über AD / LDAP am Geräte-Panel werden die im zugehörigen User-Profil zentral abgelegten Autorisierungen für Gruppen von Geräten genutzt.

Beschreibung der Optionen:

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, am Ende der Vertragslaufzeit die jeweiligen studentischen Multifunktionssysteme einschließlich der Zusatzeinrichtungen (Kartenlese-geräte, Münzer, Kartenterminals etc.) sowie alle Geräte des Auftragnehmers im Printcenter unverzüglich (spätestens 14 Werktage nach Vertragsende) und unentgeltlich zu entfernen. Auf gesonderten Wunsch des Auftraggebers ist nach dem Ablauf der Vertragslaufzeit eine weitere Nutzung der studentischen Multifunktionssysteme und Zusatzeinrichtungen sowie des Printcenters um bis zu maximal 3 Monate, gemäß aufgeführten Vertragsbedingungen, zu ermöglichen.

Zusätzliche Informationen:

Der genaue Auftragswert zu dem der Auftrag vergeben wurde, ist als Geschäftsgeheimnis des bezuschlagten Unternehmens einzustufen.

Daher wird der Angebotspreis nicht veröffentlicht.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-05-14 📅
Name: RICOH Deutschland GmbH
Postanschrift: Vahrenwalder Str. 315
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30179
Land: Deutschland 🇩🇪
Heidelberg, Stadtkreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXR6YYVYDSZ.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Quelle: OJS 2021/S 131-346026 (2021-07-06)

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