Vertrag Unterstützung bei der Betreuung des Internetangebotes Infotool-Familie (www.infotool-familie.de)

Kurze Beschreibung

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) beabsichtigt, im Wege eines Offenen Verfahrens gemäß § 119 Abs. 1 GWB einen Vertrag zur Unterstützung bei der Betreuung des Internetangebotes Infotool-Familie (www.infotool-familie.de) zu vergeben.

Beschreibung der Beschaffung

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) plant im Wege eines Offenen Verfahrens gemäß § 119 Abs. 1 GWB die Unterstützung bei der der technischen Pflege und Weiterentwicklung, bei der redaktionellen und gestalterischen Betreuung und Weiterentwicklung sowie Unterstützung bei der begleitenden Erfolgskontrolle des Infotool Familie (www.infotool-familie.de) - ohne Hosting und technischen Betrieb - zu vergeben.
Der Vertrag soll zunächst für zwei Jahre geschlossen werden. Die Auftraggeberin (AG) behält sich die Option vor, den Vertrag zweimal um jeweils ein weiteres Jahr auf insgesamt vier Jahre zu verlängern. Der angestrebte Auftragsbeginn ist der 17.01.2022.
Gegenstand dieses Auftrags ist insbesondere:
- die laufende Wartung und Pflege des Infotool Familie;
- Konzeption und (Weiter-)Entwicklung des Infotools Familie auf eigener technischer Entwicklungsinfrastruktur - einschließlich ggf. erforderlicher Informationen zum Datenschutz und der Barrierefreiheit für Nutzerinnen und Nutzer; ggf. unter Einbeziehung von Unterauftragnehmern/Unterauftragnehmerinnen;
- Beratung zu technischen Innovationen und gegebenenfalls eigeninitiativ Einbringen von Vorschlägen für neue Features oder Funktionalitäten im Rahmen des Informationsangebotes Infotools Familie;
- die redaktionelle Betreuung des Infotool Familie;
- die gestalterische Betreuung des Infotools Familie;
- Unterstützung bei der regelmäßigen Durchführung der begleitenden Evaluationsmaßnahmen für das Infotool Familie; ggf. unter Einbeziehung von Unterauftragnehmern/Unterauftragnehmerinnen;
- Projektleitung/Projektkoordination.
Dafür soll einerseits ein festes jährliches Mindeststundenkontigent für die laufende unterstützende Betreuung vereinbart werden.
Ebenso soll die Einrichtung der technischen Infrastruktur zur laufenden Betreuung und für Entwicklungsarbeiten als Einzelmaßnahme mit Pauschalpreis erfolgen.
Darüber hinaus sollen andererseits nach Bedarf optionale Leistungen nach Aufwand durch die AG abgerufen werden können.
Festes jährliches Stundenkontingent
Folgender Umfang soll für das Infotool Familie jährlich mindestens über den Rahmenvertrag durch die AG abgerufen werden, um die laufende Grundbetreuung beim Infotool Familie sicherzustellen:
- 96 Stunden laufende Projektleitung/Projektkoordination
- 120 Stunden laufende technische Betreuung des Infotool Familie
- 120 Stunden laufende redaktionelle Betreuung des Infotool Familie
- 20 Stunden laufende gestalterische Betreuung des Infotools Familie
Einzelleistung mit Pauschalpreis - Einrichtung der technischen Infrastruktur zur laufenden Betreuung und für Entwicklungsarbeiten
Der Auftragnehmer/Die Auftragnehmerin (im Folgenden der AN) soll nach erfolgtem Zuschlag (angestrebt ist dafür der 17.01.2022) die laufende technische, redaktionelle und gestalterische Pflege des Webangebotes Infotool Familie entsprechend dieser Leistungsbeschreibung übernehmen. Der AN soll die dafür notwendige Infrastruktur bis zum 31.01.2022 bei sich eingerichtet haben bzw. zur Verfügung haben. Parallel dazu unterstützt im Januar 2022 noch der bisherige Dienstleister übergangsweise bei der Betreuung und steht für die Übergabe zur Verfügung.
Optionale Einzelleistungen nach Aufwand
Vor allem für die (Weiter-)Entwicklung von Webangeboten und umfangreichere redaktionelle/gestalterische Maßnahmen, ebenso wie für die Unterstützung bei der regelmäßigen Durchführung der begleitenden Evaluationsmaßnahmen für das Infotool Familie lässt sich der tatsächliche Bedarf im Vorhinein quantitativ nicht genau abschätzen. Deshalb sollen notwendige Einzelleistungen zur Unterstützung bei der Betreuung des Infotools Familie, die über das feste jährliche Stundenkontingent hinausgehen, nach Aufwand über den Vertrag von der AG abrufbar sein.
Dies betrifft unter anderem größere (Weiter-)Entwicklungsmaßnahmen bzw. notwendige Anpassungen des Webangebots, wenn sich beispielsweise gesetzliche Vorgaben ändern, sowie System-Upgrades bzw. -Updates, oder die Integration weiterer Leistungen für Familien in das Tool ebenso wie die Unterstützung bei der regelmäßigen Durchführung der begleitenden Evaluationsmaßnahmen für das Infotool Familie. Diese Leistungen werden bei Bedarf durch die AG abgerufen. Dafür erstellt der AN einen Kostenvoranschlag, der auf den vereinbarten Stundensätzen beruht. Eine Verpflichtung zum Abruf durch die AG besteht nicht.
Näheres hierzu regelt der Vertrag zur Unterstützung bei der Betreuung des Internetangebotes Infotool-Familie (www.infotool-familie.de).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution (max. eine DIN A4-Seite)
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen
c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bieter/ Die Bieterin hat nachzuweisen, dass auf ihn/sie keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe zutreffen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u.a. beinhaltet, dass der Bieter/die Bieterin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ ist hierfür zu nutzen.
d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise
sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die unter Punkt a) geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
a) Der Bieter/Die Bieterin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.
b) Angabe bei Bietergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert
c) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen
d) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber
e) Nachweis über die erfolgreiche Umsetzung von Webangeboten bzw. Webanwendungen für öffentliche Auftraggeber in den vergangenen 3 Jahren
f) Nachweis über Erfahrungen der Durchführung begleitender Evaluationsmaßnahmen von Webanwendungen aus den vergangenen 3 Jahre.
g) Nachweis über umfangreiche Kenntnisse zu den aktuell gültigen Standards bezogen auf BSI, BITV, DSGVO und weiterer gesetzlicher Vorgaben für Webanwendungen und Webseiten
h) Nachweis über Erfahrungen komplexe Sachverhalte verständlich und nutzerfreundlich für Webseiten und Webangebote aufzubereiten
i) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden
j) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen
k) Nachweis, dass die Person, die für die Projektleitung wahrnehmen soll, eine mindestens dreijährige Berufserfahrung in der Leitung komplexer Webangebot-Projekte, unter anderem Projekte mit Verwaltungsleistungen, aufweist; diese Person Erfahrungen mit TYPO3 und der Funktionsweise von Angular JS hat sowie Kenntnisse einschlägiger deutscher Rechtsnormen im Bereich der Familienleistungen und Unterstützungsangebote für Familien aus den vergangenen 3 Jahren hat.
l) Nachweis über umfangreiche Erfahrungen der vorgesehenen Content Manager mit dem Content Management SystemTYPO3 in den vergangenen 3 Jahren, Kenntnisse einschlägiger deutscher Rechtsnormen im Bereich der Familienleistungen und Unterstützungsangebote für Familien sowie Erfahrung in der redaktionellen Betreuung von Websites bzw. Internetangeboten.
m) Nachweis über umfangreiche Erfahrungen der vorgesehenen Personen für die technische Betreuung mit AngularJS Single-Page-Web-Anwendungen und TYPO3 sowie Kenntnisse einschlägiger deutscher Rechtsnormen im Bereich der Familienleistungen und Unterstützungsangebote für Familien aus den vergangenen 3 Jahren.
n) Nachweis der Personen, die für Grafik und Webdesign eingesetzt werden, über umfangreiche Kenntnisse im Webdesign in den vergangenen 3 Jahren mit Erfahrungen mit dem Styleguide der Bundesregierung oder vergleichbaren Styleguides sowie der BITV.
o) Nachweis, dass die Personen für die Konzeption über drei Jahre Berufserfahrung in der Entwicklung von Website-Konzepten und Webanwendungen verfügen, bevorzugt im Bereich der Kundenkommunikation/Kundeninformation.
p) Nachweis über umfangreiche Erfahrungen der vorgesehenen Personen für die Web- und Softwareentwicklung mit AngularJS Single-Page-Web-Anwendungen und TYPO3 sowie Kenntnisse einschlägiger deutscher Rechtsnormen im Bereich der Familienleistungen und Unterstützungsangebote für Familien aus den vergangenen 3 Jahren und mit der Umset-zung der Datenschutz-, Datensicherheit und BITV-Vorgaben.

a. Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt.
b. Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet
c. Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden.
d. Die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich.
e. Fragen sind bis zum 06.12.2021 12:00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern / Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt.
f. Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes eingestellt.
g. Angebote können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden.
h. Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
i. Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss.
j. Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter/Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss. Im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.