Weiterentwicklung der Gib mir null! – Kampagne für die BGHW — Fortlaufende kreative – inhaltliche Entwicklung und Realisierung von Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen der Gib mir null! Kampagne

Titel

Weiterentwicklung der Gib mir null! – Kampagne für die BGHW — Fortlaufende kreative – inhaltliche Entwicklung und Realisierung von Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen der Gib mir null! Kampagne

Kurze Beschreibung

Weiterentwicklung der Gib mir null! – Kampagne.
Fortlaufende kreative – inhaltliche Entwicklung und Realisierung von Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen der Gib mir null! Kampagne Dazu zählen insbesondere:
1. Entwicklung Bewegtbildbeiträge Real/Animation,
2. Entwicklung von Kampagnenmedien/Druckerzeugnisse,
3. Entwicklung von Mit-Mach-Medien,
4. Entwicklung von Events/Gewinnspiele/Give-Aways,
5. Analyse und Weiterentwicklung der Kampagnenmaßnahmen und -mittel,
6. Entwicklung Kommunikationsmaßnahmen für Social Media,
7. Entwicklung grafische Arbeiten für www.gibmirnull.de
Übergeordnete Ziele Die zu erbringenden Leistungen setzen sich aus folgenden Kernpunkten zusammen.
— Die kreative – konzeptionelle Weiterentwicklung der externen und internen Kampagne Gib mir null!
— Die grafisch-textlich-konzeptionelle Weiterentwicklung sämtlicher Kommunikationsmaßnahmen und -mittel.
Für diese Punkte gilt es insbesondere nachstehende Position weiter zu entwickeln:
— Prüfung sämtlicher zu entwickelnder Kommunikationsmaßnahmen und -mittel auf die kommunikativen Kernwerte der Kampagne:
—— einfache Form der Ansprache,
—— einfache Form des Handling,
—— Aufforderung zum Mitmachen (Call-to-Action),
—— hoher Infotainment-Charakter der Inhalte,
—— Etablierung innovativer Kommunikationsmedien/-mittel.
Grundsätzliche Art der Dienstleistungen/Tätigkeitsbeschreibung:
— kreative Kommunikationsentwicklung über alle Medien hinweg,
— technische Detailzeichnungen für Präventionszwecke und –medien,
— illustrative Zeichnungen für Präventionszwecke und -medien mit hohem kreativen Anteil,
— ausführende Dienstleistungen in der Kreativentwicklung stets inklusive vor- und nachbereitende Tätigkeiten wie Bildrecherche, Bildbeschaffung, Überprüfung Copyrightsituation, Anpassung zu überarbeitender Vorlagen, Umsetzung einfacher Vorlagen (z .B. Word-Dokumente) in InDesign-Layouts, Rechnen von Druck-PDFs.
— Erarbeitung von Printmedien nach Vorgaben des BGHW-Corporate-Designs und Designrichtlinien von Gib mir null! s. CD-Handbuch Gib mir null!. Z.B. Z-Cards, Flyer, Folder, Plakate, Broschüren, Infografiken, Faltblätter, Mit-Mach-Mittel, Give-Aways),
— Erarbeitung von einzelnen, das CD/CI von Gib mir nulll! ergänzenden kreativen Designelementen für die Kampagnen-Mediengestaltung (z. B. Produktlogos oder Führungselemente, Störer),
— Der Auftragnehmer muss mit der jeweils aktuellen Version der Adobe Creative Suite arbeiten, aber auch IOS-Dateien bearbeiten können.
Ziel der Ausschreibung ist eine sichere, rechtskonforme, effektive, ökonomische und ökologische Leistungserbringung durch den Auftragnehmer/die Auftragnehmerin.
Als Vertragslaufzeit ist der Zeitraum vom 1.6.2021-31.5.2023 vorgesehen. Die Auftraggeberin behält sich die Option für 4 einjährige Vertragsverlängerungen vor. Diese werden jeweils mindestens drei Monate im Voraus bekanntgegeben.

Beschreibung der Beschaffung

Übergeordnete Ziele Die zu erbringenden Leistungen setzen sich aus folgenden Kernpunkten zusammen.
— die kreative – konzeptionelle Weiterentwicklung der externen und internen Kampagne Gib mir null!
— die grafisch-textlich-konzeptionelle Weiterentwicklung sämtlicher Kommunikationsmaßnahmen und -mittel.
Für diese Punkte gilt es insbesondere nachstehende Position weiter zu entwickeln:
— Prüfung sämtlicher zu entwickelnder Kommunikationsmaßnahmen und -mittel auf die kommunikativen Kernwerte der Kampagne:
—— Einfache Form der Ansprache,
—— Einfache Form des Handling,
—— Aufforderung zum Mitmachen (Call-to-Action),
—— Hoher Infotainment-Charakter der Inhalte,
—— Etablierung innovativer Kommunikationsmedien/-mittel.
Grundsätzliche Art der Dienstleistungen/Tätigkeitsbeschreibung:
— kreative Kommunikationsentwicklung über alle Medien hinweg,
— technische Detailzeichnungen für Präventionszwecke und –medien,
— illustrative Zeichnungen für Präventionszwecke und -medien mit hohem kreativen Anteil,
— ausführende Dienstleistungen in der Kreativentwicklung stets inklusive vor- und Nachbereitende Tätigkeiten wie Bildrecherche, Bildbeschaffung, Überprüfung Copyrightsituation, Anpassung zu überarbeitender Vorlagen, Umsetzung einfacher Vorlagen (z. B. Word-Dokumente) in InDesign-Layouts, Rechnen von Druck-PDFs,
— Erarbeitung von Printmedien nach Vorgaben des BGHW-Corporate-Designs und Designrichtlinien von Gib mir null! s. CD-Handbuch Gib mir null!. Z. B. Z-Cards, Flyer, Folder, Plakate, Broschüren, Infografiken, Faltblätter, Mit-Mach-Mittel, Give-Aways),
— Erarbeitung von einzelnen, das CD/CI von Gib mir null! ergänzenden kreativen Designelementen für die Kampagnen-Mediengestaltung (z. B. Produktlogos oder Führungselemente, Störer),
— der Auftragnehmer muss mit der jeweils aktuellen Version der Adobe Creative Suite arbeiten, aber auch IOS-Dateien bearbeiten können.
Kostenbestandteile Kampagnenweiterentwicklung-Fortlaufende Aufgabengebiete und abrufbare Leistungen bei der Kampagnenentwicklung Gib mir null! Erstellung Bewegtbildbeiträge:
Die Gib mir null! – Kampagnenfilme für Social Media, Messen & Veranstaltungen, Schulungen und Seminare sowie Themenfelder des jeweiligen kommunikativen Schwerpunktthemas und für die Homepage Gib mir null! und BGHW werden vorzugsweise als Animation produziert.Filmisch umgesetzt werden diese Filme mit der Film- und Animationsfirma „ShinyEye“ aus Großbritannien/Firmensitz London.Die Kommunikation und Realisierung erfolgt vollständig in englischer Sprache. Die Bewegtbilder werden in allen gebräuchlichen Formaten produziert.
— termine Briefinggespräche & Präsentationen,
— Entwicklung und Präsentation Storyboards,
— Marktbeobachtung und Empfehlung weitere mögliche Filmformate,
— Handling Filmproduktionsfirmen bei Realisierung,
— digitale Datenübertragung an BGHW.
Entwicklung Kampagnenmedien/Druckerzeugnisse:Notwendige Kampagnenmedien und weitere Druckerzeugnisse werden auf Basis von Sachinformationen der BGHW-Fachabteilungen an die Agenturen gebrieft.Die Agenturen empfehlen daraufhin das aus ihrer Sicht am besten geeignete Print-Medium. Nach Freigabe durch die BGHW wird dieses Medium durch Auftrag der BGHW selbst realisiert.Fertige Kampagnenmedien sowie sonstige Druckerzeugnisse werden der BGHW nach Freigabe durch die Fachabteilung als druckfähiger Datensatz digital zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt.Die Agentur übernimmt bei jedem Medium das Lektorat und stellt somit sicher, dass sämtliche Druckerzeugnisse im digitalen Druckdatensatz der aktuellen Rechtschreibeverordnung entsprechen:
— Termine Briefinggespräche & Präsentationen,
— Entwicklung Medienidee,
— Entwicklung Headline-Mechanik,
— Copy-Entwicklung,
— Layout-Entwicklung,
— Entwicklung Grafiken imGib mir null! – Stil,
— Erstellung Reinzeichnungen,
— Marktbeobachtung und Produktionsempfehlung,
— digitale Übertragung der Druckdaten an die BGHW.
Entwicklung Mit-Mach-Medien:Kampagnenspezifische Mit-Mach-Medien werden mit einem Call-To-Action versehen, der die Zielgruppe zur Nutzung dieses Mediums und zur aktiven Beteiligung an den im Medium vorgeschlagenen Maßnahmen motiviert.
— Teilnahme Termine Briefinggespräche & Präsentationen,
— Konzeptionelle Entwicklung,
— Copy-Entwicklung,
— Layout-Entwicklung,
— Erstellung Reinzeichnungen,
— Marktbeobachtung und Produktionsempfehlung bei speziellen Formaten,
— digitale Übertragung der Druckdaten an die BGHW.
Entwicklung Give-Aways/Events/Gewinnspiele:Kreative Entwicklung neuer Ideen für Give-Aways, Eventmaßnahmen und Gewinnspiele im Rahmen der Weiterentwicklung von Gib mir null! als Motivation für Mitarbeitende der BGHW und versicherte Unternehmen.Die Zielgruppen sollen spielerisch an die komplexen Inhalte herangeführt und zu aktiven Umsetzung der vorgeschlagen Maßnahmen motiviert werden.
— Teilnahme Termine Briefinggespräche & Präsentationen,
— Ideenentwicklung und Präsentationen,
— Marktbeobachtung und Empfehlung Produktionsfirmen,
— Layout-Entwicklung,
— Konzeptvorschläge Event-Maßnahmen (Grobkonzept ausreichend),
— Erstellung Dummies zur Präsentation/Absprache,
— Erstellung Reinzeichnung,
— Übertragung der Druckdaten an die BGHW.
Analyse und Weiterentwicklung der Kampagnenmaßnahmen und -mittel – Regelmäßige Marktbeobachtung vergleichbarer Kommunikationsmaßnahmen und Präsentation der daraus gewonnenen Learnings und Erkenntnisse.
— Präsentation daraus hervorgehender neuer Vorschläge zur Weiterentwicklung der Kampagne.
Entwicklung garfische Layouts für E-Magazin 100 %/Social Media/interne Kommunikationsmedien Kreative Entwicklung grafischer Bildideen zum flankierenden Einsatz von redaktionellen Fachtexten. Diese redaktionellen Fachtexte werden parallel zu den jeweiligen kommunikativen Schwerpunktthemen in den o. a. Medien geschaltet:
— Termine Briefinggespräche/Präsentationen,
— Entwicklung Headline-Mechanik,
— Copy-Entwicklung (wenn erforderlich),
— Layout-Entwicklung,
— Entwicklung Grafiken im Gib mir null! – Stil,
— Erstellung Reinzeichnungen,
— digitale Übertragung der Druckdaten an die BGHW.
Entwicklung Grafiken für Homepage www.gibmirnull.de Die Kampagnenseite www.gibmirnull.de wird kontinuierlich weiterentwickelt und grafisch sowie textlich angepasst:
— Termine Briefinggespräche/Präsentationen,
— Entwicklung Headline-Mechanik,
— Copy-Entwicklung,
— Layout-Entwicklung,
— Entwicklung Grafiken im Gib mir null! – Stil,
— Erstellung Reinzeichnungen,
— Datenübertragung,
— digitale Übertragung der Druckdaten an die BGHW.
Entwicklung von Kommunikations-Mechaniken für interne Kommunikation von Kampagneninstrumenten i. S. des jeweiligen internen Schwerpunkthemas:Im Rahmen der internen Kampagnenentwicklung werden fortlaufend neue Arbeitsinstrumente zur Mitarbeiterführung und -entwicklung vorgestellt.Diese Instrumente werden im Rahmen der Kampagnenidee innerhalb der BGHW an die entsprechenden Zielgruppen in variabler Form kommuniziert.Die jeweilig zu entwickelnde Kommunikationsmechanik hängt dabei von Schwerpunktthema und zu erreichender Zielgruppe ab.
— Termine Briefinggespräche/Präsentationen,
— Entwicklung Kommunikations-Mechanik,
— Copy-Entwicklung,
— Layout-Entwicklung,
— Entwicklung Grafiken im Gib mir null! – Stil,
— digitale Übertragung der Daten an die BGHW.
Zielgruppe:
a) Die interne Zielgruppe umfasst alle Mitarbeitenden und Führungskräfte (als Multiplikatoren) der BGHW.
b) Die externe Zielgruppe besteht aus Kleinstunternehmen, die 95 Prozent der Kunden der BGHW ausmachen. Ziel ist es, die Unternehmerinnen und Unternehmer inklusive ihrer Beschäftigten zu erreichen. In größeren Betrieben sind es die Sicherheitsbeauftragten und Fachkräfte für Arbeitssicherheit.
Weitere Grundlagen der Zusammenarbeit:Barrierefreie Bereitstellung:Sämtliche Kommunikationsmaßnahmen und -mittel werden durch den Auftragnehmer vor Bereitstellung barrierefrei aufbereitet.
Lektorat Aufgaben: Der Dienstleister übernimmt bei jedem Print-Medium oder Mit-Mach-Mittel das Lektorat und stellt somit sicher, dass sämtliche Druckerzeugnisse im digitalen Druckdatensatz der aktuellen Rechtschreibeverordnung entsprechen.
Bereitstellen eines festen Kernteams:Zur Erfüllung der o. a. Leistungen stellt der Auftragnehmer über den Vertragszeitraum für die BGHW ein festes Kernteam zur Verfügung. Dieses umfasst Spezialisten für Grafik, Text, Artdirektion und einem Hauptansprechpartner (leitender Berater). Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass im Falle von personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Leistungserbringung entstehen.
Gewährleisten einer schnellen und direkten Kommunikation:Der Auftragnehmer gewährleistet eine schnelle und direkte Kommunikation zwischen den Vertragsparteien. Bevorzugt werden Vorort-Präsenzmeetings um auch weitere BGHW-interne Abteilungen zu integrieren.Die Erfahrung der vergangenen Jahre hat gezeigt, das vor allem bei Kick-off-Veranstaltungen im Rahmen von Projekts-Starts, sowie Projekt-Work-Shops als auch Abstimmungsmeeting bei Projekt-Finalisierung Vor-Ort-Meetings unerlässlich sind, da eine interaktive Sachdiskussion aller Parteien gewährleistet sein muss. Dies gilt insbesondere für Kreativ-Meetings oder Projekt-Workshops in denen beispielsweise im Brainstorming-Verfahren neue Kommunikationsmaßnahmen entwickelt werden müssen. In diesen Meetings ist eine schnelle und spontane Zusammenarbeit aller Teilnehmer gefordert, die in einem Online-Meeting mit entsprechender Meeting-Sprech-Disziplin der Teilnehmer nicht umgesetzt werden kann. Es kann mit 10-12 Präsenzmeetings p. a. kalkuliert werden. Meeting-Ort ist die BGHW/Standort Bonn. Präsenztermine werden nach Stundensätzen vergütet und damit nach der reinen Arbeitszeit im Meeting. Anreisekosten werden nicht erstattet – Reisekosten sind im Stundensatz mit einzukalkulieren.Das für ein Präsenzmeeting vereinbarte COVID-19-Hygienekonzept ist zu beachten. Videokonferenzen sind für regelmäßige Abstimmungs- und Informationsmeetings vorgesehen. Der Dienstleister ist ferner bereit das ihm von der BGHW vorgegebene Kommunikationskonzept nach Vorgaben der BGHW umzusetzen.

Zusätzliche Informationen

Alle Rechte an den vom Auftragnehmer erbrachten grafischen, textlichen, bildlichen und musikalischen Kommunikationsmedien und -maßnahmen gehen mit Rechnungsbegleichung durch die BGHW vollumfänglich wie folgt auf die BGHW über.
Die Agentur überträgt der Auftraggeberin für alle Nutzungsarten einschl. Print, elektronisch (z. B. Intranet, Internet, Apps, Social Media), Give-Aways, Eventmaßnahmen und Gewinnspiele, Messen und Seminare usw. die ausschließlichen, zeitlich, inhaltlich und räumlich unbeschränkten, unwiderruflichen und unkündbaren Nutzungsrechte einschließlich der Bearbeitungs- und Änderungsrechte an allen im Rahmen der Beauftragung erstellten und von der Auftraggeberin bezahlten Ideen, Entwürfen, Arbeitsergebnissen und Werken (Bild, Text, Layout, Film, Animation, Sound, Musik usw.).
Die Rechteübertragung durch die Agentur erfolgt jeweils im Zeitpunkt der Bezahlung einer Leistung durch die Auftraggeberin im Rahmen der fortlaufenden Projektabrechnungen.
Die Auftraggeberin hat das Recht, die Ideen, Entwürfe, Arbeitsergebnisse und Werke zu ändern, weiter zu entwickeln sowie in jeglicher Weise zu bearbeiten. Sie kann die aufgeführten Rechte ganz oder teilweise an Dritte weiter übertragen.
Die Agentur sichert zu, dass sämtliche von ihr erbrachten Leistungen frei von Rechten Dritter sind.
Sollte im Einzelfall eine Übertragung von Rechten in dem vorgenannten Umfang nicht möglich sein, wird die Agentur die Auftraggeberin jeweils vor Erstellung auf Beschränkungen der Nutzungsrechte und auf Rechte von Verwertungsgesellschaften hinweisen und nach den weiteren Weisungen der Auftraggeberin verfahren, insbesondere die Rechte im erforderlichen Umfang beschränkt übertragen.
Im Falle eines Verstoßes gegen die vorgenannten Verpflichtungen wird die Agentur die Auftraggeberin auf erstes Auffordern von jeglichen Ansprüchen Dritter freistellen. Die Agentur trägt sämtliche Kosten, die der Auftraggeberin durch eine Inanspruchnahme durch den Rechteinhaber entstehen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Angabe des Umsatzes der letzten 3 Jahre auch in Bezug auf den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand,
— Angabe der durchschnittlich sozialversicherten Beschäftigtenanzahl der letzten 3 Jahre auch in Bezug auf den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand,
— Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Mindestversicherungssumme pro Schadensfall 500 000 EUR).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Nachweis umfangreicher Erfahrungen in ähnlichen/vergleichbaren Projekten auch im öffentlichen Dienst,
— Angabe zweier vergleichbarer Referenzen,
— Eigenerklärung, dass ausreichend Ressourcen für die Gesamtzeit von 6 Jahren vorhanden sind,
— Eigenerklärung zur Gewährleistung einer Mindestreaktionszeit (persönliche Anwesenheit) von 48h.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Bieter können sich zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen an die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt wenden.
Wir weisen an dieser Stelle auf den § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB hin.
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist eine Rüge innerhalb von 10 Kalendertagen anzubringen, nachdem der Antragsteller/die Antragstellerin den Vergaberechtsverstoß erkannt hat. Ist der Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits auf Grund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar, ist die Rüge innerhalb der in der Bekanntmachung genannten Bewerbungs- oder Angebotsfrist zu rügen.