Wohnen in München (WIM) Weiterentwicklung und Pflege 2021

Kurze Beschreibung

Auftragsgegenstand ist die Wiederherstellung und Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft der Individualsoftware Wohnen in München (WIM), die Anpassung der Fachanwendung WIM (Modifikation und Erstellung von Systemkomponenten) und der dazugehörige Wissenstransfer zu Beginn des Vertrages und zum Vertragsende. Die technische Basis von WIM bilden Java und das proprietäre TREND/Framework.

Beschreibung der Beschaffung

Es soll ein EVB-It Servicevertrag für 48 Monate geschlossen werden. Dieser enthält 3 Pauschalen:
Eine für die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft, eine für die Aktualisierung von Infrastrukturelementen im Umfang von maximal 50 Personentagen (PT) pro Jahr und eine für Servicemanagemnet. Die Leistungserbringung erfolgt als Werkleistung zum Festpreis oder Dienstleistung nach Aufwand. Eine Abnahme von mindestens 200 Personentagen pro Jahr wird garantiert.

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
Bewerber-/Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum 6.7.2021, 12.00 Uhr über das eVergabesystem zu stellen. Die Adresse des eVergabesystems ist unter I.1) „Internet-Adresse(n) – Hauptadresse“ angegeben.
Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
Abweichung von der Regelvergabe:
Auftragsgegenstand ist die Weiterentwicklung, Wartung und Pflege der Individualsoftware „Wohnen in München“ (WIM). Die Besonderheit bei dieser Software besteht insbesondere in dem proprietären Trend-Framework und deren sehr geringen Verbreitung auf dem Markt sowie der damit verbundenen komplexen Dokumentation des Quellcodes. Die LHM sucht hierfür einen kompetenten, mitdenkenden Partner, der Realisierung und Test von Änderungen und Erweiterungen an WIM verantwortet.
Der Umfang des Auftragsgegenstands umfasst die Prozessschritte vom technischen Design bis zur Lieferung der fachlich getesteten WIM Software an die LHM. Die vorausgehende Fachkonzeption und der nachfolgende Abnahmetest verbleiben in der Verantwortung der LHM. Die fallweise Erbringung von Beratungsleistung zur Unterstützung der Fachkonzeption durch den Auftragnehmer ist ebenfalls Auftragsgegenstand.
Die Weiterentwicklung, Wartung und Pflege der Individualsoftware „Wohnen in München“ (WIM) haben das Ziel die Fachanwendung WIM zukunftsfähig zu halten:
— gute Wartbarkeit der Fachanwendung WIM zur zügigen und wirtschaftlichen Umsetzung von Anpassungen und Erweiterungen,
— fachliche Weiterentwicklung der Fachanwendung WIM durch Umsetzung fachlicher Anforderungen,
— technische Optimierung und Life-Cycle-Management der Fachanwendung WIM um Betriebsstabilität und Wartbarkeit weiter zu verbessern,
— Stabiler und sicherer Betrieb der Fachanwendung WIM und schnelle Beseitigung von Programmfehlern im Bedarfsfall.
Die damit ggf. notwendigen technischen Änderungen, die Besonderheiten des proprietären Trend Frameworks müssen mit den Bietern erörtert bzw. verhandelt werden und in der Folge durch den Auftraggeber im Rahmen der Leistungsbeschreibung i. V. m. dem dazugehörigen Leistungsverzeichnis beschrieben und gegebenenfalls konkretisiert werden.
Des Weiteren ist bei dieser Beschaffung eine umfangreiche Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) zwischen dem Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer notwendig. Inhalte der Auftragsverarbeitungsvereinbarung inkl. TOM können ebenfalls vorab nicht abschließend festgelegt werden und müssen voraussichtlich mit den Bietern erörtert und verhandelt werden.Insbesondere damit der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit gewahrt wird.
Eine Auftragsvergabe im Wege eines Offenen oder Nicht Offenen Verfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb scheidet aus den oben genannten Gründen aus. Im vorliegenden Fall muss aufgrund des Leistungsgegenstandes davon ausgegangen werden,
— dass es zu technischen Änderungen kommen kann,
— die Leistungsbeschreibung i. V. m. dem dazugehörigen Leistungsverzeichnis konkretisiert werden muss, damit die Bieter ihr Angebot inhaltlich verbessern können,
— Punkte in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung inkl. TOM mit mehreren Bietern zu erörtern sind.
Folglich liegen die Voraussetzungen für den Ausnahmetatbestand gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV vor. Der Auftrag wird deshalb im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb vergeben.
Abweichen vom Grundsatz der Losvergabe:
Emäß § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB sind Leistungen in Menge (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Bei dieser Vergabe erfolgt keine Aufteilung in Lose. Es liegt ein Ausnahmetatbestand gemäß § 97 Abs. 4 Satz 3 GWB vor, welcher eine Gesamtvergabe rechtfertigt. Aus technischen Gründen können einzelne Leistungsteile hier nicht in Lose aufgeteilt werden.
Eine Losaufteilung käme vorliegend grundsätzlich in Betracht hinsichtlich der Leistungen
— (1) Customizing / Anpassung auf Quellcodeebene
— (2) Pflegeleistungen,
— (3) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inkl. notwendiger Datenmigration,
— (4) den vereinbarten weiteren Unterstützungsleistungen
Sowohl Customizing/Anpassung auf Quellcodeebene der Standardsoftware (1), die Pflegeleistungen (2), die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inkl. Datenmigration (3) als auch die weiteren Unterstützungsleistungen (4) sind unmittelbar mit der vorhandenen Standardsoftware verknüpft. Aus technischen Gründen und aus Erfahrungen des Auftraggebers heraus können einzelne Leistungsteile hier nicht in Lose aufgeteilt werden. Hintergrund ist, dass zwar die Individualsoftware der LHM mit allen Rechten gehört. Diese Individualsoftware aber mittels eines nicht marktüblichen Frameworks – Trend – programmiert wurde. Hierdurch wird die Dokumentation zu der Individualsoftware gesteuert und ist nicht trennbar. Auch nach mehrmaligen Nachbesserungsversuchen des ursprünglichen AN weist die Dokumentation noch immer erhebliche Mängel auf. Somit ist an dieser Stelle eine Losvergabe getrennt nach Weiterentwicklung, Wartung und Pflege ohne erhebliche und unwirtschaftliche Aufwände auf Seiten der potenziellen AN nicht zu gewährleisten.
Eine von der Weiterentwicklung, Wartung und Pflege losgelöste Fachberatung und Schulung ist aufgrund der derzeit mangelnden Dokumentation und der sehr komplexen und langwierigen Einarbeitung des neuen AN aktuell ohne eine Aufbürdung eines ungebührlichen Wagnis auf den zukünftigen AN nach Auffassung des Fachbereichs nicht möglich.
Zwischen den genannten Kern-/Aufgabenbereichen (Servicemanagement, Fachliche Beratung, Systemdesign, Softwareentwicklung JAVA, Test und Qualitätssicherung) besteht überdies eine besondere Verknüpfung/Verschränkung dahingehend, dass die Arbeitsergebnisse der jeweiligen Kern-/Aufgabenbereichen aufeinander aufbauen. Es wird nur dann ein gutes Endergebnis erzielt, wenn der Gesamtprozess und die diesen übergreifend begleitenden Qualitätssicherungsmaßnahmen durch den Anbieter vollständig beherrscht werden. Daher müssen alle Kern-/Aufgabenbereichen innerhalb einer Firma als Ganzes erbracht werden. Eine Losaufteilung stünde dem entgegen.
Aus den genannten Gründen erfolgt keine Losbildung, sondern eine Gesamtvergabe. Die Leistungen (1) bis (4) bilden eine wirtschaftliche Einheit, welche gem. § 97 Abs. 4 GWB i. V. m. § 30 VgV weder in Teil- noch Fachlose aufgeteilt werden kann. Überdies ist es auch für kleine und mittelständische Unternehmen möglich den Auftrag auszuführen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Beschreibung der Beschaffung

Es soll ein EVB-It Servicevertrag für 48 Monate geschlossen werden. Dieser enthält drei Pauschalen: Eine für die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft, eine für die Aktualisierung von Infrastrukturelementen im Umfang von maximal 50 Personentagen (PT) pro Jahr und eine für Servicemanagemnet. Die Leistungserbringung erfolgt als Werkleistung zum Festpreis oder Dienstleistung nach Aufwand. Eine Abnahme von mindestens 200 Personentagen pro Jahr wird garantiert.