Workflowbasiertes DMS-System

Kommunale Informationsverarbeitung Thüringen GmbH

Die KIV Thüringen beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über eine langfristige Partnerschaft zur Beschaffung eines workflowbasierten Dokumentenmanagementsystems.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-10-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-09-10.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• d.velop public sector GmbH

Wer?

• Kommunale Informationsverarbeitung Thüringen GmbH

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme › Branchenspezifisches Softwarepaket

Wo?

• Kassel › Kassel, Kreisfreie Stadt
• Thüringen › Gotha

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-09-10	Auftragsbekanntmachung
2022-04-04	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-09-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Branchenspezifisches Softwarepaket
Referenznummer: ekom21-2021-0018
Kurze Beschreibung:

Die KIV Thüringen beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über eine langfristige Partnerschaft zur Beschaffung eines workflowbasierten Dokumentenmanagementsystems.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Thüringen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kommunale Informationsverarbeitung Thüringen GmbH
Postanschrift: Ekhofplatz 2a
Postleitzahl: 99867
Postort: Gotha
Kontakt
Internetadresse: http://www.ekom21.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@ekom21.de 📧
Fax: +49 561-2043115 📠
URL der Dokumente: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-17bbb1c8967-4ba54412dc2da106 🌏
URL der Teilnahme: http://www.had.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-09-10 📅
Einreichungsfrist: 2021-10-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-09-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 179-465354
ABl. S-Ausgabe: 179
Zusätzliche Informationen

Der Bieter hat zusammen mit seinem Angebot einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzureichen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 3 000 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Landkreise in Thüringen sowie deren jeweilige Einrichtungen und Zusammenschlüsse (z. B. Zweckverbände, Arbeitsgemeinschaften und andere Formen der kommunalen Zusammenarbeit).

Je nach entsprechender Bedarfslage muss die Installation und der Betrieb des DMS-Systems im Rechenzentrum der KIV bereitgehalten werden. Es muss allerdings auch ein autonomer, dezentraler Betrieb möglich und von der Lizenz umfasst sein.

Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer verlangen, dass dieser seine Leistungen gemäß der Rahmenvereinbarung trotz deren Beendigung für eine bis zu zwölf-monatige Übergangszeit ganz oder in Teilen weiter erbringt. Während des Übergangszeitraums gelten die Bestimmungen der Rahmenvereinbarung einschließlich der Regelungen zur Vergütung fort.

Beschreibung der Optionen:

Die Rahmenvereinbarung enthält Regelungen,

— die Angaben zu Art, Umfang und Voraussetzungen möglicher Auftragsänderungen enthalten, insbesondere einem einseitigen Erweiterungsrecht als Mehrbedarf bis zu 20 % des veranschlagten Gesamtwerts,

— die dem Auftraggeber ein ordentliches Kündigungsrecht zum Ende eines jedes Kalenderjahres,

— zur Verlängerung der Rahmenvereinbarung (Fortsetzungsoption); vgl. dazu auch Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung.

Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen:

Der Bieter hat zusammen mit seinem Angebot einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzureichen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung des Unternehmens über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 44 VgV),

2. Eigenerklärung des Unternehmens zu Ausschlussgründen (insbes. zu §§ 123, 124 GWB), den besonderen Auftragsbedingungen sowie den Abschlusserklärungen.

Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.

Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Eigenerklärung zum Unternehmen mit aussagekräftiger Darstellung des Unternehmens insbesondere im Hinblick auf den ausgeschriebenen Auftrag (Kenndaten und Kennzahlen, aktuelle Geschäftsbereiche,Tätigkeitsfelder und Marktpositionierung etc.).

2. Erklärung des Unternehmens, dass für den Fall des Zuschlags eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den aufgestellten Mindeststandards für die

Dauer der Vertragslaufzeit abgeschlossen wird bzw. - falls bereits vorhanden - eine solche besteht und für die Dauer der Auftragsausführung aufrechterhalten wird.

3. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz im Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags, jeweils bezogen auf die letzten

3 Geschäftsjahre.

Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.

Mindeststandards:

Aufgrund der mitgeteilten Informationen (Kenndaten und Kennzahlen, aktuelle Geschäftsbereiche,Tätigkeitsfelder und Marktpositionierung etc.) darf kein Anlass zu Zweifeln bestehen, dass das Unternehmen in der Lage ist, den ausgeschriebenen Auftrag ordnungsgemäß ausführen zu können.

Zu III.1.2.2) - Eigenerklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung:

Gefordert ist eine marktübliche Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer durch die je Schadensfall Versicherungsschutz in Höhe von mindestens jeweils:

— 1 000 000 EUR für Personenschäden und

— 1 000 000 EUR für Sachschäden und

— 250 000 EUR für Vermögensschäden.

Die sonstigen Bedingungen des Versicherungsschutzes müssen den allgemeinen Bedingungen innerhalb des Großkunden- und Konzerngeschäfts der in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer entsprechen. Die Haftpflichtversicherung muss für die gesamte Dauer der späteren Vertragsausführung aufrechterhalten werden.

Bescheinigungen über die Versicherung, z. B. in Form der Versicherungspolice oder einer schriftlichen Bestätigung der Versicherung, dürfen nicht älter als 6 Monate sein. Soweit sich aus der Versicherungspolice oder der schriftlichen Bestätigung der Versicherung erkennen lässt, dass der Bieter über eine gültige und ungekündigte Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, die die geforderten Mindeststandards erfüllt, verfügt, dürfen diese Dokumente älter als 6 Monate sein. Bescheinigungen in anderer als deutscher Sprache müssen in einer Übersetzung in das Deutsche vorgelegt werden. Der Bewerber steht für die Richtigkeit der Übersetzung ein. Werden diese Bedingungen nicht erfüllt, führt dies zwingend zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Zu III.1.2.3) - Eigenerklärung zum Gesamtumsatz:

Gefordert ist ein Gesamtumsatz von mindestens 1 500 000,00 EUR pro Geschäftsjahr.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1. Eigenerklärung aus der die durchschnittliche jährliche Anzahl der fest angestellten Beschäftigten des Unternehmens in den letzten 3 Jahren ersichtlich ist [Eigenerklärung zur Personenkennzahlen].

2. Erklärung zu geeigneten Referenzleistungen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungen die mit Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit geben [Eigenerklärung Referenzleistungen] mit. Zu jeder Referenz müssen mindestens folgende Angaben gemacht werden:

— Kurzbezeichnung der Referenz,

— vollständiger Name einschließlich Postadresse und Kontaktdaten des Auftraggebers (=Referenzauftraggeber),

— Auftragswert,

— öffentlicher oder privater Auftraggeber,

— Leistungszeitraum (Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt),

— termingerechter Projektabschluss,

— Beschreibung des Leistungsanteils des Ausführenden am Referenzprojekt in Prozent,

— Stellung des Ausführenden im Referenzprojekt (Alleinunternehmer, Generalunternehmer, Ressourcengeber, Mitglied einer Bietergemeinschaft,

— Anzahl der für den Bewerber im Rahmen des Projektes tätigen Personen.

Aus der Beschreibung der Referenz muss klar erkennbar sein, welche Leistungen der Bewerber, was Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder ein Dritter, auf dessen technische und berufliche Leistungsfähigkeit abgestellt wird, selbst durchgeführt hat. Die bloße untergeordnete Mitwirkung bzw. die Überwachung eines Referenzprojekts sind hierbei nicht ausreichend. Die vorzulegenden Referenzen müssen eindeutig demjenigen Unternehmen als Auftragnehmer/Durchführungsverantwortlichen zugeordnet werden können, der sie zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit mit dem Angebot vorlegt.

Die Einreichung einer Bescheinigung des Referenzauftraggebers ist nicht erforderlich. Der Auftraggeber behält sich aber die Überprüfung der gemachten Angaben bei Referenzauftraggebern sowie eigene Ermittlungen vor, deren Ergebnisse Berücksichtigung im Rahmen der Eignungsprüfung berücksichtigt werden.

Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.

3. Eigenerklärung zum Datenschutz und zur IT-Security aus der ersichtlich ist, welche Maßnahmen zum Datenschutz und zur IT-Security im Unternehmen für den ausschreibungsrelevanten Bereich angewendet werden [Erfassungsformular - Erklärung zu Datenschutz und IT-Security].

Die weiteren Einzelheiten zu den Bedingungen und Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

4. Eigenerklärung von entsprechenden Zertifikaten, die das Wissen / die Qualifikation zum Domea-Standard belegen (Kopie ist ausreichend).

Mindeststandards:

Zu III.1.3.1) - Eigenerklärung Gesamtbeschäftigtenzahl:

Gefordert sind je anzugebenden Jahr mindestens 50 festangestellt beschäftigte Fachkräfte, davon mindestens 10 Fachkräfte, die für das Fachverfahren zuständig sind, sowie die Eigenerklärung des Bewerbers zu ausreichenden Deutschkenntnissen beim Projekt- und Fachpersonal, das in Kontakt mit dem Auftraggeber tritt.

Zu III.1.3.2) - Eigenerklärung Referenzleistungen:

Es sind mindestens 3 Referenzleistungen einzureichen. Diese müssen dem Auftragsgegenstand in Bezug auf die genannten Bereiche nahekommen oder ähneln. Das Ende des Leistungszeitraums darf nicht vor dem 1.1.2018 liegen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Es wird darauf hingewiesen, dass die nach dem Thüringer Vergabegesetz (ThürVgG) erforderlichen Verpflichtungserklärungen vor Zuschlagerteilung einzureichen sind:

— Verpflichtungen zu Tariftreue, Mindestentgelt und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 ThürVgG),

— Verpflichtung zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG),

— Verpflichtungen nach § 12 und § 15 ThürVgG (Nachunternehmereinsatz), § 17 ThürVgG (Kontrollen) und § 18 ThürVgG (Sanktionen).

Dazu stellt die Vergabestelle jeweils entsprechende Formblätter bereit, die bereits mit dem Angebot eingereicht werden können. Sollten diese Formblätter nicht bereits mit dem Angebot eingereicht worden sein, wird die Vergabestelle den Bestbieter vor Zuschlagserteilung auffordern, diese Erklärungen und Nachweise nach Aufforderung innerhalb einer Frist von mindestens 3 und höchstens 5 Werktagen, nachzureichen. Bei nicht fristgerechter Vorlage wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen, § 12 a Abs. 4 ThürVgG. Die Vergabestelle empfiehlt daher, die ausgefüllten Formblätter bereits mit dem Angebot einzureichen.

Im Fall des Einsatzes Dritter oder von Nachunternehmen sowie bei Eignungsleihe sind von diesen die folgenden Formblätter vor Zuschlagerteilung einzureichen:

— Verpflichtung zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Der Auftraggeber behält sich vor, die Rahmenvereinbarung für bis zu zwölf (12) Monate nach ihrem formalen Ende zu verlängern, um einen geordneten Übergang auf einen Nachfolgedienstleister sicherzustellen. Während des Übergangszeitraums gelten die Vertragsbestimmungen einschließlich der Regelungen zur Vergütung fort.

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-12-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-10-11 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:15
Zusätzliche Informationen: entfällt
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 65,00
Preis (Gewichtung): 35,00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Internetadresse: www.ekom21.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.ekom21.de 🌏
Dokumente URL: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-17bbb1c8967-4ba54412dc2da106 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: ekom21 - KGRZ Hessen
Postanschrift: Knorrstraße 30
Postort: Kassel
Postleitzahl: 34134
Land: Kassel, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL der Teilnahme: www.had.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1. Bieterfragen können längstens bis zum 04.10.2021, 10.00 Uhr, gestellt werden.

2. Die ekom21 — Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen führt dieses Vergabeverfahren für die KIV Thüringen GmbH als Service-Ausschreibung in deren Namen und Auftrag durch.

Alle in der Bekanntmachung oder in der Vergabeunterlage geforderten Unterlagen (Nachweise, Erklärungen und sonstige Dokumente) müssen — soweit bei dem betreffenden Nachweis nicht ausdrücklich anders angegeben — fristgerecht und in der vorgegebenen Form — z. B. unter Verwendung der Erfassungsformulare — mit dem Angebot eingereicht werden.

Zusätzlich zu den in der Vergabebekanntmachung getroffenen Vorgaben gelten die für dieses Vergabeverfahren aufgestellten Bewerbungsbedingungen, die Teil der elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen sind.

Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaats Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Postort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 361-573321254 📞
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de 📧
Fax: +49 361-573321059 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Hinsichtlich der Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verwiesen.

§ 160 Einleitung, Antrag

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2021/S 179-465354 (2021-09-10)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-04-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-04-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-04-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 070-183936
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 179-465354
ABl. S-Ausgabe: 70

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Rahmenvereinbarung soll - ohne Begründung einer Abnahmeverpflichtung - den bedarfsgerechten Abruf von Einzellizenzen am DMS-System, von Pflegeleistungen sowie ergänzenden Dienst- und Lieferleistungen zur Nutzung durch die KIV und die Endanwender ermöglichen. Bezugsberechtigte Endanwender aus der Rahmenvereinbarung sind die Städte, Gemeinden und Landkreise in Thüringen sowie deren jeweilige Einrichtungen und Zusammenschlüsse (z. B. Zweckverbände, Arbeitsgemeinschaften und andere Formen der kommunalen Zusammenarbeit). Je nach entsprechender Bedarfslage muss die Installation und der Betrieb des DMS-Systems im Rechenzentrum der KIV bereitgehalten werden. Es muss allerdings auch ein autonomer, dezentraler Betrieb möglich und von der Lizenz umfasst sein. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Optionen:

Die Rahmenvereinbarung enthält Regelungen, — die Angaben zu Art, Umfang und Voraussetzungen möglicher Auftragsänderungen enthalten, insbesondere einem einseitigen Erweiterungsrecht als Mehrbedarf bis zu 20 % des veranschlagten Gesamtwerts, — die dem Auftraggeber ein ordentliches Kündigungsrecht zum Ende eines jedes Kalenderjahres, — zur Verlängerung der Rahmenvereinbarung (Fortsetzungsoption); vgl. dazu auch Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-03-29 📅
Name: d.velop public sector GmbH
Postanschrift: Edisonstr. 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 593193980 📞
E-Mail: vergabe@pubs.d-velop.de 📧
Land: Emsland 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2022/S 070-183936 (2022-04-04)

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