Beschreibung der Beschaffung
Mit dem Klimaschutzprogramm 2030 hat die Bundesregierung ambitionierte Ziele zur Reduktion der Treibhausgase in Deutschland gesetzt. Auch Verwaltungshandeln verursacht Treibhausgasemissionen. Der Bund ist sich seiner Vorbildfunktion bewusst und will mit gutem Beispiel vorangehen. Das Ziel einer klimaneutralen Bundesverwaltung bis zum Jahr 2030 wurde im Klimaschutzgesetz gesetzlich verankert. Im Kapitel 3.5.1. des Klimaschutzprogramms 2030 sind daher Maßnahmen zum Erreichen dieses Zieles festgelegt. Dies umfasst auch Maßnahme 3.5.1.1. „Einführung von Umweltmanagementsystemen nach EMAS / LUMASPlus in der Bundesverwaltung bis 2025“. Das europäische Umweltmanagementsystem EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) unterstützt Organisationen, Ressourcen intelligent einzusparen und einen wirksamen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten. EMAS stellt sicher, dass alle Umweltaspekte von Energieverbrauch bis Abfall und Emissionen rechtssicher und transparent erfasst werden und eine kontinuierliche Verbesserung in diesen Handlungsfeldern stattfindet. Diese Verbesserungen unterstützen die Zielerreichung Klimaneutralität maßgeblich, da die gleichen zentralen Handlungsfelder adressiert werden: die Umweltauswirkungen und dabei insbesondere der Energieverbrauch und die damit einhergehenden Treibhausgasemissionen der Liegenschaften, der Mobilität, Beschaffungen, Veranstaltungen und der Kantinen.
Bislang sind zwei oberste Bundesbehörden (Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMU) und Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ)) EMAS-zertifiziert, d.h. diese entwickeln im Rahmen ihres Umweltmanagements Ziele und Maßnahmenprogramme anhand von Kennzahlen zu Energie- und Ressourceneffizienz sowie weiteren Kennzahlen zu wesentlichen direkten und indirekten Umweltaspekten kontinuierlich weiter, um ihre Umweltauswirkungen stetig weiter zu verringern. Die entsprechenden Daten werden jährlich in einer Umwelterklärung veröffentlicht.
Es soll ein zweiter Konvoi, bestehend aus gemeinsamen Workshops und individueller Betreuung, durchgeführt werden. Ziel ist es, die Einführung eines qualifizierten Umweltmanagementsystems (EMAS) in den teilnehmenden Organisationen zu begleiten. Im Ergebnis sollen die teilnehmenden Organisationen innerhalb von 18 Monaten zur Validierungsreife gebracht werden, indem sie alle Anforderungen, die sich aus dem EMAS-Prozess ergeben, erfüllen.
Hierfür führt die/der Auftragnehmer*in (AN) die Organisationen in Workshops und durch individuelle Unterstützung Schritt für Schritt durch die einzelnen Elemente des EMAS-Prozesses (u.a. Leitbild festlegen, Umweltprogramm erarbeiten, Mitarbeiter*innenbeteiligung) sowie die Anforderungen an eine EMAS-Validierung wie die Einhaltung der umweltrechtlichen Anforderungen sowie der quantitativen und qualitativen Bewertung aller Umweltauswirkungen. Eine thematische Vertiefung zum Klimamanagement bzw. zur Klimaneutralität wird durch die/den AN in den Zyklus integriert, um die Grundlagen für die übergeordnete Zielstellung „Klimaneutrale Bundesverwaltung“ zu bereiten.
Die/Der AN erstellt für die gesamte Umweltmanagementdokumentation entsprechende Vorlagen, welche die Organisationen erhalten und gemeinsam mit der/dem AN im Laufe des Projektes auf ihre Organisation anpassen. Die Vorlagen werden durch die/den AN in den Workshops vorgestellt und erläutert. Die Bearbeitung der Vorlagen wird je nach Betreuungsumfang von der/vom Umweltmanagementbeauftragten der Organisation oder der/dem AN in Absti-mung mit der Organisation vorgenommen. Hierdurch soll die Organisation mit überschaubarem Aufwand eine bedarfsgerechte Umweltmanagementdokumentation erhalten.
Die am Konvoi-Verfahren teilnehmenden Organisationen werden bei der vollständigen Implementierung des Managementsystems durch die/den AN begleitet und unterstützt. Gegen Ende des Verfahrens erfolgt, in Vorbereitung auf die externe Validierung, die Unterstützung der Teilnehmenden bzgl. Ausschreibung, Auswahl und Beauftragung einer/eines externen Um-weltgutachter*in durch die/den AN.
Beide Prozesse (Gruppenbetreuung und individuelle Unterstützung) finden parallel über 18 Monate statt.
Die Leistung gliedert sich in folgende Arbeitspakete:
1. Gruppenbetreuung (Workshops)
2. Individuelle Unterstützung
3. Weitergehende, individuelle Unterstützung (optionale Leistungen)
1. Arbeitspaket: Gruppenbetreuung (Workshops)
Über die Laufzeit des Konvois werden sieben Workshops durchgeführt (einschließlich Auftakt- und Abschlussworkshop). Einer der Workshops dient der Schulung interner Umweltauditoren, damit die Behörden eigene interne Umweltauditoren ausbilden lassen und für zukünftige interne Audits einsetzen können.Die Workshops finden als Präsenztermine rotierend unter Beteiligung aller Konvoiteilnehmenden statt. Hierzu erfolgt vorab eine Abstimmung der teilnehmenden Organisationen. Die Workshops werden an den Standorten der teilnehmenden Organisationen durchgeführt.
2. Arbeitspaket: Individuelle Unterstützung
Parallel zu den Workshops findet durch die/den AN die Unterstützung der Organisationen und somit die Begleitung der individuellen Umsetzung statt. Dabei wird gezielt auf individuelle Aktivitäten, umweltrelevante Prozesse (bezogen auf das Kerngeschäft) und spezielle Hemmnisse der Organisationen eingegangen. Bestandteil der individuellen Unterstützung sind Vor-Ort-Termine, Web-Termine, Telefonate oder ein Austausch per E-Mail.Ziel ist ein fließender Umsetzungsprozess in den Häusern. Die Betreuung endet in der Regel mit der Durchführung und Nachbereitung einer Umweltbetriebsprüfung (internes Audit) durch die/den AN, welche der Vorbereitung der externen Validierung dient.
Die Ausgestaltung der individuellen Betreuung richtet sich insbesondere nach dem gewünschten Betreuungsumfang der Organisationen und gliedert sich in 3 Betreuungsstufen: Stufe 1 Basis-Betreuung, Stufe 2 Mittlere Betreuung und Stufe 3 Intensive Betreuung.
Eine Basis-Betreuung in der Stufe 1 bedeutet, dass die Behörde durch den Implementierungsprozess hindurch begleitet und angeleitet wird. Die konkrete Umsetzungsarbeit verbleibt soweit wie möglich bei der Behörde.
In der Basis-Betreuung Stufe 1 wird ein Aufwand von 16 Tagen mit 8 Stunden für fünf Hauptstandorte (oberste Bundesbehörden und bundeseigene Gesellschaften) geschätzt. Für 11 große Standorte werden 10 Tage mit 8 Stunden geschätzt, für 6 mittlere Standorte werden jeweils 7 Tage mit 8 Stunden geschätzt und für 5 kleine Standorte jeweils 5 Tage mit 8 Stunden. Hinzu kommen weitere 5 Tage je 8 Stunden für einen weiteren Standort einer bundeseigenen Gesellschaft. Insgesamt sollen 27 Standorte begleitet werden.
3. Arbeitspaket: Weitergehende, individuelle Unterstützung (optionale Leistungen)
Als optionale Leistungsbestandteile werden die Stufen 2 und 3 von den am Konvoi teilnehmenden Organisationen beauftragt. Die Stufen 2 und 3 können nach Bedarf von den teilnehmenden Organisationen auch noch nach Beginn des Verfahrens selbstständig und mit eigenen Mitteln beauftragt werden. Die gesonderte Beauftragung erfolgt rechtzeitig (in der Regel sechs Wochen vor Beginn der Leistung), um der/dem AN die Möglichkeit zu geben, entsprechende personelle Kapazitäten zu schaffen.
Bei der mittleren Betreuungsvariante in Stufe 2 ist die/der AN stärker in die Umsetzungsarbeit eingebunden, indem sie/er insbesondere bei der Anpassung der Umweltmanagementdokumentation und den innerbehördlichen Abstimmungsprozessen unterstützt.
In dieser Stufe wird ein Aufwand von insgesamt 22 Tagen mit 8 Stunden je Hauptstandort (insgesamt fünf Hauptstandorte) geschätzt. Die 6 über die Basisvariante hinausgehenden Tage werden optional von der Organisation selbst beauftragt.
Es wird davon ausgegangen, dass für Nebenstandorte unabhängig von ihrer Größe (siehe Nr. 3.4 der Leistungsbeschreibung) keine Betreuung in Variante 2 notwendig ist.
Bei intensiver Betreuung (Stufe 3) wird maximale Unterstützung geleistet. Dies betrifft zum einen die Anpassung der Umweltmanagementdokumentation (die/der AN übernimmt die federführende Umsetzung, die Behörde arbeitet soweit erforderlich zu), zum anderen realisiert die/der AN die Moderation und die inhaltliche Begleitung innerbehördlicher Termine wie Ar-beitsgruppensitzungen oder weiterer Vor-Ort-Termine zur Vertiefung fachspezifischer Fragestellungen.
In der intensiven Betreuungsvariante Stufe 3 wird ein Aufwand von insgesamt 32 Tagen mit 8 Stunden je Hauptstandort geschätzt. Die 16 über die Basisvariante hinausgehenden Tage werden optional von der Organisation selbst beauftragt.