22-0208 Beschaffung eines CAFM-Systems für die Stadt Wolfsburg

Kurze Beschreibung

Beschaffung eines CAFM Systems für die Stadt Wolfsburg". Einführung in mindestens 3 Stufen über mehrere Jahre. Ca. 800.000 m² BGF mit 500 Objekten/ Liegenschaften, rund 680 Gebäuden, ca. 800 User. Leasing/Miete/Überlassung auf Zeit der Software mit Kaufoption nach 5 Jahren.
Installation und Betrieb im Geschäftsbereich Informationstechnologie der Stadt Wolfsburg.

Beschreibung der Beschaffung

Ausgeschrieben wird ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zur Beschaffung eines CAFM-Systems bei der Stadt Wolfsburg.
Für die Stadt Wolfsburg ist es die Erstbeschaffung eines CAFM-Systems. Die Einführung erfolgt in mindestens 3 Stufen über mehrere Jahre. Das Portfolio der Stadt Wolfsburg umfasst ca. 800.000 m² BGF mit 500 Objekten/ Liegenschaften, rund 680 Gebäuden: Geplant ist, dass nach Einführung aller Anwendungsbereiche ca. 800 User das System nutzen.
Voraussetzung ist u.a. 5 Jahre Leasing/Miete/Überlassung auf Zeit einer Standard- Software mit anschließender Kaufoption.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Teilnahmeantrag ist auf einem Formular des Auftraggebers zu erstellen und elektronisch über die Vergabeplattform DTVP einzureichen. Das Formular enthält Vorlagen für die erforderlichen Erklärungen, darunter die Integritätserklärung sowie die Erklärungen gemäß III.1.2) und III.1.3).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Bestätigung, dass Berufshaftpflichtversicherungsdeckungsschutz für Schäden von. mind. 3 Mio. EUR besteht.
2. Mindestumsatz im Bereich CAFM
Darstellung der Jahresumsätze der letzten drei Geschäftsjahre im Bereich CAFM Software.
Mindestumsatz im Geschäftsjahr 2021 von 1 Mio. Euro netto im Bereich CAFM Software wird gefordert.

Bei allen Eignungskriterien der Positionen III.1.3.1 bis III.1.7.2 handelt es sich um Muss-Kriterien. Wird eines der Kriterien der Positionen III.1.3.1 bis III.1.7.2 von Ihnen nicht erfüllt, führt dies zur Nichtberücksichtigung im Verhandlungsverfahren. Zu III.1.6: Sollten die Anforderungen der GEFMA 444 Richtlinie vollumfänglich im jeweils genannten Katalog erfüllt, aber die Software selbst nicht zertifiziert sein, sind die Voraussetzungen ebenfalls erfüllt. In diesem Fall behalten wir uns eine Prüfung der Erfüllung im Rahmen des Verhandlungsverfahrens vor. Sollte sich dabei herausstellen, dass nur ein Kriterium aus den jeweiligen Katalogen der GEFMA Richtlinie 444 in der Ausgabe von 2020 nicht erfüllt ist, führt dies zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Ein Nachweis der Zertifizierung ist gegebenenfalls beizufügen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

III.1.3) Systemeigenschaften und Funktionen
III.1.3.1 On Premises Installation Datenbank:
Microsoft SQL-Server 2016 oder neuer, in virtueller Umgebung
III.1.3.2 Ein Wechsel auf eine private Cloudlösung ist zu einem späteren Zeitraum technisch möglich.
III.1.3.3 Server Betriebssystem:
Microsoft Windows Server 2012 oder neuer
III.1.3.4 Client Betriebssystem: Wird mindestens eine der folgenden Technologien unterstützt:
Microsoft Windows 10 oder neuer
III.1.3.5 Mind.2 der folgenden Web-Clients werden unterstützt:
- MS Edge
- Mozilla Firefox
- Google Chrome
III.1.3.6 Die Clients haben eine einheitliche Benutzeroberfläche für sämtliche auf diesen lauffähigen Modulen.
III.1.3.7 Die Software ist mandantenfähig.
III.1.3.8 Historienverwaltung und stichtagsbezogene /zeitbezogene Datenhaltung sowie Auswertung sind möglich.
III.1.3.9 Grafik in WEB-Ansicht integriert
(Kein zusätzlicher Viewer außerhalb des Systems erforderlich)
III.1.3.10 Workflows sind durch Key User anpassbar.
III.1.3.11 Konfiguration und Anpassung von Masken, Auswertungen und Reports sind durch Key User möglich.
III.1.3.12 Bereitstellung von Apps gemäß "Responsive Design" für einfache Eingaben und Meldungen für Android und iOS in der jeweils aktuellen Version sowie der unmittelbaren Vorgängerversion. Mindestens die Formfaktoren Smartphone und Tablet werden beide unterstützt.
III.1.3.13 Bedienoberfläche, Schulungs- und Systemdokumentation sind in deutscher Sprache.
III.1.3.14 Die CAFM-Software unterstützt mindestens die folgende Objektstruktur:
- Liegenschaft (Attribute: Adresse und Flurstück)
- Gebäude
- Gebäudeteil
- Ebene/Geschoss
- Raum
- Raumzone/ Workplace
III.1.3.15 Verarbeitung von Barcodes und QR-Codes ist mittels geeigneter Endgeräte möglich.
III.1.3.16 Anmietverträge können analog zu Vermietverträgen abgebildet
werden.
III.1.4 Datenschutz und Datensicherheit
III.1.4.1 Beachtung der DSGVO, insbesondere Art. 28 (Auftragsverarbeiter), Art. 30 (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten), Art. 32 (Sicherheit der Verarbeitung), Art. 40 (Verhaltensregeln) und Art. 41 (Überwachung der genehmigten Verhaltensregeln) sowie des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG).
III.1.4.2 Durch Art. 25 DSGVO i.V.m. Erwägungsgrund (EG) 78 ("Privacy by Design" und "Privacy by Default") sind die Stadt und der Auftragsverarbeiter verpflichtet, dass die eingesetzte Technik so gestaltet ist, dass Voreinstellungen möglich sind, die grundsätzlich nur die Verarbeitung der unbedingt erforderlichen Daten zulässt; (z.B. Anonymisierung, Rollen- und Berechtigungen, Löschfristen, Verschlüsselung, Datenminimierung entsprechend Zweck und Erforderlichkeit).
III.1.4.3 Ein Rollen- und Berechtigungskonzept kann implementiert werden.
III.1.4.4 Das System muss über eine Passwortkonvention verfügen, die folgende Komplexität beinhaltet: mind. einem Großbuchstaben und einer Ziffer, einem Sonderzeichen und muss eine Länge von mind. 12 Zeichen haben.
III.1.4.5 Das System muss über eine Passwortkonvention verfügen, die es ermöglicht das Passwort für städtische Anwender in regelmäßigen Abständen zu verändern. Ein automatischer Hinweis ist einstellbar.
III.1.5 Schnittstellen
III.1.5.1 Vollständige Integration in MS Office 2013 und höher, insbesondere Word, Excel
III.1.5.2 CAD Integration über DWG Format (AutoCAD ab Version 2021)
III.1.5.3 SAP-Schnittstelle für den Datenaustausch mit folgenden Modulen (SAP-Release 6.0, EHP 7) ist implementierbar
- FI (Finanzbuchhaltung)
- CO (Controlling)
- FI-AA (Anlagenbuchhaltung)
III.1.5.4 Schnittstelle zur AVA-Software (Orca AVA) über GAEB Format GAEB-DA-XML 3.2 ist implementierbar.
III.1.5.5 Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem D.3 von d.velop ist implementierbar.
III.1.5.6 Datenschnittstelle zum GIS System QGIS (www.qgis.org/de) ist implementierbar (siehe LV 5.8 GIS-System)
III.1.6 Anwendungsmodule verfügbar gemäß GEFMA Richtlinie 444 (Version 2020-02)
Hinweis: Sollten die Anforderungen der GEFMA 444 Richtlinie vollumfänglich im jeweils genannten Katalog erfüllt, aber die Software selbst nicht zertifiziert sein, gelten die Voraussetzungen ebenfalls als erfüllt. In diesem Fall behalten wir uns eine Prüfung der Erfüllung im Rahmen des Verhandlungsverfahrens vor. Sollte sich dabei herausstellen, dass nur ein einziges Kriterium aus den genannten Katalogen der GEFMA Richtlinie 444 (Ausgabe 2020-02) nicht erfüllt ist, führt dies zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Ein Nachweis der zum Zeitpunkt der Abgabe gültigen Zertifizierung ist beizufügen.
III.1.6.1 Basiskatalog
III.1.6.2 Flächenmanagement
III.1.6.3 Instandhaltungsmanagement
III.1.6.4 Inventarmanagement
III.1.6.5 Reinigungsmanagement
III.1.6.6 Raum- und Asset-Reservierung
III.1.6.7 Schließanlagenmanagement
III.1.6.8 Umzugsmanagement
III.1.6.9 Vermietungsmanagement
III.1.6.10 Energiecontrolling
III.1.6.11 Sicherheit und Arbeitsschutz
III.1.6.12 Help- und Service-Desk
III.1.6.13 Budgetmanagement und Kostenverfolgung
III.1.6.14 BIM-Datenverarbeitung
III.1.6.15 Vertragsmanagement
III.1.6.16 Workplace Management
III.1.7 Referenzen/ technische Leistungsfähigkeit
III.1.7.1 Mind. 1 deutsche Kommune/Kreis/kommunaler Dienstleister (oder im deutschsprachigen Raum) vergleichbarer Größenordnung > 100.000 Einwohner
III.1.7.2 Mind. 2 weitere Referenzen mit ähnlichem Anforderungsprofil und Mengengerüst (min. 500.000 m² BGF, min. 30 User)
III.1.7.3 Teamstärke:
Zahl der festangestellten Mitarbeitenden (Vollzeitäquivalent) mindestens größer / gleich 10 Mitarbeitenden, Nachweis
III.1.7.4 Projektleitung: Deutschsprachig, Dauer der Berufserfahrung in der Position als Projektleitung größer / gleich drei Jahre. Nachweis
Stellvertretende Projektleitung: Deutschsprachig, größer / gleich ein Jahr. Nachweis

ACHTUNG: Erst in der 2. Stufe (Angebotsphase) sind Preise anzugeben, nicht jedoch in der Teilnahmephase.
Zur Dokumentation des Ausschreibungsverfahrens bitten wir Sie, Bieterfragen ausschließlich über DTVP / Kommunikation zu stellen.
Auskünfte von anderen Stellen oder mündliche Auskünfte sind nicht verbindlich.
Die Vergabeunterlagen können Sie unter www.dtvp.de/Center einsehen und herunterladen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YD2RPJX

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.
§ 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.