2243: RV Veranstaltungsmanagement und Messeauftritte des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr (BMDV)

Kurze Beschreibung

Zur Umsetzung von öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen beabsichtigt das BMDV die Vergabe einer Rahmenvereinbarung für Veranstaltungsdienstleistungen. Leistungsgegenstand ist die Unterstützung der Auftraggeberin (AG) in allen Leistungsphasen der Organisation von Veranstaltungen und Messen. Der Auftragnehmer (AN) erbringt für die Auftraggeberin Leistungen bei der Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von wiederkehrenden und anlassbezogenen Veranstaltungen (z.B. Messeauftritten, Konferenzen, Podiumsdiskussionen, Abendempfängen, Pressekonferenzen, Ausstellungen und Bürgerdialogen). Veranstaltungen können hierbei rein Vor-Ort, in hybrider Form oder auch voll digital sein.
Auf Grundlage dieser Leistungsbeschreibung (LB) wird das BMDV eine Rahmenvereinbarung abschließen. Bezugsberechtigt sind neben dem BMDV als Auftraggeberin auch Behörden aus dem nachgeordneten Bereich des BMDV. Bei Bedarf werden durch die Bezugsberechtigten für die jeweils konkret definierte Veranstaltung bzw. Messe Einzelaufträge nach den Vorgaben der Rahmenvereinbarung erteilt. Die Rahmenvereinbarung beinhaltet keinen Anspruch des AN auf Erteilung eines Einzelauftrages oder auf eine bestimmte Anzahl oder Regelmäßigkeit der Erteilung von Einzelaufträgen. Der AN verpflichtet sich jedoch, alle von der AG erteilten Einzelaufträge auszuführen.
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Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Teilnahmeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit führt das BMDV vielfältige und unterschiedlichste Veranstaltungsformate durch. Die Zahl der Veranstaltungen in einem Jahr kann variieren, auch deren Durchführungsform kann zwischen digitalen, hybriden und Präsenzveranstaltungen wechseln. Als Schätzwert kann im Jahr von folgender Anzahl von Veranstaltungen ausgegangen werden, wobei sich die Gästezahlen auf reine Präsenzveranstaltungen beziehen:
20 eintägige Veranstaltungen mit 150 - 300 Gästen
4 Kongresse (große Veranstaltungsformate bis 400 Gäste, zweitägig, nicht im BMDV)
12 Messen (u.a. IAA, Boot, IFA, Radverkehrsmessen, Innotrans, re:publica)
1 Tag der offenen Tür der Bundesregierung (zweitägig, inkl. Einbeziehung des öffentlich zugänglichen Außenbereichs)
1 Teilnahme am Bürgerfest zum Tag der Deutschen Einheit
1 Digitalgipfel der Bundesregierung
Diese Veranstaltungen haben ein finanzielles Volumen in Höhe von ca. 5,5 Mio. Euro (inkl. USt) jährlich. Der AG kalkuliert für Sach- und Fremdkosten ein jährliches Budget in Höhe von 2.672.000 Euro netto.
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Der Höchstwert entspricht dem geschätzten Gesamtvolumen, so dass aus der Rahmenvereinbarung bis zu 20.000.000 Euro (ohne MwSt.) abgerufen werden können. Es besteht keine Verpflichtung zur Beauftragung des geschätzten Gesamtauftragsvolumen seitens der Auftraggeberin.
Der AN hat gemäß den vom BMDV vorgegebenen Inhalten und Zielgruppen geeignete Veranstaltungskonzepte und Budgetpläne für die Durchführung der konkreten Einzelmaßnahme auszuarbeiten und nach Beauftragung umzusetzen. Zudem sind auf Basis bestehender Konzepte neue Ideen für die repräsentative und innovative Präsentation im modernen Layout und basierend auf dem aktuellen Stand der Technik durch den AN zu entwickeln und vorzuschlagen. Wert wird darauf gelegt, dass der BMDV-Auftritt im Rahmen einer Veranstaltung oder eines Messestandes kontinuierlich an die thematischen und technischen Entwicklungen angepasst wird. Gewünscht ist auch eine Beratung im Hinblick auf die zielgruppenorientierte, innovative Darstellung und Präsentation relevanter Themenschwerpunkte und Botschaften in den Bereichen des BMDV, die über die Darstellung der Momentaufnahme hinaus auch kommende Trends der Veranstaltungsumsetzung berücksichtigt. Der AN muss immer die Ziele der Nachhaltigkeit der Bundesregierung und die Barrierefreiheit der Veranstaltung in den Planungen berücksichtigen. Dies schließt die eventuelle Beschaffung neuer Technologien mit ein sowie die Beratung zu Alternativen.
Die Veranstaltungen des BMDV richten sich nach den jeweiligen Inhalten und auch zielgruppenspezifischen Erfordernissen und sind daher in Format, Art und Umfang sehr unterschiedlich; sie werden im Einzelfall definiert und beauftragt.
Dem AN obliegt insbesondere:
- die Beratung zur zielgruppenorientierten, innovativen, nachhaltigkeitsorientierten Umsetzung von Themen und Botschaften bei digitalen und Präsenzveranstaltungen,
- die umfassende und kosteneffiziente Konzeption, Organisation und Durchführung der jeweiligen Veranstaltungen, Kongresse und Fachtagungen, Messeauftritte und Ausstellungen oder anderer Veranstaltungsformate,
- die nachvollziehbare Kalkulation der Kostenpläne für die durchzuführenden Einzelmaßnahmen,
- die operative Durchführung der beauftragten Einzelmaßnahme entsprechend dem freigegebenen Konzept, inklusive der gesamten logistischen, organisatorischen, techni-schen und personellen Steuerung,
- der Abschluss von Verträgen mit Unterauftragnehmern und freien Mitarbeitern, wobei dies nach wettbewerblichen Gesichtspunkten zu geschehen hat und regelmäßig kleinere und mittlere Unternehmen einzubeziehen sind,
- Zusammenarbeit und Abstimmung mit Partnern des BMDV zur Umsetzung gemeinsamer Veranstaltungen,
- die finanzielle Abwicklung der Einzelmaßnahmen inkl. Vergütung von Unterauftragnehmern, Lieferanten und freien Mitarbeitern,
- Sicherstellung, dass während der gesamten Vertragslaufzeit ausschließlich geeignetes und qualifiziertes Personal zum Einsatz kommt,
- Lagerung und Pflege von im Rahmen der Einzelaufträge für Veranstaltungen beschafftem Material, monatliche Pflege des Bestandsverzeichnisses (Inventar) von für das BMDV beschafftem Material und Lizenzen;
- Evaluierung und Qualitätsmanagement.
Das BMDV kann zum einen als Veranstalter auftreten, zum anderen wird das BMDV an Veranstaltungen oder Messen teilnehmen, bei denen das BMDV einer von mehreren Partnern mit einem eigenen Auftritt ist.
Die Veranstaltungen oder Messen können sowohl in den Dienstgebäuden des BMDV in Berlin und Bonn stattfinden als auch an anderen Veranstaltungsorten im Bundesgebiet. In Ausnahmefällen ist es möglich, dass einzelne Veranstaltungen im Ausland stattfinden. Gelegentlich können mehrere Maßnahmen zeitgleich angefordert werden.
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Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Teilnahmeunterlagen zu entnehmen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden, erfolgt zweistufig:
1) Prüfung der Eigenerklärungen und Nachweise auf die Erfüllung der Mindestanforderungen. Nur die Bewerber, die die Mindestanforderungen gemäß Abschnitt III.1.2) und III.1.3) erfüllen, werden in die Bewertung der weiteren Eignungskriterien einbezogen.
2) Bildung einer Platzierungsreihenfolge unter den geeigneten Bewerbern durch Bewertung der folgenden Eignungskriterien (Wertung) EK 3.1 a) bis 3.1 c):
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- 3.1a) Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge der in den letzten fünf *Jahren (ab 07/2017) erbrachten wesentlichen Leistungen, die mit Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bieters geben.
Schwerpunkt: Konzeption, Planung und Umsetzung von Präsenzveranstaltungen
Darstellung
- der Kreativleistung und
- des Settings
- zur Ansprache einer (Fach-)Community mit einer klaren Botschaft
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- 3.1 b) Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge der in den letzten drei Jahren (ab 2019) erbrachten wesentlichen Leistungen, die mit Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bieters geben.
Schwerpunkt: Konzeption, Planung und Umsetzung digitaler Veranstaltungen
Darstellung
- der digitalen Veranstaltungsidee (Ziel der Veranstaltung, Zielgruppe, etc)
- der unterschiedliche technischen Umsetzungen (Programme, Plattformen, Tools, etc)
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- 3.1 c) Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge der in den letzten drei Jahren (ab 2019) erbrachten wesentlichen Leistungen, die mit Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bieters geben.
Schwerpunkt: Konzeption, Planung und Umsetzung eines Auftritts auf einer Publikumsmesse
Darstellung der
- Anlassbezogenen und
- zielgruppengerechten
Aufbereitung der Themeninhalte
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Die Eignungskriterien sind wie folgt gewichtet:
EK 3.1 a): 30 Gewichtungspunkte
EK 3.1 b): 40 Gewichtungspunkte
EK 3.1 c): 30 Gewichtungspunkte
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= 100 Gewichtungspunkte
Je Kriterium können 0 - 4 Bewertungspunkte erzielt werden. Das jeweilige Produkt aus den Gewichtungspunkten und den Bewertungspunkten pro Kriterium wird summiert. Als Gesamtpunktzahl können maximal 400 Punkte erreicht werden.
Die 3 bis 5 Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden im weiteren Verhandlungsverfahren berücksichtigt.
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Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Teilnahmeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Optionen

- Der Auftrag kann optional um bis zu 2 Jahre verlängert werden.
- Regelung zur Anpassung der Vergütungsobergrenze: Der AG ist berechtigt, ohne Durchführung eines Vergabeverfahrens eine neue Vergütungsobergrenze nach den folgenden Bestimmungen festzusetzen.
a) Der Auftrag kann aus sachlichen, technischen, rechtlichen oder personellen Gründen nicht ohne Mehrbedarf ordnungsgemäß und vollständig erbracht werden und erfordert eine Änderung der Vergütungsobergrenze gem. § 11 Abs. 6 dieser Rahmenvereinbarung.
b) Die Gründe sind nachvollziehbar durch den AN zu dokumentieren und durch den AG gegenzuzeichnen. Sie können insbesondere vorliegen, wenn nach Vertragsschluss Umstände eingetreten sind, die einen höheren als den ursprünglich erwarteten Aufwand verursacht haben oder verursachen werden und diese Umstände keinem Vertragspartner zuzurechnen sind.
c) Die Ermittlung des Mehrbedarfes erfolgt unter angemessener Berücksichtigung der seit Vertragsbeginn für eine ordnungsgemäße Leistungserbringung erforderlich gewordenen Aufwände (Sach-, Reise-, Personalkosten) und einer zwischen den Vertragspartnern abgestimmten realistischen Prognose des für eine mangelfreie Erfüllung voraussichtlich noch erforderlichen Mehrbedarfes. Die Höhe der neuen (angepassten) Vergütungsobergrenze wird aufgrund des so ermittelten Mehrbedarfs und der im Preisblatt angebotenen Pauschalfestpreise und Stundensätze festgesetzt.
d) Auf Pauschalfestpreise finden diese Regelungen keine Anwendung.
e) Im Übrigen gilt für die Anpassung der Vergütungsobergrenze das Schriftformerfordernis des § 18 Abs. (4) dieses Vertrages.

Zusätzliche Informationen

Regelung zur Anpassung der Vergütungsobergrenze:
- Regelung zur Anpassung der Vergütungsobergrenze: Der AG ist berechtigt, ohne Durchführung eines Vergabeverfahrens eine neue Vergütungsobergrenze nach den folgenden Bestimmungen festzusetzen.
a) Der Auftrag kann aus sachlichen, technischen, rechtlichen oder personellen Gründen nicht ohne Mehrbedarf ordnungsgemäß und vollständig erbracht werden und erfordert eine Änderung der Vergütungsobergrenze gem. § 11 Abs. 6 dieser Rahmenvereinbarung.
b) Die Gründe sind nachvollziehbar durch den AN zu dokumentieren und durch den AG gegenzuzeichnen. Sie können insbesondere vorliegen, wenn nach Vertragsschluss Umstände eingetreten sind, die einen höheren als den ursprünglich erwarteten Aufwand verursacht haben oder verursachen werden und diese Umstände keinem Vertragspartner zuzurechnen sind.
c) Die Ermittlung des Mehrbedarfes erfolgt unter angemessener Berücksichtigung der seit Vertragsbeginn für eine ordnungsgemäße Leistungserbringung erforderlich gewordenen Aufwände (Sach-, Reise-, Personalkosten) und einer zwischen den Vertragspartnern abgestimmten realistischen Prognose des für eine mangelfreie Erfüllung voraussichtlich noch erforderlichen Mehrbedarfes. Die Höhe der neuen (angepassten) Vergütungsobergrenze wird aufgrund des so ermittelten Mehrbedarfs und der im Preisblatt angebotenen Pauschalfestpreise und Stundensätze festgesetzt.
d) Auf Pauschalfestpreise finden diese Regelungen keine Anwendung.
e) Im Übrigen gilt für die Anpassung der Vergütungsobergrenze das Schriftformerfordernis des § 18 Abs. (4) dieses Vertrages.
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Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen, Nachweise) vorzulegen:
a) DerBewerber hat mittels des Formblattes F1 „Erklärung zum Unternehmen“ (Eigenerklärung) zu versichern, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (siehe z.B. https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html und https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__124.html) vorliegen und
durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe in Hinblick auf das Vorliegen des Sanktionstatbestandes des Artikel 5k der VO (EU) 2022/576 (Formblatt F5 - BesB2 - Sanktion VO 2022/576)vorliegen.
b) Ist beabsichtigt, die Leistung gemeinschaftlich in Form einer Bieter-/Arbeitsgemeinschaft zu erbringen, so hat jedes Mitglied die vorgenannten Unterlagen vorzulegen; darüber hinaus sind im Formblatt F-BS auch Angaben zur Bewerber-/Bieterstruktur zu machen.
c) Verpflichtet der Bieter für die Leistungserbringung Unterauftragnehmer, so hat auch jeder benannte Unterauftragnehmer - spätestens nach Anforderung durch den Auftraggeber - die unter a) genannten Unterlagen sowie eine entsprechende Verpflichtungserklärung (Eigenerklärung) vorzulegen. Die Unterauftragnehmer sind namentlich mit ihren zu leistenden Aufgaben im Formblatt F-UA „Verzeichnis der benannten Unternehmen/Unterauftragnehmer" anzuführen.
Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

-2.1.: Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung
Abgabe einer Eigenerklärung des Bewerbers (im Falle der Eignungsleihe des hierfür benannten anderen Unternehmens), dass eine entsprechende Versicherung vorhanden ist, bzw. im Auftragsfall abgeschlossen wird und diese während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird.
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-2.2: Bankauskunft
- Vorlage einer aktuellen schriftlichen Auskunft eines Kreditinstituts zum Zahlungsverhalten des Leistungserbringers (nicht älter als drei Monate). Die Auskunft muss erkennen lassen, wie lange die Geschäftsverbindungen zwischen dem jeweiligen Kreditinstitut und den Leistungserbringer bestehen. Zudem muss die Auskunft darlegen, ob die Kundenbeziehungen zum Leistungserbringer und sein Zahlungsverhalten ordnungsgemäß verlaufen. (Formblatt F2.2)
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-2.3: Angabe von Untenehmensdaten
- Gesamtumsatz der vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2019 -2021)
Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.

zu 2.1.: Die Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung hat mindestens die nachstehenden Schäden mit folgenden Mindestversicherungssummen abzudecken:
-- Für Personen- und Sachschäden mindestens 5.000.000 Euro pauschal je Schadensfall,
Vorlage der Eigenerklärung wie zu 2.1 ausgeführt.
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zu 2.2.: Die Nichtvorlage des Nachweises führt zum Ausschluss. Negatives Zahlungsverhalten kann zum Ausschluss führen.
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zu 2.3: Der Bewerber muss erklären, dass seine Gesamtumsatzerlöse der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre zumindest jeweils 3,0 Mio. EUR pro Geschäftsjahr betragen.
(Bei Bewerbergemeinschaften werden die Umsätze zusammengerechnet. Sollte ein Leistungserbringer erst seit weniger als drei Jahren bestehen, sind die entsprechenden Angaben für die Geschäftsjahre seit Unternehmensgründung zu machen)
Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

EK3.1: Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge der in den letzten drei Jahren ab 2019 (*5 Jahren bei Präsenzveranstaltungen) erbrachten wesentlichen Leistungen, die mit Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers geben.
Bereiche: Planung, Organisation und Durchführung
- von Veranstaltungen und
- Messeauftritten
für große Organisationen und Unternehmen, möglichst auch für Bundesbehörden.
*Aufgrund der Probleme mit Präsenzveranstaltungen während der Coronaepidemie berücksichtigt der AG für Präsenzveranstaltungen auch Referenzen, die mehr als drei Jahre zurück liegen (ab 07/2017).
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Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

- zu 3.1:Gefordert werden vergleichbare Referenzen, d.h. Leistungen, die dem Auftragsgegenstand nahekommen oder ähneln und in Umfang, Komplexität (Vielschichtigkeit) und Schwierigkeitsgrad den ausgeschriebenen Leistungen entsprechen.
Dabei gelten zusätzlich folgende Mindestanforderungen an die anzugebenden Referenzen:
Nachzuweisen sind Erfahrungen bei der Planung, Organisation und Durchführung von
- mindestens zwei Veranstaltungen (Konferenz o.ä.) mit mindestens 400 Teilnehmenden (TN), wobei eine mindestens 1,5 Tage lang sein muss und eine mindestens eine Beteiligung internationaler Gäste haben muss
- digitalen oder hybriden Veranstaltungen mit mindestens 200 TN, bei denen eine aktive Beteiligung der TN am Veranstaltungsgeschehen in parallelen Strängen organisiert wurde
- mindestens 2 Messeständen
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Weiterhin sind durch Vorlage von Referenzen Erfahrungen in
a) der Umsetzung von Dolmetschtechnik bei physischen oderdigitalen Veranstaltungen
b) im Umgang mit internationalen und protokollarisch hochrangigen Gästen
nachzuweisen.
Alle geforderten Bereiche müssen durch die Referenzprojekte nachgewiesen werden.
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Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- EK4.1 - BesB1: Erklärung, dass keine von der Scientology-Organisation und deren Unternehmen angewandte „Technologie von L. Ron Hubbard“ Anwendung findet. Abgabe einer Eigenerklärung des Bewerbers (Unternehmen, bei Freiberuflern die Person), dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die "Technologie von L. Ron Hubbard" anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten.
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- EK4.2 - BesB2: Erklärung zum NICHT-Vorliegen des Sanktionstatbestandes des Artikel 5k der VO (EU) 2022/576. Abgabe einer Eigenerklärung des Bieters, einschließlich der Unterauftragnehmer in Hinblick auf Art. 5k der Sanktions-VO (EU) 2022/576.
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- EK4.3 - BesB3: Sicherheitsüberprüfung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG). Abgabe einer Eigenerklärung des Bewerbers (Unternehmen) zum Einverständnis der einzusetzenden Personen zur Sicherheitsüberprüfung der Stufe1 nach § 1 Abs. 1 SÜG. Die Erklärung der jeweiligen Person/en, die überprüft werden soll/en, muss spätestens vor der Zuschlagserteilung abgegeben werden.
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Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.

1) Die Vergabe erfolgt als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV. Im Rahmen dieser Bekanntmachung wird zunächst zur Abgabe eines Teilnahmeantrages aufgefordert.
Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes werden nur die ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert.
Angebote (Angaben zur Leistungsausführung, Preiskalkulationen o. ä.) sind im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs nicht vorzulegen (s. Bewerbungsbedingungen)
2) Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die E-Vergabeplattform des BMI www.evergabe-online.de durchgeführt. Die Bereitstellung von Teilnahme- Vergabeunterlagen sowie die Kommunikation zwischen Bewerbern/Bietern und der Vergabestelle erfolgen grundsätzlich über die E-Vergabe-Plattform. Informationen über die E-Vergabe und die technischen Voraussetzungen für deren Nutzung erhalten Sie unter www.evergabe-online.info.
3) Fragen der Bewerber sind über die E-Vergabe-Plattform des BMI (als registrierter Nutzer) rechtzeitig vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu stellen. Es werden ausschließlich Fragen beantwortet, die für die Erstellung des Teilnahmeantrages erforderlich sind. Es erfolgt keine Beantwortung von inhaltlichen Fragen zur Leistungsbeschreibung, die nicht unmittelbar im Zusammenhang mit den Eignungsanforderungen stehen. Die Antworten werden zeitnah erarbeitet und über die E-Vergabe-Plattform des BMI an alle Bewerber versendet.
4) Nachunternehmen haben auch eine Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der in §§ 123, 124 GWB genannten Ausschlussgründe (Formblatt F-1) und eine Eigenerklärung in Hinblick auf Art. 5k der Sanktions-VO (EU) 2022/576 (Formblatt F4.2 - BesB2 - Sanktion VO 2022/576)
sowie die beabsichtigten Leistungsanteile im Verzeichnis der benannten Unternehmen (F-UA) abzugeben.
5) Die gemäß Ziffer II.2.9 ausgewählten Bewerber werden anschließend zur Verhandlung eingeladen. Die Verhandlung erfolgt in mündlichen Einzelgesprächen, welche voraussichtlich in der 46./ 47. KW stattfinden (Angabe ohne Gewähr).
6) Entsprechend § 41 Abs. 1 VgV werden die Vergabeunterlagen für die Angebotsphase nur veröffentlicht, soweit sie im Entwurf zum Zeitpunkt der europaweiten Auftragsbekanntmachung vorliegen. Der Auftraggeber weist ausdrücklich auf die aktuelle Rechtsprechung hin, wonach während des Teilnahmewettbewerbes den Bewerbern nur die Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt werden müssen, die erforderlich sind, um die Teilnahme an dem Vergabeverfahren durch Abgabe eines Teilnahmeantrages zu ermöglichen (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 17.10.2018, VII-Verg 26/18).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB (siehe z.B.: https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__160.html) hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.
§ 160 GWB lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Die Vergabestelle wird gemäß § 134 GWB (siehe z.B.: https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__134.html) die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, hiervon vor Zuschlagserteilung nach Maßgabe des §134 Abs. 1 GWB informieren. Bei schriftlicher Information darf der Vertrag erst 15 Kalendertage, bei Information auf elektronischem Weg oder per Fax erst 10 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden (§ 134 Abs. 2 S. 1 und S. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an (§ 134 Abs. 2 S. 3 GWB).