81284657-Betriebsunterstützung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) auf Open-Text-Basis

Kurze Beschreibung

Der Bereich DIGITS (Digitale Transformation und IT Solutions) unterstützt die Bereiche und Stabsstellen der GIZ dabei, ihre Abläufe und die zentralen organisationsübergreifenden Geschäftsprozesse durch den Einsatz moderner Informations- und Kommunikations- technologien effektiv und effizient zu gestalten. Dies geschieht sowohl durch den Einsatz von geeigneter Standard-Software als auch durch die Realisierung eigener IT-Lösungen.
Die GIZ betreibt seit 2005 ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf Basis von OpenText Content Server, derzeit Version 20.2.
Das DMS verwaltet ca. 40 Mio. Objekte, und es wird von ca. 24.000 Usern weltweit genutzt.
Im Wesentlichen wird das DMS genutzt zur
- Dokumentenablage
- Verlinkung von Dokumenten über die Secured Link Schnittstelle des OpenText WSM
Die Mehrzahl der DMS-Nutzer besteht aus internationalem Personal, daher wird die Mehrsprachigkeit der Benutzeroberfläche und der Metadaten verwendet. Hauptsprache ist Deutsch, zusätzlich wird Englisch, Französisch, Spanisch und Portugiesisch verwendet.
Zur Unterstützung der Abteilung "IT-Betrieb" benötigt die GIZ folgende Leistungen:
In enger Abstimmung mit dem DMS-Team der Abteilung IT-Betrieb im Bereich Digits und den Fachbereichen der GIZ optimale und wirtschaftliche IT-Lösungen erarbeiten.
Unterstützung beim Erarbeiten von Lösungen für fachliche Anforderungen mit den Fachabteilungen, Erstellen technischer Konzepte für neue Module und Schnittstellen.
Programmierleistungen für Anpassungen, Module, Workflows und Patches im Open Text-Systemumfeld; auch Schnittstellen. Verwendet werden OScript, Smart UI, Webservices (REST/SOAP), Livereports, SQL, SAP-Schnittstelle.
Im Bereich Systemadministration wird Unterstützung bei der Optimierung, Fehlersuche und -beseitigung benötigt. Erfahrung bei der Analyse von Logs und Traces ist erforderlich.
Unterstützen bei regelmäßigen und unregelmäßigen Systemupgrades, Updates und Patches, bei Performanceanalyse und -optimierung.
Betreuung von Opentext Archive Center Servern mit folgenden Komponenten: Archive Center/Archive Server, Document Pipeline Server, Windows Viewer, Document Access and Archiving for SAP, Imaging Enterprise Scan, Scanner-Treiber (Fujitsu Paperstream),Kofax Virtual Rescan (VRS) Elite 5.x
Die Externen Consultants führen folgende Tätigkeiten dabei aus:
- Problembehebung bezüglich Verfügbarkeit, Performance, o.ä.
- Konfigurationsänderungen
- 1-2x jährliches Einspielen der aktuellen Opentext Patches inkl. Update des Tomcat-Servers, Security Patches bei Bedarf
- Durchführung von Health- oder Performance-Checks
Betriebsunterstützung von ca. 10 Arbeitsplätzen in Eschborn und Bonn
Die externen Consultants führen folgende Tätigkeiten dabei aus:
- Installation/Update der Scanner-Treiber (Fujitsu Paperstream)
- Installation/Update/Konfiguration von Kofax Virtual Rescan (VRS) Elite 5.x oder neuer
- Installation/Update und Konfiguration von Opentext Enterprise Scan (aktuell 16.x oder neuer) inkl. Document Pipeline (aktuell 16.x oder neuer)
- Analyse und Behebung von Problemen (Scan-Qualität, Barcode-Erkennung, Konfiguration, Verbindungsprobleme,)
- Unterstützung/Schulung der Mitarbeiter der Scan-Arbeitsplätzen

Beschreibung der Beschaffung

1. Gegenstand der Beauftragung
Zur Unterstützung der Abteilung "IT-Betrieb" benötigt die GIZ folgende Leistungen von Auftragnehmern.
Der Auftragnehmer hat in enger Abstimmung mit dem DMS-Team der Abteilung IT-Betrieb im Bereich Digits und den Fachbereichen der GIZ optimale und wirtschaftliche IT-Lösungen zu erarbeiten.
Die zu erbringenden Dienstleistungen umfassen folgende Leistungen:
1.1 Beratung
Gesucht wird Unterstützung beim Erarbeiten von Lösungen für fachliche Anforderungen mit den Fachabteilungen und beim Erstellen von technischen Konzepten für Module und Schnittstellen.
Dafür wird ein umfassendes Know-how der OpenText-Systeme vorausgesetzt. Die Kenntnisse sollen die Themen des Beratungsbedarfs abdecken, insbesondere zu
- Records Management
- Nachträgliche Dokumentenklassifizierung
- Extended ECM for M365
- Extended ECM for SAP
- Opentext Archive Server
- OTDS (Open Text Directory Service)
- Möglichkeiten der Datenmigration, insbesondere in die Microsoft-Cloud
1.2 Customizing und Programmierung
Programmierleistungen werden benötigt für Anpassungen, Workflows und Patches im Open Text-Systemumfeld. Dies betrifft auch Programmieren und Pflege von Schnittstellen.
Es existieren ca. zehn kundenspezifische Module und Erweiterungen, die gewartet und angepasst werden müssen. Als Programmierumgebung dienen Eclipse und OScript.
Darüber hinaus werden Anpassungen der Smart UI und Webservices nach Kundenanforderungen verlangt.
Zur Erstellung von Reports werden umfassende Kenntnisse des Aufbaus der Content Server Datenbank und Programmierkenntnisse in SQL vorausgesetzt.
Für die Weiterentwicklung und Wartung der bestehenden Schnittstelle zu SAP werden Programmierkenntnisse in Java sowie Webservices benötigt.
Zu den Programmierleistungen gehören auch das Erstellen von Programmdokumentationen.
1.3 Systemadministration für Content Server
Das DMS-System wird von drei Administratoren betreut. Im Bereich der Systemadministration wird externe Unterstützung bei der Optimierung, Fehlersuche und -beseitigung benötigt.
Erfahrung bei der Analyse von Logs und Traces ist erforderlich.
Die externen Consultants führen in Zusammenarbeit mit den Administratoren die regelmäßigen und unregelmäßigen Systemupgrades, Updates und Patches durch.
Eine weitere Aufgabe in der Systemadministration ist Performanceanalyse und -optimierung.
Es wird gewünscht gefordert, dass im Supportsystem von OpenText Tickets für die GIZ erstellt und nachgehalten werden.
1.4 Systemadministration für OpenText Archivserver
Betreuung von 2 Opentext Archive Center Servern (1x Entwicklung / 1x Produktion) auf Windows Server 2019, MSSQL-Datenbank 2019 oder neuer
Die Betreuung umfasst folgende Software-Komponenten:
- OpenText Archive Center / Archive Server
- OpenText Document Pipeline Server
- OpenText Windows Viewer
- OpenText Document Access and Archiving for SAP
- OpenText Imaging Enterprise Scan
- Application Server Platform (Apache Tomcat)
- Datenbank (Microsoft SQL Server) - DB Platform wird intern betreut!
- Scanner-Treiber (Fujitsu Paperstream)
- Kofax Virtual Rescan (VRS) Elite 5.x
Die Externen Consultangs führen folgende Tätigkeiten dabei aus:
- Behebung von Problemen der Verfügbarkeit, Performance, o.ä.
- Konfigurationsänderungen (Archive anlegen, Parameter ändern, Scan-Clients eintragen, o.ä.)
- 1-2x jährliches Einspielen der aktuellen Opentext Patches inkl. Update des Tomcat-Servers und Security Patches bei Bedarf
- regelmäßige oder bei Bedarf: Durchführung von Health-Checks (Logfile-Kontrolle) oder Performance-Checks
Bei der Unterstützung des Archivservers muss zwischen der Bearbeitung von Incidents und Service Requests unterschieden werden.
- Incidents (ungeplante Fehlersituationen) werden über unser Ticketsystem (helpline) erfasst und an den Auftragnehmer weiter geleitet. Diese werden durch die monatliche Service Pauschale abgedeckt.
- Die Beauftragung der Service Requests (Anfragen zu Beratung, Konfigurationsänderungen oder Software-Installationen o.ä., also planbare Änderungen) erfolgt im Einzelfall schriftlich per E-Mail zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer
1.5 Support für Scan-Arbeitplätze
Betreuung von ca. 10 Arbeitsplätzen in Eschborn und Bonn, bestehend aus Windows 10 PCs/-Laptops mit Fujitsu Scannern fi-6770/fi-7770 oder neuer.
Die externen Consultangs führen folgende Tätigkeiten dabei aus:
- die Installation/Update der Scanner-Treiber (Fujitsu Paperstream)
- die Installation/Update und Konfiguration der Bildverbesserungs-Software Kofax Virtual Rescan (VRS) Elite 5.x oder neuer
- die Installation/Update und Konfiguration von Opentext Enterprise Scan (aktuell 16.x oder neuer) inkl. Document Pipeline (aktuell 16.x oder neuer)
- die Analyse und Behebung von Problemen (Scan-Qualität, Barcode-Erkennung, Konfiguration der Software, Verbindungsprobleme,)
- Unterstützung/Schulung der Mitarbeiter an den Scan-Arbeitsplätzen
Bei der Unterstützung der Scan-Arbeitsplätze muss zwischen der Bearbeitung von Incidents und Service Requests unterschieden werden.
- Incidents (ungeplante Fehlersituationen) werden über unser Ticketsystem (helpline) erfasst und an den Auftragnehmer weiter geleitet. Diese werden durch die monatliche Service Pauschale abgedeckt.
- Service Request: Eine formale Anfrage eines Anwenders - z.B. nach Informationen, Beratung, Konfigurationsänderung, oder Installation einer Workstation für einen neuen Benutzer. Die Beauftragung der Service Requests (Anfragen zu Beratung, Konfigurationsänderungen oder Software-Installationen o.ä., also planbare Änderungen) erfolgt im Einzelfall schriftlich per E-Mail zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister oder gleichwertigem Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslands
2. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen
3. Eigenerklärung Nachunternehmer/Bewerbergemeinschaften
4. Erklärung der Bewerbergemeinschaft (falls zutreffend).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Durchschnittlicher Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren in EUR (Bei Ausschreibungen, die innerhalb von sechs Monaten nach dem Ende des letzten Geschäftsjahres von der GIZ veröffentlicht werden, kann das viertletzte Geschäftsjahr herangezogen werden.), mindestens: 1.000.000,00 EUR
2. Durschnittliche Zahl der Beschäftigten (inkl. Management) der letzten drei Kalenderjahre
mindestens 30 Personen
3. Es besteht eine Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut, für Personen und sonstige Schäden mit einer Deckung von mindestens jeweils 500.000,00 EUR und jeweils zweifach maximiert oder eine entsprechende Zusage einen solchen Versicherungsschutz herzustellen.

1. Durchschnittlicher Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren in EUR (Bei Ausschreibungen, die innerhalb von sechs Monaten nach dem Ende des letzten Geschäftsjahres von der GIZ veröffentlicht werden, kann das viertletzte Geschäftsjahr herangezogen werden.), mindestens: 1.000.000,00 EUR
2. Durschnittliche Zahl der Beschäftigten (inkl. Management) der letzten drei Kalenderjahre
mindestens 30 Personen
3. Es besteht eine Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut, für Personen und sonstige Schäden mit einer Deckung von mindestens jeweils 500.000,00 EUR und jeweils zweifach maximiert oder eine entsprechende Zusage einen solchen Versicherungsschutz herzustellen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es existieren mindestens 3 Referenzprojekt(e), durchgeführt in den letzten fünf Jahren mit der Implementierung in folgenden technischen Schwerpunkten: SAP Archivierung mit OpenText, SAP Dokumentzugriff durch OpenText, SAP mit OpenText Extended ECM, SAP Rechnungsmanagement mit OpenText, SAP Reisebelegmanagement mit OpenText.Hierbei müssen nicht in jedem Referenzprojekt alle der genannten technischen Schwerpunkte erfüllt worden sein. Es genügt, dass die genannten technischen Schwerpunkte mit allen drei Referenzen in der Summe abgedeckt sind.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Es existieren mindestens 3 Referenzprojekt(e), durchgeführt in den letzten fünf Jahren mit der Implementierung in folgenden technischen Schwerpunkten: SAP Archivierung mit OpenText, SAP Dokumentzugriff durch OpenText, SAP mit OpenText Extended ECM, SAP Rechnungsmanagement mit OpenText, SAP Reisebelegmanagement mit OpenText.Hierbei müssen nicht in jedem Referenzprojekt alle der genannten technischen Schwerpunkte erfüllt worden sein. Es genügt, dass die genannten technischen Schwerpunkte mit allen drei Referenzen in der Summe abgedeckt sind.

Die geschätzte Menge der über diese Rahmenvereinbarung abrufbaren Fachkrafttage beträgt 376. Die Höchstmenge an Fachkrafttagen beträgt 451.
Die Kommunikation findet ausschließlich über den Projektbereich des Portals statt.
Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6YUC7

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.