81285749 - Hoteldienstleistungen

Kurze Beschreibung

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH bietet ein umfangreiches Programm von Einführungs- und Vorbereitungsveranstaltungen an. Der sechsmonatige Onboarding-Prozess startet mit der 3-tägigen GIZ-Einführungs-veranstaltung. Die Einführungsveranstaltung findet in regelmäßigen Abständen in Präsenz in Eschborn und digital statt.
Für die Präsenz-Veranstaltung reisen die neuen Mitarbeiter*innen, Entwicklungshelfer*innen und Integrierte Fachkräfte nach Eschborn und nehmen dort an der Veranstaltung teil. Die Veranstaltung beginnt am jeweils am Montag um 9 Uhr und endet am Mittwoch gegen 17 Uhr. Am Donnerstag finden das Forum und Gespräche mit den Arbeitnehmer*innen-Vertretungen der GIZ statt. Diese enden am späten Nachmittag, so dass eine Abreise am selben Tag möglich ist. Dementsprechend sind für die Teilnehmenden jeweils Übernachtungen von Sonntag bis Mittwoch erforderlich. Da die Veranstaltung in Präsenz im Auditorium der GIZ in Eschborn stattfindet, muss das Hotel in der Nähe liegen. Eine Anreise mit ÖPNV (auch mit Gepäck) oder Fahrrädern muss mit geringem Zeitaufwand möglich sein.
Die GIZ strebt unter anderem an, bei der Beschaffung von Sachgütern und Dienstleistungen auf höchste Nachhaltigkeitskriterien zu achten. Um eine nachhaltige Beschaffung konsequent umsetzen zu können, hat die GIZ eine eigene Policy entwickelt. Darüber hinaus unterstützt die GIZ ihre Dienstleister mit einer eigens entwickelten Online-Schulung: dem GIZ Guide for Practicing corporate Sustainability (GIZ GPS), der über die Webseite https://gps.giz.de/ einsehbar ist. Mit dem Umweltleitprinzip hat sich die GIZ als Unternehmen verpflichtet, Umweltbelastungen systematisch zu vermeiden oder zu verringern. Bei der Organisation von Veranstaltungen sind die Mindeststandards zum nachhaltigen Veranstaltungsmanagement der GIZ vom 26.11.2019 zu beachten. Weitere Hinweise finden sich auch im Wegweiser - Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement der GIZ.

Beschreibung der Beschaffung

Anforderungen an die anbietenden Hotels
Im gesamten Vertragszeitraum sind folgende Kapazitäten und anzubieten:
- Bis zu 120 Einzelzimmer
- Übernachtung und Frühstück
Bei Speisen und Getränken muss folgendes beachtet werden:
- es werden vegetarische (und ggf. vegane) Alternativen angeboten.
- Speisen werden mit Blick auf Unverträglichkeiten gekennzeichnet
- Auf eine Vielfalt des Angebotes wird geachtet, um verschiedene Essgewohnheiten der Gäste zu berücksichtigen
- Termine siehe Tabelle unten
- Transportmöglichkeiten zur GIZ in Eschborn (auch mit Gepäck)
- Englischsprachige Ansprechpersonen
- Auf Anfrage barrierefreie Zimmer
- Einhaltung von Nachhaltigkeitskriterien der GIZ
Nachhaltigkeit
Der AN beschreibt in seinem Angebot Maßnahmen, die zur Verbesserung der Nachhaltigkeit im Rahmen der angebotenen Leistung unternommen werden. Mögliche Aspekte sind im Bewertungsschema zusammengefasst und betreffen u.a.
- Übernachtung und Frühstück (s.o.)
- Transport vom Hotel zum GIZ-Standort Eschborn
- Wechsel von Handtüchern
- Strom aus regenerativen Quellen
- Nachweis der Zertifizierung (EU-Ecolabel, EMAS oder einem vergleichbaren Standard)
Hygienekonzepte
Der AN hat nach den Vorgaben von Bund und Bundesland ausgearbeitete Hygienekonzepte für die Bereiche
- Gastronomie
- Hotel
zum Schutz der Gäste und zum Schutz der eigenen Mitarbeiter*innen. Die Hygienekonzepte sind mit dem Angebot mitzuschicken bzw. per Angabe eines Links zu einer zugänglichen Webseite nachzuweisen.
Termine für GIZ-Einführungsveranstaltung in Präsenz ab April 2023
Bis Ende Februar 2023 gilt noch der aktuelle Rahmenvertrag für Hotelübernachtungen in Eschborn. Daher sind für 2023 im Rahmen des zu beauftragenden Vertrags nur 6 Veranstaltungen geplant.
April
Mai/Juni
Juli
August
Oktober
November/Dezember
Entscheidende Kriterien für Angebote
Der Auftragnehmer muss jeweils eine monatliche Gesamtrechnung mit Angaben zu
Übernachtungskosten je Teilnehmer*in machen können. Dabei muss die/dem Teilnehmer*in
zugeordnete Projektnummer oder Kostenstelle mit aufgeführt sein, welche bei der
Sammelbuchung durch die GIZ übermittelt wird. Dabei sind auch die jeweilig gültigen Mehrwertsteuersätze zu beachten.
Es muss über das Jahr hinweg eine einheitliche Rate für die Übernachtungen und Frühstück
angeboten werden. Diese darf nicht nach Messezeiten und nicht-Messezeiten unterscheiden.
Folgende Kriterien müssen erfüllt sein:
- 24-Stunden-Rezeption mit zweisprachigen Hotelmitarbeiter*innen (Deutsch und Englisch)
- Frühstücksbuffet
- Alle Zimmer mit Dusche/WC oder Bad/WC
- Internetzugang (WLAN) auf dem Zimmer und im öffentlichen Bereich
- Alle Zimmer mit Farb-TV und Fernbedienung
- Bett mit Leselicht, Tisch und Stuhl, Ankleidespiegel, Kofferablage
- Getränkeangebot auf dem Zimmer
- Kartenzahlung möglich
- Familienzimmer und barrierefreie Zimmer vorhanden
Weitere Anforderungen
- Die vollen Kontingente sollen bis zu 10 Kalendertage vor dem jeweils ersten Veranstaltungstag (immer montags) abrufbar sein. Nach dieser Frist sollen noch mindestens 5 Zimmer bis zum ersten Tag der Veranstaltung (immer montags) abrufbar sein, es sei denn, das volle Kontingent wurde bereits vorher ausgeschöpft.
- Stornierungsbedingungen: Eine Stornierung von bereits gebuchten Zimmern soll bis 18 Uhr am Vortag der Anreise kostenfrei möglich sein. Bei vorzeitiger Abreise soll eine kostenfreie Stornierung bis 18 Uhr des Vortages der gewünschten Abreise möglich sein.
- Erreichbarkeit des Hotels mit Nutzung nachhaltiger Mobilitätsalternativen (Punkte können kumuliert werden): Fußläufigkeit, Shuttle-Service, Anbindung an ÖPNV

Beschreibung der Verlängerungen

Es besteht die Option, dass die ausgeschriebene Leistung im Rahmen einer Folgemaßnahme des Grundprojekts in seinen wesentlichen Elementen fortgeführt wird. Im Einzelnen:
Art und Umfang: Je nach Bedarf wird eine Verlängerung um zwei weitere Jahre in Betracht gezogen.

Beschreibung der Optionen

Es besteht die Option, dass die ausgeschriebene Leistung im Rahmen einer Auftragsänderung des Grundprojektes seitens des Oberauftraggebers angepasst wird. Im Einzelnen:
Art und Umfang: Möglicherweise werden die Veranstaltungen wieder jeden Monat in Präsenz stattfinden, d.h. 12-mal statt nur 8-mal pro Jahr.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1.Zimmerkontingente
1.1 Die vollen geforderten Kontingente sind als Gruppenbuchung bis zu 10 Tage vor dem jeweils ersten Veranstaltungstag abrufbar.
1.2 Nach dieser Frist sind noch mindestens 5 Zimmer bis zum ersten Tag der Veranstaltung (immer montags) abrufbar, es sei denn, das volle Kontingent wurde bereits vorher ausgeschöpft.
1.3 Eine Stornierung einzelner Zimmer ist bis 18 Uhr am Vortag möglich. Bei vorzeitiger Abreise ist eine kostenfreie Stornierung bis 18 Uhr des Vortages der gewünschten Abreise möglich.
2. Rechnungsstellung
2.1 Der Anbieter stellt auf Anfrage, eine monatliche Gesamtrechnung an die GIZ auszustellen.
2.2 Mehrkosten durch Begleitpersonen können getrennt abgerechnet werden.
3. Rate
3.1 Es wird über die jeweils 2 Vertragsjahre hinweg eine einheitliche Rate für die Übernachtungen und Frühstück angeboten.
4. Weitere Kriterien:
4.1 24-Stunden-Rezeption mit zweisprachigen (Deutsch und Englisch) Hotelmitarbeitern
4.2 Frühstücksbuffet
4.3 Alle Zimmer mit Dusche/WC oder Bad/WC
4.4 Internetzugang auf dem Zimmer und im öffentlichen Bereich
4.5 Alle Zimmer mit Farb-TV und Fernbedienung
4.6 Kartenzahlung möglich
4.7 Familienzimmer und barrierefreie Zimmer vorhanden

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.