Agenturleistung für Großveranstaltungen des Bundespräsidenten

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand sind Agenturleistungen für Großveranstaltungen oder alternative Großformate (z. B. Hybrid-/Digitalveranstaltungen) des Bundespräsidenten, insbesondere die Mitwirkung bei der Konzeption, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, einschließlich der Programmgestaltung. Die Veranstaltungen und sonstigen Formate werden an den Amtssitzen des Bundespräsidenten im Schloss Bellevue in Berlin und in der Villa Hammerschmidt in Bonn sowie an externen Veranstaltungsorten durchgeführt.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Rahmenvereinbarung kann vor Ablauf des Leistungszeitraums einmal um weitere 24 Monate bis zum 30.09.2027 zu den bestehenden Bedingungen verlängert werden. Weitere Infomationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Auszug aus dem Gewerbezentralregister
Ab einem Auftragswert von 30.000,- EUR (zzgl. USt.) wird die ZV-BMEL beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister (gemäß § 150 a Abs. 1 Nr. 4 GewO) anfordern und bei der Eignung entsprechend bewerten. Diese Anforderung erfolgt nur, sofern der Bieter für eine Zuschlagserteilung in Betracht kommt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB (siehe Vergabeunterlagen)
Der Bieter hat seine Zuverlässigkeit nachzuweisen. Hierzu ist mit dem Angebot eine ausgefüllte Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB (siehe Vergabeunterlagen) in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen, die u. a. beinhaltet, dass der Bieter sich nicht in einem Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat.
- Eigenerklärung zu § 19 MiLoG (siehe Vergabeunterlagen)
Der Bieter hat mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu § 19 MiLoG (siehe Vergabeunterlagen) in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen.
- Eigenerklärung zu § 21 AEntG (siehe Vergabeunterlagen)
Der Bieter hat mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu § 21 AEntG (siehe Vergabeunterlagen) in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen.
- Eigenerklärung Datenschutz (siehe Vergabeunterlagen)
Der Bieter hat mit dem Angebot eine ausgefüllte Eigenerklärung zur Einhaltung des Datenschutzrechts (siehe Vergabeunterlagen) in Textform gemäß § 126b BGB
vorzulegen. Im Rahmen der Eignungsprüfung wird u. a. festgestellt, ob die vom Bieter genannten Maßnahmen ausreichend sind.
- Eigenerklärung zu Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (siehe Vergabeunterlagen)
Der Bieter hat mit dem Angebot eine Eigenerklärung Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (siehe Vergabeunterlagen) in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen.
- Eigenerklärung Finanzsituation
Es ist eine Eigenerklärung mit einer Aussage zur generellen Finanzsituation des Unternehmens vorzulegen. Mit der Vorlage dieser Eigenerklärung erklärt der Bieter, dass sein Unternehmen in der Lage ist, seinen vertraglichen Verpflichtungen in vollem Umfang nachzukommen (finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit). Die Erklärung soll Auskunft über die allgemeinen wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens geben. Detaillierte, vertrauliche Angaben, wie z. B. die Höhe des gewährten Kreditrahmens, sind nicht erforderlich.
- Umsatz
Der Bieter reicht mit dem Angebot eine Erklärung über seinen Gesamtumsatz sowie seinen Umsatz für die dem Gegenstand dieser Ausschreibung entsprechenden Dienstleistungen, jeweils in den vergangenen drei Geschäftsjahren, ein.
- Haftpflichtversicherung
Der Bieter hat mit dem Angebot durch einen geeigneten Nachweis (z. B. in Form einer Eigenerklärung) zu bestätigen, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung für die gesamte Laufzeit des Vertrages in Höhe von mindestens 5.000.000 Euro pauschal für Personen- und Sachschäden je Versicherungsfall bzw. mindestens 1.000.000 Euro für Vermögensschäden besteht bzw. bestehen wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Personalqualifikation
Die bzw. der vorgesehene Projektleiterin bzw. Projektleiter muss langjährige Erfahrungen (mindestens vier Jahre) in der Durchführung von Veranstaltungen (auch Konzeption, Vor- und Nachbereitung) nachweisen können. Dies hat anhand von entsprechenden Eigenerklärungen sowie mindestens zwei Projektbeschreibungen von bereits durchgeführten Projekten aus den letzten fünf Jahren zu erfolgen.
Für das vorgesehene Projektteam sind Ausbildung und beruflicher Werdegang jedes Teammitglieds im Firmenbereich, die mit der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen befasst sind, darzustellen (z. B. in Form eines Lebenslaufs).
- Referenzen
Der Bieter legt eine Referenzliste öffentlicher oder privater/kommerzieller Auftraggeber vor, für die er in den letzten fünf Jahren Veranstaltungen (Großveranstaltungen, mindestens 1.200 Gäste) organisiert und durchgeführt hat. Es sind mindestens drei verschiedene Referenzprojekte anzugeben.
Für jede Referenz sind mindestens anzugeben:
• Auftraggeber,
• Ansprechpartner mit Kontaktdaten und
• kurze Erläuterung des Auftragsgegenstandes.
Aus der Referenzliste muss hervorgehen, dass der Bieter Erfahrungen in der Konzeption und Durchführung von Veranstaltungen in Parks und festen Gebäuden sowie in der Akquise/Betreuung von Veranstaltungs-Sponsoren hat.
- Konzepte über durchgeführte Veranstaltungen
Es sind mindestens zwei Veranstaltungskonzepte für größere Veranstaltungen (mindestens 3.000 Gäste), die nach den letzten fünf Jahren erstellt und umgesetzt wurden, vorzulegen.
- Ausstattung und Ausrüstung
Der Bieter reicht mit dem Angebot eine Erklärung ein, aus der ersichtlich ist, über welche Ausstattung, welche Geräte und welche technische Ausrüstung das Unternehmen für die Ausführung des Auftrages verfügt.
- Beschäftigtenzahl
Der Bieter reicht mit dem Angebot eine Erklärung ein, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich ist.

A)
Die Vergabeunterlagen werden auf www.evergabe-online.de unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zum Download bereitgestellt.
B)
Der Bieter hat zusätzlich zu den unter III.1.2 und III.1.3 beschriebenen Nachweisen/Erklärungen folgende Dokumente mit Angebotsabgabe vorzulegen:
• Leistungsverzeichnis im aidf-Format (siehe Vergabeunterlagen),
• Angebotsbestätigung (siehe Vergabeunterlagen),
• Veranstaltungskonzept für die Durchführung einer Großveranstaltung.
C)
Im Rahmen der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist eine Besichtigung der Liegenschaft (Schlosspark Bellevue) vor Ort am 13.07.2022 um 10:00 Uhr oder um 13:00 Uhr (Ausweichtermin: am 14.07.2022, um 10:00 Uhr) in Berlin vorgeschrieben. Die Besichtigungstermine werden je nach Verfügbarkeit vergeben. Sollte der Wunschtermin bereits vergeben sein, ist ein anderer Termin zu wählen bzw.
abzustimmen. Eine Teilnahme des Bieters an diesem Besichtigungstermin ist zwingend erforderlich, um Kenntnis über die Gegebenheiten vor Ort zu erlangen. Die
Teilnahme an der vorgeschriebenen Besichtigung ist vom Bieter im Rahmen seines Angebotes durch eine entsprechende Eigenerklärung (siehe Vergabeunterlagen) nachzuweisen.
D)
Sämtliche dem Angebot beizufügenden Unterlagen sind den
Teilnahmebedingungen und der Checkliste (siehe Vergabeunterlagen) zu entnehmen.
E)
Das Angebot ist ausschließlich elektronisch auf der e- Vergabe-Plattform des Bundes www.evergabe-online.de ("Meine e-Vergabe") über die Funktion "Angebot abgeben" einzureichen. Es ist kein zip-Ordner zu verwenden.
Angebote, welche auf anderem Wege, z. B. dem Postweg,
persönlich, per E-Mail, per Fax oder über die Funktion "Vergabestelle kontaktieren" der e-Vergabe-Plattform des Bundes ("Meine e-Vergabe") als Nachricht übermittelt werden, sind ausgeschlossen und können nicht berücksichtigt werden.
F)
Eventuelle Fragen sowie deren Beantwortung und ggf. ergänzende Dokumente werden allen potenziellen Bietern ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe- Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt und sind bei der Erstellung des Angebotes zu beachten (siehe Vergabeunterlagen). Eine
direkte Kontaktaufnahme mit dem Auftraggeber ist nicht gestattet.
G)
Bietergemeinschaften
Im Angebot sind jeweils die Mitglieder sowie eines der Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen (§ 53 Abs. 9 VgV). Eine Darlegung der einzelnen Zuständigkeiten ist dem Angebot beizufügen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft verpflichten sich für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung. Die Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB, § 19
MiLoG, § 21 AEntG sowie Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Ver-ordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 sind von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben. Sonstige Eignungsnachweise sind mindestens von demjenigen Mitglied zu erbringen, das die betreffende (Teil-) Leistung ausführen soll. Sofern beabsichtigt ist, eine Bietergemeinschaft zu bilden, ist das Formular "Erklärung zur Gründung einer Bietergemeinschaft" auf www.ble.de/zv vollständig auszufüllen und dem Angebot beizufügen. Die nachträgliche Bildung einer Bietergemeinschaft zugelassen.
H)
Nachunternehmen/Unteraufträge
Der Bieter soll sich insbesondere bei Großaufträgen bemühen, Unteraufträge an kleine und mittlere Unternehmen in dem
Umfang zu erteilen, wie es mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbart werden kann. Für den Fall
der Weitergabe von Leistungen sind mit dem Angebot die vorgesehenen Unterauftragnehmer namentlich zu benennen und Art und Umfang der Unterauftragsvergabe zu beschreiben
(§ 36 Abs. 1 VgV). Zudem ist dem Angebot eine Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers beizufügen,
aus der hervorgeht, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine
Zusammenarbeit mit dem bietenden Unternehmen erfolgt.
I)
Die Anwendung von UN-Kaufrecht wird ausgeschlossen. Im Übrigen gilt ausschließlich deutsches Recht.
J)
Die gesamte Korrespondenz ist in deutscher Sprache abzufassen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Behauptete Verstöße gegen Vergabebestimmungen, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis zum Schlusstermin für den Eingang der Angebote (siehe IV.2.2) gegenüber der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 GWB). Sollte ein Nachprüfungsantrag gestellt werden, muss dieser Antrag gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, bei der Vergabekammer des Bundes im Bundeskartellamt eingereicht werden.