Agenturleistungen - Operative Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen

Kurze Beschreibung

Der Verantwortungsbereich umfasst:
• Markenmanagement mit dem Schwerpunkt Corporate Design - aktuelle Projekte sind dabei u.a. Corporate Sound und Corporate Language
• Mitarbeitendenkommunikation (Kommunikation für Mitarbeiter*innen)
• Personalwerbung
• Öffentlichkeitsarbeit/Corporate Publishing mit u.a. BVG Medien und Kanälen in redaktioneller Verantwortung sowie digitalen und Printprodukten der Unternehmenskommunikation (Geschäftsberichte, Broschüren u. ä.)
• Public Affairs/Politische Kommunikation
• Medien/Pressestelle

Beschreibung der Beschaffung

Laufzeit: 17.04.2023 - 16.10.2026
Budget: ca.: EUR 280.000 netto/Jahr
Der Vertrag soll für den Zeitraum ab 17.04.2023 bis 16.10.2026 geschlossen werden.
Die nähere Beschreibung befindet sich in der Leistungsbeschreibung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Jedes Unternehmen, das als Bewerber, Mitglied einer
Bewerbergemeinschaft oder Eignungsleihgeber an der
Ausschreibung teilnimmt, hat folgende Unterlagen /Erklärungen
vorzulegen:
1. Handelsregisterauszug oder einen vergleichbaren Nachweis
(z.B. Vereinsregister, Partnerschaftsregister), der zum Datum
des Abgabetermins für den Teilnahmeantrag nicht älter als drei
Monate ist.
2. Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Namen,
Haupt- und Nebensitze, Rechtsform, Beteiligungsverhältnissen
des Unternehmens.
3. Eigenerklärung, dass von allen an dem Projekt mitwirkenden
Mitarbeitern die Verpflichtung zur Beachtung des
Datengeheimnisses nach § 53 Bundesdatenschutzgesetzes
(BDSG) "Bundesdatenschutzgesetz in der Fassung der
Bekanntmachung vom 26. November 2019" bzw. die am Sitz
des Unternehmens geltenden Datenschutzbestimmungen
eingeholt wurde bzw. spätestens bis zum Vertragsbeginn
eingeholt wird.
4. Eigenerklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in
der aktuellen Fassung aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt.
5. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen
Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz
(AEntG) nicht vorliegen.
6. Eigenerklärung des Bewerbers, dass die Voraussetzungen
für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1
Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) nicht
vorliegen.
7. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen
Ausschluss gemäß § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG)
nicht vorliegen.
8. Eigenerklärung, dass keine Eintragung im
Wettbewerbsregister des Bundes i.S.d. § 2 WRegG vorliegt.
9. Eigenerklärung, dass weder der Bewerber/Bieter selbst,
noch eine mittelbar an der Auftragsausführung beteiligte Person
bzw. Unternehmen unter das Verbot des Art. 5k Abs. 1 fällt
Hinweise: Für die Angaben ist grundsätzlich das Formblatt
"Eigenerklärung zur Eignung" und "Eigenerklärung_AN_Art 5k"
zu verwenden.
Bei Vorliegen von Ausschlussgründen wird der AG Angaben
der Bewerber zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den
zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB
berücksichtigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es gelten folgende Mindestanforderungen:
Die Bestätigungen der Erfüllung der Mindestanforderungen sind
mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
- mindestens 3 festangestellte Mitarbeiter*innen für Kreation /
Grafik und Kundenbetreuung
- durchgängige Erreichbarkeit der Kontaktperson der Agentur
für die BVG (werktags 9.00 Uhr bis 19.00 Uhr)
- mindestens 3jährige Praxis im Bereich Corporate Design der Kontaktperson für die BVG
- Erfahrungen der Kontaktperson für die BVG in den folgenden Bereichen
• Unternehmenskommunikation, Personalwerbung, Interne Kommunikation
• Contentmanagement
• Gestaltung von Medienformaten und Adaption für verschiedenste Kommunikationskanäle
- Verwendung Grafik-Software InDesign, Adobe Photoshop,
Microsoft Office, Microsoft Teams
- Reaktionszeit 1 Stunde (werktags 9.00 Uhr bis 19.00 Uhr), bis
Vertreter*in der Geschäftsführung, Projektleitung, Key Account oder Art Direction vor Ort in der BVGUnternehmenszentrale Trias Holzmarktstraße 15-17 10179 Berlin ist.
Je nach Infektionsgeschehen kann die BVG
statt Vor-Ort- Gesprächen auch Teams-Videobesprechungen einberufen.
- Verfügbarkeit vor Ort: Dependance in Berlin erforderlich
Hinweise: Für die Angaben ist grundsätzlich das Formblatt
"Eigenerklärung zur Eignung" zu verwenden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber hat folgende Referenzen in der EU aus den
letzten Jahren (seit dem 1.1.2019) vorzulegen.
Unternehmensreferenzen des Bewerbers über vergleichbare
Leistungen
Mit dem Teilnahmeantrag müssen folgende Unterlagen eingereicht werden:
maximal 3 geeignete Referenzen und Arbeitsproben ab 2019,
die Erfahrung in der Erstellung und Umsetzung von Maßnahmen
der internen und externen Unternehmenskommunikation
belegen;
- für Auftraggeber, die mindestens eine Unternehmensgröße
von 5.000 Mitarbeitern haben
Anhand der Referenzen wird abgeprüft, ob Erfahrungen und
Kompetenzen der
Agenturen in den von uns benötigten Kommunikationsfeldern
vorliegen.
Zu jeder Referenz sind folgende Informationen anzugeben:
a) Name und Adresse des Auftraggebers; eine Aufforderung
zur Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit
Telefonnummer und E-Mail-Adresse bleibt vorbehalten;
b) Zeitraum der Leistungserbringung
c) Kurzbeschreibung der Art der erbrachten Leistungen insb.
unter o. g. Angabe (III.1.3 Vergleichbarkeit der Projekte), um
die Vergleichbarkeit mit den vorliegend ausgeschriebenen
Leistungen beurteilen zu können,
d) Kurzbeschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen,
e) Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung,
mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen
Unternehmen erbracht wurden, sowie ggf. Angabe des
Eigenleistungsanteils. Wurden die Leistungen nicht vollständig
als Eigenleistung erbracht, so ist anzugeben, welche
Leistungen als Eigenleistung erbracht wurden.
Nur diese werden bei der Eignungsprüfung berücksichtigt.
Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Folgende Nachweise müssen mit dem Teilnahmeantrag
vorgelegt werden:
1. Bezeichnung des Bewerberunternehmens mit Firma und
Anschrift.
2. Eigenerklärungen gem. §§ 123, 124 GWB sowie - soweit
anwendbar - § 21 SchwarzArbG, § 21 AEntG und § 98 c
AufenthG. Eigenerklärungen gemäß § 19 Abs. 1 und Abs. 3 i.
V. m. und § 21 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen
Mindestlohns (MiLoG) und dass keine Eintragung im Wettbewerbsregister vorliegt.
Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. Bei Vorliegen
von Ausschlussgründen wird der Auftraggeber Angaben der
Bewerber zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den
zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB
berücksichtigen.
3. Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, s. VI.3. Ziff. 7.
4. mindestens 3 festangestellte Mitarbeiter*innen für Kreation /
Grafik und Kundenbetreuung
5. durchgängige Erreichbarkeit der Kontaktperson der Agentur
für die BVG
(werktags 9.00 Uhr bis 19.00 Uhr)
6. - mindestens 3jährige Praxis im Bereich Corporate Design der Kontaktperson für die BVG
7. Erfahrungen der Kontaktperson für die BVG in den folgenden Bereichen:
• Unternehmenskommunikation, Personalwerbung, Interne Kommunikation
• Contentmanagement
• Gestaltung von Medienformaten und Adaption für verschiedenste Kommunikationskanäle
8. Verwendung Grafik-Software InDesign, Adobe Photoshop,
Microsoft Office, Microsoft Teams
9. Reaktionszeit 1 Stunde (werktags 9.00 Uhr bis 19.00 Uhr),
bis Vertreter*in der
Geschäftsführung, Projektleitung, Key Account oder Art
Direction vor Ort in der BVG-Unternehmenszentrale Trias
Holzmarktstraße 15-17 10179 Berlin ist. Je nach
Infektionsgeschehen kann die BVG statt Vor-Ort- Gesprächen
auch Teams-Videobesprechungen einberufen.
10. Verfügbarkeit vor Ort: Dependance in Berlin erforderlich
Unternehmensreferenzen des Bewerbers über vergleichbare Leistungen:
Es müssen im Zuge der folgenden Eignungsbewertung mindestens 8 Punkte von 12 Punkte erreicht werden, damit kein Ausschluss von der weiteren Vergabe erfolgt.
Bewertung: 2 Punkte = sehr gut, 1 Punkt = gut, 0 Punkte =
unzureichend
Abdeckung der Kommunikationsfelder
Interne Kommunikation (max. 2 Punkte)
Personalwerbung (max. 2 Punkte)
Corporate Publishing (max. 2 Punkte)
Abdeckung der Kompetenzen
Digitale Medien (max. 2 Punkte)
Gestaltung/Visualisierung (max. 2 Punkte)
Redaktionelle Kompetenz (max. 2 Punkte)
Die Darstellung der Einhaltung der Mindestanforderungen kann
durch eine oder mehrere verschiedene Referenzprojekte (siehe
maximale Angabe der Referenzen) erbracht werden.
Bei den genannten Mindestvorgaben ist es im Fall von
Kooperationsformen nach Ziffer VI.3) ausreichend, wenn die
Anforderung von einem Unternehmen erfüllt wird.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Der Auftraggeber behält sich nach § 51 Abs. 2 SektVO unter
Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der
Gleichbehandlung vor, die Bewerber aufzufordern, fehlende,
unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene
Unterlagen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu
vervollständigen oder zu korrigieren.
Der Auftraggeber wird anschließend die vollständigen und
fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge inhaltlich prüfen.
Die Nichterfüllung der Mindeststandards führt in jedem Fall
zum Ausschluss.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Jegliche Kommunikation sowie alle Dokumentationen sind in
deutscher Sprache zu erstellen, ggf. durch zertifizierte
Übersetzung
- Der Auftragnehmer hat gem. Frauenförderverordnung
während des Auftrags Maßnahmen zur Frauenförderung
durchzuführen oder einzuleiten. Hierzu hat der Bieter mit der
Angebotsabgabe eine Erklärung zur Frauenförderung iSd
Frauenförderverordnung abzugeben.
- Die Vorgaben nach dem BerlAVG, insbesondere zum
vergaberechtlichen Mindestlohn, sind zu berücksichtigen.
- Weitere Vorgaben, die im Rahmen der Ausführung des
Auftrags einzuhalten sind, ergeben sich aus den weiteren
Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung.
- Einhaltung der Verordnung Art. 5k Abs. 1 VERORDNUNG
(EU) 2022/576 DES RATES vom 8. April 2022 zur Änderung
der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen
angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der
Ukraine destabilisieren
Mit Angebotsabgabe haben sich die Bieter zur Einhaltung der
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags zu verpflichten.

1. Der Auftraggeber ist Sektorenauftraggeber nach § 100 Abs. 1 Nr. 1 GWB und unterliegt neben dem GWB und der SektVO insbesondere dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.
2. Durch diese Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb (TNW) des
Verhandlungsverfahrens begonnen, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen u. Nachweisen um die Teilnahme am Verhandlungsverfahren ITD2-0821-2022 bewerben.
Das ausgefüllte Leistungsverzeichnis ist erst mit dem Angebot (Angebotsfrist: 30.01.2023, 12:00) einzureichen.
3. Die Übermittlung von Bewerber- und Bieterfragen hat ausschließlich
unter Nutzung der Nachrichtenfunktionalität der Vergabeplattform AI (vgl. Ziff.I.3) unter Angabe der Bezeichnung der Maßnahme (vgl. Ziff. II.1.1)) u. des Aktenzeichens ITD2-0821-2022 zu erfolgen.
Auskünfte zum Vergabeverfahren (Bewerberfragen) werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zum 20.12.2022 an die unter Ziffer I.1) bezeichnete Stelle unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff. I.3) eingegangen sind. Der Auftraggeber behält sich vor, verspätete Anfragen nicht zu beantworten. Mündliche Bewerberfragen werden nicht beantwortet.
Der AG wird etwaige Informationen (auch die Formulare) u. Beantwortung von Fragen von Bewerbern zum TNW sowie sonstige Klarstellungen des AG, die das
Vergabeverfahren betreffen, auf der Plattform AI veröffentlichen.
Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern, täglich den vorbenannten Link zum Abruf von aktuellen Informationen u. Klarstellungen des AG sowie Antworten von Bewerberanfragen zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die Bewerber sollen die vom
AG zur Verfügung gestellten Formulare verwenden, ausfüllen und durch die geforderten Angaben, Erklärungen u. Nachweise ergänzen.
Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend.
4. Mit der Benennung der Referenzen stimmt der Bewerber/BewGe der Kontaktaufnahme durch den AG zu den jeweiligen Referenzgebern zu.
5. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird u. der
Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird.
6. Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren (s. auch III.1):
Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, ist mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der BewGe ausgefüllte Erklärung einzureichen, aus der sich auch die
gesamtschuldnerische Haftung (vgl. Ziff. III.1.8) dieser Bekanntmachung) im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher Mitglieder der BewGe, ein bevollmächtigter Vertreter und die Absicht, sich im Fall der erfolgreichen Bewerberauswahl zur
Bietergemeinschaft und im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt.
BewGe dürfen nur einen Teilnahmeantrag einreichen.
Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) benannten Unterlagen sind bei Vorliegen einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft in einem gesonderten Formular vorzulegen.
BewGe haben darüber hinaus eine Erklärung folgenden Inhalts abzugeben: Sämtliche Mitglieder der BewGe bzw. der Vertreter der BewGe haben/hat zu erklären, dass die Bildung keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von den
Mitgliedern der BewGe bzw. dem Vertreter dieser zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben.
Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. Es kann auf
Anlagen verwiesen werden.
7. Beabsichtigt der Bewerber oder ein Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, sich hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (Dritter /Nachunternehmer /konzernverbundener Unternehmen) zu berufen (Eignungsleihe), so sind die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen
insoweit in einem gesonderten Formular vorzulegen, als die Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt.
Zusätzlich hat der Bewerber gesondert mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der anderen Unternehmen vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die entsprechenden
Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird.
Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu
bestätigen, dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet.
Beabsichtigt der Bewerber, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise/Angaben /Erklärungen für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im
Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
8. Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge Formulare erstellt. Diese sind für die Einreichung der Teilnahmeanträge zu verwenden und über die
Vergabeplattform gem. I.1 herunterzuladen. Eine vorherige Registrierung auf v. g. Vergabeplattform ist erforderlich.
Die Teilnahmeanträge müssen bis zum Schlusstermin (s. Ziffer IV.2.2) über die Vergabeplattform in Textform eingereicht werden.
Mit dem Teilnahmeantrag müssen alle notwendigen Unterlagen/Nachweise
(s. Ziffer III.1) eingereicht werden.
09. Voraussichtliche Angebotseinreichungsfrist: 30.01.2023, 12:00 Uhr
Der Bieter hat als Teil seines Angebots das ausgefüllte Leistungsverzeichnis einzureichen. In diesem hat er auszuweisen, wie er die Leistungsanforderungen erfüllt; ggf. ist dies durch entsprechende Erläuterungen zu ergänzen, soweit dies im
Leistungsverzeichnis vorgesehen ist.
Erfüllt der Bieter die Leistungsbeschreibung (Anforderungen der BVG) nicht, wird er vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Auskünfte zum Inhalt der Vergabeunterlagen (Bieterfragen) werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zum 25.01.2023 an die unter Ziffer I.1) bezeichnete Stelle unter Nutzung der Funktionalität der Verg.abeplattform (vgl. Ziff. I.3). eingegangen sind. Der Auftraggeber behält sich vor, verspätete Anfragen nicht zu beantworten. Mündliche Bieterfragen werden nicht beantwortet.
Die BVG behält sich vor, den Zuschlag auch ohne Verhandlungen auf das Erstangebot zu erteilen.
Sofern der AG Verhandlungen durchführt, wird der AG den Bieterkreis aufgrund einer ersten Auswertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien reduzieren und die drei bestplatzierten bzw. die darüber hinausgehend punktgleichen Bieter zum Verhandlungsgespräch einladen.
Mögliche Verhandlungsgespräche finden voraussichtlich in der Zeit vom
20.02.2023 bis 24.02.2023 statt.
Nach Abschluss der Verhandlungen werden die verbliebenen Bieter aufgefordert, ihre überarbeiteten verbindlichen Angebote abzugeben. Diese werden dann gemäß der bekanntgemachten Zuschlagskriterien ausgewertet.
10. Datenschutz: Der Bewerber hat die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze zum Schutz personenbezogenen Daten einzuhalten. Für die
Übermittlung personenbezogener Daten an den Auftraggeber trägt der Bewerber die datenschutzrechtliche Verantwortung und hat entsprechend die Rechtmäßigkeit sicherzustellen (z.B. durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher
Personen).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.