Agenturleistungen zur Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen der Umsetzung der Kommunikationsstrategie des EFRE - Programms 2021 - 2027 Thüringen

Kurze Beschreibung

Die Verwaltungsbehörde EFRE als Auftraggeber (AG) - angesiedelt im Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft (TMWWDG) - benötigt für den Zeitraum vom 01.06.2023 bis 31.05.2027 die Unterstützung bei der Umsetzung der Kommunikationsstrategie für den Bereich EFRE. Das TMWWDG beabsichtigt dafür eine Agentur mit der Aufgabe zu beauftragen. Vergeben werden sollen Agenturleistungen zur Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen der Umsetzung der Kommunikationsstrategie des EFRE-Programms 2021-2027 Thüringen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Verwaltungsbehörde EFRE als Auftraggeber (AG) - angesiedelt im Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft (TMWWDG) - benötigt für den Zeitraum vom 01.06.2023 bis 31.05.2027 die Unterstützung bei der Umsetzung der Kommunikationsstrategie für den Bereich EFRE. Das TMWWDG beabsichtigt dafür eine Agentur mit der Aufgabe zu beauftragen.
Die Grundlage für die Öffentlichkeitsarbeit sind folgende Vorgaben (in der jeweils aktuellen Fassung):
- Verordnung (EU) Nr. 1303/2013
- Durchführungsverordnung (EU) Nr. 821/2014 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EU) Nr. 1303/2013
- Verordnung (EU) 2021/1060 des Europäischen Parlaments und des Rates
- Verordnung (EU) 2021/1058 des Europäischen Parlaments und des Rates
- Omnibus-Verordnung 2017/2393
- Kommunikationsstrategie zum EFRE - Programm 2021-2027 Thüringen
Zur Umsetzung dieser Publizitätsverpflichtungen, insbesondere zur Konzeption und Umsetzung der wichtigsten Informations- und Kommunikationsmaßnahmen werden insbesondere folgende Leistungen benötigt:
- konzeptionelle Untersetzung der Kommunikationsstrategie über den gesamten Förderzeitraum
- Fachberatung bei dem jährlich zu erstellenden Maßnahmenplan der Kommunikationsstrategie sowie Kreation und Begleitung von Werbeaktionen
- Design und Layout von Informationsmaterialien (Anzeigen, Plakate, Funkspots, Broschüren, Flyer, Ausstellungs- bzw. Informationstafeln, Kalender, Plakate, Werbematerialien, Filme, DVD, CDs)
- Auswahl und Beschaffung von Werbe- und Informationsmitteln in Abstimmung mit der EFRE-Verwaltungsbehörde
- Begleitung der jährlichen EFRE-Jahresveranstaltung (konzeptionell, personell und Dokumentation in Bild- und Filmformat)
- konzeptionelle Begleitung von sonstigen Veranstaltungen zur Erhöhung des Bekanntheitsgrades des EFRE in Thüringen
- Pflege und Weiterentwicklung der www.efre-thueringen.de Webseite, insbesondere dieAktualisierung der Interaktiven Karte
- regelmäßige und eigenständige Überprüfung der Website auf Aktualität
- Verfassen von Texten und Grafiken für die Webseite in einer Amtssprache der EU
- Bei den Informations- und Kommunikationsmaßnahmen ist sicherzustellen, dass die Informationen in barrierefreier Form zur Verfügung gestellt werden und Belange der Chancengleichheit berücksichtigt und weiterentwickelt werden.
- Pflege des EFRE-Extranets
Bei der Ausführung des Vertrags wird besonderer Wert auf die örtliche und zeitliche Flexibilität des Auftragnehmers gelegt. Zudem ist geplant, dass in regelmäßigen Abständen Meetings zu anstehenden Projekten bzw. zur Auswertung bereits erfolgter Projekte durchgeführt werden.
Zusätzlichlich wird auf das "Verfahrensunterlagen_Teilnahmewettbewerb_Agenturleistungen" verwiesen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

A. Zuverlässigkeit
a) Muster Vordruck „Anschreiben Teilnahmeantrag“
- Anlage 1 verwenden
b) Selbstdarstellung des Bewerbers bzw. jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft
Name des Unternehmens, Adresse des Instituts/Unternehmens, Rechtsform, Gründungsjahr, Name des rechtlich Verantwortlichen, Ansprechpartner für die Ausschreibung, Telefon, Fax (soweit vorhanden), E-Mail-Adresse, Internetadresse, Aktuelle Angaben zur Anzahl der Mitarbeitenden und deren Qualifikation, Arbeitssprache, Filialen oder assoziierte Büros im betreffenden Land und im Ausland
c) Bei Bietergemeinschaften: Erklärung der Mitglieder zur Festlegung eines bevollmächtigten Vertreters
- Anlage 2 verwenden
d) Bei Einbezug von Nachunternehmen: Liste der Nachunternehmen sowie Angaben zu Art und Umfang der jeweils vergebenen Teilleistungen
- Anlage 3 verwenden
- bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen
e) Berufs- oder Handelsregistereintragung bzw. eine gleichwertige Bescheinigung über die erlaubte Berufsausübung des Herkunftslandes (soweit vorhanden) - nicht älter als 6 Monate
- bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen
- bei Hinzuziehung von Nachunternehmen ebenfalls für alle Nachunternehmen vorzulegen
f) Eigenerklärung, dass keine Ausschlusskriterien nach § 42 VgV i.V.m. §§ 123 und 124 GWB vorliegen
- Anlage 4 verwenden
- bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen
- bei Hinzuziehung von Nachunternehmen ebenfalls für alle Nachunternehmen vorzulegen
g) Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, soweit vom nationalen Recht vorgesehen - nicht älter als 6 Monate
- bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen
- bei Hinzuziehung von Nachunternehmen ebenfalls für alle Nachunternehmen vorzulegen
h) Eigenerklärung - VO-2022-833 „RUS-Sanktionen“
- Anlage 5 verwenden
Die Eignungskriterein sind ebenfalls in der Datei "Verfahrensunterlagen_Teilnahmewettbewerb_Agenturleistungen" dargelegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

B. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
a) Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers sowie den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags, der Gegenstand der Vergabe ist, in den letzten drei Geschäftsjahren, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind
- bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied einzureichen
Die Eignungskriterein sind ebenfalls in der Datei "Verfahrensunterlagen_Teilnahmewettbewerb_Agenturleistungen" dargelegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

C. Technische und personelle Leistungsfähigkeit sowie Fachkunde
a) Angaben zum Bewerber/Agenturprofil (max. 3 DIN A4-Seiten), Leistungsspektrum, Anzahl freier und fester Mitarbeiter, technische und Softwareausstattung
- bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied einzureichen
b) Auflistung und Darstellung von Referenzprojekten als Leadagentur aus den letzten drei Jahren, mit Angabe von
- Leistungsumfang,
- Auftragsvolumen,
- Leistungszeit und
- öffentlichem/privatem Auftraggeber (mit Ansprechpartner und Kontaktangaben)
- daraus zwei vom Bewerber ausgewählte repräsentative Beispiele mit konkreten Beschreibungen der dabei erbrachten Leistungen und exemplarisch herausragenden Arbeitsproben (z. B. gestaltete Plakate, Kampagnenmotive, selbst gestaltete Textbeiträge, Broschüren, Veranstaltungskonzepte) sowie Angabe der Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer) der Ansprechpartner beim betreffenden Auftraggeber der jeweiligen Leistung
- bei Zusammenarbeit mit Nachunternehmern: Benennung und Aufgabenbereich der Nachunternehmer
- bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied einzureichen
Sofern Erfahrungen mit den EU-Fonds vorliegen, ist dies gesondert hervorzuheben.
c) Kurzdarstellung der beruflichen Erfahrungen und Qualifikationen der für die Durchführung vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Namentliche Benennung eines Projektteams mit Ausweisung der Projektleitung
- Name, Zuständigkeiten im Projektteam, berufliche Qualifikation (Studium/Ausbildung) und berufliche Erfahrung/Referenzen, die sie/ihn für die Bearbeitung dieses Auftrages prädestinieren
- bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen
- bei Bietergemeinschaften bitte zusätzlich (max. 1 DIN A4-Seite) darstellen, wer für welches Aufgabenspektrum zuständig ist
Von allen mit dem Auftrag beschäftigten Mitarbeitern des Auftragnehmers und ggf. Unterauftragnehmern werden sehr gute Deutschkenntnisse erwartet, ansonsten ist mindestens die Niveaustufe C1 GER erforderlich (ein entsprechender Nachweis ist vorzulegen), soweit dies für die Erfüllung des Auftrags erforderlich ist, insbesondere für die Erstellung von Textbeiträgen und Kommunikation mit dem Auftraggeber.
d) Darüber hinaus sind vom Bewerber Nachweise für folgende Kompetenzen, Erfahrungen und Leistungen vorzulegen:
- Kompetenzen und Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Umsetzung von Strategien und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit; technisch organisatorisches Knowhow v. a. im Bereich Medienarbeit, Internet/neue Medien, Erstellen von Printmaterialien, Videos und ggf. weiteren innovativen Formaten
- Kompetenzen und Erfahrungen im Bereich der Konzeption, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen (im Präsenz- und Digitalformat)
- Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Einrichtungen bzw. Institutionen
- Erfahrungen mit Content Management System (CMS), insb. Typo 3 und Imperia (Benennung von Referenzprojekten)
- bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen
Die Eignungskriterein sind ebenfalls in der Datei "Verfahrensunterlagen_Teilnahmewettbewerb_Agenturleistungen" dargelegt.