ArGe Prüfung: Aufbau und Betrieb Prüfstatistiken sowie weiterer Reportingleistungen

Kurze Beschreibung

Die Prüfungsstelle Ärzte Bayern hat die Aufgabe, die Wirtschaftlichkeit der ambulanten vertragsärztlichen Versorgung in Bayern zu prüfen und Ärzte hierzu zu beraten. Hierfür werden regelmäßig Statistiken erstellt und z.T. den Vertragsärzten zur Verfügung gestellt. Zudem sind aktuelle Arztstammdaten (Adresse u.a.) und von Mitarbeitern individuell erstellte statistische Auswertungen zur Prüfung erforderlich.
Die derzeit bestehenden Verträge mit dem Bestandsprovider laufen zum 31.12.2022 aus. Eine weitere Zusammenarbeit mit dem Bestandsprovider ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich.
Die geschuldeten Leistungen umfassen folgende Services:
 Aufbau eines Data Warehouses zur Abbildung sowie regelmäßiger Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfstatistiken inkl. Export der Statistiken als pdf und Über-gabe an einen weiteren Dienstleister bzw. .xlsx, abhängig von der konkreten Statistik-
 Erstellung der Individuallösung Arztregister inklusive einem maximal alle 14 Werktage erfolgenden Abruf inkl. Verarbeitung aktueller Basisdaten
 Bereitstellung & Betrieb eines Reporting Tools
 Durchführung von ad-hoc Anfragen auf Basis der Prüfdaten
 Hosting, Pflege und Wartung aller benötigten Komponenten
Der Auftragnehmer des hiesigen Verfahrens stellt die Prüfstatistiken in einem gemäß vom Auftraggeber erstellten Fachkonzepten definierten Format dem externen Dienstleister über eine technische Schnittstelle (FTP Server oder Rest-API) zur Verfügung.
In einem zusätzlichem, getrenntem Verfahren ist (neben der Ausstattung der Prüfungsstelle mit Hard- und Software) der Versand der Prüfstatistiken an die Ärzte mit Hilfe einer Kommunikationslösung ausgeschrieben.
Zwei Wochen nach Zuschlag (voraussichtlich im Juli 2022) kann mit dem Aufbau der Datenbanken und Programmierung der untersch. Statistiken sowie der Bereitstellung der Reporting Tools etc. begonnen werden (Transitionsphase). Die genaue Priorisierung und Zieltermine sind dem Kapitel 2.6.2.der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Der Leistungsbeginn ist 14 Werktage nach Zuschlag vorgesehen. Die Beauftragung umfasst eine Laufzeit bis 31.03.2025 mit dem einseitigen Recht des Auftraggebers der Verlängerung um einmalig zwei (2) Jahre.

Beschreibung der Beschaffung

Die Prüfungsstelle Ärzte Bayern hat die Aufgabe, die Wirtschaftlichkeit der ambulanten vertragsärztlichen Versorgung in Bayern zu prüfen und Ärzte hierzu zu beraten. Hierfür werden regelmäßig Statistiken erstellt und z.T. den Vertragsärzten zur Verfügung gestellt. Zudem sind aktuelle Arztstammdaten (Adresse u.a.) und von Mitarbeitern individuell erstellte statistische Auswertungen zur Prüfung erforderlich.
Die derzeit bestehenden Verträge mit dem Bestandsprovider laufen zum 31.12.2022 aus. Eine weitere Zusammenarbeit mit dem Bestandsprovider ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich.
Die geschuldeten Leistungen umfassen folgende Services:
 Aufbau eines Data Warehouses zur Abbildung sowie regelmäßiger Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfstatistiken inkl. Export der Statistiken als pdf und Über-gabe an einen weiteren Dienstleister bzw. .xlsx, abhängig von der konkreten Statistik-
 Erstellung der Individuallösung Arztregister inklusive einem maximal alle 14 Werktage erfolgenden Abruf inkl. Verarbeitung aktueller Basisdaten
 Bereitstellung & Betrieb eines Reporting Tools
 Durchführung von ad-hoc Anfragen auf Basis der Prüfdaten
 Hosting, Pflege und Wartung aller benötigten Komponenten
Der Auftragnehmer des hiesigen Verfahrens stellt die Prüfstatistiken in einem gemäß vom Auftraggeber erstellten Fachkonzepten definierten Format dem externen Dienstleister über eine technische Schnittstelle (FTP Server oder Rest-API) zur Verfügung.
In einem zusätzlichem, getrenntem Verfahren ist (neben der Ausstattung der Prüfungsstelle mit Hard- und Software) der Versand der Prüfstatistiken an die Ärzte mit Hilfe einer Kommunikationslösung ausgeschrieben.
Zwei Wochen nach Zuschlag (voraussichtlich im Juli 2022) kann mit dem Aufbau der Datenbanken und Programmierung der untersch. Statistiken sowie der Bereitstellung der Reporting Tools etc. begonnen werden (Transitionsphase). Die genaue Priorisierung und Zieltermine sind dem Kapitel 2.6.2.der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Der Leistungsbeginn ist 14 Werktage nach Zuschlag vorgesehen. Die Beauftragung umfasst eine Laufzeit bis 31.03.2025 mit dem einseitigen Recht des Auftraggebers der Verlängerung um einmalig zwei (2) Jahre.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

PRÜFUNG und WERTUNG der TEILNAHMEANTRÄGE:
Es gelangen nur diejenigen Teilnahmeanträge in die Prüfung und Wertung, die sämtliche Anforderungen nach den Vergabe-/Teilnahmeunterlagen erfüllen. Grundlage für die Wertung der Teilnahmeanträge sind die in den Eignungsanforderungen genannten Kriterien (vgl. Abschnitt 3) sowie die geforderten Erklärungen und Angaben (siehe Abschnitt 4).
Die Forderungen und Fragen sind jeweils kenntlich gemacht durch in Klammer gesetzte Buchstaben:
(A.#.#) - Ausschlusskriterium
(B.#.#) - Bewertungskriterium (wird nach Punkten bewertet)
Der Bewerber muss die aufgeführten Anforderungen zu (B.#.#) ausführlich beantworten bzw. die nachgefragten Werte angeben. Werden die mit (A.#.#), d. h. Ausschlusskriterium, gekennzeichneten Anforderungen nicht eindeutig und uneingeschränkt positiv beantwortet, wird der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt, auch wenn er beispielsweise auf anderen Gebieten besonders gute Leistungen enthält.
Hinweis: Es ist ausreichend, dass jeweilige A-Kriterium ausschließlich mit "Ja" zu beantworten. Eine Wiedergabe des gesamten Textes des Kriteriums ist nicht erforderlich. Sollten Sie dennoch den Text wiedergeben, muss es sich um den exakten Wortlaut des jeweiligen Kriteriums handeln. Umformulierungen oder Weglassungen (z. B. von Klammerzusätzen o. Ä.) stellen ggf. eine Änderung der Vergabeunterlagen dar und haben den Ausschluss Ihres Antrages im Teil-nahmewettbewerb zur Folge (ggf. nach Nachforderung, vgl. Abschnitt 1.4).
Im Einzelnen ergibt sich die Bewertungsstruktur aus den Vorgaben bei den einzelnen Kriterien.
Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbes drei (3) geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sofern im Teilnahmewettbewerb mehr als drei (3) Bewerber als geeignet festgestellt werden, werden die drei (3) Bewerber mit den meisten Eignungspunkten (EP) zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die Gewichtung der einzelnen Bewertungskriterien (Gewichtungspunkte - GP) ist in der Anlage 5.1_WP_Bayern_Bewertungsmatrix_Eignung bekanntgegeben.
Gleiche Eignung - Losverfahren
Sollten die Bewertungsergebnisse so ausfallen, dass mehr als drei (3) Bewerber geeignet sind und diese zudem die gleiche Anzahl an Bewertungspunkten haben, so entscheidet unter den gleichplatzierten Bewerbern das Los; insgesamt wie auch ggf. für den zu vergebenden dritten Platz.

Zusätzliche Informationen

Ergänzend zu Abschnitt II.2.7):
Zwei Wochen nach Zuschlag (voraussichtlich im Juli 2022) kann mit dem Aufbau der Datenbanken und Programmierung der untersch. Statistiken sowie der Bereitstellung der Reporting Tools etc. begonnen werden (Transitionsphase). Die genaue Priorisierung und Zieltermine sind dem Kapitel 2.6.2.der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Der Leistungsbeginn ist 14 Werktage nach Zuschlag vorgesehen. Die Beauftragung umfasst eine Laufzeit bis 31.03.2025 mit dem einseitigen Recht des Auftraggebers der Verlängerung um einmalig zwei (2) Jahre.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

A.1.1 Eigenerklärungen gem. Abschnitt 4
Bestätigen Sie, dass Sie alle Eigenerklärungen des Abschnitts 4 dieses Begleitdoku-ments ausgefüllt und mindestens in Textform gekennzeichnet mit dem Teilnahmeantrag eingereicht haben?
Final fehlende bzw. nicht ausgefüllte und nicht entsprechend gekennzeichnete (mind. Textform) Eigenerklärungen führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.
(Ausschlusskriterium, Antwort "Ja / Nein")
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A.1.2 Handelsregisterauszug
Bitte reichen Sie eine aktuelle Handelsregisterauskunft ein.
Weiter bedarf es einer Erklärung, dass seit dem Ausstellungsdatum der eingereichten Eigenerklärung keine eintragungspflichtigen Sachverhalte angefallen sind.
(Sofern bei Rechtsform zutreffend.)
(Ausschlusskriterium)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A.2.1 Jahresumsatz bezogen auf den Auftragsgegenstand
Der Bewerber bestätigt, dass der Jahresumsatz seines Unternehmens jeweils getrennt in den Jahren 2018, 2019 und 2020 und bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand jeweils mindestens 450.000 Euro betrug (Mindestanforderung).
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern werden die Werte für die Wertung addiert.
(Ausschlusskriterium, Antwort "Ja" oder "Nein")
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A.2.2 Haftpflichtversicherung
Der Bewerber verpflichtet sich, für Personen-, Sach-, Vermögens-, Obhut- und Bearbeitungsschäden im Falle des Zuschlags eine Betriebshaftpflichtversicherung auf seine Kosten abzuschließen, während der gesamten Vertragsdauer aufrecht zu erhal-ten und dem Auftraggeber nach Aufforderung - in jedem Fall aber vor Zuschlagserteilung - nachzuweisen.
Folgende Mindestsummen je Schadensfall müssen abgedeckt werden:
 Personenschäden 2.500.000,00 EUR
 Sach- und Vermögensschäden (jeweils) 1.000.000,00 EUR
 Obhut- und Bearbeitungsschäden 500.000,00 EUR
Sofern die Deckungssummen maximiert sind, muss es sich mindestens um eine zweifache Maximierung handeln.
Der Nachweis dieser Versicherungen ist jährlich zu erbringen. Der Bewerber ver-pflichtet sich ferner, dem Auftraggeber spätestens vor Zuschlagserteilung eine Bestä-tigung seines Versicherers vorzulegen, in der dieser bestätigt, dass der Versicherer den Auftraggeber bei Erlöschen des Versicherungsschutzes unmittelbar und unverzüglich benachrichtigt.

Der netto Umsatz muss im Durchschnitt in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mindestens pro Geschäftsjahr entsprechen (Mindestanforderung):
450.000,- EUR

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A.3.1 Aufrechterhaltung der Eignung
Bestätigen Sie, dass Sie Ihre Eignung entsprechend Ihren Angaben über die Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden?
(Ausschlusskriterium, Antwort "Ja / Nein")
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A.3.2 Keine Interessenkollision
Bestätigen Sie, dass Sie keinerlei Interessen haben, die mit dem angestrebten Vertragsabschluss im Widerspruch stehen und dieses zum Nachteil des Auftraggebers beeinflussen könnten?
(Ausschlusskriterium, Antwort "Ja / Nein")
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A.3.3 Zusage Abschluss AV-Vertrag
Bestätigen Sie, dass Sie im Falle des Zuschlags mit dem Auftraggeber einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach dessen Vorgabe abschließen werden?
(Ausschlusskriterium, Antwort "Ja / Nein")
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A.3.4 Deutsche Sprache
Bestätigen Sie, dass Sie im Falle der Auftragserteilung in der Lage sein werden sicherzustellen, dass alle zur Leistungserbringung direkt gegenüber dem Auftraggeber eingesetzten Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen und sie im Rahmen dessen anwenden werden; dies umfasst auch alle etwaig zu erstellenden - also nicht bereits vorhandene technische Dokumentationen oder ähnliches - Unterlagen?
(Ausschlusskriterium, Antwort "Ja / Nein")
HINWEIS:
Ein Bewerber hat dies im Zuge der Abgabe des Teilnahmeantrags nicht explizit zuzusichern, da diese Anforderung zwingend ist und mithin in jedem Fall Vertragsbestandteil wird.
Sollte sich im Zuge der Leistungserbringung ergeben, dass diese Anforderung nicht (mehr) erfüllt wird, greift das Vertrags- und Leistungsstörungsrecht ein.
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A.3.5 Verarbeitung von Daten im EU-27-Inland
Bestätigen Sie, dass Sie im Falle der Auftragserteilung in der Lage sein werden sicherzustellen, dass die zugänglich gemachten Daten des Auftraggebers im Rahmen der Leistungserbringung das Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland bzw. eines datenschutzrechtlich als sicher anzusehenden EU-27-Mitgliedsstaates nicht verlassen und die datenschutzrechtlichen Vorgaben des BayDSG, des BDSG und der DSGVO eingehalten werden?
(Ausschlusskriterium, Antwort "Ja / Nein")
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A.3.6 Zertifizierte Projektmanager:innen
Der Bewerber bestätigt, dass ihm für die Leistungserbringung zwei (2) im Projektmanagement "Zertifizierte Projektmanager:innen" (z. B. nach GPM, IPMA, PMI, PRINCE2, PMP oder vergleichbar) zur Verfügung stehen.
Hinweis:
Dies ist durch die Vorlage einschlägiger Personalprofile zu belegen.
Es ist das Dokument 5.3_WP_Bayern_Eigenerklärung_zu_Personal für den Nachweis zu nutzen.
Sofern der Bewerber diese Personalprofile anonymisiert sind Aliasse zu verwenden, die bei Bedarf eine eindeutige Zuordnung im Falle der Überprüfung durch den Auftraggeber ermöglicht. Diese Überprüfung behält sich der Auftraggeber vor.
Mindestanforderung:
Zwei (2) entsprechende Personalien. Falls geplant ist, eine nicht besetzte Position innerhalb der nächsten drei (3) Monate zu besetzen, gilt die Anforderung als erfüllt (muss entsprechend kenntlich gemacht werden).
(Ausschlusskriterium, Antwort "Ja / Nein")
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A/B.3.7 Referenzprojekte
Benennen Sie mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare und erfolgreich abgeschlossene Referenzaufträge aus den letzten fünf (5) Jahren, gerechnet ab dem En-de der Teilnahmefrist.
Vergleichbar sind Referenzaufträge, wenn (kumulativ):
- es sich um ein BI / Reporting Projekt handelt,
- der Bewerber von der Konzeption über den Aufbau eines Data Warehouses bzw. einer Datenbank-basierten Datenstruktur bis zur Erstellung der Reports sowie den Betrieb der Lösung verantwortlich war,
- der Bewerber hierbei wenigstens 150 Personentage geleistet hat und
- Technologien / Softwarelösungen verwendet wurden, die mit dem geplanten technischen Konzept für den gegenständlichen Auftrag identisch sind. (identische Datenbanktechnologie, identische ETL-Lösung, identische Reportinglösung, sofern jeweils auf das Konzept anwendbar)
Erfolgreich sind Referenzen, bei denen insbesondere keiner der nachfolgenden Fälle vorliegt bzw. vorlag:
• Rückabwicklung des Vertrages
• Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund
• Geltendmachung von nicht unwesentlichen Vertragsstrafen
• Nicht unwesentliche Reduzierung des Leistungsumfangs gegenüber dem bei initialer Beauftragung definierten.
• Nicht unwesentliche Überschreitung des initialen Kostenansatzes (Auftragswertschätzung) bzw. Angebotspreises.
Hinweise:
Es ist das Dokument 5.2_WP_Bayern_Eigenerklärung_zu_Referenzen für den Nachweis zu nutzen.
Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, führen zur Abwertung oder zum Ausschluss des Antrages.
Es wird der fachliche Ansprechpartner des Referenzkunden (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) verlangt.
Die Benennung des auftragnehmerseitigen Ansprechpartners (z.B. Vertriebsbeauftragter) genügt nicht, es muss der auftraggeberseitige Ansprechpartner benannt werden.
Mindestanforderung:
Drei (3) entsprechende Projekte aus den vergangenen fünf (5) Jahren (gerechnet ab dem Ende der Teilnahmefrist).
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B.3.8 Informationssicherheitsmanagement-Zertifizierung
Bitte geben Sie an, ob Ihr Unternehmen gemäß ISO/IEC 27001 zertifiziert ist und diese Zertifizierung auch während der Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird.
Hinweis: Der öffentliche Auftraggeber erkennt auch gleichwertige Bescheinigungen von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten an.
(Bewertungskriterium, Antwort "Ja / Nein")
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B.3.9 Nicht-öffentliche Stelle
Bitte geben Sie an, ob Ihr Unternehmen eine nicht-öffentliche Stelle im Sinne von § 80 Abs. 3 SGB X (Verarbeitung von Sozialdaten im Auftrag) ist.
(Bewertungskriterium, Antwort "Ja / Nein")
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ERGÄNZEND diehe die Vergabeunterlagen, insbes. zum Bewertungsvorgehen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu A 3.6:
Mindestanforderung:
Zwei (2) entsprechende Personalien. Falls geplant ist, eine nicht besetzte Position innerhalb der nächsten drei (3) Monate zu besetzen, gilt die Anforderung als erfüllt (muss entsprechend kenntlich gemacht werden).
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Zu A/B 3.7:
Drei (3) entsprechende Projekte aus den vergangenen fünf (5) Jahren (gerechnet ab dem Ende der Teilnahmefrist).

Der Auftraggeber ist die ArGe mit Sitz in München. Da der Vorsitz der ArGe regelmäßig wechselt, gibt es auch nicht die eine Anschrift des Sitzes der ArGe.
Daher ist die Prüfungsstelle die von der ArGe bevollmächtigte Stelle, weswegen deren Adressdaten etc. angegeben worden sind.
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In einem zusätzlichem, getrenntem Verfahren ist (neben der Ausstattung der Prüfungsstelle mit Hard- und Software) der Versand der Prüfstatistiken an die Ärzte mit Hilfe einer Kommunikationslösung ausgeschrieben.
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Bitte beachten Sie insbesondere Ziff. 1.13 des Begleitdokuments bzgl. des Versands der Informationsschreiben nach § 134 GWB.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gemäß § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von zehn Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen oder aus der Bekanntmachung erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber (bei der Kontaktstelle) zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
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Des Weiteren ist ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen § 134 GWB verstoßen hat oder den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Diese Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.