Bauherrenvertretung und Controllingmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Modernisierungsvorhaben Universitätsstraße 73, Sanierung Zahnärztehaus, ab 01.01.2023

Titel

Bauherrenvertretung und Controllingmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Modernisierungsvorhaben Universitätsstraße 73, Sanierung Zahnärztehaus, ab 01.01.2023
2022-0039

Kurze Beschreibung

Die KZBV führt die Modernisierung des eigenen Büro- und Verwaltungsgebäudes in der Universitätsstraße 73 in 50931 Köln durch. Für diese Gesamtmaßnahme schreibt die KZBV Bauherrenvertretung und Controllingmaßnahmen aus. Zur fachlichen Begleitung des Modernisierungsvorhabens und der Beratung der Auftraggeberin soll der Auftragnehmer die Erbringung der LPH 5 bis 8 sowie ggf. nachgelagert LPH 9 nach HOAI ab dem 1.1.2023 bis zur geplanten Fertigstellung in 3/2024 vor Ort in Köln kontrollieren und überwachen.
Details siehe Anlage Leistungsbeschreibung.

Beschreibung der Beschaffung

Zur fachlichen Begleitung des Modernisierungsvorhabens und der Beratung der Auftraggeberin soll der Auftragnehmer die Erbringung der LPH 5 bis 8 sowie ggf. nachgelagert LPH 9 nach HOAI ab dem 1.1.2023 bis zur geplanten Fertigstellung in 3/2024 vor Ort in Köln kontrollieren und überwachen. Architektonische Expertise in den LPH 5 und 8 ist daher erforderlich. Folgende Aufgaben sollen übernommen werden:
a) Einarbeitung in alle bisher vorliegenden Planungen der Leistungsphasen 1-4. Einarbeitung in die fertiggestellten Werkplanungen Leistungsphase 5, Einarbeitung in sämtliche Fachplanungen, TGA und Gutachten aller Sonderfachleute, insgesamt ein Umfang von bis zu 600 Plänen. Sichtung und Durcharbeitung von bis zu 1.200 Dokumenten zum Projekt, welche bis zum 31.12.2022 erstellt wurden, um insgesamt die nachfolgenden Aufgaben effizient bearbeiten zu können.
b) Laufendes Projektcontrolling
- Überprüfen der von den Projektbeteiligten zu erstellenden Unterlagen wie Pläne, Berechnungen, Terminpläne, Rechnungen, Vertragsunterlagen, ggf. Ausschreibungsunterlagen, Kostenermittlungen und Abgleich mit den Zielen (Zielerreichung)
- Regelmäßiger Soll-Ist-Abgleich von Daten und Auswertung von Informationen zur Koordination, Nachverfolgung und Kontrolle sowie Bewertung von Abweichungen
- Laufende Bearbeitung des Kostenbudgets im Detail zur Sicherstellung der Einhaltung der Gesamtkosten
- Vorschlag zu und aktive Umsetzung von Steuerungsmaßnahmen
- Regelmäßige Berichterstattung an die KZBV (mindestens monatlich, bei Bedarf alle 14 Tage)
- Laufendes Financial Controlling der Gesamtkosten, teilweise bis auf die Belegebene, Rechnungsprüfung, Gesamtkostenerfassung, Dokumentation.
c) Unterstützung der bauherrenseitigen Projektleitung
- Teilnahme an regelmäßigen internen und externen Koordinationsgesprächen (Vorbereitung, Gesprächsleitung, Protokoll) zur Gesamtkoordination und Sicherstellung der Informationsweitergabe - vierwöchentlich in Berlin, (im Wechsel) vierwöchentlich in Köln, digital oder in Präsenz
- Interessenvertretung der KZBV gegenüber den Projektbeteiligten in Abstimmung mit dem Vorstand der KZBV
- Erarbeiten und Beschaffen entscheidungsreifer Vorlagen soweit erforderlich
- Mitwirkung bei der Dokumentation wesentlicher Planungsentscheidungen (in Koordinierungsgesprächen)
- Kontrolle der Planer durch Stichproben, ob die vertraglich vereinbarte Leistung vollständig und korrekt erbracht wurde
- Bearbeitung und Abwehr von Forderungen der Planer, welche über den vertraglich vereinbarten Rahmen hinausgehen
- Fachliche Begleitung und Beratung zu einzelnen spezifischen vertragsrelevanten, kaufmännischen, planerischen und bautechnischen Fragestellungen, soweit erforderlich
- Gespräche mit Behörden im Einzelfall nach besonderer Beauftragung
- Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung von / an Entscheidungssitzungen der Gremien der KZBV, z. B. Vertreterversammlung als besondere Aufwendung
d) Vorbereitung und Durchführung von ggfls. weiteren Vergaben an Sonderfachleute und Vollzug des GU-Vertrages
- Ggfs. Mitwirkung bei der Weiterbeauftragung von Sachverständigen
- Überprüfung der vertraglichen Leistungen des GUs im Zuge der Übernahme der bisherigen Planung im Zusammenhang mit Änderungs- und Optimierungsvorschlägen des GUs
- Beurteilung von Nachträgen und ggfs. Abwehren von etwaigen Forderungen
e) Regelmäßige Baustellenbegehungen, mindestens 14-tägig, im Einzelfall seltener, bei Bedarf insbesondere in der Ausbauphase wöchentlich bis zu zweimal: Baustellenrundgang inkl. anschließender Dokumentation und Abstimmung mit dem GU und der KZBV bei festgestellten Abweichungen und Unklarheiten.
- Integration dieser Leistung in die Unterstützung der Bauherren-seitigen Projektleitung und in das laufende Projektcontrolling (Leistungsfelder b), c) und d)).
- Der Auftragnehmer muss sämtliche Gewerke eingehend überprüfen und kontrollieren, sodass sie den Baugenehmigungen, Leistungsbeschreibungen und Ausführungsplänen entsprechen. Hierzu ist fallweise zusätzlich zu der zuvor erwähnten Präsenz bei Baustellenrundgängen in Köln auch die Teilnahme an regelmäßig stattfindenden Bauherrenbesprechungen in Präsenz in Köln oder per Videokonferenz einzuplanen. Eine permanente Anwesenheit auf der Baustelle ist nicht erforderlich.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Zur Auswahl der 3 bis 5 geeigneten Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, werden die eingereichten Referenzen nach ihrem Leistungsinhalt bewertet. Es werden nur Referenzen bewertet, die die Mindestanforderungen erfüllen. Es darf eine unbegrenzte Anzahl an Referenzen eingereicht werden. Hierzu kann die Kopiervorlage im Bewerbungsbogen oder eine eigene Referenzliste, die alle geforderten Informationen enthält, eingereicht werden. Bewerber müssen dabei mindestens in zwei Referenzen die folgenden Leistungsinhalte nachweisen: Bauherrenvertretung- und beratung, Ausführungsüberwachung, sowie Projektmanagement/-controlling (d.h. Rechnungsprüfung, Führen einer Ausgabenliste, Kostenkontrolle). Diese Mindestanforderungen können in zwei Referenzen insgesamt oder auch in mehreren verschiedenen Referenzen nachgewiesen werden. Eine Referenz kann somit auch nur einen Leistungspunkt beinhalten.
Je angekreuztem Leistungsinhalt, der über die Mindestanforderung hinausgeht, wird ein Punkt vergeben. Die so vergebenen Punkte werden aufaddiert. Einzelheiten zur Punktvergabe können der beiliegenden Auswertungsmatrix Stufe 1 entnommen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Auszug aus dem Handelsregister: Datum des Auszugs nicht älter als 6 Monate (Stichtag: Abgabetermin des Teilnahmeantrags) Bewerber aus dem europäischen Ausland haben statt der geforderten Nachweise einer Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nach deutschem Recht eine gleichwertige Bescheinigung nach den Vorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen. Bei einer Bewerbergemeinschaft ist ein Auszug/eine Bescheinigung für jedes Mitglied vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Mittlerer Jahresumsatz hinsichtlich vergleichbarer Leistungen der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021):
Mindesthöhe mittlerer Jahresumsatz 576 Tsd. EUR (netto).
2. Nachweis einer Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter Höhe. Deckungssumme:
- Personenschäden: mind. 3.000.000 Euro (jährlich 2-fach maximiert)
- Vermögenschäden: mind. 3.000.000 Euro (jährlich 2-fach maximiert)
- Umwelt- und Sachschäden: 3.000.000 Euro (jährlich 2-fach maximiert). Alternativ kann eine verbindliche Erklärung des Versicherers, dass eine bereits bestehende Haftpflichtversicherung im Auftragsfall entsprechend erhöht oder eine Projektversicherung in der geforderten Höhe abgeschlossen wird, eingereicht werden.

1. Mittlerer Jahresumsatz hinsichtlich vergleichbarer Leistungen der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021):
Mindesthöhe mittlerer Jahresumsatz 576 Tsd. EUR (netto).
2. Nachweis einer Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter Höhe. Deckungssumme:
- Personenschäden: mind. 3.000.000 Euro (jährlich 2-fach maximiert)
- Vermögenschäden: mind. 3.000.000 Euro (jährlich 2-fach maximiert)
- Umwelt- und Sachschäden: 3.000.000 Euro (jährlich 2-fach maximiert). Alternativ kann eine verbindliche Erklärung des Versicherers, dass eine bereits bestehende Haftpflichtversicherung im Auftragsfall entsprechend erhöht oder eine Projektversicherung in der geforderten Höhe abgeschlossen wird, eingereicht werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Die zur Ausführung vorgesehenen Personen (Projektleiter und Consultant) müssen jeweils mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung vorweisen können. Mindestens eine der beiden vorgenannten Personen muss eine Architektin/ein Architekt sein. Dies kann auch durch einen Nachunternehmer erfolgen. Der Auftragnehmer hat im Übrigen sicher zu stellen, dass bei Urlaub oder Krankheit eine kompetente Vertretung bereitsteht.
2. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass er oder ein durch ihn beauftragter regional ansässiger Nachunternehmer zur Bauüberwachung in Köln bereitsteht.
3. Nachweis von erbrachten und vergleichbaren Leistungen des Unternehmens (Unternehmensreferenzen). Vergleichbar ist eine Referenzleistung mit der ausgeschriebenen Leistung, wenn sie dieser so weit ähnelt, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet. Bewerber können eine unbegrenzte Anzahl von Referenzen einreichen. Eine Referenz kann alle geforderten Leistungen erfüllen oder auch nur eine oder mehrere der nachfolgenden Leistungen:
- Leistungen: Projektmanagement/-controlling (d.h. Rechnungsprüfung, Führen einer Ausgabenliste, Kostenkontrolle), Bauherrenberatung- und vertretung sowie Ausführungsüberwachung, jeweils für die Sanierung von Büro- und Verwaltungsgebäuden
- Art der Nutzung: Büro / Verwaltung, Gewerbe (mind. 30 % Büroanteil) oder öffentliche Bauten; keine Hotel-, Wohnungs- oder Industriebauten
- Baukosten: Mind. 2,5 Mio. EUR netto pro Referenz
- Referenzzeitraum (Stichtag Teilnahmefrist): Max. 5 Jahre
- Mindestangaben zu den Referenzen: Bauvorhaben, Kurzbeschreibung der ausgeführten Leistung, Bauherr, Ansprechpartner mit Telefonnummer, Ausführungszeitraum und Auftragsvolumen
- Mindestanforderung: Mind. 2 abgeschlossene Projekte jeweils in den Bereichen Projektmanagement/-controlling (d.h. Rechnungsprüfung, Führen einer Ausgabenliste, Kostenkontrolle) Bauherrenvertretung- und beratung und Ausführungsüberwachung
4. Nachweis über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren:
- Mindestanzahl: Durchschnittlich 5 Beschäftigte pro Jahr
- Geschäftsjahre 2019, 2020, 2021

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Die zur Ausführung vorgesehenen Personen (Projektleiter und Consultant) müssen jeweils mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung vorweisen können. Mindestens eine der beiden vorgenannten Personen muss eine Architektin/ein Architekt sein. Dies kann auch durch einen Nachunternehmer erfolgen. Der Auftragnehmer hat im Übrigen sicher zu stellen, dass bei Urlaub oder Krankheit eine kompetente Vertretung bereitsteht.
2. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass er oder ein durch ihn beauftragter regional ansässiger Nachunternehmer zur Bauüberwachung in Köln bereitsteht.
3. Nachweis von erbrachten und vergleichbaren Leistungen des Unternehmens (Unternehmensreferenzen). Vergleichbar ist eine Referenzleistung mit der ausgeschriebenen Leistung, wenn sie dieser so weit ähnelt, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet. Bewerber können eine unbegrenzte Anzahl von Referenzen einreichen. Eine Referenz kann alle geforderten Leistungen erfüllen oder auch nur eine oder mehrere der nachfolgenden Leistungen:
- Leistungen: Projektmanagement/-controlling (d.h. Rechnungsprüfung, Führen einer Ausgabenliste, Kostenkontrolle), Bauherrenberatung- und vertretung sowie Ausführungsüberwachung, jeweils für die Sanierung von Büro- und Verwaltungsgebäuden
- Art der Nutzung: Büro / Verwaltung, Gewerbe (mind. 30 % Büroanteil) oder öffentliche Bauten; keine Hotel-, Wohnungs- oder Industriebauten
- Baukosten: Mind. 2,5 Mio. EUR netto pro Referenz
- Referenzzeitraum (Stichtag Teilnahmefrist): Max. 5 Jahre
- Mindestangaben zu den Referenzen: Bauvorhaben, Kurzbeschreibung der ausgeführten Leistung, Bauherr, Ansprechpartner mit Telefonnummer, Ausführungszeitraum und Auftragsvolumen
- Mindestanforderung: Mind. 2 abgeschlossene Projekte jeweils in den Bereichen Projektmanagement/-controlling (d.h. Rechnungsprüfung, Führen einer Ausgabenliste, Kostenkontrolle) Bauherrenvertretung- und beratung und Ausführungsüberwachung
4. Nachweis über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren:
- Mindestanzahl: Durchschnittlich 5 Beschäftigte pro Jahr
- Geschäftsjahre 2019, 2020, 2021

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gemäß § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind. Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen oder aus der Bekanntmachung erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber (bei der Kontaktstelle) zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren ist ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen § 134 GWB verstoßen hat oder den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Diese Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Kurze Beschreibung

Die KZBV führt die Modernisierung des eigenen Büro- und Verwaltungsgebäudes in der Universitätsstraße 73 in 50931 Köln durch. Für diese Gesamtmaßnahme schreibt die KZBV Bauherrenvertretung und Controllingmaßnahmen aus. Zur fachlichen Begleitung des Modernisierungsvorhabens und der Beratung der Auftraggeberin soll der Auftragnehmer die Erbringung der LPH 5 bis 8 sowie ggf. nachgelagert LPH 9 nach HOAI ab dem 1.1.2023 bis zur geplanten Fertigstellung in 3/2024 vor Ort in Köln kontrollieren und überwachen.