Beauftragung einer Werbeagentur

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung sind die Leistungen einer Werbeagentur. Die Rentenbank fährt seit vielen Jahren eine erfolgreiche Marketingkampagne, welche die Bekanntheit und das Ansehen der Rentenbank in den spezifischen Branchen des Förderauftrags gesteigert hat. Beabsichtigt ist, die bisher erfolgreiche Marketingarbeit mit einer modernen Marketingkampagne fortzuführen und zu intensivieren.

Beschreibung der Beschaffung

Vorgesehen ist die Beauftragung einer Agentur als Lead-Agentur mit der finalen Ausarbeitung und Umsetzung einer nationalen und internationalen Kommunikationskampagne zur Steigerung der Markenbekanntheit und -awareness der Marke "Landwirtschaftliche Rentenbank". Durch die neue Kommunikationskampagne sollen crossmedial unterschiedliche Zielgruppen, insbesondere
- Geschäftspartner des Kunden - Genossenschaftsbanken, Sparkassen, Geschäftsbanken in Deutschland/EU -,
- Unternehmen der Landwirtschaft sowie der ihr vor- und nachgelagerten Wirtschaftsbereiche, Unternehmen der Erzeugung Erneuerbarer Energien (mit Bezug zum ländlichen Raum), Kommunen/Zweckverbände im ländlichen Raum und Start-ups/Innovatoren,
- Investoren - Zentralbanken, Internationale Finanzinstitute, Versicherungen, Banken, Fonds, aber auch
- "grüne" Verbände und Interessenvertretungen, Politik und Administration, Behörden, Forschungseinrichtungen, Aufsichtsbehörden, Rating-Agenturen, Medien (Wirtschaftspresse/Landwirtschafts- und Agrarpresse) sowie die breite Öffentlichkeit
angesprochen werden.
Aufgabe der Agentur wird es sein, durch die zu erarbeitende Kommunikationskampagne die erreichte Markenbekanntheit weiter zu steigern und die Rentenbank bei den angesprochenen Zielgruppen als nachhaltigen, verlässlichen, hochkompetenten Partner, der den laufenden Transformationsprozess begleitet und unterstützt und den Zielgruppen in allen wirtschaftlichen Fragestellungen kompetent zur Seite steht, zu etablieren und diese Stellung zu festigen. Darüber hinaus ist es Aufgabe der Agentur, die besonderen Anstrengungen der Rentenbank im Hinblick auf nachhaltige Arbeitsweisen und Dienstleistungen ebenso nach außen, in die Rentenbank, zu kommunizieren, wie auch nach innen in besonderer Weise das Bewusstsein im Hinblick auf die besondere Stellung und das vorhandene Know-how der Rentenbank zu verdeutlichen.
Die Beauftragung der Agentur umfasst insbesondere
- die Entwicklung einer neuen, eigenständigen Dachmarkenkampagne, die sich an der bisherigen (erfolgreichen) Kampagne orientieren soll, die national wie auch international wirksam ist,
- den Entwurf und die Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen und Kampagnen in digitalen wie analogen Kanälen, die auf die Dachmarke einzahlen
die strategische Führung der Dachmarkenkampagne (national und international).
Das voraussichtliche Jahresbudget für die Entwicklung und Umsetzung der Agenturleistungen nach diesem Vertrag beläuft sich auf ca. EUR 840.000,-- (netto) und umfasst sowohl das Agenturhonorar, wie auch Umsetzungskosten, die im Rahmen der Kampagne anfallen sowie sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit und für Mediaschaltungen anfallen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

II.2.8) Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden (außer bei offenen Verfahren)
Geplante Anzahl der Bewerber:4
oder Geplante Mindestzahl: I Höchstzahl: 2
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Die Referenzen, die die unter III.1.3 genannten Mindestanforderungen erfüllen und damit wertungsfähig sind, werden folgender Punktewertung unterzogen:
Kriterium 1:
Referenz beinhaltet Werbemaßnahmen für B2B im Bereich Agrar- oder Ernährungswirtschaft: 5 Punkte.
Referenz beinhaltet dies nicht: 0 Punkte
Kriterium 2:
Referenz beinhaltet Werbemaßnahmen für B2B im Bereich Förderung oder Finanzinstitutionen: 5 Punkte.
Referenz beinhaltet dies nicht: 0 Punkte
Kriterium 3:
Referenz wurde prämiert oder hatte Erfolg (Platz 1) bei einem Wettbewerb oder bei einem Kreativranking (in den letzten 5 Jahren): 5 Punkte.
Referenz erfüllt dies nicht: 0 Punkte
Kriterium 4:
Umsetzung von Marketingkonzepten mit hohem Viralitätsfaktor und crossmedialer Aussteuerung ist Gegenstand der Referenz gewesen: 5 Punkte.
Tätigkeiten sind nicht Gegenstand der Referenz gewesen: 0 Punkte
Kriterium 5:
Referenz beinhaltet die Gestaltung und Umsetzung klassischer Werbemotive inklusive einer umfassenden Cross-Channel-Mediaplanung, inkl. zielgruppenspezifischer Aussteuerung: 5 Punkte.
Referenz beinhaltet dies nicht: 0 Punkte
Es können bis zu 25 Punkte je Referenzprojekt erreicht werden. Bei Punktgleichheit auf dem letzten Rangplatz entscheidet das Los. Aus Sicht des Auftraggebers ist die Einreichung von 3 Referenzen ausreichend. Bei Einreichung von mehr als 3 Referenzen werden diese unter den vorgenannten Maßstäben bewertet, siehe im Einzelnen Formblatt Teilnahmewettbewerb.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Zu erfüllende Eignungs- und Mindestanforderungen (sonst ggf. Ausschluss)
Bewerbergemeinschaften (BG):
sind zugelassen, es ist dann ein gemeinsamer TNA auszufüllen. Verschiedene Nachweise und Erklärungen sind von allen Mitgliedern der BG gesondert zu erbringen. Geforderte Eigenerklärungen der Mitglieder der BG bzw. von weiteren Unternehmen können im TNA vom bevollmächtigten Vertreter stellvertretend für alle Mitglieder abgegeben werden.
Einsatz von weiteren Unternehmen:
In Eignungsleihe
Der Bewerber kann sich bei der Erfüllung der Eignungsanforderungen der Fähigkeiten Ressourcen/Mittel von dritten Unternehmen bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe).
Die Bewerber/die BG müssen in diesem Fall nachweisen, dass sie auf die Mittel des/der anderen Unternehmen tatsächlich zugreifen können (vgl. Verpflichtungserklärung Anlage T1 TNA)
Die Eignung dieser dritten Unternehmen muss anhand derjenigen Eignungsnachweise nachgewiesen werden, die der Bewerber/die BG anstelle eigener Eignungsnachweise angibt. Im TNA sind Hinweise zu finden, welche Unterlagen vorzulegen sind.
Der Bewerber/die BG kann bzgl. der Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden (§ 47 Abs. 1 letzter Satz VgV).
Nimmt der Bewerber/die BG die Kapazitäten eines anderen Unternehmens bzgl. der erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit in Anspruch, so müssen der Bewerber/die BG und das andere Unternehmen für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe gemeinsam haften (Verpflichtungserklärung Anlage T1 zum TNA)
Auf den jeweiligen Formblättern für die Eignungsnachweise ist im Einzelnen deutlich zu machen, welche Angaben von diesem/diesen anderen Unternehmen stammen.
Ohne Eignungsleihe:
Soweit Bewerber oder BG beabsichtigen, Nachunternehmer (NU ohne Eignungsleihe) einzusetzen, sind diese spätestens vor Zuschlagserteilung zwingend zu benennen.
Auskünfte gemäß VgV und GWB
Der Bewerber/der bevollmächtigte Vertreter der BG hat die nachfolgenden Erklärungen gemäß VgV und GWB abzugeben.
- Eigenerklärung zu Ausschlussgründe nach § 123 GWB
- Eigenerklärung zu § 124 GWB, ggf. Nachweise für eine Selbstreinigung gemäß § 125 GWB
Sollten die genannten Ausschlussgründe nach VgV oder GWB vorliegen, wird der AG einzelfallbezogen entscheiden, ob ein Ausschluss des Bewerbers nach Prüfung der Ausschlussgründe vom weiteren Verfahren geboten ist.
Handels-/Partnerschaftsregister
Der Bewerber/der bevollmächtigte Vertreter der BG hat die folgenden Eigenerklärungen abgeben. Im Fall einer BG ist die Eigenerklärung für jedes Mitglied der BG abzugeben.
- Bestätigung, dass der Bewerber/die jeweiligen Mitglieder der BG im Handels-/Partnerschaftsregister eingetragen ist/sind (Auszug ist im Auftragsfall vorzulegen) oder Angabe der Rechtsform und des bevollmächtigten Vertreters des Unternehmens.
Bei Unternehmen mit einer Niederlassung in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union sind die jeweiligen Handels-/Partnerschaftsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung gemäß Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Haftpflichtversicherung
Bestätigung des Bewerbers/ des bevollmächtigten Vertreters der Bewerbergemeinschaft, dass eine Versicherung mit dem geforderten Inhalt entweder schon vorhanden ist oder im Auftragsfall eine solche Versicherung abgeschlossen wird: Personenschäden mit EUR 2,5 Mio. (jeweils 2-fach/Jahr) und Sachschäden mit EUR 500.000 (2-fach/Jahr)
Bei BG ist die Erklärung für jedes Mitglied der BG abzugeben.
Ist die Erklärung nicht abgegeben, führt dies zum Ausschluss.
Jahresumsatz
Erklärung über den Netto-Gesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2019 bis 2021) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags. Im Fall einer Bewerbergemeinschaft sollen die Angaben von jedem Mitglied der BG vorgelegt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Personelle Leistungsfähigkeit
Erklärung zur Zahl der festangestellten Mitarbeiter mit dem entsprechenden berufsqualifizierenden Abschluss
[Mindestanforderung: mindestens 5 Mitarbeiter in jedem Jahr] in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren sowie Erklärung wie viele derzeit hiervon Fachpersonal Marketing/Kommunikation sind.
Im Fall einer BG sind die Angaben von jedem Mitglied der BG vorzulegen.
Sind die Erklärungen nicht vorhanden bzw. können die Anforderungen nicht erfüllt werden, führt dies zum Ausschluss.
Referenzen
Der Nachweis der geforderten Referenzen erfolgt durch Eintragung in die hierfür vorgesehenen Tabellen im TNA. Die Prüfung der Referenzen erfolgt nur für die dort eingetragenen Projekte. Allgemeine Referenzlisten werden nicht berücksichtigt. Die zu erzielenden Wertungspunkte sind unter II.2.8 und im TNA beschrieben.
Der Bewerber hat zur Darlegung der Eignung gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV Referenzen in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung darzulegen. Sind die Angaben nicht vorhanden oder können die Mindestanforderungen nicht vollständig erfüllt werden, führt dies zum Ausschluss.
Es sind mindestens 3 wertungsfähige Referenzen abzugeben, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.
Aus Sicht des Auftraggebers sind 3 Referenzen ausreichend.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu Personelle Leistungsfähigkeit:
Mindestens jeweils 5 festangestellte Mitarbeiter mit dem entsprechenden berufsqualifizierenden Abschluss in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren
Zu Referenzen:
Die Referenz bzw. die Referenzen muss/müssen alle folgenden Angaben enthalten und alle folgenden Mindestanforderungen erfüllen:
- Angabe der Leistung (Mindestanforderung)
- Name des Auftraggebers (Mindestanforderung)
- Leistungszeitraum (letzter Leistungstag nicht mehr als 5 Jahre vor Frist für Einreichung der Teilnahmeanträge) (Mindestanforderung)
- Entwicklung von Werbemaßnahmen im Bereich B2B mit einem Honorarvolumen (ohne Mediabudget) von mindestens EUR 80.000 (netto) (Mindestanforderung)
- Beschreibung des Projekts und genaue Angaben, welche Leistungen der Bewerber/ das Mitglied der Bewerbergemeinschaft bei diesem Projekt erbracht hat sowie knappe graphische Illustration des Projektes

Die Verfahrenssprache ist deutsch. Das bedeutet insbesondere, dass die TNA (und auch Angebote) in deutscher Sprache einzureichen sind und die Kommunikation mit dem AG in deutscher Sprache erfolgt. Sofern ein fremdsprachiger Nachweis als Bestandteil der abzugebenden Unterlagen vorgelegt wird, ist neben dem Nachweis jeweils eine beglaubigte Übersetzung des Nachweises vorzulegen.
Geforderte Eignungsnachweise, die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.
Für den Teilnahmeantrag ist ausschließlich das in den Vergabeunterlagen vorgesehene Formular sowie bei Bedarf die Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen zu verwenden.
Bewerber, die an dem Vergabeverfahren nach Erhalt der Vergabeunterlagen teilnehmen wollen, sind verpflichtet am e-Vergabe-Verfahren teilzunehmen. Die Bewerber haben sich über die Angabe einer eindeutigen Unternehmensbezeichnung sowie einer elektronischen E-Mail-Adresse beim e-Vergabeportal www.dtvp.de zu registrieren.
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung.
Enthalten die Bewerbungsunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er den AG unverzüglich darauf hinzuweisen. Fragen des Bewerbers zum Vergabefahren sind ausschließlich über das Kommunikationstool des e-Vergabeportals bis zum 20.05.2022 um 16 Uhr zu richten. Der AG behält sich vor, nach diesem Zeitpunkt eingehende Fragen nicht mehr zu beantworten.
Es werden insbesondere keine telefonischen oder mündlichen Auskünfte erteilt. Von entsprechenden Kontaktaufnahmen ist Abstand zu nehmen. Dennoch erteilte Auskünfte etc. sind für das Verfahren unerheblich und werden nicht Bestandteil der Vergabeunterlagen. Für das Vergabeverfahren sind nur in Textform erteilte Auskünfte und/ oder Antworten maßgebend.
Die Bewerbungsfrist läuft am 31.05.2022 um 12 Uhr ab. Nach diesem Zeitpunkt eingehende Bewerbungen sind verspätet und werden nicht berücksichtigt. Entscheidend dabei ist der Eingang der Unterlagen, nicht der Zeitpunkt, zu dem das Versenden des Teilnahmeantrags gestartet wurde. Die Bewerbung ist über das e-Vergabeportal einzureichen.
Bitte berücksichtigen Sie einen ausreichenden zeitlichen Vorlauf für die elektronische Übertragung Ihres TNA.
Elektronische TNA, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, werden ausgeschlossen.
Bei elektronischer Übermittlung in Textform (§ 126b BGB) ist der Bewerber und die zur Vertretung der BG berechtigte natürliche Person zu benennen. Fehlen diese Angaben, wird der TNA ausgeschlossen.
Von der Vorlage weiterer als der beschriebenen Nachweise ist abzusehen. Weiterhin werden Firmenbroschüren nicht beachtet.
Die AG gewähren für die Angebotserstellung in der gesamten ersten Verhandlungsstufe (indikatives und verbindliches Angebot nebst allen auf der ersten Stufe gegebenenfalls stattfindenden Bietergesprächen) einmal eine pauschale Vergütung von EUR 5.000,-- netto zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Vergütung erfolgt, auf freiwilliger Basis, an alle Bieter, die im Verfahren keinen Zuschlag erhalten. Voraussetzung für die pauschale Vergütung ist die Abgabe eines vergaberechtlich wertungsfähigen, d.h. nicht auszuschließenden verbindlichen Angebotes. Im Falle eines inhaltlich nicht hinreichenden/nicht vollständigen indikativen Angebotes und/oder eines vergaberechtlich nicht wertungsfähigen verbindlichen Angebotes wird der AG entscheiden, ob und in welcher Höhe eine Vergütung für die Angebotserstellung auf freiwilliger Basis erfolgt, ohne dass hierauf ein Rechtsanspruch besteht. Etwaige Zahlungen erfolgen nach Abschluss des Vergabeverfahrens durch Zuschlagserteilung und anschließender Vorlage einer entsprechenden Rechnung innerhalb von 30 Kalendertagen.
Die Angebotserstellung in ggf. anschließenden weiteren Verhandlungsstufen (alle weiteren verbindlichen Angebote nebst allen auf weiteren Stufen gegebenenfalls stattfindende Bietergespräche) ist für die AG kostenfrei.
Etwaige weitere Ansprüche der Bieter gegenüber der AG, die im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren entstehen, werden auf die pauschale Vergütung angerechnet.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YNAR742

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß §160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Vorinformation erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Vorinformation benannten Frist zur Interessensbestätigung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Interessensbestätigung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.