Beratungsleistung - Ausschreibung zum IT-Housing / Hosting, Umzugsplanung und zum Changemanagement

Kurze Beschreibung

Ein zunehmend dominierender Themenkomplex des Aufgabenspektrums der KBV ist die Digitalisierung im Gesundheitswesen. Eine Vielzahl von Gesetzesinitiativen mit ihren unterschiedlichen Facetten erfordert eine neue Dynamik und die Bündelung der begrenzten Ressourcen der KBV auf strategisch wichtige Aufgaben. In
diesem Zusammenhang wurde in 2021 eine Cloud und IT-Sourcingstrategie für die KBV erarbeitet, deren erste wesentliche Schritte nun ab 2022 im Rahmen des Projektes „MOVE“ umgesetzt werden soll. Diese Beratungsleistungen werden hier ausgeschrieben.

Beschreibung der Beschaffung

Im Einzelnen werden folgende Leistungen benötigt:
1.Unterstützung des Projektmanagements
2.Unterstützung des Changemanagements
3.Unterstützung bei der Erstellung von notwendigen Konzeptionen, technisch-architektonischen oder sicherheitsrelevanten Fragen sowie strategischen Richtungsfragen zur Konkretisierung des Betriebs der zukünftigen IT-Infrastruktur der KBV
4.Erstellen der für die Beschreibung der Leistung erforderlichen Vergabeunterlagen für die Ausschreibung des IT-Partners
a)Abgeleitet aus der vorliegenden Cloud und IT-Sourcing Strategie wird service- bzw. serverbasiert eine Detailplanung zur Strategieumsetzung unter Berücksichtigung der vorliegenden Empfehlungen, sicherheitstechnischer und datenschutzrechtlicher Aspekte gemeinsam mit dem Auftraggeber erstellt.
b)Hierbei wird geprüft, mit dem Auftraggeber abgestimmt und unter Berücksichtigung des Ausblicks auf die zukünftige Prozess- und Aufgabenorganisation im IT-Betrieb festgelegt, welche Services möglicherweise wegfallen können, welche zusammengefasst werden können oder getrennt werden sollen und welche neu aufgenommen werden sollen.
c)Die Erarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der Phasen der benannten Cloud- und IT-Sourcingstrategie sowie der weiteren strategischen Entwicklungen und Entscheidungen des Auftraggebers in Bezug auf die ITSystem- und Servicelandschaft.
d)Konkretisierung und Planungsabstimmung mit dem Auftraggeber zur einmaligen Leistungserbringung des IT-Partners im Kontext des Umzugs der Hardware der KBV
e)Berücksichtigung von Planungs-, Beratungs- und Konzeptionsleistungen, die der zu suchende IT-Partner im Kontext der Migrationsplanung von Services und der Durchführung von Migrationen von Phase 1 auf Phase 2 der benannten Strategie leisten soll f)Konzeption bzw. Vorlage eines Bewertungskonstrukts für die Angebote
5.Konzeption bzw. Vorlage eines Vertragskonstrukts und Erstellen von Vertragsunterlagen für die Ausschreibung des IT-Partners mit zugehörigen Leistungsscheinen. Basis ist eine umfangreiche Sourcing- Vorgehensbibliothek des Bieters. Dazu zählt auch die Gestaltung der datenschutzrechtlichen Aspekte sowie Klarheit beim Vorgehen im Kündigungsfall.
6.Begleitung des Vergabeverfahrens des IT-Partners
a)Unterstützung bei der Validierung von Referenzen, der Wertung der Angebote und Vorbereitung sowie Durchführung von Verhandlungsterminen und weiteren Terminen im Rahmen des Vergabeprozesses
b) Unterstützung bei Konkretisierungen im Kontext der Vertragsausgestaltung
7. Planung und koordinative Begleitung der IT-Umzüge zum Housing beim IT-Partner, hierzu zählen
insbesondere
a) Erstellung, Validierung und Abstimmung der Umzugsplanung (KBV-Serverraum hin zum IT-Partner) inkl.
Migration auf Phase 1 in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und dem IT-Partner
b) Berücksichtigung des Umgangs mit Umbauten in diesem Kontext (z. B. Anschlussplanung KBV-Gebäude) sowie Um- und Rückbauten in den bisher genutzten Räumlichkeiten der KBV für die IT-Infrastruktur
c) Koordinative Begleitung der Umzugsumsetzung durch den IT-Partner sowie der Rück- und Umbauten in den Räumlichkeiten der KBV
8. Begleitung des Aufbaus der organisatorischen und prozessualen Zusammenarbeit mit dem IT-Partner inkl. Umsetzung von Verbesserungen oder Anpassungen nach Abschluss und Evaluierung der Anfangsphase der Zusammenarbeit mit dem IT-Partner
9. Erstellung einer Phasenplanung für die weitere Migration der KBV-Hardware als Basis für die weiteren Umsetzungsschritte der Phase 2 der benannten Cloud- und IT-Sourcingstrategie

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Es werden nur geeignete Bewerber zum weiteren Verfahren und Aufforderung zur Angebotsabgabe zugelassen, die form- und fristgerecht einen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Nach Eingang der Teilnahmeanträge erfolgt daher eine Prüfung auf form- und fristgerechten Eingang sowie Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise und Erklärungen. Die anschließende Eignungsprüfung erfolgt anhand der Angaben und vorgelegten Nachweise und eingereichten Referenzen.
Die Teilnahmeanträge der geeigneten Bewerber werden entsprechend der erreichten Punktzahl (vgl. Eignungsbewertungsmatrix) in eine Rangfolge gebracht. Es ist beabsichtigt, soweit eine hinreichende Anzahl geeigneter Bewerber vorliegt, die fünf (5) geeigneten Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl zur
Angebotsabgabe aufzufordern. Bewerber, die nicht die Mindestpunktzahl von 690 Punkten erreichen, werden nicht berücksichtigt. Belegen zwei (oder mehrere) geeignete Bewerber mit Punktgleichstand den fünften Platz in der ermittelten Rangfolge, entscheidet das Los.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Zum Nachweis sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise von dem Bewerber oder im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen je nach Rechtsvorschrift des Staates, in dem er niedergelassen ist, zu machen bzw. einzureichen:
(1) Eigenerklärung (Vordruck 1 im Teilnahmeantrag): Angaben zum Bewerber bzw. ggf. der Bewerbergemeinschaft.
Bewerbergemeinschaften haben mit der Bewerbung eine Erklärung vorzulegen über die Bildung der Bewerber/Bietergemeinschaft (im Auftragsfall einer Arbeitsgemeinschaft) und die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft auch über die Auflösung der Bieter-/Arbeitsgemeinschaft hinaus. Sie benennen in der Erklärung einen bevollmächtigten Vertreter und dessen Handlungsbefugnis. Weiterhin haben sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Rahmen der Erklärung der Bewerbergemeinschaft darzulegen, dass die Bildung einer Bewerbergemeinschaft keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben.
(2) Eigenerklärung (Vordruck 2 im Teilnahmeantrag), dass die Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) nicht vorliegen. Der Bewerber hat zu erklären, dass keiner der Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegt. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften bei dem Bewerber vorliegen, sind dazu nähere Angaben zu machen, um der Auftraggeberin die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs. 5 GWB, § 124 sowie nach §§ 125 und 126 GWB zu ermöglichen. Die Auftraggeberin behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände beim Bewerber vorliegen.
(3) Eigenerklärung (Vordruck 3 im Teilnahmeantrag), dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) in Bezug auf unser Unternehmen nicht vorliegen. Die Auftraggeberin behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände bei dem Bewerber vorliegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Angaben und Erklärungen von dem Bewerber oder im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen je nach Rechtsvorschrift des Staates, in dem er niedergelassen ist, zu machen:
(1) Eigenerklärung (Vordruck 4 im Teilnahmeantrag): Angaben zu dem erzielten Jahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben. Ein Jahresumsatz mit Tätigkeiten im vorgenannten Sinne in jedem der letzten drei abgeschlossenen Jahre ist keine Mindestanforderung.
(2) Eigenerklärung (Vordruck 4 im Teilnahmeantrag): Angaben zu der Anzahl festangestellter Beschäftigter (ohne Sekretariat, Praktikanten, nicht fachliche Mitarbeiter) des Bewerbers.
(3) Eigenerklärung (Vordruck 4 im Teilnahmeantrag): Angaben zu der Anzahl festangestellter Beschäftigter (ohne Sekretariat, Praktikanten, nicht fachliche Mitarbeiter) im Bereich Beratung des Bewerbers.
(4) Eigenerklärung (Vordruck 5 im Teilnahmeantrag): Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat eine Erklärung zur Berufs- /Haftpflichtversicherung abzugeben. Gefordert ist die Erklärung, dass der Bewerber über eine Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden verfügt oder eine Erklärung, dass der Bewerber eine solche Versicherung spätestens bis zur Auftragserteilung abgeschlossen haben wird. Der Bewerber hat dabei Angaben zur Höhe der Betriebshaftpflichtversicherung und zum Versicherungsunternehmen zu machen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Eigenerklärung (Vordruck 6 im Teilnahmeantrag): Der Bewerber reicht mit seinem Teilnahmeantrag mindestens drei mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Referenzen aus den letzten fünf Jahren ein.
Zu den jeweiligen Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
a) Auftraggeber/in, Anschrift sowie Kontaktmöglichkeit
b) Leistungszeitraum (Monat/Jahr – Monat/Jahr bzw. laufend)
c) Kurze Beschreibung des Referenzprojekts, zur Komplexität des Projekts und zur Vergleichbarkeit mit den zu vergebenden Leistungen,
insb. zur Art der Leistung und zur Umgebung
d) Größe des eingesetzten Projektteams
e) Rechnungswert (mit Angabe des Auftrags- und Honorarvolumens)
Die Vergleichbarkeit der Referenz ist gegeben, wenn ein Bezug mit den zu vergebenden Leistungen, insb. zur Art der Leistung und zu Umfang besteht und die Referenz die Beratung zur Vorbereitung und Durchführung einer Ausschreibung für einen IT-Partner zum IT-Housing und –Hosting bei einem öffentlichen Auftraggeber in Deutschland beinhaltet.
(2) Eigenerklärung (vom Bewerber zu erstellendes Dokument): Der Bewerber reicht mit seinem Teilnahmeantrag eine Erklärung ein, in welcher folgende Mindeststandards gem. Ziffer 3.3 der Leistungsbeschreibung bestätigt werden:
a) Das vorgesehene Projektteam des Beratungsunternehmens muss aus mindestens drei Personen bestehen.
b) Mindestens eine Person muss mindestens vier Jahre praktische Erfahrung in Cloud-Transformations-Projekten bzw. in Housing- Transformations-Projekten nachweisen können.
c) Mindestens eine weitere Person muss mindestens zwei Jahre praktische Erfahrung in Cloud-Transformations-Projekten bzw. in Housing-Transformations-Projekten nachweisen können.
d) Mindestens eine Person muss Projektleitungserfahrung zu zwei Projekten in Cloud-Transformations-Projekten bzw. in Housing- Transformations-Projekten nachweisen können.
e) Mindestens eine Person muss praktische und planerische Erfahrung in mindestens einem IT-Infrastruktur-Umzugsprojekt vorweisen können. Dabei muss mindestens eine Projektreferenz nachweislich die Umzugsrealisierung unter parallelem Aufrechthalten des IT-Betriebs beim entsprechenden Auftraggeber aufzeigen können.
f) Der Bewerber verfügt über eine langjährig (> 5 Jahre) aufgebaute und dauerhaft gepflegte Sourcing-Vorgehensbibliothek zur Umsetzung von Ausschreibungen für IT-Partner für Cloud- bzw. Housing-Dienstleistungen.
Konkrete Nachweise sind im Rahmen der Angebotsphase beizubringen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

(1) Eigenerklärung (Vordruck 6 im Teilnahmeantrag): Der Bewerber reicht mit seinem Teilnahmeantrag mindestens drei mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Referenzen aus den letzten fünf Jahren ein.
Zu den jeweiligen Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
a) Auftraggeber/in, Anschrift sowie Kontaktmöglichkeit
b) Leistungszeitraum (Monat/Jahr – Monat/Jahr bzw. laufend)
c) Kurze Beschreibung des Referenzprojekts, zur Komplexität des Projekts und zur Vergleichbarkeit mit den zu vergebenden Leistungen,
insb. zur Art der Leistung und zur Umgebung
d) Größe des eingesetzten Projektteams
e) Rechnungswert (mit Angabe des Auftrags- und Honorarvolumens)
Die Vergleichbarkeit der Referenz ist gegeben, wenn ein Bezug mit den zu vergebenden Leistungen, insb. zur Art der Leistung und zu Umfang besteht und die Referenz die Beratung zur Vorbereitung und Durchführung einer Ausschreibung für einen IT-Partner zum IT-Housing und –Hosting bei einem öffentlichen Auftraggeber in Deutschland beinhaltet.
(2) Eigenerklärung (vom Bewerber zu erstellendes Dokument): Der Bewerber reicht mit seinem Teilnahmeantrag eine Erklärung ein, in welcher folgende Mindeststandards gem. Ziffer 3.3 der Leistungsbeschreibung bestätigt werden:
a) Das vorgesehene Projektteam des Beratungsunternehmens muss aus mindestens drei Personen bestehen.
b) Mindestens eine Person muss mindestens vier Jahre praktische Erfahrung in Cloud-Transformations-Projekten bzw. in Housing- Transformations-Projekten nachweisen können.
c) Mindestens eine weitere Person muss mindestens zwei Jahre praktische Erfahrung in Cloud-Transformations-Projekten bzw. in Housing-Transformations-Projekten nachweisen können.
d) Mindestens eine Person muss Projektleitungserfahrung zu zwei Projekten in Cloud-Transformations-Projekten bzw. in Housing- Transformations-Projekten nachweisen können.
e) Mindestens eine Person muss praktische und planerische Erfahrung in mindestens einem IT-Infrastruktur-Umzugsprojekt vorweisen können. Dabei muss mindestens eine Projektreferenz nachweislich die Umzugsrealisierung unter parallelem Aufrechthalten des IT-Betriebs beim entsprechenden Auftraggeber aufzeigen können.
f) Der Bewerber verfügt über eine langjährig (> 5 Jahre) aufgebaute und dauerhaft gepflegte Sourcing-Vorgehensbibliothek zur Umsetzung von Ausschreibungen für IT-Partner für Cloud- bzw. Housing-Dienstleistungen.
Konkrete Nachweise sind im Rahmen der Angebotsphase beizubringen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen ist § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zu beachten.
§ 160 GWB lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.