Bereitstellung einer Bauprojektmanagementplattform als Software as a Service (SaaS)

Kurze Beschreibung

Der Kommunale Immobilien Service der Landeshauptstadt Potsdam, im Weiteren KIS genannt, will eine Cloud-basierte Plattform
zum Austausch und zur Verwaltung von Dokumenten und Informationen rund um vom KIS gemanagte Bauprojekte beschaffen.
Dies setzt eine Standardsoftwareanwendung und Speicherplatz zum Ablegen der erzeugten Anwendungsdaten voraus.
Gegenstand soll die Bereitstellung der in Anlage 1 vereinbarten
Softwareanwendung (im Folgenden: ANWENDUNG) zur Nutzung ihrer Funktionalitäten, die technische Ermöglichung der Nutzung
der ANWENDUNG und die Einräumung bzw. Vermittlung von Nutzungsrechten an der ANWENDUNG, sowie die Bereitstellung
von Speicherplatz für die vom KIS durch Nutzung der ANWENDUNG erzeugten und/oder die zur Nutzung der ANWENDUNG
erforderlichen Daten (im Folgenden: ANWENDUNGSDATEN) in Anlage 1 vereinbarten Umfang durch den Anbieter gegenüber
dem KIS.

Beschreibung der Beschaffung

Bereitstellung einer Bauprojektmanagementplattform
als Software as a Service (SaaS)
1.1 Technisch
1.1.1 Nutzungszeit und Verfügbarkeit
Die grundsätzliche Nutzungszeit der Plattform beträgt bis zu 24 Stunden an 7 Tagen in der Woche. Die
Verfügbarkeit der Plattform entspricht mindestens der Verfügbarkeitsklasse 2 laut der Klassifizierung des
Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
1.1.2 Datensicherung
Die Sicherung aller auf der Plattform hochgeladenen und eingegebenen Informationen erfolgt mindestens
täglich.
1.1.3 Client-Zugriff
Das Portal ist mit folgenden Betriebssystemen und Browsern nutzbar:
- Microsoft Windows ab Version 10 (min. Mozilla Firefox ESR Version 78.10.1esr (64-Bit)),
- macOS ab der Version 10.15 (min. Safari 13),
- Android ab der Version 9 und
- iOS ab der Version 12.5.3
nutzbar.
ActiveX-Komponenten sind nicht zugelassen.
1.1.4 Sicherheit und Konformität
Die der Plattform zugrundeliegenden Server befinden sich in Rechenzentren innerhalb der Bundesrepublik
Deutschland.
Alle vom Auftraggeber im Portal abgelegten Daten werden mittels AES-256 oder gleich-/höherwertig
verschlüsselt gespeichert.
Die gesamte Datenkommunikation zwischen dem Webbrowser / der App des Anwenders und der Plattform
erfolgt verschlüsselt über das TLS-Protokoll, mindestens in der Version 1.3.
Der Hosting-Provider der Plattform ist zertifiziert nach ISO/IEC 27001 und arbeitet DSGVO-konform.
Für Benutzer kann eine Kennwortrichtlinie definiert werden.
Benutzersitzungen per Webbrowser besitzen ein Timeout, nach deren Ablauf die Benutzersitzung automatisch
beendet wird.
Ein Journal dokumentiert, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente hoch-/herunterlädt,
ansieht und löscht.
1.1.5 Mengengerüst
Die Plattform ist für eine 2-stellige Anzahl von gleichzeitig laufenden Bauprojekten geeignet (Anzahl der
Bauprojekte: min. 25 bis max. 70).
Das erwartete Datenvolumen beträgt bis zu 5 Terabyte.
Die erwartete Nutzeranzahl beträgt (siehe hierzu auch 1.2.14):
- Nutzer mit administrativen Rechten: ~ 5
- Nutzer mit fachadministrativen Rechten: ~ 25
- Nutzer mit Standardrechten je Bauprojekt: ~ 70 bis zu 250
1.2 Fachlich
1.2.1 Sprache der Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche ist in deutscher Sprache gehalten.
1.2.2 Schulung und Support
Die Benutzung der Plattform ist für Standard-Benutzer (siehe auch 1.2.14) ohne Pflichtschulung erlernbar.
Für Benutzer mit erweiterten Rechten (siehe auch 1.2.14) sind maximal 4 h Schulungsaufwand notwendig.
Benutzersupport bei der Anwendung des Datenraums per Telefon und E-Mail.
1.2.3 Benutzerführung
Die Benutzerführung ist intuitiv möglich.
1.2.4 Reaktionszeit der Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche erlaubt ein flüssiges Arbeiten und gibt (bspw. per Einblendung) eine Rückmeldung bei
Wartezeiten.
1.2.5 Nutzbare Endgeräte
Die Plattform kann grundsätzlich per PC, Laptop und mobilen Endgeräten genutzt werden. Unabhängig vom
Endgerät sind alle Dokumente und Daten aufrufbar.
1.2.6 Adressverwaltung
Die Plattform bietet die Möglichkeit zur Führung einer Projektbeteiligtenliste (Firmierung, Postadresse,
Kontaktdaten).
1.2.7 Planablage
Die Plattform ermöglicht eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage von Plänen.
1.2.8 Multidateiup- und download
Es können mehrere Dateien und Ordner in einem Vorgang vom Client-Computer auf die Plattform hoch- und
von dieser herunterladen werden. Die Mindestgröße der Dateien/Ordner beträgt 50 MB.
1.2.9 Größe von Einzeldateien
Die Plattform unterstützt Dateien mit einer Größe von 1 Byte bis zu 50 MB.
1.2.10 Integrierter Viewer
Die Plattform beinhaltet einen integrierten Viewer für Dokumente und Pläne (Dateitypen: PDF, DWG, übliche
Fotoformate wie JPG und PNG), um sich Dokumente und Pläne ohne Dateidownload ansehen zu können.
1.2.11 Filter- und Suchfunktionen
Benutzer können nach allen auf der Plattform eingestellten Dateien (Dokumente, Pläne, Fotos, etc.) filtern und
suchen (Dateibezeichnungen, Dateitypen, Einstelldatum). Die jeweiligen Benutzerrechte werden beachtet.
1.2.12 Bilddatenbank
Dateigröße 2 bis maximal 5 MB. Je Datei besteht die Möglichkeit zur Eingabe von Freitext-Bemerkungen und
Vergabe von strukturierten Schlagworten, nach denen auch gesucht werden kann.
1.2.13 Unterstützte Dateiformate
Die Plattform unterstützt mindestens die Ablage von Dateien mit den folgenden Dateiformaten: docx, xlsx,
mpp, pptx, pdf, psd, jpg, png, zip, dwg, dxf.
1.2.14 Benutzerverwaltung
Benutzern / Benutzergruppen können differenzierte Zugriffsrechte je Bauprojekt vergeben und damit praktisch:
- Administratoren (bspw. mit dem Recht, neue Benutzer anzulegen),
- Fachadministratoren (bspw. mit dem Recht, Benutzerrechte zu vergeben) und
- Standard-Benutzer (bspw. mit dem Recht, Dokumente einzusehen und herunterladen zu dürfen)
definiert werden.
Ein Projektbeteiligter erhält nur ein Benutzerkonto, kann aber unterschiedliche Rechte in mehreren
Bauprojekten haben.
1.2.15 Online-Hilfe
Die Plattform bietet eine Online-Hilfe in deutscher Sprache.

Beschreibung der Verlängerungen

Nach der regulären Vertragslaufzeit von 6 Jahren läuft das Vertragsverhältnis bis zu zwei Mal für jeweils zwei weitere Jahre
weiter, wenn nicht ein Vertragspartner es schriftlich mit einer Frist von neun Monaten vor Ablauf ordentlich kündigt.

Beschreibung der Optionen

Plattform zur Verwaltung von 1 weiteren Bauprojekt
für einen Nutzungszeitraum von 1 Jahr mit:
- mit bis zu 100 Benutzern je Bauprojekt
Plattform zur Verwaltung von 5 weiteren Bauprojekten
für einen Nutzungszeitraum von 1 Jahr:
- mit bis zu 100 Benutzern je Bauprojekt
Plattform zur Verwaltung von 10 weiteren Bauprojekten
für einen Nutzungszeitraum von 1 Jahr:
- mit bis zu 100 Benutzern je Bauprojekt

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Erklärung zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit (Formblatt 4.10) mit den folgenden Deckungssummen je Versicherungsfall für die Haftpflichtversicherung: 1.000.000 Euro pauschal für Personen- und Sachschäden, sowie 1.000.000 Euro für Vermögensschäden.
Sowie einer Erklärung zum Umsatz für die letzten drei Geschäftsjahre mit einem jährlichen Mindestumsatz von 660.000 Euro brutto.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Erklärung zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Formblatt 4.6)
Vergleichbare Referenzen
Der Bieter soll anhand drei (3) eingereichten Referenzen aus den letzten drei (3) Jahren belegen, dass die angebotene Lösung bei anderen Auftraggebern mit mindestens den geforderten Pflichtanforderungen und entweder gleicher Benutzerzahl von mindestens 500 Benutzern insgesamt, oder gleichem Datenvolumen, von mindestens fünf (5) Terabyte genutzt wird oder wurde.
Die in den einzureichenden Referenzen (Formblatt 4.6) geforderten Pflichtanforderungen sind folgende:
- 1.2.1 Die Benutzeroberfläche ist in deutscher Sprache gehalten,
- 1.2.2 Die Benutzung der Plattform ist für Standard-Benutzer (siehe auch 1.2.14) ohne Pflichtschulung erlernbar. Für Benutzer mit erweiterten Rechten (siehe auch 1.2.14) sind maximal 4 h Schulungsaufwand notwendig. Benutzersupport bei der Anwendung des Datenraums per Telefon und E-Mail
- 1.2.3 Die Benutzerführung ist intuitiv möglich.
- 1.2.4 Die Benutzeroberfläche erlaubt ein flüssiges Arbeiten und gibt (bspw. per Einblendung) eine Rückmeldung bei Wartezeiten.
- 1.2.5 Die Plattform kann grundsätzlich per PC, Laptop und mobilen Endgeräten genutzt werden. Unabhängig vom Endgerät sind alle Dokumente und Daten aufrufbar.
- 1.2.6 Die Plattform bietet die Möglichkeit zur Führung einer Projektbeteiligtenliste (Firmierung, Postadresse, Kontaktdaten).
- 1.2.7 Strukturierten und nachvollziehbaren Ablage von Plänen
- 1.2.8 Es können mehrere Dateien und Ordner in einem Vorgang vom Client-Computer auf die Plattform hoch- und von dieser herunterladen werden. Die Mindestgröße der Dateien/Ordner beträgt 50 MB.
- 1.2.9 Die Plattform unterstützt Dateien mit einer Größe von 1 Byte bis zu 50 MB.
- 1.2.10 Die Plattform beinhaltet einen integrierten Viewer für Dokumente und Pläne (Dateitypen: PDF, DWG, übliche Fotoformate wie JPG und PNG), um sich Dokumente und Pläne ohne Dateidownload ansehen zu können.
- 1.2.11 Benutzer können nach allen auf der Plattform eingestellten Dateien (Dokumente, Pläne, Fotos, etc.) filtern und suchen Dateibezeichnungen, Dateitypen, Einstelldatum). Die jeweiligen Benutzerrechte werden beachtet.
- 1.2.12 Dateigröße 2 bis maximal 5 MB. Je Datei besteht die Möglichkeit zur Eingabe von Freitext-Bemerkungen und Vergabe von strukturierten Schlagworten, nach denen auch gesucht werden kann.
- 1.2.13 Die Plattform unterstützt mindestens die Ablage von Dateien mit den folgenden Dateiformaten: docx, xlsx, mpp, pptx, pdf, psd, jpg, png, zip, dwg, dxf.
- 1.2.14 Benutzern / Benutzergruppen können differenzierte Zugriffsrechte je Bauprojekt vergeben und damit praktisch:
- Administratoren (bspw. mit dem Recht, neue Benutzer anzulegen),
- Fachadministratoren (bspw. mit dem Recht, Benutzerrechte zu vergeben) und
- Standard-Benutzer (bspw. mit dem Recht, Dokumente einzusehen und herunterladen zu dürfen) definiert werden.
Ein Projektbeteiligter erhält nur ein Benutzerkonto, kann aber unterschiedliche Rechte in mehreren Bauprojekten haben.
- 1.2.15 Die Plattform bietet eine Online-Hilfe in deutscher Sprache.
Die Einreichung von mehr als 3 (drei) Referenzen (Formular 4.6) führt nicht zu einer besseren Bewertung.
Zudem sind für die Eignung auskömmliche Personalkapazitäten gefordert (§ 46 Abs. 3 Nr. 2 VGV). Die Bewerber sollen für die Aufgabengebiete Beratung, Software-Entwicklung, sowie Support jeweils mindestens zwei Mitarbeitende benennen (Formular 4.6). Die Aufgabengebiete werden im Folgenden näher beschrieben:
- Beratung: Begleitung des Auftraggebers bei Einführung und Fortentwicklung der angebotenen Software-Lösung.
- Software-Entwicklung: Weiterentwicklung und Fehlerbehebung der angebotenen Software-Lösung.
- Support: Unterstützung der Endanwender des Auftraggebers und Bearbeitung von Anfragen zu Softwarefehlern und -ausfällen.
(3) ggf. Angabe unter Beifügung der Erklärung Unteraufträge Eignungsleihe, für welche Teile des Auftrages das Unternehmen unter
Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. (Formblatt 4.3)

Bedingungen für die Vertragserfüllung

(1) Angaben zur Abfrage von Eintragungen aus dem Wettbewerbsregister: Der Auftraggeber wird für den/die Wirtschaftsteilnehmer, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister gem. § 6 WRegG bei der Registerbehörde anfordern. Bewerber/Bieter aus anderen Mitgliedsstaaten haben daher auf Anforderung des Auftraggebers einen vergleichbaren Nachweis nach Maßgabe der Rechtsvorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen.
Der Auftraggeber behält sich vor, für den/die Wirtschaftsteilnehmer, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, zusätzlich einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern. Die vorgenannte Verfahrensweise gilt entsprechend.
(2) Es sind die Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (BbgVergG) einzuhalten - Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formular 5.3 EU)
(3) ggf. Vereinbarung zwischen dem Bieter/Auftragnehmer/Nachunternehmen zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formular 5.4 EU)
(4) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB (Formular 4.1 EU)
(5) Als weitere Mindestanforderung ist die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

(1) Die Kommunikation infolge von Bewerber-/Bieterfragen, über sonstige Änderungen o.ä. erfolgt ebenfalls über den Vergabemarktplatz, so dass sich die Bewerber/Bieter fortlaufend selbst über den Vergabemarktplatz zum Verfahren, den Stand der Vergabeunterlagen, sowie etwaige Änderungen informieren müssen. Die kostenlose Registrierung zur Teilnahme am Verfahren wird daher empfohlen, da dann der registrierte Bewerber/Bieter automatisch über Änderungen bzw. Nachrichten der Vergabestelle informiert wird. Auch können im Verfahren Nachrichten an die Vergabestelle gesendet werden.
(2) Sollte sich im Vergabeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, der der Bekanntmachungspflicht unterliegt, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren. Bei Registrierung zum Verfahren auf dem Vergabemarktplatz erfolgt jedoch ebenfalls eine automatische Benachrichtigung über eine Bekanntmachungsänderung oder weitere Bekanntmachungen.
(3) Für die Erstellung von Teilnahmeanträgen und Angeboten sind zwingend die vom Auftraggeber über den Vergabemarktplatz in den Vergabeunterlagen bereit gestellten Vordrucke/Formulare zu verwenden. Änderungen an diesen Vordrucken/Formularen sind - soweit nicht durch den Auftraggeber explizit zugelassen - unzulässig und führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrages oder Angebots. Im Übrigen gelten die weitergehenden Anforderungen und Konkretisierungen in den Vergabeunterlagen.
(4) Beteiligt sich eine Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern als Bewerber-/Bietergemeinschaft am Verfahren oder wird auf Kapazitäten und Leistungen Dritter (z. B. Nachunternehmer) zum Nachweis der Eignung oder zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistungsanforderungen zurück gegriffen, sind die Einzelheiten bezüglich der Voraussetzungen sowie den von diesen einzureichenden Nachweise und Erklärungen den veröffentlichten Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Bekanntmachungs-ID: CXP9YCRRVVL

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzessionhat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung derVergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen desNachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehnKalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit