Beschreibung der Beschaffung
Die Medien- und Kommunikationstechnik hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. So ist neben der klassischen Veranstaltungstechnik mit Beschallungen von Konferenzen und anderen Veranstaltungen sowie Videotechnik zu Projektionszwecken ein immer wichtigerer Anteil von IT-Technik zu bedienen und zu beherrschen, was sich in immer mehr zum Normalfall werdenden Hybridveranstaltungen niederschlägt. Darüber hinaus verschieben sich die Grenzen in Richtung von Leistungen, die neben der einfachen Bedienung von technischen Gerätschaften einen gewissen Grad gestalterischer Fähigkeiten erfordern, wie z.B. bei einem Kameramann oder Videoproducer.
Das neugeschaffene Produktionsstudio MediaLab am Berliner Standort steht in diesem Sinne beispielhaft für diese Entwicklung, da es durch die Konzentration von hochwertiger Audio- Video- und IT-Technik weitreichende Möglichkeiten zur Gestaltung von Online-Veranstaltungen und anderen modernen Medien ermöglicht.
Entsprechend weit müssen die Anforderungen an die Betreuung und den Betrieb der medientechnischen Einrichtungen und Gerätschaften im Referat Z III 2 zukünftig gefasst werden. Gleichzeitig ergeben sich durch das MediaLab deutliche Überschneidungen zu Aufgaben und Anforderungen anderer Referate. So finden für eine möglichst effiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen insbesondere die Belange von PII1(Presse), PII2 (Öffentlichkeitsarbeit), PII3 (Bürgerkommunikation) und PII4 (Veranstaltung) in dieser Ausschreibung Berücksichtigung.
Die jeweiligen vom/von der künftigen Auftragnehmer/in zu erbringenden Dienstleistungen werden in der vorliegenden Leistungsbeschreibung beschrieben. Diese werden dabei unterteilt in Basisleistungen, die nach Aufwand vergütet werden (s. Kapitel 3 der Leistungsbeschrebung; Dokument 3.1 der Vergabeunterlagen) und in weitere Dienstleistungen, für die eine Rahmenvereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung ebenfalls im Rahmen einer Aufwandsvergütung abgeschlossen werden soll (s. Kapitel 4 der Leistungsbeschreibung; Dokument 3.1 der Vergabeunterlagen).
Die Basisleistungen umfassen andauernd bzw. permanent zur Aufrechterhaltung des standardmäßigen Technik-Betriebs benötigte Dienstleistungen. Die weiteren Dienstleistungen umfassen optionale Leistungen, die bei Bedarf abgerufen werden. Diese Leistungen betreffen sowohl die mengenmäßige Aufstockung der Basisleistungen im Bedarfsfall, als auch die eingangs erwähnten erweiterten gestalterischen und/oder planerischen Kapazitäten für bestimmte Projekte bzw. Anforderungen.
Änderungen an den beauftragten Leistungen werden einem geordneten Change-Verfahren unterworfen (s. Vertrag, Dokument 11.02 der Vergabeunterlagen).
Mit der Aufteilung werden die folgenden Ziele aus Sicht der Auftraggeberin verfolgt:
- Schaffung einer soliden Kalkulationsgrundlage für den/die künftige/n Auftragnehmer/in, um die Basisleistungen beziffern zu können,
- Sicherstellung einer stabilen, qualitätsgerechten MKT-Betreuung, für alle mengenmäßig aufzulistenden und kontinuierlich anfallenden Betreuungsleistungen,
- Nutzung von Abrufkontingenten für zusätzliche oder kurzfristig signifikant steigende Bedarfe an Dienstleistungen (Veranstaltungen und Videokonferenzen außerhalb der regelmäßigen Servicezeiten etc.), um hierbei die erforderliche Flexibilität zu erreichen,
- nahtlose Einfügung der neuen Produktions-Möglichkeiten durch das MediaLab in die Arbeitsabläufe der genannten Referate sowie die Erschließung erweiterter Kapazitäten für den/die künftige/n Auftragnehmer/in.
In Abgrenzung zu den Leistungen des/der externen Dienstleister/in werden die IT-Mitarbeiter*innen des BMUV u.a. die folgenden Aufgaben wahrnehmen:
- Aufstellung und Bewirtschaftung des MKT-Haushalts
- Planung und Organisation der MKT
- Lizenzmanagement
Weitere Aufgaben des BMUV sind in den jeweiligen Abschnitten der Leistungsbeschreibung (Dokument 3.1 der Vergabeunterlagen) abgegrenzt.