Beschaffung Business Intelligence Software für den Aufbau eines Controllings im Sozialamt

Kurze Beschreibung

Für den Aufbau eines Fachcontrollings sowie eine integrierte Sozial-/Gesundheitsplanung ist die Beschaffung und die Implementierung einer Business-Intelligence-Software (BI-Software) - einschließlich der in diesem Zusammenhang erforderlichen Beratungsleistungen - beabsichtigt.
Im Zuge einer Marktanalyse wurden unter Berücksichtigung der Kriterien
- eines wirtschaftlich stabilen Anbieters mit guter Präsenz und lokalem Support, einem hohen Produktreifegrad mit ausgewiesenem Kundenstamm (Historie), einem Produkt in strategischer Entwicklung
- einer integrierten Softwarelösung mit umfassender, integrierter Funktionalität für BI (die Standard-Berichtswesen, Ad-hoc-Berichtswesen, Dashboard, als auch Planung bietet)
- und Verfügbarkeit von Know-How für Anforderungen/Projekte im öffentlichen Sektor (bestenfalls im Sozialbereich)
sowie auf Grundlage der unter Ziffer II.2.4 dieser Bekanntmachung dargestellten Mindestanforderungen drei Softwareprodukte (Board, Jedox EPM-Plattform, Unit 4 Financial Planning&Analysis) vorausgewählt.

Beschreibung der Beschaffung

Für den Aufbau eines Fachcontrollings sowie eine integrierte Sozial-/Gesundheitsplanung ist die Beschaffung und die Implementierung einer Business-Intelligence-Software (BI-Software) beabsichtigt.
Im Zuge einer Marktanalyse wurden aus den unter Ziffer II.1.4 dieser Bekanntmachung genannten Gründe sowie unter Berücksichtigung nachfolgender Mindestanforderungen drei Softwareprodukte (Board, Jedox EPM-Plattform, Unit4 Financial Planning & Analysis) vorausgewählt, die für den beabsichtigen Einsatzzweck in Betracht kommen:
Technische Anforderungen
- Unterstützung von Microsoft Windows, Unterstützung von VMWare als Virtualisierungs-Umgebung
- keine Cloud-Lösung
Full-Client:
- Generell muss das Softwarewerkzeug client-unabhängig nutzbar sein. Ideal wäre ein reiner Web-Client mit voller Funktionalität, der einen Full-Client überflüssig macht.
- Falls Full-Client vorhanden, muss dieser Microsoft Windows 10 als Betriebssystem unterstützen
- Full-Client ist nur für Power User und Admins denkbar (insbesondere für die Planung)
-Web-Client (bspw. dezentrale Plandateneingabe, aber auch Berichtsausgabe) mit Unterstützung der Browser Microsoft Internet Explorer, Edge und Google Chrome muss generell vorhanden sein.
Mobile:
- Unterstützung von iOS-Endgeräten
- Nutzung von nativen Apps oder über Browser des mobilen Endgeräts
Datenspeicherungstechnologie:
- Datenhaltung für das Data Warehouse ist Microsoft SQL Server
- Ergänzende Datenhaltungs-Systeme auf Data-Mart-Ebene werden zugelassen.
Datenquellen:
- SAP ERP (Zugriff noch unklar, ggf. per Export)
- Prosoz, Kosy (Zugriff noch unklar, ggf. per Export)
- Externe Datenquellen (bspw. Bundesagentur für Arbeit, statistische Ämter, ...)
- Datenintegration von lokalen Daten muss möglich sein (bspw. Excel, CSV, TXT, XML)
- Berechtigungen und Security:
- Berechtigungskonzept für Datenzugriffe durch Anwender (bspw. Dimensionen, Hierarchien, Kennzahlen) muss vorhanden sein. Rollenkonzept mit Berechtigungen pro Rolle.
- Anwendung soll Active Directory und LDAP unterstützen und ein Single-Sign-On ermöglichen
Basis-/Grafikfunktionen
Datenexport:
- Datenexport als PDF (bspw. Standard-Berichte)
- Datenexport in Excel muss möglich sein (bspw. für weitere Bearbeitung)
- Datenexport in PowerPoint als Minimalanforderung (zur Unterstützung des existierenden Vorstandsberichtswesens (-> besser wäre ggf. ein PowerPoint Add-in)
Informationsverteilung:
- Öffentliche und private Berichtsordner zur Ablage von Berichten und Inhalten sollten vorhanden sein
- Veröffentlichung von Berichten im Web muss möglich sein
- Automatisierter, zyklischer Berichtsversand ("Scheduling") muss als Option unterstützt werden, entweder als E-Mail-Anhang (bspw. PDF) oder als Link zur Nutzung des Berichts am Bildschirm
Grafikfunktionen:
- Berichte sind tabellarisch als auch grafisch. Heute überwiegend Standardgrafiktypen verwendet (Balken, Säulen, Kuchen, Linien)
- Einbindung externer Grafiken wie bspw. eines Logos oder auch Landkarten sollte möglich sein
- Landkarten mit Navigationsfunktion (bspw. wie im Covid-Dashboard
Fachlich - funktionale Anforderungen
- Fachanwenderfreundliche & einfache Erstellung von druck- als auch bildschirmorientierten Standard-Berichten. Berichtserstellung und -anpassung per Drag & Drop ohne Programmierung. Keine IT-Abhängigkeit.
- Funktionen zur Berichtserstellung/Informationsdarstellung (Verschachtelung von Dimensionen, Nullzeilen- und Nullspaltenunterdrückung etc.)
- Funktionalität zur Einbindung von Dynamik in Berichten, die am Bildschirm genutzt werden (Drill-Funktionen, Navigation im verfügbaren Datenraum, Filterung, Gruppierung, Sortierung, Ranking etc.) inkl. eines Reset-Buttons für eine Rückkehr zu den Ausgangseinstellungen
- Funktionalität zur Durchführung von Berechnungen in Berichten ist gefordert, um individuelle Kennzahlen durch Fachanwender über mathematische Grundrechenarten zu berechnen.
- Kommentierungsfunktionen in Berichten, entweder als Textbox oder Zellkommentar (bspw. Auffälligkeiten oder Abweichungen)
- Bedingte Formatierung sind erforderlich, um bspw. Ausreißer zu identifizieren ("Ampelfunktionen")
Layout- und Formatfunktionen:
- Layout- und Formatfunktionen müssen vorhanden sein, um Berichte gestalten zu können (ähnlich Excel)
- Jedoch keine tiefgehenden Anforderungen an Layout und Formatierung von Berichten
Klassische Analysemethoden gefordert wie
- Filterung, Gruppierung, Ranking, Top10 / Flop10, Berechnungen (i.d.R. über Grundrechenarten), bedingte Formatierung, Min./Max.-Auswertungen
- Abweichungsanalysen
- Abbildung von Wenn-Dann-Beziehungen
- Drill-Operationen, Pivot, Slice & Dice (OLAP)
- Funktionalität zur fachanwenderfreundlichen Erstellung individueller Dashboards und Management Cockpits zur zentralen Darstellung ausgewählter Kennzahlen im Browser und auf mobilen Endgeräten
- Integration mit anderen Anwendungsklassen ist gefordert zur Wiederverwendung von bspw. Objekten aus existierenden Berichten, Analysten oder Planungen
Dem Bieter bleibt es unbenommen, welches der vorgenannten Produkte Bestandteil seines Angebots wird.
Der zu vergebende Auftrag beinhaltet folgende Leistungsbestandteile:
- Die Bereitstellung einer der obengenannten Business-Intelligence-Software (BI-Software) in der jeweils aktuellen Version durch Kauf oder Miete (Subscription)
- Wartung und Support der bereitgestellten Software für einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren.
- Erreichbarkeit einer Hotline zu üblichen Bürostunden (werktags, 08:00 bis 17:00 Uhr)
- Data Warehouse/Data Marts-Entwicklung einer bestehenden oder zu erstellenden BI-Applikationen für die Abbildung der Anforderungen des Berichtswesens nach SGB II und SGB XII, sowie die Sozial-/Gesundheitsplanung sowie Pflegeplanung und angrenzender Dezernate.
- Beratungsleistungen und Implementierung einer Produktionsumgebung für das aufzubauende Data Warehouse und die BI-Lösung
- Schulungsleistungen für Anwender und Administratoren

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag wird im Hinblick auf die Support- und Wartungsleistungen für den Dauer des Einsatzes der Software beim Auftraggeber abgeschlossen. Aufgrund einer Plausibilitätsprüfung in der für die Erstellung dieser Bekanntmachung verwendeten Software mussten zwingend Angaben zur Vertragslaufzeit erfolgen. Bei dem obengenannten Wert handelt es sich nach Einschätzung des Auftraggebers um die Mindestvertragslaufzeit.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter hat das Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien gem. §§ 123, 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) durch Eigenerklärung (Eigenerklärung Ausschlussgründe) zu erklären.
Bietergemeinschaften haben eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung (Bietergemeinschaftserklärung) mit folgendem Regelungsinhalt abzugeben:
a) in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
b) in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
c) dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
d) dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Die Bietergemeinschaftserklärung ist mit Abgabe des Angebots in Textform und im Laufe des weiteren Vergabeverfahrens ggf. auf Verlangen der Vergabestelle in einer durch alle Mitglieder der Bietergemeinschaft unterzeichneten Ausfertigung vorzulegen. Eine auch auf Anforderung nicht vollständig ausgefüllte oder unterzeichnete Bietergemeinschaftserklärung führt zwingend zum Ausschluss des Angebots.
Ein Entwurf der geforderten Erklärung kann auf dem Vergabeportal eingesehen und heruntergeladen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Benennung von mindestens drei Referenzprojekten - unter Angabe des Auftraggebers (Name, Ansprechpartner, Kontaktdaten), des erfolgreichen Projektabschlusses sowie einer maximal 2-seitigen Kurzdarstellung mit den wesentlichen Inhalten (z.B. Auflistung realisierter Applikationen, Schilderung des Einführungsprozesses, Darstellung der umgesetzten Anforderungen)

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Benennung von mindestens 3 Referenzprojekten über vergleichbare Projekte (BI-Software), davon
- mindestens 2 Referenzprojekte von Kreisverwaltungen / Landratsämtern und
- mindestens 2 Referenzprojekte über die Implementierung eines BI-Verfahrens für ein Fachcontrolling im Sozialbereich,
die (jeweils) in den vergangenen 10 Jahren eingeführt wurden.
Eine entsprechende Eigenerklärung ist abzugeben. Hierfür wird die Verwendung des Formblattes "Referenzen" empfohlen.
Eine Nachbesserung abgegebener Erklärungen, z. B. durch den Austausch eingereichter Referenzen, ist unzulässig.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben zu den Referenzen zu überprüfen. Falsche Angaben führen zum vollständigen und ersatzlosen Ausschluss des jeweiligen Referenzprojektes. Sofern die Referenzabfrage dazu führt, dass nicht mindestens 3 Referenzen die vorgenannten Mindestanforderungen erfüllen, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Bieter die ggf. notwendigen Genehmigungen zur Weitergabe personenbezogener Daten von den Betroffenen eingeholt hat, die ggf. auf Anforderung vorzulegen sind.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. Der Abschluss des den Vergabeunterlagen beigefügten Integritätsvertrags ist zwingende Voraussetzung für die Zuschlagserteilung.
2. Eintragungen im Wettbewerbsregister oder im Gewerbezentralregister können zum Angebotsausschluss führen. Die Abfragen werden vom Auftraggeber veranlasst und auf den engeren Bieterkreis beschränkt.

Es sind ausschließlich elektronische Angebote über das Vergabeportal unter Zuhilfenahme des Bietertools zugelassen. Zu diesbezüglichen Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.
Sofern sich im Verlauf der Angebotsfrist die Notwendigkeit der Anpassung von Vergabeunterlagen ergibt, ist das jeweils aktuellste Formular zu verwenden. Über evtl. notwendige Änderungen werden die registrierten Bewerber durch Bewerberkommunikationen unterrichtet. Es wird daher empfohlen, vor Angebotsabgabe die Aktualität der hochgeladenen Dokumente zu prüfen.
1. Erklärungen / Nachweise, die zwingend mit dem Angebot abzugeben sind und die von der Vergabestelle nicht nachgefordert werden:
- ausgefülltes und signiertes Angebotsformular
- ausgefüllte Datei "Wertungsmatrix" (Tabellenblätter Preisblatt und fachliche Wertung)
- ausgefülltes Formblatt "Referenzen"
- Bietergemeinschaftserklärung (Textform ausreichend)
- Formblatt Unteraufträge (nur beim beabsichtigten Einsatz v. Nachunternehmern)
2. Erklärungen / Nachweise, die mit dem Angebot abzugeben sind und die ggf. unter Fristsetzung nachgefordert werden können:
- Eigenerklärung "Ausschlussgründe"
- Darstellung des konkreten Aufbaus der zukünftigen DWH-Landschaft sowie der Voraussetzungen zur selbstständigen Konfiguration neuer Berichte mit geänderten oder zusätzlichen Kennzahlen und Daten durch den Auftraggeber (vgl. Ziffer 5.2.4 der Aufgabenbeschreibung)
- Aufstellung über ggf. zusätzlich benötigte technische Komponenten zum Betrieb der Software (vgl. Ziffer 5.2.5 der Aufgabenbeschreibung)
- Darstellung einer DSGVO-konformen Architektur und Umsetzung der BI-Berechtigungen
- Kurzdarstellung der im Formblatt Referenzen angegebenen Projekte
3. Erklärungen / Nachweise, die auf Verlangen der Vergabestelle vom vorgesehenen Auftragnehmer, ggf. von den Bietern in der engeren Wahl vorzulegen sind:
- Bietergemeinschaftserklärung (von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft signiert)
- Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU
- Nachweis einer aktuell bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung
- unterzeichnete Ausfertigung des Integritätsvertrags
- Eignungsnachweise und Verpflichtungserklärung von Nachunternehmern sowie deren namentliche Benennung.
Die Nichtbeachtung dieser Vorgaben sowie die nicht fristgerechte oder unvollständige Vorlage von Erklärungen und Nachweisen führen zwingend zum Ausschluss des Angebotes.
Es gelten die Bewerbungs- und die den Vergabeunterlagen beigefügten Vertragsbedingungen für die Vergabe von Leistungen des Rhein-Sieg-Kreises nach Maßgabe dieser Bekanntmachung.
Zum vorläufigen Nachweis der Eignung wird die Abgabe der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=de) akzeptiert.
Eignungsnachweise, die im Rahmen eines Präqualifizierungsverfahrens erworben wurden, sind zugelassen. In diesem Fall sind nur die dort nicht hinterlegten Nachweise zu erbringen. Gleiches gilt für Unternehmen, die in der Bieterdatei des Rhein-Sieg-Kreises registriert sind. Ferner kann - unter Angabe der Vergabenummer - auf bereits der Vergabestelle vorliegende Eignungsnachweise verwiesen werden.
Nach Auswertung aller schriftlich eingereichten Angebote werden die drei Bieter mit der bis dahin erreichten Höchstpunktzahl zur Präsentation ihrer Angebote eingeladen. Abhängig von der Corona-Situation kann diese Vorstellung entweder persönlich oder in remote-Terminen erfolgen. Die betroffenen Bieter werden rechtzeitig über die vorgesehene Teilnahme an der Präsentation informiert.
Die im Zuge der Angebotswertung vorgesehene Präsentation ist derzeit im Zeitraum vom 10. - 12.10.2022 vorgesehen. Die genauen Einzelheiten werden den für die Präsentation vorgesehenen Bietern rechtzeitig mit gesondertem Schreiben mitgeteilt. Nach abschließender Prüfung und Wertung der Präsentation erhält der Bieter mit der erreichten Gesamt-Höchstpunktzahl auf Grundlage aller Wertungskriterien den Zuschlag.
Die Vergabeunterlagen werden registrierungsfrei zur Verfügung gestellt. Den Interessenten wird dennoch die Registrierung auf dem Vergabeportal empfohlen. Dies hat den Vorteil, dass diese bei Erteilung von Bewerberinformationen oder evtl. notwendigen Anpassungen der Vergabeunterlagen über das Vergabeportal in Kenntnis gesetzt und zur Einsichtnahme auf dem Vergabeportal aufgefordert werden.
Die Bieterinformation gemäß § 134 GWB wird über das Vergabeportal versendet.
Rückfragen zum Ablauf des Vergabeverfahrens, den abzugebenden Erklärungen und/oder zu den Vergabeunterlagen sind spätestens über das Vergabeportal an die Vergabestelle zu richten.
Bekanntmachungs-ID: CXPTYYBD49Q

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Hat ein Bewerber/Bieter eine oder mehrere Rügen erhoben, der oder denen der Auftraggeber nicht abgeholfen hat, ist ein entsprechender Nachprüfungsantrag nur dann fristgerecht, wenn er vor Ablauf des 15. Kalendertags nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der oder den Rügen nicht abhelfen zu wollen, bei der obengenannten Vergabekammer eingeht. Wenn oder soweit der Nachprüfungsantrag nicht fristgerecht eingeht, ist er unzulässig.
Im Übrigen wird auf § 160 Abs. 3 GWB verwiesen.