Beschreibung der Beschaffung
Seit März 2022 arbeitet ein achtköpfiges Aufbauteam mit dem Direktorium in einer neu erstellten IT-Infrastruktur. Für das Finanzwesen wird ein Buchhaltungssystem benötigt. Das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Bundesstiftung Gleichstellung entspricht derzeit der Kameralistik.
1. Auftragsgegenstand
2.1 Softwareanforderungen
Die zu liefernde Software betreffend das Buchhaltungssystem muss über folgende Tools (Leistungsmerkmale) verfügen:
- Finanzbuchhaltung (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung inkl. Stammda-tenpflege)
- elektronische Rechnungsbearbeitung (Eingangs- und Ausgangsrechnung)
- Kosten- und Leistungsrechnung
- Anlagenbuchhaltung
- Planung und Hochrechnungen mit der Möglichkeit der Darstellung paralleler Szenarien
- Controlling
- Reporting
- Monats-, Quartals- und Jahresabschluss
- retrospektive und perspektivische Vergleichbarkeit über Monate und Jahre hinweg in allen Tools
- Generierung von Mittelabrufen
- Liquiditätsplanung
- Schnittstellenkompatibilität
o gegenwärtiges IT-System
o E-Akte (Fabasoft)
o Microsoft Office, insbesondere Excelimport und -export
o Onlinebanking
o Erweiterung auf zusätzliche Schnittstellen
- Dienstreiseabrechnungen
- Fremdwährung und Auslandstransaktionen
- Drittmittelbewirtschaftung
- Anwendbarkeit auf Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Kameralistik und Möglichkeit zur Erweiterung auf Doppik sowie Nutzbarkeit in verschiedenen Geschäftsbereichen (ideell/wirtschaftlich)
- Support und Schulungen inklusive Nutzerhandbuch
- Anzahl der User: fünf Personen mit Vollzugriff und bis zu 45 Personen mit unterschiedlichen Rollenverteilungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung
- Die Software muss uneingeschränkt kompatibel mit dem IT-System der Bundesstiftung Gleichstellung sein (siehe Anlage IT-System Bundesstiftung). Das IT-System der Bundesstiftung Gleichstellung befindet sich derzeit im Aufbau, so dass Änderungen nicht ausgeschlossen sind. Die Bundesstiftung wird die Bieter*innen bzw. nach Zuschlagserteilung den*die Auftragnehmerin über etwaige Änderungen unterrichten, die im Rahmen der Leistungserbringung zu berücksichtigen sind.
2.2 Bereitstellung und Installation
Die Bereitstellung und Installation der Software (d.h. die Herstellung der Betriebs-bereitschaft) hat so schnell wie möglich nach Zuschlagserteilung, spätestens aber bis zum 01.11.2022 zu erfolgen. Eine einvernehmliche Anpassung des Liefertermins ist möglich, der*die Auftragnehmer*in darf die Zustimmung zu einer Verlegung des Liefertermins nicht unbillig verweigern.
Die Bereitstellung und Installation der Software hat zunächst in der BAFzA-Liegenschaft Berlin-Halensee, Berlin Global Village in Berlin Neukölln, den vorübergehenden Dienstorten der Bundesstiftung Gleichstellung (Juli-Oktober 2022) bzw. auf den Dienstrechnern der Mitarbeiter*innen zu erfolgen. Nach Umzug und Installation der gesamten IT-Infrastruktur in die endgültige Liegenschaft, zentral in Berlin, voraussichtlich ab November 2022 bis spätestens 15.12.2022, ist die Software ggf. erneut bereitzustellen und zu installieren.
2.3 Support und Wartung einschließlich Hotline mit Ticketsystem
Zu den geschuldeten Leistungen gehören ferner der Support und die Wartung der Software. Hierzu gehört die Bereitstellung einer Hotline mit Ticketsystem zu den Geschäftszeiten der Bundesstiftung Gleichstellung von derzeit Montag bis Freitag, 08.00 h bis 17.00 h.
2.4 Sonstiges
Die geltenden rechtlichen Vorgaben für Bundeseinrichtungen, insbesondere Datenschutz und -sicherheit müssen berücksichtigt und umgesetzt werden.