Beschaffung eines Buchhaltungssystems

Kurze Beschreibung

Die Bundesstiftung Gleichstellung ist eine rechtsfähige bundesunmittelbare Stiftung des öffentlichen Rechts mit Sitz in Berlin. Der Stiftungszweck ist die Stärkung und Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern in Deutschland.
Das doppelköpfige Direktorium ist zum 01.11.2021 bestellt worden. Seit März 2022 arbeitet ein achtköpfiges Aufbauteam mit dem Direktorium in einer neu erstellten IT-Infrastruktur. Für das Finanzwesen wird ein Buchhaltungssystem benötigt. Das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Bundesstiftung Gleichstellung entspricht derzeit der Kameralistik.

Beschreibung der Beschaffung

Seit März 2022 arbeitet ein achtköpfiges Aufbauteam mit dem Direktorium in einer neu erstellten IT-Infrastruktur. Für das Finanzwesen wird ein Buchhaltungssystem benötigt. Das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Bundesstiftung Gleichstellung entspricht derzeit der Kameralistik.
1. Auftragsgegenstand
2.1 Softwareanforderungen
Die zu liefernde Software betreffend das Buchhaltungssystem muss über folgende Tools (Leistungsmerkmale) verfügen:
- Finanzbuchhaltung (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung inkl. Stammda-tenpflege)
- elektronische Rechnungsbearbeitung (Eingangs- und Ausgangsrechnung)
- Kosten- und Leistungsrechnung
- Anlagenbuchhaltung
- Planung und Hochrechnungen mit der Möglichkeit der Darstellung paralleler Szenarien
- Controlling
- Reporting
- Monats-, Quartals- und Jahresabschluss
- retrospektive und perspektivische Vergleichbarkeit über Monate und Jahre hinweg in allen Tools
- Generierung von Mittelabrufen
- Liquiditätsplanung
- Schnittstellenkompatibilität
o gegenwärtiges IT-System
o E-Akte (Fabasoft)
o Microsoft Office, insbesondere Excelimport und -export
o Onlinebanking
o Erweiterung auf zusätzliche Schnittstellen
- Dienstreiseabrechnungen
- Fremdwährung und Auslandstransaktionen
- Drittmittelbewirtschaftung
- Anwendbarkeit auf Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Kameralistik und Möglichkeit zur Erweiterung auf Doppik sowie Nutzbarkeit in verschiedenen Geschäftsbereichen (ideell/wirtschaftlich)
- Support und Schulungen inklusive Nutzerhandbuch
- Anzahl der User: fünf Personen mit Vollzugriff und bis zu 45 Personen mit unterschiedlichen Rollenverteilungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung
- Die Software muss uneingeschränkt kompatibel mit dem IT-System der Bundesstiftung Gleichstellung sein (siehe Anlage IT-System Bundesstiftung). Das IT-System der Bundesstiftung Gleichstellung befindet sich derzeit im Aufbau, so dass Änderungen nicht ausgeschlossen sind. Die Bundesstiftung wird die Bieter*innen bzw. nach Zuschlagserteilung den*die Auftragnehmerin über etwaige Änderungen unterrichten, die im Rahmen der Leistungserbringung zu berücksichtigen sind.
2.2 Bereitstellung und Installation
Die Bereitstellung und Installation der Software (d.h. die Herstellung der Betriebs-bereitschaft) hat so schnell wie möglich nach Zuschlagserteilung, spätestens aber bis zum 01.11.2022 zu erfolgen. Eine einvernehmliche Anpassung des Liefertermins ist möglich, der*die Auftragnehmer*in darf die Zustimmung zu einer Verlegung des Liefertermins nicht unbillig verweigern.
Die Bereitstellung und Installation der Software hat zunächst in der BAFzA-Liegenschaft Berlin-Halensee, Berlin Global Village in Berlin Neukölln, den vorübergehenden Dienstorten der Bundesstiftung Gleichstellung (Juli-Oktober 2022) bzw. auf den Dienstrechnern der Mitarbeiter*innen zu erfolgen. Nach Umzug und Installation der gesamten IT-Infrastruktur in die endgültige Liegenschaft, zentral in Berlin, voraussichtlich ab November 2022 bis spätestens 15.12.2022, ist die Software ggf. erneut bereitzustellen und zu installieren.
2.3 Support und Wartung einschließlich Hotline mit Ticketsystem
Zu den geschuldeten Leistungen gehören ferner der Support und die Wartung der Software. Hierzu gehört die Bereitstellung einer Hotline mit Ticketsystem zu den Geschäftszeiten der Bundesstiftung Gleichstellung von derzeit Montag bis Freitag, 08.00 h bis 17.00 h.
2.4 Sonstiges
Die geltenden rechtlichen Vorgaben für Bundeseinrichtungen, insbesondere Datenschutz und -sicherheit müssen berücksichtigt und umgesetzt werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Support und die Wartung einschließlich Hotline mit Ticketsystem ist ab Bereitstellung und Installation der Software vorbehaltlich der vertraglichen Regelungen fortlaufend bis zum 31.10.2026 zu erbringen. Die Bundesstiftung Gleichstellung hat die Option, den Vertrag zweimal um jeweils vierundzwanzig (24) Monate zu verlängern.

Beschreibung der Optionen

Der Support und die Wartung einschließlich Hotline mit Ticketsystem ist ab Bereitstellung und Installation der Software vorbehaltlich der vertraglichen Regelungen fortlaufend bis zum 31.10.2026 zu erbringen. Die Bundesstiftung Gleichstellung hat die Option, den Vertrag zweimal um jeweils vierundzwanzig (24) Monate zu verlängern.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Kurze Darstellung des Unternehmens (Vordruck Angebot)
2) Nennung der für das Unternehmen verantwortlichen Personen (Vordruck Angebot)
3) Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB (Vordruck Angebot)
4) Erklärung über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen:
- EUR 5 Mio. für Personenschäden
- EUR 5 Mio. für sonstige Schäden
- Die Ersatzleistung beträgt mindestens das Zweifache der genannten Deckungssummen pro Kalenderjahr
oder Erklärung, dass im Zuschlagsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird (Vordruck Angebot)
5) - sofern einschlägig - Angabe im Angebot zu Art und Umfang Nachunternehmer*innenleistungen (die namentliche Bennung der Nachunternehmer*innen und die Abgabe von Verpflichtungserklärungen der Nachunternehmer*innen muss erst auf Verlangen der Auftraggeberin erfolgen)
6) - sofern einschlägig - Angabe im Angebot zu Art und Umfang einer Eignungsleihe
7) - sofern einschlägig - Bieter*innengemeinschaftserklärung
8) Gewerbezentralregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) oder Erklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 MiLoG nicht vorliegen (Vordruck Angebot)
9) Erklärung Einhaltung Mindestlohn MiloG (Vordruck Angebot)
10) Eigenerklärung Sanktionen

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Erklärung über den Netto-Gesamtumsatz unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen für die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Erklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren
2) Erklärung zum Namen und der beruflichen Qualifikation der Person, die die im Falle eines Zuschlags als Projektverantwortliche für die Auftragsabwicklung zuständig ist. Entsprechende Angaben zur Vertretung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Der*Die Bieter*in hat zwei (2) vergleichbare Referenzprojekte nachzuweisen. Es muss sich um unterschiedliche Referenzprojekte handeln.
1.1 Referenzprojekt 1: Software
Vergleichbarkeit liegt vor, wenn das Referenzprojekt sämtliche der nachfolgend genannten Anforderungen erfüllt:
(1) Tätigkeit für eine*n Öffentliche*n Auftraggeber*in
(2) Gegenstand: Bereitstellung und Installation einer Software zur Buchhaltung
(3) nach dem 01.01.2019 begonnene und abgeschlossene Leistungserbringung
1.2 Referenzprojekt 2: Support und Wartung
Vergleichbarkeit liegt vor, wenn das Referenzprojekt sämtliche der nachfolgend genannten Anforderungen erfüllt:
(1) Tätigkeit für eine*n Öffentliche*n Auftraggeber*in
(2) Gegenstand: Support und Wartung einer Software zur Buchhaltung einschließlich Hotline mit Ticketsystem
(3) nach dem 01.01.2019 begonnene und abgeschlossene Leistungserbringung
2. Anzahl der im Durchschnitt der letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre Beschäftigten: mindestens fünf (5)

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen:
- EUR 5 Mio. für Personenschäden
- EUR 5 Mio. für sonstige Schäden
- Die Ersatzleistung beträgt mindestens das Zweifache der genannten Deckungssummen pro Kalenderjahr
oder Erklärung, dass im Zuschlagsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB). Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf Nachprüfung gestellt werden.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; die First nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt;
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Bei Übermittlung auf elektronischem Weg oder per Fax beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am TAg nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber.