Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit dem Pilotbereich elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung

Kurze Beschreibung

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit dem Pilotbereich elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung.

Beschreibung der Beschaffung

Die Universität Koblenz-Landau beabsichtigt die Beschaffung, Einführung und den Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Workflowkomponente für die Automation und Digitalisierung interner Prozesse (außerhalb spezieller Fachverfahren), sowie Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten. Die Universität Koblenz-Landau hat für das Projekt zwei Pilotbereiche benannt: Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung und die elektronische Studierendenakte.
Hochschulen müssen als subzentrale öffentliche Auftraggeber gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU ab dem 18. April 2020 in der Lage sein, elektronisch-strukturierte Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Um dieser Verarbeitungspflicht nachzukommen, soll ein DMS mit Workflowkomponente als geeignetes IT-System zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung beschafft werden.
Der zweite Pilotbereich beinhaltet die Einrichtung einer elektronischen Studierendenakte zur rechtsverbindlichen Verwaltung von studienrelevanten Dokumenten. Die technische Basis bildet dabei das DMS, über dessen Oberfläche u.a. die Abgabe von Abschlussarbeiten, inklusive Anbindung an das Campusmanagementsystem, realisiert wird. Aktuell sind die HIS-GX Module SOS, POS und LSF sowie HISConnect im Einsatz, welche perspektivisch im Zeitraum von Oktober 2022 bis April 2029 durch HISinOne abgelöst werden.
Diese Software (im weiteren DMS-Software) soll als On-Premise Variante vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt und implementiert werden.
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung, die Konfiguration einschließlich einer notwendigen Anpassung von Parametern auf die besonderen Anforderungen der Universität Koblenz-Landau (z.B. Customizing), die funktionsfähige Bereitstellung, die Einführung und die (zeitweise) Betriebsunterstützung eines DMS sowie die Anbindung von weiterhin genutzten Verfahren und die Schulung von Personal in die DMS-Software. Innerhalb des Einführungsprojekts sind die folgenden Dokumente verpflichtend in Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Universität Koblenz-Landau zu erstellen:
- Rollen- und Rechtekonzept
- Verfahrensdokumentation
- Schulungskonzept
- Datenschutzkonzept.
Der Beschaffungsgegenstand muss die Funktionalitäten der Pilotbereiche: elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung und elektronische Studierendenakte abbilden können. Daneben werden Funktionalitäten abgefragt um eine zukünftige Nutzung als flächendeckendes DMS sicherzustellen. Hierzu zählen insbesondere die Überlegungen das identische System z.B. für Bau-, Projekt- oder Personalakten nutzen zu können.
Die bereitzustellende DMS-Software muss insbesondere folgende Funktionsbereiche abdecken:
- Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
- Elektronische Studierendenakte
- Möglichkeiten zur kollaborativen Zusammenarbeit
- Archivkomponente
- Scan- und OCR-Komponenten
- Workflowkomponente
- individuelle Rechtezuweisung auf eine Vielzahl an Nutzergruppen.
Die vollständigen Funktionsbereiche, die die zu beschaffende DMS-Software abdecken muss, liegen als Anlage 603 "Anforderungskatalog_Gesamtbewertungsmatrix" bei.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Grundlaufzeit des EVB-IT Systemlieferungsvertrags beträgt fünf (5) Jahre. Der EVB-IT Systemlieferungsvertrag kann im Hinblick auf den Leistungsteil "Systemservice" auftraggeberseitig drei (3) Mal um jeweils ein (1) Jahr verlängert werden

Beschreibung der Optionen

Die Grundlaufzeit des EVB-IT Systemlieferungsvertrags beträgt fünf (5) Jahre. Der EVB-IT Systemlieferungsvertrag kann im Hinblick auf den Leistungsteil "Systemservice" auftraggeberseitig drei (3) Mal um jeweils ein (1) Jahr verlängert werden

Zusätzliche Informationen

1. Unklarheiten
Der Auftragnehmer hat die Vertragsbestandteile mit der Sachkunde eines erfahrenen Unternehmers sorgfältig auf Widersprüche, Lücken, Fehler, Unstimmigkeiten und Unklarheiten zu prüfen und den Auftraggeber auf solche unverzüglich schriftlich hinzuweisen. Dabei stimmen die Vertragsparteien überein, dass diese Verpflichtung auch bereits im Stadium der Vertragsanbahnung gegolten hat.
2. Eignungsleihe
Beabsichtigt der Bieter / die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit oder Fachkunde die Kapazitäten anderer Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer und Mitglieder der Bietergemeinschaft) in Anspruch zu nehmen, muss der Bieter / die Bietergemeinschaft in seinem / ihrem Angebot Art und Umfang der Inanspruchnahme angeben, dieser anderen Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer und Mitglieder der Bietergemeinschaft) benennen und nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel dieser Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende vergaberechtliche Verpflichtungserklärung [Anlage 214] dieser anderen Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer und Mitglieder der Bietergemeinschaft) im Sinne des § 47 VgV vorlegt.
Zum gleichen Zeitpunkt hat der Bieter / die Bietergemeinschaft die in diesen Vergabeunterlagen geforderten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise) zum Beleg der Erfüllung der entsprechenden Eignungskriterien, hinsichtlich derer die Inanspruchnahme der Kapazitäten der anderen Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer und Mitglieder der Bietergemeinschaft) erfolgt, für diese anderen Unternehmen, sowie für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen bezüglich dieser anderen Unternehmen vorzulegen.
Ein Bieter / eine Bietergemeinschaft kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise nach § 46 Abs. 3 Nr. 6 VgV oder die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten anderer Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer und Mitglieder der Bietergemeinschaft) nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
Nimmt ein Bieter / eine Bietergemeinschaft die Kapazitäten eines anderen Unternehmens (eignungsverleihender Unterauftragnehmer und Mitglieder der Bietergemeinschaft) im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, so ist dies nur zulässig, soweit mit dem Angebot eine gemeinsame Haftung des Bieters / der Bietergemeinschaft und des anderen Unternehmens (eignungsverleihende Unterauftragnehmer und alle Mitglieder der Bietergemeinschaft) für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe erklärt wird.
Die Bieter / die Bietergemeinschaften, die sich die Eignung leihen, haben daher die Anlage 204 "Eignungsleihe" auszufüllen und als Bestandteil des Angebots einzureichen.
HINWEIS: Bietergemeinschaften, haben in jedem Fall (also auch wenn sie keinen eignungsverleihenden Unterauftragnehmer einsetzten) die Anlage 204 "Eignungsleihe" auszufüllen und als Bestandteil des Angebots einzureichen.
Hierbei muss die Bietergemeinschaft in ihrem Angebot Art und Umfang der Inanspruchnahme jedes einzelnen Mitglieds der Bietergemeinschaft angeben, und nachweisen, dass der Bietergemeinschaft die für den Auftrag erforderlichen Mittel dieser Mitglieder der Bietergemeinschaft tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem die Bietergemeinschaft beispielsweise eine entsprechende vergaberechtliche Verpflichtungserklärung [Anlage 214] jedes einzelnen Mitglieds der Bietergemeinschaft im Sinne des § 47 VgV vorlegt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Bieter haben folgende Erklärungen mit ihrem Angebot abzugeben:
1. Bietergemeinschaften
Im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft, hat diese mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für das Vergabeverfahren und die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft aus allen Mitgliedern im Auftragsfall erklärt ist, und
- dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft und (im Auftragsfall) der Arbeitsgemeinschaft als Gesamtschuldner haften.
Die rechtlichen Anforderungen an die Bildung von Bietergemeinschaften sind einzuhalten. Außerdem hat die Bietergemeinschaft die Rechtsform anzugeben, die sie für die Erfüllung des Auftrages annehmen wird.
Die Bietergemeinschaft hat für diese Erklärung die Anlage 202 "Bietergemeinschaft" zu verwenden und diese Anlage als Bestandteil ihres Angebots ausgefüllt einzureichen.
2. Ausschlussgründe
2.1. Zwingende Ausschlussgründe des § 123 Abs. 1 bis 3 GWB
Eigenerklärung (gem. § 123 Abs. 1-3 GWB), dass keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen des Bieters zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt, oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist, jeweils wegen einer Straftat nach:
- § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland),
- § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen,
- § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte),
- § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
- § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
- § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr),
- § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern),
- den §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete),
- Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder
- den §§ 232 und 233 des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel) oder § 233a des Strafgesetzbuchs (Förderung des Menschenhandels).
2.2. Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung
Eigenerklärung, dass der Bieter seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung nachgekommen ist (§ 123 Abs. 4 GWB).
2.3. Fakultative Ausschlussgründe des § 124 GWB
Eigenerklärung (gemäß § 124 GWB), dass
- weder das Unternehmen des Bieters noch eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, bei der Ausführung öffentlicher Aufträge gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat,
- das Unternehmen des Bieters nicht zahlungsunfähig ist/sind, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse nicht abgelehnt worden ist, und sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat,
- weder das Unternehmen noch eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, im Rahmen der beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird,
- weder das Unternehmen noch eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, eine Vereinbarung mit anderen Unternehmen getroffen hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken,
- das Unternehmen nicht eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.
Falls eine oder mehrere der oben aufgeführten Ausschlussgründe grundsätzlich erfüllt sind, hat das Unternehmen diejenigen Ausschlussgründe konkret zu benennen und außerdem Gründe darzulegen (wie beispielsweise Darlegung einer abgegebenen Verpflichtung zur Nachzahlung der Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen oder Darlegung von Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB), warum er dennoch als geeignet anzusehen ist.
Die Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 201 "Ausschlussgründe" zu verwenden und als Bestandteil seines Angebots einzureichen.
Vor der Zuschlagserteilung überprüft der öffentliche Auftraggeber, ob Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers vorliegen (§ 36 Abs. 5 Satz 1 VgV). Dem Bieter wird es freigestellt, bereits bei Abgabe seines Angebots, die Erklärung der Anlage 201 "Ausschlussgründe" für den Unterauftragnehmer einzureichen. Die Einreichung der Anlage 201 "Ausschlussgründe" für den Unterauftragnehmers bei Abgabe des Angebots ist keine verbindliche Vorgabe.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung
Nachweis (Versicherungsbestätigung oder -schein) über eine bestehende Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung des Bieters
a. mit einer Deckungssumme von jeweils mindestens
- 5.000.000,00 EUR für Personenschäden
- 5.000.000,00 EUR für Sachschäden
b. wobei die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der jeweiligen Deckungssumme pro Versicherungsjahr betragen muss,
bei einem in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmens.
Im Falle von geringeren Versicherungssummen und / oder einer geringeren Maximierung der Ersatzleistung als vorstehend genannt [oder falls der Bieter nicht sicher ist, ob seine aktuelle Versicherungsbestätigung oder -schein die Anforderungen erfüllt], ist eine Bestätigung des Versicherungsunternehmens (zugelassenen in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum) einzureichen, aus der hervorgeht, dass im Auftragsfall die Versicherung an vorstehenden Anforderungen angepasst werden / oder die vorstehenden Anforderungen erfüllt werden.
Die vorstehenden Anforderungen unter a. und b. sind Mindestanforderungen an die Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung und müssen während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden.
Bei Bietergemeinschaften ist ein entsprechender Nachweis oder eine entsprechende Versicherungsbestätigung des Versicherungsunternehmens für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.
Bei eignungsverleihenden Unterauftragnehmern ist ein entsprechender Nachweis oder eine entsprechende Versicherungsbestätigung des Versicherungsunternehmens für jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer einzureichen.
2. Tätigkeitsbezogener Jahresumsatz
Eigenerklärung, aus der der Jahresumsatz (netto) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Systemserviceleistungen - Dokumentenmanagementsystem) der letzten drei (3) Geschäftsjahre (2019, 2020 und 2021) ersichtlich ist.
Mindestanforderung ist ein Jahresumsatz (netto) in Höhe von mindestens 400.000,- EUR in jedem der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2020 und 2021) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Systemserviceleistungen - Dokumentenmanagementsystem).

1. Die vorstehenden Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung.
Die Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 205 "Haftpflichtversicherung" zu verwenden und als Bestandteil seines Angebots einzureichen.
2. Die vorstehenden Anforderungen sind Mindestanforderungen an den Jahresumsatz (netto) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Systemserviceleistungen - Dokumentenmanagementsystems).
Die Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für die Erklärung des tätigkeitsbezogenen Jahresumsatzes die Anlage 208 "Tätigkeitsbezogener_Jahresumsatz" zu verwenden und als Bestandteil des Angebots einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften ist je abgeschlossenem Geschäftsjahr (2019, 2020 und 2021) der jeweilige Jahresumsatz (netto) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Systemserviceleistungen - Dokumentenmanagementsystems) der Bietergemeinschafts-Mitglieder zu addieren; bei Bietergemeinschaften ist die jeweilige Summe je Geschäftsjahr maßgeblich für die Einhaltung der vorgenannten Mindestanforderung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Beschäftigtenzahl und Führungskräfte
Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Bieters, jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft und jedes - soweit relevant - eignungsverleihenden Unterauftragnehmers und die Zahl deren Führungskräfte in den letzten drei (3) abgeschlossenen Jahren (2019, 2020 und 2021) ersichtlich ist.
Mindestanforderung ist eine durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl inkl. Führungskräften von mindestens fünf (5) Beschäftigten/Führungskräften (zusammengerechnet) in jedem der letzten drei (3) abgeschlossenen Jahre (2019, 2020 und 2021).
Bei Bietergemeinschaften ist die jährliche Beschäftigtenzahl inkl. Führungskräften der Bietergemeinschafts-Mitglieder zu addieren; bei Bietergemeinschaften ist die jeweilige Summe der abgeschlossenen Jahre (2019, 2020 und 2021) maßgeblich für die Einhaltung der vorgenannten Mindestanforderung.
2. Unternehmensbezogene Referenzen
Mit dem Angebot sind mindestens drei (3) geeignete Referenzprojekte über früher ausgeführte Dienstleistungen (Systemserviceleistungen - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Hochschulkontext und / oder im Bereich der öffentlichen Verwaltung) in Form einer Liste der in dem unten angegebenen bestimmten Zeitraum erbrachten wesentlichen Dienstleistungen, jeweils mit Angabe des
- des Namens des Referenznehmers (Name des Unternehmens);
- der Projektbezeichnung über früher ausgeführte Dienstleistungen (Systemserviceleistungen - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Hochschulkontext und / oder im Bereich der öffentlichen Verwaltung);
- der Rolle des Referenznehmers in dem Referenzprojekt (ausführender Auftragnehmer; ausführender Unterauftragnehmer? ausführendes Mitglied der Arbeitsgemeinschaft);
- des Auftragswerts (abgerechnete Auftragssumme in Euro (netto) für Leistungen, die der Referenznehmer für den Referenzgeber innerhalb des Zeitraums 01.01.2018 bis spätestens zum Ablauf der Angebotsfrist erbracht hat);
- des Erbringungszeitraums (Beginn und Ende des Projekts);
- des öffentlichen oder privaten Empfängers (Auftraggebers) sowie des Namen des Auftraggebers.
Das Referenzprojekt ist allerdings nur dann geeignet, wenn der jeweilige Auftragswert (abgerechnete Auftragssumme) mindestens 200.000,- EUR (netto) beträgt für erbrachte Dienstleistungen zwischen dem 01.01.2018 bis spätestens zum Ablauf der Angebotsfrist in dem hier gegenständlichen Vergabeverfahren.
Um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird darauf hingewiesen, dass auch einschlägige Dienstleistungen berücksichtigt werden, die mehr als drei Jahre zurückliegen (vgl. § 46 Abs. 3 Nr. 1 Hs.2 VgV).
Kann ein Bieter nicht mindestens drei (3) Referenzprojekte angeben, die diesen Referenzzeitraum abdecken, führt das zwingend zum Ausschluss des Angebots.
Nur diejenigen Referenzprojekte, die die Anforderungen erfüllen, werden bewertet.
Bei Bietergemeinschaften sind in Summe mindestens drei (3) Referenzprojekte anzugeben; außerdem muss klar erkennbar sein, welche Leistungen in welchem Referenzprojekt welches Mitglied der Bietergemeinschaft erbracht hat. Ausschließlich diejenigen Referenzprojekte der Mitglieder der Bietergemeinschaft, die die Mindestanforderungen erfüllen, werden der Bietergemeinschaft zugerechnet.
3. Hinweis
Eine Übermittlung fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen eines Bieters kann ausweislich § 124 Abs. 1 Nr. 9 lit. c) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zum Ausschluss von Vergabeverfahren durch öffentliche Auftraggeber führen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Beschäftigtenzahl und Führungskräfte
Die vorstehenden Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Beschäftigtenzahl und Führungskräfte.
Der Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und soweit relevant der eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 209 "Beschäftigtenzahl" zu verwenden und als Bestandteil des Angebots einzureichen.
2. Unternehmensbezogene Referenzen
Die vorstehenden Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Referenzprojekte.
Der Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und soweit relevant der eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 206 "Referenzprojekte" zu verwenden und als Bestandteil des Angebots einzureichen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. Vertrag
Über die auftragsgegenständlichen Leistungen wird ein EVB-IT Systemlieferungsvertrag [Anlage 905] geschlossen.
2. Auftragsverarbeitungsvereinbarung
Der Bieter hat die ausgefüllte Anlage 918 "Auftragsverarbeitungsvereinbarung" sowie deren vier (4) Anhänge als Bestandteil seines Angebots einzureichen.
3. Mindestanforderungen an die Leistungserbringung
Als Mindestanforderung an die Leistungserbringung, welche als einzige nicht verhandelbar ist, wird festgelegt, dass die Abwicklung des Auftrags in Deutsch zu erfolgen hat.
4. Datenschutz
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die datenschutzrechtlichen Vorschriften einzuhalten und diese Einhaltung dem jeweiligen Stand der Technik entsprechend durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sicherzustellen. Der Auftragnehmer wird dafür eine Datenschutzvereinbarung mit dem Auftraggeber abschließen.
Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder der Durchführung des gegenständlichen Vertrags betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Die nach Datenschutzrecht erforderliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis ist spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen und dem Auftraggeber auf Verlangen schriftlich zu bestätigen.
Soweit der Auftraggeber wegen der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften im Rahmen des Vertragsverhältnisses zum Schadensersatz gegenüber Betroffenen verpflichtet ist, bleibt ihm der Rückgriff beim Auftragnehmer vorbehalten.
Der Auftragnehmer erklärt sich damit einverstanden, dass der Auftraggeber sowie der Datenschutzbeauftragte des Auftraggebers jederzeit berechtigt sind, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der vertraglichen Vereinbarung im erforderlichen Umfang zu kontrollieren, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme.
5. Unterauftragnehmer / Nachunternehmer
Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die er / sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigt, zu benennen. Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat in diesem Fall die Anlage 203 "Unterauftragsvergabe" vollständig auszufüllen und als Bestandteil des Angebots einzureichen.
Vor Zuschlagserteilung kann der öffentliche Auftraggeber von den Bietern /den Bietergemeinschaften, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, die Unterauftragnehmer zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen (vgl. § 36 Abs. 1 Satz 2 VgV).

Elektronische Rechnungen sind im Format X-Rechnung über das Rechnungsprotal des Landes Rheinland-Pfalz (ZRE) unter Verwendung der Leitweg-ID zu stellen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y1ARJ5N

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
§ 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Titel

Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Pilotbereiche der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung und elektronischen Studierendenakte
UKL_Dokumentenmanagementsystem_001_0004

Kurze Beschreibung

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Pilotbereiche der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung und elektronischen Studierendenakte.

Beschreibung der Beschaffung

Die Universität Koblenz-Landau beabsichtigt die Beschaffung, Einführung und den Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Workflowkomponente für die Automation und Digitalisierung interner Prozesse (außerhalb spezieller Fachverfahren), sowie Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten. Die Universität Koblenz-Landau hat für das Projekt zwei Pilotbereiche benannt: Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung und die elektronische Studierendenakte.
Hochschulen müssen als subzentrale öffentliche Auftraggeber gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU ab dem 18. April 2020 in der Lage sein, elektronisch-strukturierte Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Um dieser Verarbeitungspflicht nachzukommen, soll ein DMS mit Workflowkomponente als geeignetes IT-System zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung beschafft werden.
Der zweite Pilotbereich beinhaltet die Einrichtung einer elektronischen Studierendenakte zur rechtsverbindlichen Verwaltung von studienrelevanten Dokumenten. Die technische Basis bildet dabei das DMS, über dessen Oberfläche u.a. die Abgabe von Abschlussarbeiten, inklusive Anbindung an das Campusmanagementsystem, realisiert wird. Aktuell sind die HIS-GX Module SOS, POS und LSF sowie HISConnect im Einsatz, welche perspektivisch im Zeitraum von Oktober 2022 bis April 2029 durch HISinOne abgelöst werden.
Diese Software (im weiteren DMS-Software) soll als On-Premise Variante vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt und implementiert werden.
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung, die Konfiguration einschließlich einer notwendigen Anpassung von Parametern auf die besonderen Anforderungen der Universität Koblenz-Landau (z.B. Customizing), die funktionsfähige Bereitstellung, die Einführung und die (zeitweise) Betriebsunterstützung eines DMS sowie die Anbindung von weiterhin genutzten Verfahren und die Schulung von Personal in die DMS-Software. Innerhalb des Einführungsprojekts sind die folgenden Dokumente verpflichtend in Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Universität Koblenz-Landau zu erstellen:
- Rollen- und Rechtekonzept
- Verfahrensdokumentation
- Schulungskonzept
- Datenschutzkonzept.
Der Beschaffungsgegenstand muss die Funktionalitäten der Pilotbereiche: elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung und elektronische Studierendenakte abbilden können. Daneben werden Funktionalitäten abgefragt um eine zukünftige Nutzung als flächendeckendes DMS sicherzustellen. Hierzu zählen insbesondere die Überlegungen das identische System z.B. für Bau-, Projekt- oder Personalakten nutzen zu können.
Die bereitzustellende DMS-Software muss insbesondere folgende Funktionsbereiche abdecken:
- Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
- Elektronische Studierendenakte
- Möglichkeiten zur kollaborativen Zusammenarbeit
- Archivkomponente
- Scan- und OCR-Komponenten
- Workflowkomponente
- individuelle Rechtezuweisung auf eine Vielzahl an Nutzergruppen.
Die vollständigen Funktionsbereiche, die die zu beschaffende DMS-Software abdecken muss, liegen als Anlage 603 "Anforderungskata-log_Gesamtbewertungsmatrix" bei.

Beschreibung der Optionen

Die Grundlaufzeit des EVB-IT Systemlieferungsvertrags beträgt fünf (5) Jahre.
Der EVB-IT Systemlieferungsvertrag kann im Hinblick auf den Leistungsteil "Systemservice" auftraggeberseitig drei (3) Mal um jeweils ein (1) Jahr verlängert werden.

Elektronische Rechnungen sind im Format X-Rechnung über das Rechnungsprotal des Landes Rheinland-Pfalz (ZRE) unter Verwendung der Leitweg-ID zu stellen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y1ARWR1