Beschaffung eines Learning Management Systems für die Hessische Finanzverwaltung

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Leistungsort ist der Europäische Wirtschaftsraum (EWR), in dem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gültig ist. Die Erbringung des Cloud-Services muss innerhalb eines im EWR lokalisierten Rechenzentrums erfolgen. Eine Übertragung der Daten in Rechenzentren außerhalb des EWR Raumes ist nicht zulässig.

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen des Projekts METEOR (Modernisierung und Digitalisierung der Fortbildung) soll für die Finanzverwaltung ein cloudbasiertes Learning Management System (LMS) beschafft werden. Dieses soll die bisher genutzte Fortbildungsdatenbank der Oberfinanzdirektion ablösen und eine Verwaltung von Fortbildungsveranstaltungen, Anmeldungsmanagement, Abruf von Learning on Demand-Videos und andere Funktionen bieten.
Die neue Plattform soll für insgesamt ca. 17.000 Beschäftigte des Finanzressorts zur Verfügung stehen (HMdF, OFD, HCC, Studienzentrum Rotenburg, Finanzämter). Diese Lösung soll unter anderem die folgenden Funktionen bereitstellen:
Content Management: Integrierte Erstellung sowie Einbindung von Lernmaterialien; Ablage und Kompilierung von Lerninhalten
- Usability: Front End Dashboard; Gamification-Elemente; Workflow-
Automatisierung
- Dokumentation: Fortschrittsanzeige; Feedbackfunktion; Prüfungs- und Zertifikatserstellung
- Analytics: Auswertung relevanter Daten; Reporting und Controlling
- Rechte- und Rollenkonzept: Öffentliche und private Bereiche bereitstellen;
Rechte und Rollenkonzept umsetzen
- Weitere Funktionen: z.B. Mandantentrennung
Von der Leistung umfasst ist die zeitlich befristete Überlassung von bis zu ca. 17.000 Userlizenzen für die Beschäftigten der Finanzverwaltung, der zeitlich befristete Zugang zu Content-Paketen sowie Wartungs-, Support- und Schulungsleistungen.
Technische Leistungsbeschreibung:
- Lizenzerwerb von Software als cloudbasierte SaaS-Lösung: Das LMS ist als cloudbasierte SaaS-Lösung bereitzustellen.
- Mandantenfähigkeit: Der Auftraggeber muss mindestens 90 (Sub)-Mandanten unter einem Hauptmandanten einrichten, sicher betreiben und administrieren können. Die Kunden/Mandanten des Auftraggebers müssen sich selbst zentral verwalten können (organisatorische Administration). Dies ist z.B. über eine abgesicherte zentrale Webseite als Einstiegspunkt bereitzustellen mit obligatorischer Mandantentrennung.
- Sprache: Das LMS ermöglicht, standardmäßige Einstellungen in deutscher Sprache vorzunehmen.
- Skalierbarkeit: Das LMS muss bedarfsgerecht unmittelbar auf eine größere Anzahl an Nutzern erweitert werden können.
- Schnittstellen: Das LMS muss eine Schnittstelle zu MS-Outlook/Exchange-Server anbieten, damit ein Nutzer erfolgte Buchungen in seinen Kalender übernehmen kann. Wünschenswert wäre, dass vorhandene Buchungen über den Kalendereintrag abgesagt bzw. storniert werden können. Weitere Schnittstellen wären wünschenswert.
- Datenmigration: Das LMS soll eine Import-Schnittstelle besitzen, damit Daten aus der vorhandenen Datenbank (Eigenentwicklung) importiert werden können. Der genaue Umfang der zu importierenden Daten wird bilateral zu gegebener Zeit festgelegt.
- Browserbasierte Anwendung: Die Anwendung muss browserbasiert (Anwendung von Standardbrowsern, möglichst ohne zusätzlich Browser-Plug-Ins), plattform- und endgeräteunabhängig genutzt werden können. Es wäre wünschenswert, wenn App-Versionen der Plattform für mobile Endgeräte zur Verfügung gestellt werden könnten. Das LMS muss Responsive Webdesign (angepasst an Endgeräte) ermöglichen durch folgende Funktionalitäten: Schaltflächen sollen eine ausreichende Größe besitzen, sodass sie treffsicher bedient werden können, die Schrift soll ausreichend groß und auf das Endgerät abgestimmt sein, es sollen gute Kontraste zwischen Hintergrundfarbe und Schriftfarbe bestehen.
- Geschwindigkeit Datenverarbeitung: Die Performance des Systems muss auf ein durchschnittliches Userverhalten ausgelegt sein. Derzeit wird von mindestens 1.500 Usern ausgegangen, die zeitgleich das System nutzen.
- Schulungssystem: Der Hersteller des LMS muss ein Schulungssystem (z. B. in Form eines Mandanten) bereitstellen, das ermöglicht, die neueste Version der Software in einer entwicklungsnahen Schulungsumgebung zu testen und etwaige Schulungen vor der Produktivsetzung vornehmen zu können (z. B. um das Rechte- und Rollenkonzept zu validieren). Begleitend muss entsprechender Support zur Verfügung gestellt werden.
- Barrierefreiheit: Das LMS muss entsprechend §§ 3 Abs. 1, 14 Abs. 1 Satz 2 HessBGG für Menschen mit Behinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und nutzbar sein. Dies erfordert entsprechend § 3 Abs. 1 BITV HE (2019), dass sie wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust ist. Hierbei ist die Nutzung behinderungsbedingt notwendiger Hilfsmittel zulässig.
Die Leistungen im Einzelnen sind der Leistungsbeschreibung (Datei "Leistungsbeschreibung_2022-10") zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Zuschlagserteilung. Danach gilt der Rahmenvertrag auch ohne gesonderte Kündigung als beendet.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen
Darstellung von mindestens 2 geeigneten Referenzen aus den letzten drei Jahren
(Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht.
- Art: Betrieb eines "Learning Management Systems (LMS)"* zur Administration des gesamten Fortbildungsangebotes des Referenzgebers.
- Umfang: Bei mindestens einer (1) Referenz muss es sich um den Betrieb
eines LMS für mindestens 5.000 Nutzer handeln.
*Hinweis: eLearning-Plattformen werden als nicht gleichwertig zu einem vollumfänglichen Learning Management Systemen angesehen. Diesbezügliche Referenzaufträge werden zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bieter nicht akzeptiert.
(Datei ,,Referenzen_2022-10")

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Gemäß § 5 Abs. 2 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 20. Juli
2021 - HVTG - (GVBl. S. 338) weist die Vergabestelle in der Bekanntmachung darauf
hin, dass die Bieter (Bietergemeinschaft) sowie deren Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) bzw. Verleihunternehmen (§ 6 HVTG) die erforderliche Verpflichtungserklärung nach § 4 HVTG zu Tariftreue und Mindestlohn mit ihrem digitalen Angebot abzugeben haben (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").
Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter,
Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die
Leistungen im EU-Ausland erbringen.
Diese Erklärung nach dem HVTG wird als zusätzliche Bedingung (Anforderungen) an
die Ausführung des Auftrags i.S.v. § 128 Abs. 2 GWB Bestandteil des zu schließenden Vertrages. Bei elektronischem Versand ist die Verpflichtungserklärung auch ohne
Unterschrift rechtsgültig.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Die Vergabestelle weist die Bieter in den Vergabeunterlagen darauf hin, dass der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen können (§ 122 Abs. 3 GWB, § 13 HVTG). Ebenso weist sie darauf hin, dass sie als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB die Vorlage der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) in der Form des Anhangs 2 der Durchführungsverordnung der Kommission (EU) Nr. 2016/7 vom 5. Januar 2016 akzeptiert.
Mit dem Angebot sind einzureichen: Die Erklärungen zu den Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB (Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB" und Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB").
Wirtschaftlichkeitsprüfung: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt (§ 127 GWB, § 58 VgV). Das wirtschaftlichste Angebot ergibt sich aus der angebotenen "Leistung" (Gewichtung 70 %), dieses wiederum untergliedert in die Unterkriterien "Kriterienkatalog" (Teilgewichtung 85%) und "Teststellung" (Teilgewichtung 15%) (= zusammen 100% Leistung) sowie dem angebotenen "Preis" (Gewichtung 30 %).
Preisbewertung (P): Der Bieter mit dem günstigsten Gesamtpreis erhält 100 Pkt (=Maximalpktz). Die Bieter mit den nächst höheren Preisen erhalten eine entsprechend geringere Pktz, wobei der Bieter mit dem doppelten Preis des günstigsten Bieters die Hälfte der Maximalpktz, d.h. 50 Pkt erhält. Ein Bieter mit dem 10-fachen Preis des günstigsten Bieters würde dann ein Zehntel der Maximalpktz, d.h. 10 Pkt erhalten. Die Berechnung der Pkt für den Preis ergibt sich aus dem jeweiligen Verhältnis Preis des günstigsten Angebots zu dem Preis eines jeweils teureren Angebots multipliziert mit der Maximalpktz von 100. Aus der Pktz und dem Gewichtungsfaktor 30 % wird der Index (P) errechnet. Dieser wird auf 2 Nachkommastellen gerundet. Hierdurch erhält der beste (=günstigste) Bieterpreis den maximalen Index (P) = 100 * 30 = 30 Pkt. Die übrigen Bieterpreise bekommen in Relation dazu den entsprechenden (niedrigeren) Index (P).
Leistungspkt (L): 1. Kriterienkatalog: Im Kriterienkatalog (Datei ,,Kriterienkatalog_2022-10") werden sowohl Mindestanforderungen als auch Bewertungskriterien abgefragt. Die Bieter haben die Fragen per Dropdown mit "JA" oder "NEIN" zu beantworten. Für die Ausschlusskriterien gilt: Alle Fragen müssen mit "JA" beantwortet werden können. Wird eine Frage mit "NEIN" beantwortet, führt dies zum Angebotsausschluss. Für die Bewertungskriterien gilt: Jede Frage die mit "JA" beantwortet wird, wird mit 100 Pkt bewertet. Jede Frage die mit "NEIN" beantwortet wird, wird mit 0 Pkt bewertet. Erreicht ein Angebot weniger als 60 Pkt, so wird das Angebot vom weiteren Verfahren ausgeschlossen! 2. Teststellung: Vor dem Zuschlag der Ausschreibung erfolgt zudem eine bewertende Teststellung bezüglich der Erfüllung von "Usability-Kriterien". Die Grundlage für die Prüfung stellt die Anforderungsliste (Dokument "Anforderungsliste_2022-10") dar. Zur Durchführung der Prüfung haben die Bieter dem öffentlichen Auftraggeber einen kostenlosen Testzugang zur Verfügung zu stellen. Wird dem öffentlichen Auftraggeber kein kostenloser Testzugang zur Verfügung gestellt, führt dies zum Angebotsausschluss. Jede erfüllte Anforderung wird mit 100 Pkt bewertet. Jede nicht erfüllte Anforderung wird mit 0 Pkt bewertet. Die erreichten Punkte aus der Teststellung werden zu den erreichten Punkten des Kriterienkatalogs hinzuaddiert.
Zur Ermittlung des Gesamtergebnisses werden die Preispunkte und die Leistungspunkte zusammenaddiert.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 3§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.