Beschaffung eines neuen Ticketing-Systems für die Bühnen der Stadt Köln

Stadt Köln - 30/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen

Beschaffung eines modernen cloudbasierten Ticketing-Systems für die Bühnen der Stadt Köln als "Software as a Service" (SaaS)

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-02-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-01-05.

Wer?

• Stadt Köln - 30/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme › Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe

Wo?

• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-01-05	Auftragsbekanntmachung
2022-01-19	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2022-01-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe
Referenznummer: 2022-0001-46-5
Kurze Beschreibung:

Beschaffung eines modernen cloudbasierten Ticketing-Systems für die Bühnen der Stadt Köln als "Software as a Service" (SaaS)

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Köln - 30/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Postanschrift: Willy-Brandt-Platz 2
Postleitzahl: 50679
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: https://www-stadt-koeln.de 🌏
E-Mail: stefan.schueller@stadt-koeln.de 📧
Fax: +49 22122123-653 📠
URL der Dokumente: https://vergabe.stadt-koeln.de/VMPSatellite/notice/CXQ0YYRYCLS/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabe.stadt-koeln.de/VMPSatellite/notice/CXQ0YYRYCLS 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-01-05 📅
Einreichungsfrist: 2022-02-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-01-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 006-010793
ABl. S-Ausgabe: 6
Zusätzliche Informationen

Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 12 a EU Absatz 3 VOB/A beziehungsweise § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Bühnen der Stadt Köln sind eine eigenbetriebsähnliche Einrichtung der Stadt Köln; sie bestehen aus den Sparten Oper, Schauspiel und Tanz. Zur Beschaffung eines modernen cloudbasierten Ticketing-Systems ist die Einführung einer "Software as a Service" geplant, nämlich die zeitlich befristete Überlassung von Software auf der Grundlage eines Mietvertrages (Systemüberlassungsvertrag). Der Vertrag soll eine Mindestlaufzeit von 5 Jahren mit zwei Optionen von jeweils fünf Jahren.

Das Ticketing-System soll die Bereiche Verkauf/Administration, Kundenverwaltung, Abonnements, Webshops, CRM/BI, Zutrittsmanagement, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling und Schnittstellen abdecken.

Die Bühnen Köln (bestehend aus den Sparten Oper Köln, Schauspiel Köln und Tanz Köln) und das Gürzenich-Orchester betreiben ein gemeinsames Ticketing (Vorverkaufskasse, Call-Center, Abonnementberatung etcetera). Knapp 1.000 Mitarbeiter*innen arbeiten täglich daran, einem lokalen und internationalen Publikum circa 800 Vorstellungen mit derzeit 320.000 Besucher*innen pro Saison zu präsentieren

Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag soll eine Mindestlaufzeit von 5 Jahren mit zwei Verlängerungsoptionen für den Auftraggeber von jeweils 5 Jahren haben.

Beschreibung der Optionen:

Erweiterung der zu erbringenden Leistungen auf andere Einrichtungen der Stadt Köln (zum Beispiel Philharmonie, Museen)

Zusätzliche Informationen:

Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 12 a EU Absatz 3 VOB/A beziehungsweise § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Beschaffung eines Ticketing-Systems für die Bühnen der Stadt Köln Köln

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

- Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung der Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen

Sozialversicherung

- Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister für die ausgeschriebene Leistung

- Nichtvorliegen einer Freiheitsstrafe in den letzten drei Jahren von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90

Tagessätzen oder Geldbuße von mehr als 2.500 Euro

- gemäß § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz oder

- gemäß § 19 Mindestlohngesetz oder

- gemäß § 21 Absatz 1 Satz 1 und 2 Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz

- Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung

- es wurde kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet, keine Eröffnung

beantragt und kein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt

- das Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation

- es liegen keine weiteren Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vor

Hinweise:

- Mittel der Nachweisführung, Verfahren entsprechend § 50 VgV

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Angabe zu den Gesamtjahresumsätzen des Unternehmens in den drei Geschäftsjahren 2017, 2018 und 2019.

2. Vorlage einer Bestätigung eines Versicherers über eine Betriebshaftpflichtversicherung oder Vorlage einer Eigenerklärung des Bewerbers, dass im Auftragsfall die geforderte Versicherung abgeschlossen wird.

Hinweise:

- Nimmt der Bewerber im Wege der Eignungsleihe die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, so ist eine gemeinsame Haftung des Bewerbers beziehungsweise Bieters und des anderen Unternehmens für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe zu vereinbaren, siehe Anlage 14.

- Mittel der Nachweisführung, Verfahren entsprechend § 50 VgV

- Die Nachweise dürfen zum Zeitpunkt der Vorlage nicht älter als 6 Monate sein.

Mindeststandards:

Zu 1.: Gesamtjahresumsatz des Unternehmens im Durchschnitt der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre von Euro 1,8 Millionen

Zu 2.: Vorlage der geforderten Bestätigung des Versicherers oder Vorlage einer Eigenerklärung des Bewerbers, dass im Auftragsfall die geforderte Versicherung abgeschlossen wird. Deckungssummen bei Personenschäden: mindestens Euro 2 Millionen pro Jahr, 2-fach maximiert und bei Sach- und sonstigen Schäden: mindestens Euro 1 Millionen pro Jahr, 2-fach maximiert.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Liste und Darstellung der erbrachten Leistungen (Unternehmensreferenzen) des Bewerbers aus den letzten fünf Jahren, jeweils mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitraums sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers mit Angabe des Ansprechpartners mit Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

2. Angabe der Zahl der technischen Fachkräfte in der Entwicklungsabteilung im Bereich Ticketing-Systeme und der technischen Fachkräfte, die für einen deutschsprachigen Support zur Verfügung stehen

3. Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den Geschäftsjahren 2017, 2018 und 2019 ersichtlich ist

Mindeststandards:

- Zu 1: Nachweis von mindestens drei Referenzen, die folgende Anforderungen erfüllen müssen:

- Die Leistungen müssen für einen Mehrspartenbetrieb erbracht worden sein. "Mehrspartenbetrieb" bedeutet, dass der Betrieb mehrere Spielstätten bzw. Veranstaltungsräume umfassen muss. Die Referenzen für ausländische Auftraggeber sind möglich.

- Im Hinblick auf die Funktionalitäten muss es sich bei der Referenzleistung um die Erstellung eines Online-Ticketing bei Verwendung einer CRM-Schnittstelle und das Angebot eines Abonnement-Betriebes handeln.

- Bezüglich der Arbeitsweise muss es sich um eine cloudbasierte Lösung handeln. Das für die Cloud genutzte Rechenzentrum muss sich in einem EU-/EWR-Mitgliedsstaat beziehungsweise in einem Drittstaat mit Angemessenheitsbeschluss befinden. Nachzuweisen ist jeweils die Leistung eines Hotline-Services.

- Jede Referenz muss mindestens

o eine Anzahl von 100 Veranstaltungen,

o 1000 verfügbare Plätze,

o ein Anzahl von 100.000 verkauften Tickets und

o eine Zahl von 75 Mitarbeitern des jeweiligen Auftraggebers

umfassen.

Zu 2.: mindestens 10 technische Fachkräfte in der Entwicklungsabteilung im Bereich Ticketing-Systeme und der technischen Fachkräfte, die für einen deutschsprachigen Support zur Verfügung stehen

Zu 3.: durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl von mindestens 50

Hinweise:

> Mittel der Nachweisführung, Verfahren entsprechend § 50 VgV

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen.

Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Wenn die Zahl der wertbaren Teilnahmeanträge größer ist als fünf werden die Bewerber, die zur Teilnahme an den Verhandlungen aufgefordert werden sollen, nach folgenden Kriterien mit der jeweils aufgeführten Gewichtung ausgewählt:

1. Durchschnittlicher jährlicher Gesamtumsatz des Unternehmens, bezogen auf die Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019 (III.1.2 Ziffer 3), Gewichtung 10 %.

Der Mindeststandard gemäß III.1.2 Ziffer 3 muss erreicht werden. Unterschreitet der durchschnittliche jährliche Gesamtumsatz den Mindeststandard, führt dies zum Ausschluss. 10 Punkte erhält derjenige Bewerber mit einem jährlichen Gesamtumsatz des Unternehmens im Durchschnitt der Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019 von Euro 18 Millionen und mehr. Bei einem jährlichen Gesamtumsatz des Unternehmens im Durchschnitt der Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019 zwischen Euro 1,8 Millionen und Euro 18 Millionen wird der Punktwert durch lineare Interpolation mit Rundung zur ganzen Punktzahl ermittelt.

2. Qualität und Anzahl der Referenzen (III.1.3 Ziffer 1), Gewichtung 65 %.

Der Mindeststandard gemäß III.1.3 Ziffer 1muss erreicht werden. Wenn genau der Mindeststandard erreicht wird, werden hier 10 Punkte vergeben.

Bewertet wird die Gesamtheit der nachgewiesenen Referenzen. Die Bestbewertung kann bereits mit sechs Referenzen erreicht werden. Der Nachweis einer größeren Zahl von Referenzen führt nicht zwangsläufig zu einer besseren Bewertung. Folgende Merkmale führen zu einer hohen Bewertung der Referenzen:

- Die Art des Referenzauftraggebers ist sehr gut mit den Bühnen Köln vergleichbar (Bereich Kultur, insbesondere Bühnen, Opernhäuser, Theater).

- Das Volumen der Referenz ist vergleichbar (Anzahl der Veranstaltungen, Zahl der verfügbaren Plätze, Anzahl der verkauften Tickets, Zahl der Mitarbeiter des jeweiligen Auftraggebers).

Die Bewertung erfolgt anhand der nachfolgend aufgeführten Maßgaben.

65 Punkte: Es liegen sechs oder mehr Referenzen vor, die mit dem zu beschaffenden Ticketing-Systems optimal vergleichbar sind in Bezug auf die Art des Ticketing-Systems mit den zu erbringenden Leistungen, die Art des Auftraggebers und das Volumen.

45 Punkte: Es liegen fünf Referenzen vor, die mit dem zu beschaffenden Ticketing-Systems hinreichend vergleichbar sind in Bezug auf die Art des Ticketing-Systems mit den zu erbringenden Leistungen, die Art des Auftraggebers und das Volumen.

30 Punkte: Es liegen vier Referenzen vor, die mit dem zu beschaffenden Ticketing-Systems in Teilen noch vergleichbar sind in Bezug auf die Art des Ticketing-Systems mit den zu erbringenden Leistungen, die Art des Auftraggebers und das Volumen.

10 Punkte: Es liegen drei Referenzen vor, die mit dem zu beschaffenden Ticketing-Systems in Teilen noch vergleichbar sind in Bezug auf die Art des Ticketing-Systems mit den zu erbringenden Leistungen, die Art des Auftraggebers und das Volumen.

3. Zahl der technischen Fachkräfte in der Entwicklungsabteilung im Bereich Ticketing-Systeme und der technischen Fachkräfte, die für einen deutschsprachigen Support zur Verfügung stehen(III.1.3 Ziffer 2), Gewichtung 15 %.

Der Mindeststandard gemäß III.1.3 Ziffer 2 muss erreicht werden. 15 Punkte erhält derjenige Bewerber mit einer Zahl von 30 Fachkräften oder mehr. Bei einer Zahl von Fachkräften zwischen 10 und 30 wird der Punktwert durch lineare Interpolation mit Rundung zur ganzen Zahl ermittelt.

4. Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl (III.1.3 Ziffer 3), Gewichtung 10 %.

Der Mindeststandard gemäß III.1.3 Ziffer 3 muss erreicht werden. 10 Punkte erhält derjenige Bewerber mit einer durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl in den Geschäftsjahren 2017, 2018 und 2019 von 100. Bei einer durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl in den Geschäftsjahren 2017, 2018 und 2019 zwischen 50 und 100 wird der Punktwert durch lineare Interpolation mit Rundung zur ganzen Zahl ermittelt.

Die Wertung wird nach dem in den Vergabeunterlagen enthaltenen Bewertungsschema "Eignungskriterien und Wertungsverfahren" vorgenommen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: 302/21 - Submissionsdienst
Dokumente URL: https://vergabe.stadt-koeln.de/VMPSatellite/notice/CXQ0YYRYCLS/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXQ0YYRYCLS

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221147-2120 📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221147-2889 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

siehe § 160 Absatz 3 GWB

- innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren

spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung

- spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die…

… aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind

… in den Vergabeunterlagen erkennbar sind

- innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen

siehe § 135 Absatz 2 GWB

- 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss

Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU

Quelle: OJS 2022/S 006-010793 (2022-01-05)

Ergänzende Angaben (2022-01-19)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-01-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-01-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 016-038053
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 006-010793
ABl. S-Ausgabe: 16
Quelle: OJS 2022/S 016-038053 (2022-01-19)

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