Beschaffung eines psychodiagnostischen Testsystems für den Zentralen Polizeipsychologischen Dienst der hessischen Polizei (ZPD)

Beschreibung der Beschaffung

Die hessische Polizei ist gemäß einschlägiger Bundes- und Landesgesetzgebung dazu verpflichtet, offene Stellen auszuschreiben und die Entscheidung über die Besetzung der Stelle von der Eignung, Leistung und Befähigung und einer sich daraus ergebenden Rangliste der Bewerbenden vorzunehmen.
Im Bereich der Eignungsdifferenzierung kann sich die hessische Polizei bei Bedarf des Zentralen Polizeipsychologischen Dienstes der hessischen Polizei an der Polizeiakademie Hessen (ZPD) als Servicedienststelle bedienen. Von hier aus werden auftragsgemäß und bedarfsangepasst psychodiagnostische Eignungsauswahlverfahren konzipiert, durchgeführt und evaluiert.
Im Rahmen dieser psychodiagnostischen Eignungsauswahlverfahren (EAV) kommen regelmäßig auch psychodiagnostische, computergestützte Tests zum Einsatz.
Für die Durchführung dieser Tests steht ein geschlossenes Intranet mit einer Client-Server-Infrastruktur (derzeit Windows Server 2012 R2) sowie 70 Windows-Clients zur Verfügung, das aus datenschutzrechtlichen Gründen nur zu Update und Wartungszwecken mit dem Internet verbunden wird. Die Server sind in diesem Zeitraum nicht am Netz.
Gegenstand der Ausschreibung ist demnach ein psychodiagnostisches Testsystem, das in einem geschlossenen Intranet auf einem Windows-System betrieben werden kann und neben einem komfortablen Administrationsportal für größere Gruppentestungen ein breites Testportfolio für psychologische Merkmale bietet, aus dem sowohl inhaltlich als auch mengenbezogen auch kurzfristig bedarfsangepasst ausgewählt werden kann, um die Testungen im Rahmen der oben beschriebenen Eignungsauswahlverfahren durchzuführen (als Beispiele seien das Hogrefe Testsystem und das Wiener Testsystem genannt). Sofern für einzelne Auswahlverfahren triftige Gründe gegen den Einsatz des ausgewählten Testsystems sprechen (bspw. kein Test für ein bestimmtes, erforderliches Merkmal vorhanden, kein Test mit gewünschter Aufgabengruppe, belegbare Vermutung für eine potentiell nennenswerte Zugänglichkeit der Bewerbenden zu Testlösungen, ...), können die Testungen dieser Auswahlverfahren einzeln und anderweitig vergeben werden.
In der Durchführung liegt ein Schwerpunkt bei den inhaltlich und mengenbezogen eher planbaren EAV für die Einstellung in die Wachpolizei mit etwa 100-1000 Testungen pro Jahr, den gehobenen Polizeivollzugsdienst mit etwa 3000-6000 Testungen pro Jahr, die Aufnahme in die Spezialeinheiten mit etwa 80-200 Testungen pro Jahr und dem Aufstieg in den höheren Polizeivollzugsdienst mit 50-200 Testungen pro Jahr. Hinzu kommen inhaltlich und zeitlich meist flexible EAV für die Auswahl für Spezialverwendungen oder Verfahren für Fremdkunden mit etwa 20-500 Testungen pro Jahr.
Infrastrukturelle Voraussetzungen:
Das Testsystem muss auf der folgenden Client-Server-Infrastruktur betriebsfähig sein:
Server (1): DELL PowerEdge 330 / DomainController + DHCP-Server
Server (2): DELL PowerEdge 330 / DB-Server auf virtualisiertem Server
Serverbetriebssysteme: Windows Server 2012 R2
Clients (derzeit)
Clients (70 x): Fujitsu P720
Clientbetriebssystem: derzeit Windows 7 Professional
Clients (zukünftig)
Clients (70 x): Fujitsu P758 (Ci5/16GB/512GB)
Clientbetriebssystem: zukünftig Windows 10 Professional
Besondere Hardware (außer Tastatur, Maus, Kopfhörer) insbesondere auf Seiten der Bewerbenden an den Clients darf nicht erforderlich sein.
Die Datenbank muss entweder eine Kapazität für ca. 8000 Bewerbende mit jeweils etwa 5 Tests besitzen oder die Speicherung und Auslagerung dieser Datensätze mit allen im Testsystem vorliegenden Daten in eigenen, externen Dateien ermöglichen. Die Datenbank soll zudem eine Auslastung und die zur Verfügung stehende Restkapazität im Testsystem anzeigen.
Für Updates des Testsystems muss eine Dokumentation vorliegen, die sämtliche Änderungen, die die konkrete Nutzung des Testsystems beim Endanwender betreffen, nachvollziehbar und übersichtlich darstellen (bspw. Veränderung von Instruktionen, Veränderung von Aufgaben, Aktualisierung von Normen, Veränderungen beim Datenexport, ...)
Der Anbieter des Testsystems muss eine für Kunden kostenfreie Hotline für Nutzerfragen und Support anbieten, die zu normalen Geschäftszeiten Montag bis Freitag von 08.00 bis 16.00 Uhr erreichbar ist.
Die Option für auch kurzfristige Problembehebung via Internet und vor-Ort-Service muss gegeben sein.
Für die hier angesprochenen Testverfahren gilt zwingend, dass sie verantwortlich von Personen mit psychologischer Qualifikation (Diplom oder Master in Psychologie bzw. höhere Abschlüsse in Psychologie) entwickelt wurden, für gesunde Erwachsene zwischen 18 und 60 Jahren konzipiert wurden und über ebensolche Normierungen mit Stichprobengrößen von mindestens 100 Personen verfügen (größere Normierungsstichproben sind wünschenswert). Die Testverfahren sind im Rahmen des Angebots im Dokument: "Portfolio-Aufstellung" aufzuführen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Rahmenvertrag hat eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten. Nach Ablauf dieser
Mindestlaufzeit verlängert sich der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr,
wenn nicht der Auftraggeber spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen
Vertragslaufzeit kündigt. Der Vertrag endet spätestens nach Ablauf von 72 Monaten nach Vertragsbeginn. Danach gilt er auch ohne gesonderte Kündigung als beendet.

Zusätzliche Informationen

Der Vertrags- bzw. Leistungsbeginn kann zum Zeitpunkt der Veröffentlichung noch nicht festgelegt werden. Potenzielle Termine (unverbindlich) für den Vertragsbeginn sind Januar 2023 und August 2023. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer mit angemessenem Vorlauf von ca. 3 Monaten über den geplanten Leistungs- und Vertragsbeginn informieren.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Darstellung von mindestens 3 geeigneten Referenzen aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.
Art: Bereitstellung eines psychodiagnostischen Testsystems ("System zur computerbasierten Durchführung und Auswertung psychologischer und eignungsdiagnostischer Testverfahren")
Umfang: Mindestens 2000 durchgeführte Tests pro Jahr
(Datei "Referenzen" auf der Vergabeplattform).
In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Gemäß § 5 Abs. 2 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 20. Juli 2021 - HVTG - (GVBl. S. 338) weist die Vergabestelle darauf hin, dass die Bieter (Bietergemeinschaft) sowie deren Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) bzw. Verleihunternehmen (§ 6 HVTG), soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderliche Verpflichtungserklärung nach § 4 HVTG zu Tariftreue und Mindestlohn mit ihrem digitalen Angebot abzugeben haben (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Zahlreiche Auswahlverfahren müssen über eine längere Zeit vergleichbar bzw. gleich ablaufen. Die Einstellung erfolgt zu zwei Einstellungsterminen pro Jahr. Für jeden dieser Einstellungstermine werden über einen längeren Zeitraum Auswahlverfahren durchgeführt. Einzelne Auswahlverfahren werden bis zu zwei Jahre vor dem betreffenden Einstellungstermin durchgeführt, bspw. um Bewerbenden mit mittlerer Reife die Gelegenheit zu geben, aufgrund einer realistischen Job-Perspektive die Möglichkeit zu eröffnen, gezielt für diesen Beruf eine (Fach-)Hochschulzugangsberechtigung zu erwerben. Die Zahl und Häufigkeit der Auswahlverfahren steigt dann stetig an, bis in einem Zeitraum von 4-8 Monaten vor dem Einstellungstermin fast arbeitstäglich einzelne Auswahlverfahren durchgeführt werden. Sowohl die Eignungsentscheidung als auch die Rangreihung muss dem Gleichbehandlungsgrundsatz nach immer nach den gleichen Kriterien erfolgen. Unter anderem sind dies die Ergebnisse der hier gegenständlichen Tests, die zu Beginn durchgeführt werden. Die Tests müssen folglich bei allen Auswahlverfahren für den gleichen Einstellungstermin dieselben bleiben. Ein Wechsel des Testsystems und der Tests erfordert daher bei frühen Bewerbenden die Wiederholung von den Tests des Auswahlverfahrens kurz vor dem Einstellungstermin inklusive damit verbundener eventueller Änderungen der Eignungsentscheidung. Insofern muss angestrebt werden, einen Wechsel in einer überschaubaren Häufigkeit einzukalkulieren. Aus dem gleichen Grund ist ein Wechsel des Testsystems (aufgrund einer neuen Ausschreibung) zeitlich gesehen überhaupt nur maximal zweimal pro Jahr möglich. Die geplante Vertragslaufzeit mit ihrer Ausgestaltung der automatischen Verlängerung um jeweils ein Jahr bringt eine planerische Flexibilität, die die Durchführung eines Wechsels der Testsysteme mit nur geringen Einschränkungen für die Bewerbenden als auch den Auftraggeber ermöglicht.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Die Vergabestelle weist an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie die von ihm im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der Informationsstelle nach § 17 Abs. 4 HVTG bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung angefordert.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB")
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
(Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB")
Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
(Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014")
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die jeweilige Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die jeweilige Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nach der einfachen Richtwertmethode (Ziffer 4.2.3 der UfAB 2018.04) findet auf Basis der festgestellten Leistungspunkte (L) und der feststehenden Angebotspreise (P) statt.
Dies erfolgt entsprechend der Formel: Kennzahl Z = L/P * 100.000
Nach der oben genannten Formel wird die Kennzahl (Z) zur Leistungs-Preis-Bewertung aus dem Quotienten der Leistungspunkte des Angebots und des Angebotspreises, multipliziert mit dem Faktor 100.000, gebildet. Der Bieter, dessen Angebot die höchste Kennzahl (Z) erreicht, hat das für den Auftraggeber wirtschaftlichste Angebot unterbreitet und erhält den Zuschlag. Sollten mehrere Bieter die gleiche Kennzahl (Z) erreichen, erhält der Bieter mit der höheren Leistungspunktzahl (L) den Zuschlag. Sind auch die erzielten Leistungspunkte gleich, entscheidet das Los.
Der Angebotspreis ergibt sich aus den Angaben im Preisblatt (Datei: "Preisblatt"). Entscheidend ist der in Spalte H17 aufgeführte, wertungsrelevante Gesamtpreis.
Alle Bieter haben den Kriterienkatalog (Datei: "Kriterienkatalog") auszufüllen.
Bei den in der Spalte "Art der Anforderung" mit "A" gekennzeichneten Felder handelt sich um Ausschluss-Kriterien. A-Kriterien sind fachliche Ausschlusskriterien und müssen uneingeschränkt erfüllt werden. Wird ein A-Kriterium nicht erfüllt, erfolgt der Ausschluss des entsprechenden Angebotes. Bei den in der Spalte "Art der Anforderung" mit "B" gekennzeichneten Felder handelt es sich um Bewertungs-Kriterien, die die Leistungspunkte bestimmen. Pro erfülltem B Kriterium werden 5 Punkte verteilt. Eine Abstufung findet nicht statt, d. h. wird ein B-Kriterium nicht erfüllt, werden keine Punkte vergeben (0 Punkte).
Bei insgesamt 34 "B-Kriterien" sind demnach maximal 170 Leistungspunkte zu erreichen.
Bevor der Zuschlag erteilt werden kann, muss der Bieter durch eine rein verifizierende Teststellung (keine Bewertung) nachweisen, dass er den Auftrag wie gefordert auch durchführen kann (s. Dokument "Teststellung"). Zur Teststellung wird zunächst nur der für den Zuschlag in Betracht kommende Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot eingeladen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB (Einleitung, Antrag)
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Beschreibung der Beschaffung

Die hessische Polizei ist gemäß einschlägiger Bundes- und Landesgesetzgebung dazu verpflichtet, offene Stellen auszuschreiben und die Entscheidung über die Besetzung der Stelle von der Eignung, Leistung und Befähigung und einer sich daraus ergebenden Rangliste der Bewerbenden vorzunehmen. Im Bereich der Eignungsdifferenzierung kann sich die hessische Polizei bei Bedarf des Zentralen Polizeipsychologischen Dienstes der hessischen Polizei an der Polizeiakademie Hessen (ZPD) als Servicedienststelle bedienen. Von hier aus werden auftragsgemäß und bedarfsangepasst psychodiagnostische Eignungsauswahlverfahren konzipiert, durchgeführt und evaluiert. Im Rahmen dieser psychodiagnostischen Eignungsauswahlverfahren (EAV) kommen regelmäßig auch psychodiagnostische, computergestützte Tests zum Einsatz. Für die Durchführung dieser Tests steht ein geschlossenes Intranet mit einer Client-Server-Infrastruktur (derzeit Windows Server 2012 R2) sowie 70 Windows-Clients zur Verfügung, das aus datenschutzrechtlichen Gründen nur zu Update und Wartungszwecken mit dem Internet verbunden wird. Die Server sind in diesem Zeitraum nicht am Netz. Gegenstand der Ausschreibung ist demnach ein psychodiagnostisches Testsystem, das in einem geschlossenen Intranet auf einem Windows-System betrieben werden kann und neben einem komfortablen Administrationsportal für größere Gruppentestungen ein breites Testportfolio für psychologische Merkmale bietet, aus dem sowohl inhaltlich als auch mengenbezogen auch kurzfristig bedarfsangepasst ausgewählt werden kann, um die Testungen im Rahmen der oben beschriebenen Eignungsauswahlverfahren durchzuführen (als Beispiele seien das Hogrefe Testsystem und das Wiener Testsystem genannt). Sofern für einzelne Auswahlverfahren triftige Gründe gegen den Einsatz des ausgewählten Testsystems sprechen (bspw. kein Test für ein bestimmtes, erforderliches Merkmal vorhanden, kein Test mit gewünschter Aufgabengruppe, belegbare Vermutung für eine potentiell nennenswerte Zugänglichkeit der Bewerbenden zu Testlösungen, ...), können die Testungen dieser Auswahlverfahren einzeln und anderweitig vergeben werden. In der Durchführung liegt ein Schwerpunkt bei den inhaltlich und mengenbezogen eher planbaren EAV für die Einstellung in die Wachpolizei mit etwa 100-1000 Testungen pro Jahr, den gehobenen Polizeivollzugsdienst mit etwa 3000-6000 Testungen pro Jahr, die Aufnahme in die Spezialeinheiten mit etwa 80-200 Testungen pro Jahr und dem Aufstieg in den höheren Polizeivollzugsdienst mit 50-200 Testungen pro Jahr. Hinzu kommen inhaltlich und zeitlich meist flexible EAV für die Auswahl für Spezialverwendungen oder Verfahren für Fremdkunden mit etwa 20-500 Testungen pro Jahr. Infrastrukturelle Voraussetzungen: Das Testsystem muss auf der folgenden Client-Server-Infrastruktur betriebsfähig sein: Server (1): DELL PowerEdge 330 / DomainController + DHCP-Server Server (2): DELL PowerEdge 330 / DB-Server auf virtualisiertem Server Serverbetriebssysteme: Windows Server 2012 R2 Clients (derzeit) Clients (70 x): Fujitsu P720 Clientbetriebssystem: derzeit Windows 7 Professional Clients (zukünftig) Clients (70 x): Fujitsu P758 (Ci5/16GB/512GB) Clientbetriebssystem: zukünftig Windows 10 Professional Besondere Hardware (außer Tastatur, Maus, Kopfhörer) insbesondere auf Seiten der Bewerbenden an den Clients darf nicht erforderlich sein. Die Datenbank muss entweder eine Kapazität für ca. 8000 Bewerbende mit jeweils etwa 5 Tests besitzen oder die Speicherung und Auslagerung dieser Datensätze mit allen im Testsystem vorliegenden Daten in eigenen, externen Dateien ermöglichen. Die Datenbank soll zudem eine Auslastung und die zur Verfügung stehende Restkapazität im Testsystem anzeigen. Für Updates des Testsystems muss eine Dokumentation vorliegen, die sämtliche Änderungen, die die konkrete Nutzung des Testsystems beim Endanwender betreffen, nachvollziehbar und übersichtlich darstellen (bspw. Veränderung von Instruktionen, Veränderung von Aufgaben, Aktualisierung von Normen, Veränderungen beim Datenexport, ...) Der Anbieter des Testsystems muss eine für Kunden kostenfreie Hotline für Nutzerfragen und Support anbieten, die zu normalen Geschäftszeiten Montag bis Freitag von 08.00 bis 16.00 Uhr erreichbar ist. Die Option für auch kurzfristige Problembehebung via Internet und vor-Ort-Service muss gegeben sein. Für die hier angesprochenen Testverfahren gilt zwingend, dass sie verantwortlich von Personen mit psychologischer Qualifikation (Diplom oder Master in Psychologie bzw. höhere Abschlüsse in Psychologie) entwickelt wurden, für gesunde Erwachsene zwischen 18 und 60 Jahren konzipiert wurden und über ebensolche Normierungen mit Stichprobengrößen von mindestens 100 Personen verfügen (größere Normierungsstichproben sind wünschenswert). Die Testverfahren sind im Rahmen des Angebots im Dokument: "Portfolio-Aufstellung" aufzuführen.