Beschaffung eines Systems zur Abwicklung von BAföG / AFBG als SaaS

Beschreibung der Beschaffung

Das Land Hessen wickelt mit Hilfe des 2012 vom HMWK eingeführten "Hessischen
BAföG- und AFBG-IT-Fachverfahrens (HeBAV)" alle notwendigen Prozesse zur Antragstellung, Berechnung, Bescheiderstellung, Auszahlung und Rückforderungsverwaltung des Bundesausbildungsförderungsgesetzes (BAföG) und des Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetzes (AFBG) ab. Im Jahr 2020 wurden mit HeBAV im BAföG 35.135 und im AFBG 8.596 Anträge bearbeitet. Genutzt wird das Verfahren von knapp 260 Mitarbeiter*innen in der Sachbearbeitung der 26 hessischen Landkreise/kreisfreien Städte und in den 5 Studierendenwerken. Angebunden sind auch Personen in den Regierungspräsidien, im Hessischen Competence Center (HCC) als Landeskasse und im Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst (HMWK). Das Verfahren ermöglicht auch die mittels eID authentifizierte, nahezu papierlose Online-Beantragung im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG).
Mit dieser Ausschreibung soll der Markt für den Bedarf wieder geöffnet werden.
Beschafft werden soll ein Gesamtsystem in Anlehnung an einen Software as a Service
(SaaS) zur Durchführung des BAföG / AFBG in Hessen. Es beinhaltet Softwarewartung,
-pflege und -weiterentwicklung, Hosting nebst Administration und netzwerktechnischer
Anbindung der Sachbearbeitung, Virenschutz und Backup, im BSI-zertifizierten
Rechenzentrum, einen Service-Desk als Single Point of Contact (SPoC) sowie die
Migration des bisherigen Verfahrens.
Die Lizenzen für das aktuell zum Einsatz kommende Fachverfahren BAFSYS der
Firma Datagroup SE, Pliezhausen sowie für die Anwendungs- und Systemsoftware
können vom Auftraggeber gestellt und seitens des Auftragnehmers für den Aufbau des
Systems genutzt werden. Sie müssen in diesem Fall nicht mit angeboten werden. Es
kann jedoch auch ein abweichendes Gesamtsystem mit gleichem Funktionsumfang
angeboten werden. Sollte der Einsatz eines anderweitigen Systems geplant werden, sind die Funktionalitäten detailliert in einem Pflichtenheft darzustellen (vgl. Ziffer 4.6.1.2 der Leistungsbeschreibung).
Gegenstand des Bedarfs sind Wartung, Pflege, programmtechnische Anpassung und
Administration eines Fachverfahrens für alle jetzigen und künftigen Benutzer*innen
(aktuell 260) für die Abwicklung von BAföG und AFBG jeweils nebst Forderungsmanagement, darunterliegender Datenbank und BAföG-App ("HeBAV"). Enthalten sind ferner die Wartung und Pflege der Schnittstelle zu BAföG Digital (https://www.bafoegdigital.de), ein Onlineantrag im AFBG, ein Dokumentenupload und eine Statusabfrage. Des Weiteren enthalten sind die Administration und Wartung eines Infoportals inkl. Datenbank und Wartung und Support der BAFSYS-App nebst zugehöriger Infrastruktur sowie ein Sachbearbeitungs-Desktop. Ebenfalls Gegenstand des Bedarfs ist die Bereitstellung eines Service Desk und Usermanagements. Gegenstand des Betriebs ist das Hosting und Storage im Rechenzentrum nebst Virenschutz und Backup. Serverstandort ist die europäische Union.
Ferner ist die Migration des Gesamtsystems Gegenstand des Bedarfs, nebst Anbindung
von 5 Studentenwerken, 26 Kommunen, den 3 Regierungspräsidien, dem HCC
und dem HMWK mittels gesicherter Verbindung (bspw. VPN).
Das Gesamtsystem muss spätestens zum 01.01.2023 einsatzfähig, abgenommen und
übergeben sein. Die Migrationsphase soll mindestens 6 Monate früher beginnen.

Beschreibung der Verlängerungen

Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber oder der Auftragnehmer spätestens 9 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich kündigt. Der Vertrag endet spätestens nach Ablauf von 60 Monaten nach Vertragsbeginn. Danach gilt er auch ohne gesonderte Kündigung als beendet.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

In technischer und beruflicher Hinsicht wird von den Bietern zum Nachweis ihrer
Leistungsfähigkeit Folgendes verlangt:
Referenzen
Darstellung von mindestens einer (1) geeigneten Referenz aus den letzten drei Jahren
(Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend
aufgeführten Anforderungen entspricht.
- Bereitstellung eines Gesamtsystems in Anlehnung an einen Software as a
Service (SaaS) zur Abwicklung aller notwendigen Prozesse zur Antragstellung,
Berechnung, Bescheiderstellung, Auszahlung und Rückforderungsverwaltung
des Bundesausbildungsförderungsgesetzes (BAföG) und des Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetzes (AFBG).
- Der Leistungsumfang beinhaltete auch zugehörige Dienstleistungen wie Softwarewartung, -pflege und -weiterentwicklung, Hosting nebst Administration,
Virenschutz, Service-Desk etc.
- Ferner beinhaltete der Leistungsumfang die erforderlichen Migrationsaufgaben
wie Übernahme von Systemen und Daten, Aufbau des Netzwerks etc.
(Datei "Referenzen_2022-14" auf der Vergabeplattform)

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Gemäß § 5 Abs. 2 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 20. Juli
2021 - HVTG - (GVBl. S. 338) weist die Vergabestelle in der Bekanntmachung darauf
hin, dass die Bieter (Bietergemeinschaft) sowie deren Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) bzw. Verleihunternehmen (§ 6 HVTG) die erforderliche Verpflichtungserklärung nach § 4 HVTG zu Tariftreue und Mindestlohn mit ihrem digitalen Angebot abzugeben haben (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").
Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter,
Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die
Leistungen im EU-Ausland erbringen.
Diese Erklärung nach dem HVTG wird als zusätzliche Bedingung (Anforderungen) an
die Ausführung des Auftrags i.S.v. § 128 Abs. 2 GWB Bestandteil des zu schließenden Vertrages. Bei elektronischem Versand ist die Verpflichtungserklärung auch ohne
Unterschrift rechtsgültig.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Die Vergabestelle weist die Bieter in den Vergabeunterlagen darauf hin, dass der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen können (§ 122 Abs. 3 GWB, § 13 HVTG). Ebenso weist sie darauf hin, dass sie als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB die Vorlage der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) in der Form des Anhangs 2 der Durchführungsverordnung der Kommission (EU) Nr. 2016/7 vom 5. Januar 2016 akzeptiert.
Mit dem Angebot sind einzureichen: Die Erklärungen zu den Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB (Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB" und Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB").
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
Wirtschaftlichkeitsprüfung:
1) Ausschlusskriterien
Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots hat der Bieter zunächst den Kriterienkatalog (Datei "Kriterienkatalog_2022-14") vollständig auszufüllen. Bei den dort
aufgestellten Kriterien handelt es sich um Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien)
der Leistungsbeschreibung, die der Bieter uneingeschränkt erfüllen muss. Die Fragen/Kriterien sind entweder mit "Ja" oder "Nein" zu beantwortet. Wird eine der
Fragen/Kriterien mit "Nein" beantwortet, führt dies zum Angebotsausschluss.
2) Zuschlagskriterium ,,Preis"
Den Zuschlag erhält der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot in Bezug auf den
Preis. Entscheidend ist hier die Gesamtangebotssumme (brutto), die sich aus den
Summen der entsprechenden Positionen im Preisblatt (Datei "Preisblatt_2022-14")
ergibt.
Werden mehrere Angebote mit dem gleichen Preis abgegeben, entscheidet das Los
über den Zuschlag.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 3§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.