Zur weiteren Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) geplant, welches zusätzlich eine Workflowkomponente beinhaltet. An den bestehenden Workflows der unterschiedlichen Geschäftsprozesse sind regelmäßig verschiedene Personen beteiligt. Die Bearbeitung der einzelnen Teilschritte können dabei sowohl orts- als auch zeitunabhängig erfolgen. Spätestens die letzten 2 Jahre haben gezeigt, dass ein effizientes orts- und zeitunabhängiges Arbeiten nur mit einer digitalen Grundlage möglich ist.
Das anzubietende System soll elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement übernehmen und zu einem innovativen, nachhaltigen und vor allem ganzheitlichen System des Enterprise-Content-Management (ECM) verbinden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-11-25.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-11-11.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Beschaffung, Umsetzung, Implementierung und Support eines Dokumentenmanagementsystems
CXS0YHVYWQ8LZQFA”
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦
Kurze Beschreibung:
“Zur weiteren Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) geplant, welches zusätzlich...”
Kurze Beschreibung
Zur weiteren Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) geplant, welches zusätzlich eine Workflowkomponente beinhaltet. An den bestehenden Workflows der unterschiedlichen Geschäftsprozesse sind regelmäßig verschiedene Personen beteiligt. Die Bearbeitung der einzelnen Teilschritte können dabei sowohl orts- als auch zeitunabhängig erfolgen. Spätestens die letzten 2 Jahre haben gezeigt, dass ein effizientes orts- und zeitunabhängiges Arbeiten nur mit einer digitalen Grundlage möglich ist.
Das anzubietende System soll elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement übernehmen und zu einem innovativen, nachhaltigen und vor allem ganzheitlichen System des Enterprise-Content-Management (ECM) verbinden.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 180 000 💰
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement📦
Ort der Leistung: Märkisch-Oderland🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 15374 Müncheberg
Beschreibung der Beschaffung:
“1 Einleitung:
Das Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V. in Müncheberg ist eine Einrichtung der Leibniz-Gemeinschaft. Mit rund 420...”
Beschreibung der Beschaffung
1 Einleitung:
Das Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V. in Müncheberg ist eine Einrichtung der Leibniz-Gemeinschaft. Mit rund 420 Mitarbeitenden und einem Jahresbudget von ca. 30 Mio. Euro forscht das ZALF an der ökonomisch, ökologischen und sozial nachhaltigen Landwirtschaft der Zukunft - gemeinsam mit Akteuren aus der Wissenschaft, Politik und Praxis.
Zur weiteren Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) geplant, welches zusätzlich eine Workflowkomponente beinhaltet. An den bestehenden Workflows der unterschiedlichen Geschäftsprozesse sind regelmäßig verschiedene Personen beteiligt. Die Bearbeitung der einzelnen Teilschritte können dabei sowohl orts- als auch zeitunabhängig erfolgen. Spätestens die letzten 2 Jahre haben gezeigt, dass ein effizientes orts- und zeitunabhängiges Arbeiten nur mit einer digitalen Grundlage möglich ist.
Das anzubietende System soll elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement übernehmen und zu einem innovativen, nachhaltigen und vor allem ganzheitlichen System des Enterprise-Content-Management (ECM) verbinden. Dabei müssen
- alle Softwarekomponenten, die für die einfache Bearbeitung, die strukturierte Verwaltung und die revisionssichere sowie gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten in eAkten notwendig sind, enthalten sein,
- die vorhandenen Schnittstellen eine vollständige Integration des Systems in die aktuelle Verfahrens- und Anwendungsvielfalt der existierenden Systemlandschaft des ZALF ermöglichen.
Gefordert ist ein System, das dem Anwender ein Höchstmaß an intuitiver Benutzerfreundlichkeit, sowie Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit und Barrierefreiheit bietet.
Das DMS soll die Grundlage für zukünftige Digitalisierungsaktivitäten des ZALF bilden. Der Prozess zur Digitalisierung ist langfristig ausgelegt. Im ersten Projektabschnitt, der Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist, geht es um die grundlegende Einführung eines DMS, Umsetzung erster Workflows im Zuge des digitalen Posteingangs und einer rechtskonformen Archivierung von Dokumenten. Folgender Schwerpunkt ist dabei bis spätestens zum Q2 2024 umzusetzen:
- Digitaler Posteingang
Bei erfolgreichem Abschluss dieses Projektabschnittes sollen zu einem späteren Zeitpunkt weitere Schwerpunkte mit dem DMS umgesetzt werden:
- Rechnungsverarbeitung
- Digitaler Beschaffungsprozess
- eAkte Mitarbeiter
- Ressourcenverwaltung
- Projektmanagement
Die Umsetzung dieser Schwerpunkte ist kein Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung. Da das DMS allerdings die Grundlage für weitere Digitalisierungsaktivitäten bildet, muss sichergestellt sein, dass das angebotene System bereits heute in der Lage ist diese Schwerpunkte umsetzen zu können.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllung der Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60%
Preis (Gewichtung): 40%
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 180 000 💰
Dauer
Datum des Beginns: 2023-02-01 📅
Datum des Endes: 2024-06-30 📅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen: Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien: Referenzen
Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Zum Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit Angaben zu drei Referenzobjekten aus den letzten 3 Jahren aufzuführen. Alle drei...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Zum Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit Angaben zu drei Referenzobjekten aus den letzten 3 Jahren aufzuführen. Alle drei erfolgreichen Referenzprojekte wurden dabei an deutschen Forschungsinstituten/Hochschulen, mit tiefgreifender Integration mit dem ERP-System von MACH umgesetzt.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Nachweis der Zertifizierung der Software nach dem IDW-Prüfstandard IDW PS 880
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2022-11-25
14:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2022-12-22 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2022-11-25
14:30 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2022/S 221-636052 (2022-11-11)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-01-30) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 213 200 💰
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2022/S 221-636052
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: 122514
Titel:
“Beschaffung, Umsetzung, Implementierung und Support eines Dokumentenmanagementsystems”
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-12-21 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 3
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: European IT Consultancy EITCO GmbH
Postanschrift: Potsdamer Platz 10
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: kontakt@eitco.de📧
Region: Berlin🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 180 000 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 213 200 💰
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Der Auftrag wird wahrscheinlich an Unterauftragnehmer vergeben
Quelle: OJS 2023/S 025-068695 (2023-01-30)