Beschaffung, Umsetzung, Implementierung und Support eines Dokumentenmanagementsystems

Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V.

Zur weiteren Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) geplant, welches zusätzlich eine Workflowkomponente beinhaltet. An den bestehenden Workflows der unterschiedlichen Geschäftsprozesse sind regelmäßig verschiedene Personen beteiligt. Die Bearbeitung der einzelnen Teilschritte können dabei sowohl orts- als auch zeitunabhängig erfolgen. Spätestens die letzten 2 Jahre haben gezeigt, dass ein effizientes orts- und zeitunabhängiges Arbeiten nur mit einer digitalen Grundlage möglich ist.
Das anzubietende System soll elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement übernehmen und zu einem innovativen, nachhaltigen und vor allem ganzheitlichen System des Enterprise-Content-Management (ECM) verbinden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-11-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-11-11.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-11-11 Auftragsbekanntmachung
2023-01-30 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-11-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: CXS0YHVYWQ8LZQFA
Kurze Beschreibung:
Zur weiteren Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) geplant, welches zusätzlich eine Workflowkomponente beinhaltet. An den bestehenden Workflows der unterschiedlichen Geschäftsprozesse sind regelmäßig verschiedene Personen beteiligt. Die Bearbeitung der einzelnen Teilschritte können dabei sowohl orts- als auch zeitunabhängig erfolgen. Spätestens die letzten 2 Jahre haben gezeigt, dass ein effizientes orts- und zeitunabhängiges Arbeiten nur mit einer digitalen Grundlage möglich ist. Das anzubietende System soll elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement übernehmen und zu einem innovativen, nachhaltigen und vor allem ganzheitlichen System des Enterprise-Content-Management (ECM) verbinden.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Märkisch-Oderland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V.
Postanschrift: Eberswalder Straße 84
Postleitzahl: 15374
Postort: Müncheberg
Kontakt
Internetadresse: http://www.zalf.de 🌏
E-Mail: joerg.lorenz@zalf.de 📧
Telefon: +49 3343282219 📞
Fax: +49 3343282385 📠
URL der Dokumente: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/company/welcome.do 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/company/welcome.do 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-11-11 📅
Einreichungsfrist: 2022-11-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-11-16 📅
Datum des Beginns: 2023-02-01 📅
Datum des Endes: 2024-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 221-636052
ABl. S-Ausgabe: 221

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Zur weiteren Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) geplant, welches zusätzlich eine Workflowkomponente beinhaltet. An den bestehenden Workflows der unterschiedlichen Geschäftsprozesse sind regelmäßig verschiedene Personen beteiligt. Die Bearbeitung der einzelnen Teilschritte können dabei sowohl orts- als auch zeitunabhängig erfolgen. Spätestens die letzten 2 Jahre haben gezeigt, dass ein effizientes orts- und zeitunabhängiges Arbeiten nur mit einer digitalen Grundlage möglich ist.
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Das anzubietende System soll elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement übernehmen und zu einem innovativen, nachhaltigen und vor allem ganzheitlichen System des Enterprise-Content-Management (ECM) verbinden.
Geschätzter Gesamtwert: 180 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:
1 Einleitung:
Das Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V. in Müncheberg ist eine Einrichtung der Leibniz-Gemeinschaft. Mit rund 420 Mitarbeitenden und einem Jahresbudget von ca. 30 Mio. Euro forscht das ZALF an der ökonomisch, ökologischen und sozial nachhaltigen Landwirtschaft der Zukunft - gemeinsam mit Akteuren aus der Wissenschaft, Politik und Praxis.
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Das anzubietende System soll elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement übernehmen und zu einem innovativen, nachhaltigen und vor allem ganzheitlichen System des Enterprise-Content-Management (ECM) verbinden. Dabei müssen
- alle Softwarekomponenten, die für die einfache Bearbeitung, die strukturierte Verwaltung und die revisionssichere sowie gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten in eAkten notwendig sind, enthalten sein,
- die vorhandenen Schnittstellen eine vollständige Integration des Systems in die aktuelle Verfahrens- und Anwendungsvielfalt der existierenden Systemlandschaft des ZALF ermöglichen.
Gefordert ist ein System, das dem Anwender ein Höchstmaß an intuitiver Benutzerfreundlichkeit, sowie Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit und Barrierefreiheit bietet.
Das DMS soll die Grundlage für zukünftige Digitalisierungsaktivitäten des ZALF bilden. Der Prozess zur Digitalisierung ist langfristig ausgelegt. Im ersten Projektabschnitt, der Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist, geht es um die grundlegende Einführung eines DMS, Umsetzung erster Workflows im Zuge des digitalen Posteingangs und einer rechtskonformen Archivierung von Dokumenten. Folgender Schwerpunkt ist dabei bis spätestens zum Q2 2024 umzusetzen:
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- Digitaler Posteingang
Bei erfolgreichem Abschluss dieses Projektabschnittes sollen zu einem späteren Zeitpunkt weitere Schwerpunkte mit dem DMS umgesetzt werden:
- Rechnungsverarbeitung
- Digitaler Beschaffungsprozess
- eAkte Mitarbeiter
- Ressourcenverwaltung
- Projektmanagement
Die Umsetzung dieser Schwerpunkte ist kein Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung. Da das DMS allerdings die Grundlage für weitere Digitalisierungsaktivitäten bildet, muss sichergestellt sein, dass das angebotene System bereits heute in der Lage ist diese Schwerpunkte umsetzen zu können.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: 180 000 EUR 💰
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 15374 Müncheberg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister
Technische und berufliche Fähigkeiten: Referenzen
Mindeststandards:
Zum Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit Angaben zu drei Referenzobjekten aus den letzten 3 Jahren aufzuführen. Alle drei erfolgreichen Referenzprojekte wurden dabei an deutschen Forschungsinstituten/Hochschulen, mit tiefgreifender Integration mit dem ERP-System von MACH umgesetzt.
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Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Nachweis der Zertifizierung der Software nach dem IDW-Prüfstandard IDW PS 880

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-12-22 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-11-25 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 14:30
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllung der Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60%
Preis (Gewichtung): 40%

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Forschungsunternehmen
Kontakt
Kontaktperson: Kaufmännische Beschaffung
Internetadresse: www.zalf.de 🌏
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/company/welcome.do 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2022/S 221-636052 (2022-11-11)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-01-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 213 200 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-01-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-02-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 025-068695
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 221-636052
ABl. S-Ausgabe: 25

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-12-21 📅
Name: European IT Consultancy EITCO GmbH
Postanschrift: Potsdamer Platz 10
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: kontakt@eitco.de 📧
Land: Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 213 200 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2023/S 025-068695 (2023-01-30)
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