Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software

Stadtverwaltung Balingen, Amt für Hochbau-und Gebäudewirtschaft

Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Balingen betreut über 100 Liegenschaften mit schätzungsweise 150.000 m² Bruttgrundfläche. Die Kosten der Gebeäudeunterhaltung liegen bei ca. 2,5 Mio. € und die der Gebäudebewirtschaftung bei ca. 4 Mio. € jährlich. Derzeit erfolgt die Aufgabenerledigung mittels Word, Excel und SAP.
Aufgabe:
Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft, beabsichtigt, ein modernes, softwaregestütztes Facility Management (technisches-, infrastrukturelles- und kaufmännisches Gebäudemanagement) für ihre Liegenschaften aufzubauen. Durch die Digitalisierung analoger Prozesse sollen Arbeitsschritte automatisiert und vereinfacht werden. Dabei stehen Gebäude, TGA, Außenanlagen etc. mit den Themen wie z.B. Unterhaltung, Bewirtschaftung, Betreiberverantwortung, Energie und Vermietungen im Mittelpunkt sämtlicher Aufgaben und Entscheidungen im kommunalen Facility Management.
Mit einer WEB-basierten CAFM-Software sollen die o.g. Aufgaben und Entscheidungen unterstützt und systematisch organisiert werden.
Es ist vorgesehen, dass alle Mitarbeiter des Hochbauamtes, aber auch die Hausmeister in unseren Liegenschaften, auf die Basisidaten per PC, Tablets oder Handy zurückgreifen können.
Folgende Leistungen sind vorgesehen:
1. Lieferung und Installation einer WEB-basierten CAFM-Software.
2. Einrichtung der Arbeitsplätze.
3. Grunderfassung der Basisdaten wie z.B.
- Inaugenscheinnahme der einzelnen Liegenschaften vor Ort
- Dokumentation der vorhandenen Liegenschaftsstruktur
- Datenaufbereitung und Implementierung in die CAFM-Software
- Objektkategorisierung (Bauwerkszuordnungskatalog)
- Fotodokumentation der einzelnen Objekte
- Kenndatenerfassung (Räume, Türen, Fenster)
- 2-D Objektaufmaß
4. Digitalisierung von Aktenbeständen und Planunterlagen.
5. BIM-gerechte CAD-Aufbereitung.
6. Integration GIS System WebOffice zum Zugriff auf Flurstücksdaten.
7. Schulungen / Beratungen / Support.
8. Softwarepflege / Wartung.
Wesentliche Anforderungen an die CAFM-Software:
- Einfache und selbsterklärende Bedienoberfläche (Schwerpunkt)
- Nutzerfreundlichkeit (Schwerpunkt)
- Einfache, strukturierte und logische Datenablage
- WEB-basierte Anwendung
- App-Nutzung mittels handelsüblicher Tablets oder Handys
- BIM-gerechte Datenverwaltung
- Datenerfassung bzw. Datenablage mittels QR-Code.
Zeitablauf:
Es ist vorgesehen, innerhalb von 3 Jahren die Basisdaten für den größten Teil der städtischen Liegenschaften in die Software durch interne Mitarbeiter und/oder externe Dienstleister einzupflegen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-10-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-09-19.

Wer?

• Stadtverwaltung Balingen, Amt für Hochbau-und Gebäudewirtschaft

Wie?

• Softwarepaket für das Facility-Management und Softwarepaketreihe › Softwarepaket für das Facility-Management

Wo?

• Tübingen › Reutlingen
• Tübingen › Zollernalbkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-09-19	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2022-09-19)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadtverwaltung Balingen, Amt für Hochbau-und Gebäudewirtschaft
Postanschrift: Neue Str. 26
Postort: Balingen
Postleitzahl: 72336
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Stadtverwaltung Balingen
Telefon: +49 7433170287 📞
E-Mail: roland.braun@balingen.de 📧
Region: Zollernalbkreis 🏙️
URL: https://www.balingen.de/startseite.html 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E15977898 🌏
Weitere Informationen sind erhältlich bei
Name: Atrium Projektmanagement GmbH
Postanschrift: Am Echazufer 42
Postort: Reutlingen
Postleitzahl: 72764
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Philipp Rädlein
Telefon: +49 7121927238 📞
E-Mail: balingen.vgv.fms@atrium-gmbh.de 📧
Region: Reutlingen 🏙️
URL: www.atrium-gmbh.de 🌏
Kommunikation
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E15977898 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Kurze Beschreibung:
“Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Balingen betreut über 100 Liegenschaften mit schätzungsweise 150.000 m² Bruttgrundfläche. Die Kosten der...”

Kurze Beschreibung

1️⃣
Ort der Leistung: Zollernalbkreis 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Balingen
Beschreibung der Beschaffung: Siehe Punkt II.1.4
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2022-12-01 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Möglicherweise jährliche Vertragsverlängerungsoption
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Die 3 bis 5 Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zu den Verhandlungsgesprächen eingeladen. Bei punktgleichen Bewerbungen entscheidet gemäß § 75 Abs....”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Nachweis mindestens von einem Inhaber oder Führungskraft des Unternehmens über einen Hochschulabschluss in Informatik oder Wirtschaftsinformatik oder...”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“2.1.1. Umsatz gem. § 45 (4 Nr. 4) VgV. Unser Umsatz für vergleichbare Leistungen (Implementierung und Customizing einer CAFM-Software) hat im angegebenen...”
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Weitere Informationen siehe Teilnahmeantrag und Auftragsunterlagen 2.2.1. CAFM – Software Anforderungen 2.2.2. Notwendige Basismodule 2.2.2.1 Liegenschaften...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“- § 42 VgV, § 123 und § 124 GWB: Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 42 VgV, § 123 und § 124 GWB bestehen (Ausschlusskriterium, bei den...”
Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter

Verfahren
Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2022-10-21 12:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2022-11-04 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-10-31 📅

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“1) Beauftragung: Die Vergabestelle behält sich vor, die ausgeschriebenen Leistungen nicht vollumfänglich, sondern abschnittsweise zu beauftragen. 2) Formale...”

1) Beauftragung:
Die Vergabestelle behält sich vor, die ausgeschriebenen Leistungen nicht vollumfänglich, sondern abschnittsweise zu beauftragen.
2) Formale Ausschlusskriterien:
- Fristgerechter Eingang des Teilnahmeantrags (Frist siehe IV.2.2) der Bekanntmachung) gem. § 57 Abs. 1, Nr. 1 VgV;
- Vollständigkeit des Teilnahmeantrages.
3) Rechtliche Ausschlusskriterien:
- Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 1, 2, 3 GWB vorliegen (Gründe im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Verurteilung), bzw. Nachweis der erfolgreichen Selbstreinigung nach§ 125 GWB.
- Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 4 GWB (Gründe im Zusammenhang mit Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben), bzw. Nachweis nach § 123 Abs. 4 S. 2 GWB.
- Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Gründe im Zusammenhang mit Insolvenz, Interessenskonflikten oder beruflichem Fehlverhalten), bzw. Nachweis der erfolgreichen Selbstreinigung nach §125 GWB.
- Eigenerklärung, dass keine für den Auftrag relevante Abhängigkeit von Ausführungs- und Lieferinteressen vorliegt gem. § 73 Abs. 3 VgV
4) Weitere Ausschlusskriterien:
Weitere Ausschlusskriterien siehe unter Punkt III.1 der Bekanntmachung unter "geforderte Mindeststandards" (Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung bzw. wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit).
5) Bietergemeinschaften /Eignungsleihe / Unterauftragsvergabe:
- Bietergemeinschaften geben eine gemeinsame Bewerbung ab. Geforderte Eigenerklärungen und/oder Nachweise sind für jedes Bietergemeinschaftsmitglied gesondert zu erklären und vorzulegen. Dazu sind die entsprechenden Seiten zu kopieren und kenntlich zu machen, von welchem Bietergemeinschaftsmitglied die / der Erklärung/Nachweis stammt. Ferner ist eine Bietergemeinschaftserklärung (siehe Bewerbungsunterlagen) abzugeben, in der auch der Vertreter der Bietergemeinschaft mit postalischer und elektronischer Adresse zu
benennen ist,
- Im Fall der Eignungsleihe oder beabsichtigter Unterauftragsvergabe sind geforderte Eigenerklärungen und/oder Nachweise von dem Eignungsverleiher/ Unterauftragnehmer vorzulegen. Der AG behält sich vor, einen Nachweis der Verfügbarkeit im Auftragsfall vor Auftragserteilung zu fordern. Auf §§ 43, 47 VgV wird verwiesen.
Der Auftraggeber stellt die Bewerbungsunterlagen in Form einer Excel- und PDF- Tabelle zur Verfügung.
Die Bewerbungsunterlagen stehen unter der unter Ziffer I.3) genannten Internetplattform bis zum Ablauf der unter Ziffer IV.2.2 genannten Frist zum Herunterladen bereit und sind nur auf diesen Weg erhältlich. Für die Abgabe des Teilnahmeantrags sind zwingend die von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerbungsunterlagen zu verwenden und ausgefüllt abzugeben.
Die elektronisch ausgefüllte Bewerbungsunterlage einschließlich der geforderten Anlagen sind fristgerecht auf der Vergabeplattform bereitzustellen.
Die jeweiligen Angaben sind mit prüfbaren Unterlagen zu belegen und als Anlagen beizulegen. Ansprechpartner (Bauherrenvertreter) für Auskünfte zu den angegebenen Referenzprojekten sind zu benennen. Zusätzliche Unterlagen über die geforderten hinaus werden nicht gewertet.
Die drei bis fünf Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zu den Verhandlungsgesprächen eingeladen.
Bei punktgleichen Bewerberbungen entscheidet gemäß § 75 Abs. 6 VgV das Los.
Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Abschluss der Wertung der Teilnahmeanträge unvollständige bzw. fehlende Nachweise und Unterlagen sowie fehlende Eintragungen in den Teilnahmeformularen nachzufordern.
Das Auswahlgremium ist für KW 45/2022 geplant. Die Bietergespräche mit den in der für die 2. Stufe ausgewählten Bietern sind vorgesehen in der KW 50/2022.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Bieter erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim...”
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Balingen
Postanschrift: Neue Str. 31
Postort: Balingen
Postleitzahl: 72336
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2022/S 184-518274 (2022-09-19)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Softwarepaket und Informationssysteme

Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe

Softwarepaket für das Facility-Management und Softwarepaketreihe

Verwandte Suchen 🔍

Region: Deutschland Baden-Württemberg Tübingen Reutlingen Zollernalbkreis

Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme Softwarepaket für Geschäftstransaktionen... Softwarepaket für das Facility-Management... Softwarepaket für das Facility-Management