CAFM Software und Implementierung

Museum für Naturkunde Berlin Stiftung d.ö.R.

Das MfN sucht ein auf ihre Belange zugeschnittenes Computer Aided Facility Management System (kurz: CAFM-System). Es soll zukünftig vorrangig folgende Leistungen der Betriebsorganisation unterstützen:
- Einheitliche Datenbasis und damit Ausschluss von Datenredundanzen, Lücken und Inkonsistenzen
- Effiziente und effektive Prozessunterstützung durch aufwandsarme und schnelle Abwicklung von Arbeitsabläufen
- Senkung der Betriebskosten durch optimierte Nutzung der Flächen (Raumplanung, Belegungsplanung) und optimaler Einsatz der Ressourcen (Mitarbeiter) sowie ein optimaler Betrieb der Anlagen
- Werterhalt bzw. Wertsteigerung der baulichen Objekte und technischen Anlagen durch eine optimale Instandhaltungsstrategie
- Gewährleistung eines hohen Informationsstandes durch Bereitstellung von detaillierten und verdichteten Informationen (Auswertungen und Berichte)
- Unterstützung bei der Eigentümer- und Betreiberverantwortung, z. B. durch Transparenz, Terminverfolgung und Dokumentation

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-03-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-01-31.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-01-31 Auftragsbekanntmachung
2022-03-10 Ergänzende Angaben
2022-11-03 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-01-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Referenznummer: BU_22V712001
Kurze Beschreibung:
Das MfN sucht ein auf ihre Belange zugeschnittenes Computer Aided Facility Management System (kurz: CAFM-System). Es soll zukünftig vorrangig folgende Leistungen der Betriebsorganisation unterstützen: - Einheitliche Datenbasis und damit Ausschluss von Datenredundanzen, Lücken und Inkonsistenzen - Effiziente und effektive Prozessunterstützung durch aufwandsarme und schnelle Abwicklung von Arbeitsabläufen - Senkung der Betriebskosten durch optimierte Nutzung der Flächen (Raumplanung, Belegungsplanung) und optimaler Einsatz der Ressourcen (Mitarbeiter) sowie ein optimaler Betrieb der Anlagen - Werterhalt bzw. Wertsteigerung der baulichen Objekte und technischen Anlagen durch eine optimale Instandhaltungsstrategie - Gewährleistung eines hohen Informationsstandes durch Bereitstellung von detaillierten und verdichteten Informationen (Auswertungen und Berichte) - Unterstützung bei der Eigentümer- und Betreiberverantwortung, z. B. durch Transparenz, Terminverfolgung und Dokumentation
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Museum für Naturkunde Berlin Stiftung d.ö.R.
Postanschrift: Invalidenstraße 43
Postleitzahl: 10115
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
E-Mail: vergabebau@mfn.berlin 📧
Telefon: +49 308891408566 📞
Fax: +49 308891408631 📠
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/150579 🌏
URL der Teilnahme: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-01-31 📅
Einreichungsfrist: 2022-03-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-02-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 025-060433
ABl. S-Ausgabe: 25
Zusätzliche Informationen
— Anfragen zum Verfahren nur über die oben genannte Plattform. — Der Teilnahmeantrag ist elektronisch über die oben genannte Vergabeplattform in Textform gemäß § 126b BGB einzureichen. — WICHTIGER HINWEIS: Der Teilnahmeantrag inkl. aller Bewerbungsunterlagen ist ausschließlich über die entsprechende Funktion der Vergabeplattform einzureichen. Hierzu ist ausreichend Zeit einzuplanen. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung keinesfalls in Papierform, per E-Mail oder über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform. Berücksichtigen Sie ggf. die Größenbegrenzungen der Vergabeplattform bezüglich der einzelnen Dateien sowie der gesamten Bewerbung. Sollten Probleme beim Hochladen der Bewerbungsunterlagen auftreten, wenden Sie sich bitte umgehend an den Betreiber der Vergabeplattform, protokollieren Sie dies und informieren Sie zusätzlich die Vergabestelle. — Die Angabe der zur Vertretung des Teilnehmers berechtigten natürlichen Peron (Geschäftsführer oder sonstiger Bevollmächtigter) ist zwingend erforderlich. Es ist nicht notwendig, die auszufüllenden Dokumente zu unterschreiben und mit einem Stempel zu versehen. Stattdessen geben Sie bitte Vorname und Nachname des bevollmächtigten Vertreters in Druckbuchstaben an. — Weitere Informationen zu den formalen Vorgaben entnehmen Sie bitte der bereitgestellten Datei „IV 2121 / V 2121 / Wirt-2121 (Teilnahmebedingungen bei elektronischen Vergabeverfahren über die Vergabeplattform) “. — Nach Eingangsschluss erfolgt die Auswertung der Teilnahmeanträge. Gemäß Punkt II.2.9) werden 3 bis maximal 6 Teilnehmer/Bewerber zur Verhandlung/Erstangebotsabgabe aufgefordert.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das MfN sucht ein auf ihre Belange zugeschnittenes Computer Aided Facility Management System (kurz: CAFM-System). Es soll zukünftig vorrangig folgende Leistungen der Betriebsorganisation unterstützen:
- Einheitliche Datenbasis und damit Ausschluss von Datenredundanzen, Lücken und Inkonsistenzen
- Effiziente und effektive Prozessunterstützung durch aufwandsarme und schnelle Abwicklung von Arbeitsabläufen
- Senkung der Betriebskosten durch optimierte Nutzung der Flächen (Raumplanung, Belegungsplanung) und optimaler Einsatz der Ressourcen (Mitarbeiter) sowie ein optimaler Betrieb der Anlagen
- Werterhalt bzw. Wertsteigerung der baulichen Objekte und technischen Anlagen durch eine optimale Instandhaltungsstrategie
- Gewährleistung eines hohen Informationsstandes durch Bereitstellung von detaillierten und verdichteten Informationen (Auswertungen und Berichte)
- Unterstützung bei der Eigentümer- und Betreiberverantwortung, z. B. durch Transparenz, Terminverfolgung und Dokumentation
Die Auswahl der Bewerber, die zur Verhandlung/Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt in einem mehrstufigen Prozess.
1. Zunächst werden alle Bewerbungen hinsichtlich form- und fristgerechter Einreichung geprüft.
2. Anschließend erfolgt die Eignungsprüfung der Bewerber hinsichtlich Fachkunde und Leistungsfähigkeit auf der Grundlage der vorgelegten Angaben und Unterlagen. Es wird geprüft, ob die Bewerber die geforderten Mindeststandards (siehe Nr. III.1 „Teilnahmebedingungen“ und III.2 „Bedingungen für den Auftrag“ der Bekanntmachung) erfüllen.
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3. Ist der Zahl der geeigneten Bewerber größer als 3 wird die Vergabestelle den Bewerberkreis beschränken (mind. 3, max. 6). Die zur Bewerberauswahl genutzten Kriterien und deren Gewichtung sind unter Nr. II.2.9) der Bekanntmachung angegeben.
4. Ist nach der Bewerberauswahl anhand der Kriterien die Anzahl der bestplatzierten Bewerber zu hoch, weil z. B. mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl erreicht haben, behält sich der Auftraggeber vor, ein Losverfahren durchzuführen, um die Bewerberzahl abschließend zu reduzieren.
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Dauer: 48 Monate

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Umsatz des Unternehmens
Nähere Angaben zu den Anforderungen siehe Dokument "Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb"
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
- Haupt-Prozesse
- Sub-Prozesse
- Jährliches Mittel der Arbeitnehmer
- Support
- IT-Betrieb
- Referenzen des Bewerbers (gemäß § 46 (3) Nr. 1 VgV): Ausführung von Leistungen in den letzten drei Jahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind: Nachweis mittels
Angaben im Vordruck "_Eigenerklaerung-Eignung" und/oder eigener Angaben zu den Referenzen.
- Angabe der Anzahl der Beschäftigten in den letzten 3 Jahren (gemäß § 46 (3) Nr. 8 VgV): Nachweis mittels Angaben im Vordruck „_Eigenerklaerung-Eignung“.
- Angabe der Leistungen anderer Unternehmen (gemäß § 46 (3) Nr. 10 VgV) falls zutreffend: Nachweis mittels Angaben im Vordruck „Wirt 235_Unterauftragnehmer“ und Vordruck „Wirt 236_Verpflichtung-Unterauftragnehmer“
Nähere Angaben zu den Anforderungen siehe Dokument "Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb"

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Bei mehr als 6 geeigneten Bewerbern/Bewerbergemeinschaften im vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb (1. Verfahrensstufe) erfolgt die Auswahl der Teilnehmer für die spätere Angebots- und Verhandlungsphase (2. Verfahrensstufe) auf der Grundlage eignungsbasierter Auswahlkriterien (§ 51 VgV), konkret auf Basis der Vergabeunterlage "Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb" (A4_Bewertungsmatrix_Teilnahmewettbewerb.pdf).
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Sollten danach mehr als 6 Teilnahmeanträge geeigneter Bewerber/Bewerbergemeinschaften infrage kommen, werden die Bewerber/Bewerbergemeinschaften zur Angebotsabgabe (Erstangebot) in der Rangfolge aufgefordert, die im Rahmen des eignungsbasierten Auswahlmodus auf Grundlage der Bewertungskriterien „Umsatz“ (25%), „Hauptprozesse/Subprozesse“ (10%), „Mitarbeiterzahlen“ (15 %), "Support" (5%), "Referenz1-3" (je 15%) die meisten der zu vergebenden Punkte (gewichtet max. 19,65) erhalten. Die Summe der erreichten Punkte bestimmt demnach die Reihenfolge der Teilnehmer. Führt dies nicht zu einem eindeutigen Ergebnis, wird sich der Losentscheid vorbehalten.
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-04-20 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-10-10 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/150579 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
— Anfragen zum Verfahren nur über die oben genannte Plattform.
— Der Teilnahmeantrag ist elektronisch über die oben genannte Vergabeplattform in Textform gemäß § 126b BGB einzureichen.
— WICHTIGER HINWEIS: Der Teilnahmeantrag inkl. aller Bewerbungsunterlagen ist ausschließlich über die entsprechende Funktion der Vergabeplattform einzureichen. Hierzu ist ausreichend Zeit einzuplanen.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung keinesfalls in Papierform, per E-Mail oder über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform. Berücksichtigen Sie ggf. die Größenbegrenzungen der Vergabeplattform bezüglich der einzelnen Dateien sowie der gesamten Bewerbung. Sollten Probleme beim Hochladen der Bewerbungsunterlagen auftreten, wenden Sie sich bitte umgehend an den Betreiber der Vergabeplattform, protokollieren Sie dies und informieren Sie zusätzlich die Vergabestelle.
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— Die Angabe der zur Vertretung des Teilnehmers berechtigten natürlichen Peron (Geschäftsführer oder sonstiger Bevollmächtigter) ist zwingend erforderlich. Es ist nicht notwendig, die auszufüllenden Dokumente zu unterschreiben und mit einem Stempel zu versehen. Stattdessen geben Sie bitte Vorname und Nachname des bevollmächtigten Vertreters in Druckbuchstaben an.
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— Weitere Informationen zu den formalen Vorgaben entnehmen Sie bitte der bereitgestellten Datei „IV 2121 / V 2121 / Wirt-2121 (Teilnahmebedingungen bei elektronischen Vergabeverfahren über die Vergabeplattform) “.
— Nach Eingangsschluss erfolgt die Auswertung der Teilnahmeanträge. Gemäß Punkt II.2.9) werden 3 bis maximal 6 Teilnehmer/Bewerber zur Verhandlung/Erstangebotsabgabe aufgefordert.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30-90138316 📞
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Die Fristen des § 160 Abs. 3 Ziffer 1-4 GWB sind zu beachten. Danach ist ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
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2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Museum für Naturkundemuseum Berlin
Postanschrift: Invalidenstr. 43
Postleitzahl: 10115
Telefon: +49 308891408566 📞
Fax: +49 308891408631 📠
Quelle: OJS 2022/S 025-060433 (2022-01-31)
Ergänzende Angaben (2022-03-10)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-03-10 📅
Einreichungsfrist: 2022-04-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-03-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 052-135315
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 025-060433
ABl. S-Ausgabe: 52
Quelle: OJS 2022/S 052-135315 (2022-03-10)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-11-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
CAFM Software Systeme sind ein geeignetes Werkzeug um Ordnung, Sicherheit und Kostentransparenz im Gebäudemanagement zu schaffen bzw. zu optimieren. Für ein professionelles Gebäudemanagement und insbesondere für die Erfüllung der Betreiberverantwortung in Form der zahlreichen Betreiberpflichten ist ein CAFM System jedoch unabdingbar.
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Gesamtwert des Auftrags: 197 356 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Museum für Naturkunde Berlin

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-11-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-11-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 215-617155
ABl. S-Ausgabe: 215

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
CAFM Software Systeme sind ein geeignetes Werkzeug um Ordnung, Sicherheit und Kostentransparenz im Gebäudemanagement zu schaffen bzw. zu optimieren.
Für ein professionelles Gebäudemanagement und insbesondere für die Erfüllung der Betreiberverantwortung in Form der zahlreichen Betreiberpflichten ist ein CAFM System jedoch unabdingbar.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungspunkte nach veröffentlichter Bewertungsmatrix
Qualitätskriterium (Gewichtung): 65
Preis (Gewichtung): 35

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-10-28 📅
Name: EBCsoft GmbH
Postanschrift: Brühl 24
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 01409
Land: Deutschland 🇩🇪
Leipzig 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 197 356 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Telefon: +49 3090138136 📞
Quelle: OJS 2022/S 215-617155 (2022-11-03)
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