CAFM-Software

kubus IT GbR

Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen AOK-Landesverbandes Bayern und bildet bis zum heutigen Tag die größte Krankenkasse Bayerns und die viertgrößte Krankenkasse bundesweit. Der Kundenservice für die rund 4,5 Millionen Versicherten und über 215.000 Firmenkunden wird durch 240 Standorte in Bayern ortsnah sichergestellt. Das Immobilienmanagement wird von einer eigenen Bauverwaltung Süd (München) und Bauverwaltung Nord (Nürnberg) unterstützt.
Die AOK Bayern beabsichtig die Einführung einer zukunftsfähigen CAFM-Lösung (Computer-Aided Facility Management Software). Dabei sollen auch bayernweite Prozesse im Immobilienmanagement in der Software abgebildet werden. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. Aperture, AutoCAD, PlanVision, Vektorworks, conject FM bei der AOK Plus), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten).
Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse im Immobilienmanagement (Gebäudebetrieb, Mietwesen und Bau) optimiert werden und die historisch gewachsene heterogene EDV-Systemlandschaft für die Verwaltung der angemieteten und im Eigentum befindlichen Objekte abgelöst werden. Auch die weitere Verzahnung mit den Bereichen Rechnungswesen und Controlling und die Bereitstellung aussagekräftiger und belastbarer Zahlen sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-02-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-01-26.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-01-26 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2022-01-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Referenznummer: KUB-VRG-2022-04
Kurze Beschreibung:
Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen AOK-Landesverbandes Bayern und bildet bis zum heutigen Tag die größte Krankenkasse Bayerns und die viertgrößte Krankenkasse bundesweit. Der Kundenservice für die rund 4,5 Millionen Versicherten und über 215.000 Firmenkunden wird durch 240 Standorte in Bayern ortsnah sichergestellt. Das Immobilienmanagement wird von einer eigenen Bauverwaltung Süd (München) und Bauverwaltung Nord (Nürnberg) unterstützt. Die AOK Bayern beabsichtig die Einführung einer zukunftsfähigen CAFM-Lösung (Computer-Aided Facility Management Software). Dabei sollen auch bayernweite Prozesse im Immobilienmanagement in der Software abgebildet werden. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. Aperture, AutoCAD, PlanVision, Vektorworks, conject FM bei der AOK Plus), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten). Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse im Immobilienmanagement (Gebäudebetrieb, Mietwesen und Bau) optimiert werden und die historisch gewachsene heterogene EDV-Systemlandschaft für die Verwaltung der angemieteten und im Eigentum befindlichen Objekte abgelöst werden. Auch die weitere Verzahnung mit den Bereichen Rechnungswesen und Controlling und die Bereitstellung aussagekräftiger und belastbarer Zahlen sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: kubus IT GbR
Postanschrift: Karl-Marx-Straße 7a
Postleitzahl: 95444
Postort: Bayreuth
Kontakt
Internetadresse: https://www.kubus-it.de 🌏
E-Mail: vergabestelle_4@kubus-it.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDRYY5P/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDRYY5P 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-01-26 📅
Einreichungsfrist: 2022-02-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-01-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 021-051402
ABl. S-Ausgabe: 21
Zusätzliche Informationen
##Rechnungsstellung Der Auftraggeber nimmt die Rechnung elektronisch entgegen. ##Die Zulassung von Nebenangeboten bezieht sich auf das anzubietende Lizenzmodell. Mögliche Lizenzmodelle sind: - HAUPTANGEBOT: **SaaS **Lizenz per User /Mandanten **Miete - NEBENANGEBOT: **On-Premise **Lizenz per User /Mandanten **Kauf Die im Rahmen des Nebenangebotes angebotenen Leistungen müssen alle fachlichen Anforderungen, die an das Hautangebot gestellt werden, erfüllen. Etwaige abweichende Anforderungen, welche sich aus dem Ort der Installation ergeben, sind den Kriterienkatalogen zu entnehmen. Nebenangebote mit anderen Inhalten sind nicht zugelassen. Die Abgabe von Haupt- und (mehreren) Nebenangeboten ist zulässig. Die Abgabe eines Nebenangebotes ist nicht an die Abgabe eines Hauptangebotes gekoppelt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes (Haupt- oder Nebenangebot) erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, § 58 Abs.2 VgV, berechnet nach der in der Leistungsbeschreibung genannten Berechnungsmethode Der Wert für die Leistung geht dabei mit einer Gewichtung von 70 % in die Bewertung ein und der Preis mit 30 %. ##Teststellung Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, eine Teststellung durchzuführen. Dazu werden die besten 3 aus der Angebotswertung aufgefordert. Für diese Teststellung ist eine pauschale Aufwandsentschädigung von 2.500 EUR pro Bieter vorgesehen. ##Unklarheiten Enthalten Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, haben Sie unverzüglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen. Bekanntmachungs-ID: CXS0YDRYY5P
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen AOK-Landesverbandes Bayern und bildet bis zum heutigen Tag die größte Krankenkasse Bayerns und die viertgrößte Krankenkasse bundesweit. Der Kundenservice für die rund 4,5 Millionen Versicherten und über 215.000 Firmenkunden wird durch 240 Standorte in Bayern ortsnah sichergestellt. Das Immobilienmanagement wird von einer eigenen Bauverwaltung Süd (München) und Bauverwaltung Nord (Nürnberg) unterstützt.
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Die AOK Bayern beabsichtig die Einführung einer zukunftsfähigen CAFM-Lösung (Computer-Aided Facility Management Software). Dabei sollen auch bayernweite Prozesse im Immobilienmanagement in der Software abgebildet werden. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. Aperture, AutoCAD, PlanVision, Vektorworks, conject FM bei der AOK Plus), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten).
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Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse im Immobilienmanagement (Gebäudebetrieb, Mietwesen und Bau) optimiert werden und die historisch gewachsene heterogene EDV-Systemlandschaft für die Verwaltung der angemieteten und im Eigentum befindlichen Objekte abgelöst werden. Auch die weitere Verzahnung mit den Bereichen Rechnungswesen und Controlling und die Bereitstellung aussagekräftiger und belastbarer Zahlen sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
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Die Anforderungen an die zukünftige CAFM-Software wurden schwerpunktmäßig aus den folgenden Prozessen abgeleitet:
- Stammdatenverwaltung / Datenmanagement (Prio A)
- Flächenverwaltung / Flächenmanagement (Prio A)
- Wartung, Prüfung und Inspektion (techn. Betreiben) (Prio A)
- Auftragsannahme CREM/ FM (wird durch Prozess Instandsetzung abgedeckt) (Prio A)
- Instandsetzung (inkl. Bauprojektmanagement) (Prio A)
- Gewährleistungsmanagement (Prio A)
- Vertragsmanagement (inkl. Bürgschaftsverwaltung) (Prio A)
- Reinigungsmanagement (Prio A)
- Umzugsmanagement (Prio A/B)
- Inventarmanagement (Prio B)
- Schließ- und Zutrittsmanagement (Prio B)
- Energiemanagement (Prio B)
- Budgetplanung und Controlling (Prio B)
- Miet- und Nebenkostenabrechnung (Prio B)
- Rechnungswesen - (Prio C)
Optionale Prozesse oder Unterpositionen/ Anforderungen (Eventual-Positionen) sind in den nachfolgenden Lastenheftkapiteln entsprechend bezeichnet.
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
Die Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre mit der Option der Vertragsverlängerung um 3 x 2 Jahre.
Beschreibung der Optionen:
- Anforderungen
Alle Anforderungen, die als Eventualpositionen benannt sind
- Erweiterungen
Optional sollen Erweiterungen hinsichtlich der Lizenzen (innerhalb des Unternehmens/Mandanten sowie ggf. Erweiterungen auf andere Mandaten/Unternehmen (konkret AOK Bayern, AOK PLUS Service GmbH) möglich sein.
- Schulungen
Schulungen nach Nutzergruppen
- Customizing
- Entwicklungsleistung
- Consultingleistungen
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
kubus IT GbR Karl-Marx-Straße 7a 95444 Bayreuth, kubus IT GbR c/o AOK Bayern Carl-Wery-Str. 28 81739 München

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 8
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Für den Fall, dass zwei oder mehrere Bewerber wertungsgleich die Ränge nach dem 8. Platz der Eignungsprüfung belegen, behält sich der Auftraggeber vor, diese ebenfalls zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-03-11 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Juristische Person des privaten Rechts, die zu dem besonderen Zweck gegründet wurde, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art zu erfüllen.
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDRYY5P/documents 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: kubus IT GbR c/o AOK Bayern
Postanschrift: Carl-Wery-Str. 28
Postort: München
Postleitzahl: 81739
Land: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen
##Rechnungsstellung
Der Auftraggeber nimmt die Rechnung elektronisch entgegen.
##Die Zulassung von Nebenangeboten bezieht sich auf das anzubietende Lizenzmodell. Mögliche Lizenzmodelle sind:
- HAUPTANGEBOT:
**SaaS
**Lizenz per User /Mandanten
**Miete
- NEBENANGEBOT:
**On-Premise
**Kauf
Die im Rahmen des Nebenangebotes angebotenen Leistungen müssen alle fachlichen Anforderungen, die an das Hautangebot gestellt werden, erfüllen. Etwaige abweichende Anforderungen, welche sich aus dem Ort der Installation ergeben, sind den Kriterienkatalogen zu entnehmen.
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Nebenangebote mit anderen Inhalten sind nicht zugelassen.
Die Abgabe von Haupt- und (mehreren) Nebenangeboten ist zulässig. Die Abgabe eines Nebenangebotes ist nicht an die Abgabe eines Hauptangebotes gekoppelt.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes (Haupt- oder Nebenangebot) erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, § 58 Abs.2 VgV, berechnet nach der in der Leistungsbeschreibung genannten Berechnungsmethode Der Wert für die Leistung geht dabei mit einer Gewichtung von 70 % in die Bewertung ein und der Preis mit 30 %.
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##Teststellung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, eine Teststellung durchzuführen. Dazu werden die besten 3 aus der Angebotswertung aufgefordert. Für diese Teststellung ist eine pauschale Aufwandsentschädigung von 2.500 EUR pro Bieter vorgesehen.
##Unklarheiten
Enthalten Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, haben Sie unverzüglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen.
Bekanntmachungs-ID: CXS0YDRYY5P

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern
Postanschrift: Postfach 606
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 981531277 📞
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@regmfr.bayern.de 📧
Fax: +49 981531837 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Es wird auf die Fristen des § 160ff GWB verwiesen.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: kubus IT GbR c/o AOK PLUS
Postanschrift: Augustiner Straße 38
Postort: Erfurt
Postleitzahl: 99084
E-Mail: vergabestelle_4@kubus-it.de 📧
Internetadresse: https://www.kubus-it.de 🌏
Quelle: OJS 2022/S 021-051402 (2022-01-26)
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