Beschreibung der Beschaffung
Catering- und Serviceleistungen für den Gemeinschaftsstand des Thüringer Ministeriums für Infrastruktur und Landwirtschaft auf der Internationalen Grünen Woche (IGW) der Jahre 2023 und 2024 mit jährlicher Verlängerungsoption für die Jahre 2025 und 2026 (zweijähriger Dienstleistungsvertrag mit jährlicher Verlängerungsoption)
Hauptgegenstand des vom Auftraggeber zu vergebenden Auftrages ist die durch den Auftragnehmer zu leistende Bewirtung eines ausgesuchten Personenkreises (VIP-Gäste, Thüringer Aussteller, Mitwirkende des Bühnenprogramms) am Thüringer Gemeinschaftsstand auf der Internationalen Grünen Woche der Jahre 2023 und 2024 (mit Verlängerungsoption der Jahre 2025 und 2026) in Berlin nach den näheren Bestimmungen dieser Ausschreibung.
Die IGW findet einmal jährlich Ende Januar auf der Messe Berlin, Messedamm 22, 14055 Berlin statt, im nächsten Jahr im Zeitraum vom 20. bis 29. Januar 2023. Die genauen Daten für Messezeiträume der IGW im Januar für die Jahre 2024-2026 werden zu gegebener Zeit dem AN mitgeteilt. Das Thüringer Ministerium für Infrastruktur und Landwirtschaft (TMIL) hat für seine Gemeinschaftspräsentation zur IGW 2023 eine Fläche von 1.896 m² in der Halle 20 angemietet (halbe Halle). Es werden mindestens 35 Aussteller (Unternehmen und Institutionen der Landkreise) am Stand vertreten sein.
In der Halle 20 wird für das TMIL und die o. g. Thüringer Aussteller eine gemeinsame Kommunikationsfläche (Gastronomie-Bereich) eingerichtet. Das TMIL hat für diesen Bereich eine Fläche von etwa 85 m² vorgesehen. Die Küche mit einer Gesamtgröße von etwa 30 m² befindet sich direkt neben der Kommunikationsfläche.
Die Kommunikationsfläche, die auch als Bewirtungszone (kein Verkauf) für VIP-Gäste, die Gäste des TMIL, für Aussteller, Vertreter der Landkreise sowie Mitwirkende des Bühnenprogramms fungiert, verfügt neben verschiedenen Sitzgelegenheiten (etwa 55) auch über eine Bar mit Schankanlage, die durch den Auftraggeber (AG) eingerichtet und durch den Auftragnehmer (AN) bewirtschaftet wird. Gegenstand des Auftrages ist die tägliche Lieferung, Zubereitung, das Anrichten und die Ausgabe von regioanltypischen Speisen und Getränken (Bewirtung) an Thüringer Aussteller, Mitwirkende des Bühnenprogramms und VIP-Gäste (keine privaten Messebesucher) am Thüringer Gemeinschaftsstand. Im Rahmen der Bewirtung ist neben der Versorgung mit Speisen bei allen Veranstaltungen bzw. Veranstaltungsteilen eine Versorgung mit Getränken zu gewährleisten. Mit Ausnahme von Kaffee und echtem Tee (Schwarzer Tee, Grüner Tee) sollen die Getränke aus der Region des Freistaates Thüringen kommen.
Die Warenbeschaffung sowie die Reinigung des Gastronomie- und Küchenbereiches sowie der Oberflächen des Sitz- und Stehbereichs in der Halle während und am Ende eines Messetages sowie die Beaufsichtigung der auf dem Stand integrierten Garderobe sind Bestandteil des Auftrages.
Darüber hinaus ist insbesondere abzusichern (datiert für 2023: Folgejahre werden noch datiert; Leistungen sind in den Jahren 2023 bis 2026 gleichbleibend):
die Mittagsversorgung am 20. Januar 2023 für den Ausschuss für Infrastruktur, Landwirtschaft und Forsten auf Einladung der Thüringer Ministerin für
Infrastruktur und Landwirtschaft für etwa 20 Personen
die Verpflegung der ca. 450 Gäste auf dem Empfang der Thüringer Ministerin für Infrastruktur und Landwirtschaft am 20. Januar 2023 ab 19.30 Uhr mit Fingerfood/
Canapes und Getränken
die Verpflegung der VIP-Gäste, Aussteller und Mitwirkenden des Thüringentages am 21. Januar 2023 ab 8.30 Uhr, darunter Mittagsmenü auf Einladung des Thüringer
Ministerpräsidenten und der Thüringer Landwirtschaftsministerin für etwa 40 Personen
die Versorgung der Aussteller am letzten Aufbautag, dem 19. Januar 2023, mit einem einfachen Speisen- und Getränkeangebot
die Verpflegung für ca. 80 Personen zum Ausstellerabend am 22. Januar 2023 in Form eines kalt-warmen Buffets ab ca. 19 Uhr
Die Messe öffnet für Besucher täglich von 10:00 bis 18:00 Uhr, abweichend hiervon ist der zweite Freitag, im Jahr 2023 am 27. Januar 2023 von 10:00 bis 20:00 Uhr. Darüber hinaus sind, wie oben beschrieben, Abendveranstaltungen für den ersten Freitag und den ersten Sonntag vorgesehen. Darüber hinaus wird optional eine Bereitschaftserklärung eingefordert, Servicepersonal für den Niedersachsenabend am Mittwoch (2023: 25.01.2023) bereitzustellen (Leistungen sind kein Vertragsgegenstand).
Einzelheiten und alle Aufgaben sind der Leistungsbeschreibung Nr. 3.2 zu entnehmen.