Dienstleistungen für IT-Projekte

Kurze Beschreibung

Das SMR führt gegenwärtig und zukünftig eine Vielzahl von Projekten im Bereich der Informationstechnologie durch. Beispielhaft seien hier die Implementierung der Software „Intraplan“ oder die Digitalisierung der Verwaltung bzw. des Zugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) genannt. Für die Integration und Umsetzung interner und externer IT-Projekte sucht das SMR qualifizierte externe Unterstützung, um die Projekte reaktionsschnell und flexibel umsetzen zu können. Mit der vorliegenden Ausschreibung vergibt der Auftraggeber daher Unterstützungsleistungen bei der Umsetzung von verschiedenen Projekten.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer übernimmt bedarfsorientiert und nach Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber Leistungen in der Rolle eines externen Projektleiters oder eines externen Projektmitarbeiters.
1. Art der Leistung
Der Auftragnehmer unterstützt in einem ersten Schritt Teilprojekte, die im Zusammenhang mit der fachlichen Vorbereitung und technischen Umsetzung der Einführung des Produktes „Intraplan“ im SMR geplant und durchgeführt werden.
Nach Bedarf werden weitere Projekte bzw. Teilprojekte, die im Geschäftsbereich des Auftraggebers im Vertragszeitraum anfallen, vom Auftragnehmer zu bearbeiten sein.
1.1 Einführung des Produktes „Intraplan“
Mit Gründung des SMR wurde es notwendig, Instrumente zur Überwachung der Zielerreichung in der politischen Planung zu etablieren. Die Entscheidung fiel aus verschiedenen Gründen für das in anderen Ressorts bereits im Einsatz befindliche Produkt der Firma Agendo „Intraplan“ in neuester Fassung. Dies geschah unter der Prä-misse, dass ein unkomplizierter Datenaustausch mit der Sächsischen Staatskanzlei (SK) möglich wird sowie einerseits die interne Planung strikt von anderen Ressort getrennt wird und andererseits keine Mehrfacherfassung (zusätzlich zum internen System noch im System der SK) erfolgen muss.
Die Software wurde installiert und von der Zentralstelle bereits initial mit den SMR-internen Strukturdaten befüllt. Ebenso wurden die politischen Vorhaben und der gegenwärtige Umsetzungsstand manuell eingepflegt. Es handelt sich um eine Weblösung, so dass prinzipiell alle Mitarbeiter mit diesem Werkzeug arbeiten könnten, da die Benutzer ebenfalls eingepflegt wurden/werden. Bisher werden aber die konkreten Abfragen zu den Vorhaben noch per E-Mail durchgeführt und die Antworten manuell an zentraler Stelle eingegeben.
Künftig soll die Software „Intraplan“ von allen bisher manuell/per Mail abgefragten Stellen direkt benutzt werden, so dass der Aufwand für die zusätzliche Erfassung entfällt und die Übersicht über den aktuellen Stand durch automatisierte Berichterstellung (diese bringt die Software bereits mit) nicht von der manuellen Nacherfassung abhängt.
Dafür soll ein Rollout-Projekt aufgesetzt werden, welches – beginnend bei der Hausspitze (Staatsminister (StM) und Staatssekretär (StS) einschließlich der dazugehörigen Vorzimmer, persönlichen Referenten und Büros) – den Einsatz dieser Software auf alle dafür relevanten Stellen im Ministerium ausweitet.
Das Projekt ist in Abstimmung mit der Zentralstelle detailliert zu planen und umzusetzen.
Im Projekt wirken nach jetzigem Stand folgende Organisationseinheiten und Rollen mit:
• Zentralstelle / StS als Auftraggeber
• Ausgewählte Personen aus allen Abteilungen und Referaten als Nutzer
• Agendo GmbH als Technischer Betreiber und Softwareentwickler
Der Auftragnehmer übernimmt die Koordination und Projektleitung des Rollout-Projektes.
1.2 Leistungen als externer Projektleiter
Als Projektleiter sind folgende Leistungen von Auftragnehmer zu erbringen:
a) Aufgaben im Projektmanagement
- Fachliche Beratung zum Projektmanagement
- Erstellung von Ablauf-, Zeit- und Projektstrukturplan im jeweiligen Projektkontext
- Kontinuierliche Bewertung des tatsächlich erreichten Projekt-Zustands (z.B. Soll-Ist- Abgleich, Meilensteinauswertung)
- Ableitung von Maßnahmen zur Erreichung der Projektziele und Begleitung der Umsetzung zusammen mit der Anwendungsbetreuung
b) Risikomanagement
- Identifikation und Dokumentation von Projektrisiken,
- Ableitung von Maßnahmen,
- Controlling der Umsetzung der Maßnahmen,
- Eskalation von Problemfällen
c) Mitwirkung beim Anforderungsmanagement
- Bewerten von Änderungsanforderungen
- Abstimmung mit den Projektpartnern
d) Fachliche und technische Beratungsleistungen
- Vorbereitung und Begleitung regelmäßiger Beratungen
- Durchführung von Workshops, Zusammenfassung und Bewertung der Ergebnisse
- Diskussion und Entscheidungsvorbereitung zu fachlichen und organisatorischen Fragen mit Projektbezug
- Beratung zu organisatorischen Fachfragen und technische Beratung im Kontext der Umsetzung
- Erstellung von Schnittstellenspezifikationen zur Anbindung von Drittsystemen
Die Leistungen als externer Projektleiter werden zum vereinbarten Tagessatz für Projektleiter (siehe Anlage Preisblatt) erbracht.
1.3 Leistungen als externer Projektmitarbeiter
Als Projektmitarbeiter sind folgende Leistungen von Auftragnehmer zu erbringen:
a) Aufgaben im Projektmanagement
- Aktive Mitwirkung in Teilprojekten
- Überwachung des Ablauf- und Zeitplans im jeweiligen Projektkontext
- Erfassung von Projekt-Ist-Daten und kontinuierliche Bewertung des tatsächlich erreichten Projekt-Zustands
b) Mitwirkung beim Anforderungsmanagement
- Entgegennahme sowie
- Dokumentation von Änderungsanforderungen
c) Unterstützung der bestehenden Supportprozesse nach ITIL
- Anwendungs- und Nutzerbetreuung
d) Fachliche und technische Beratungsleistungen
- Vorbereitung und Begleitung regelmäßiger Beratungen
- Mitwirkung an Workshops, Erstellung der Protokolle und Führen der Ablage nach den
Vorgaben des Auftraggebers
- Klärung fachlicher und organisatorischer Fragen mit Bezug zum Projekt
- Beratung zu OZG-Fachfragen und technische Beratung im Kontext der technischen Umsetzung
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops mit Projektbezug
- Mitarbeit bei der Erstellung von Schnittstellenspezifikationen
e) Aufgaben beim Test und bei der Abnahme von Leistungen Dritter
- Unterstützung der Tester des Auftraggebers
- Unterstützung von Pilotierungen
- Mitwirkung an Abnahmeverfahren nach den Vorgaben des Auftraggebers
Die Leistungen als externer Projektmitarbeiter werden zum vereinbarten Tagessatz für Projektmitarbeiter (siehe Anlage Preisblatt) erbracht.

2. Leistungsort und Leistungszeit
Für die Erbringung der Leistung ist eine Vorortpräsenz des Auftragnehmers erforderlich. Der Umfang dafür wird derzeit auf 80% der abgerufenen Leistung geschätzt.
Hauptsächlicher Leistungsort für die Vorortpräsenz ist 01097 Dresden, Archivstraße 1. Zudem ist davon auszugehen, dass ca. 10% der Dienstleistungen in weiteren Standorten des SMR (Dresden, Gerokstraße; Dresden, Königstraße) erbracht werden müssen.
Der Auftragnehmer soll seine Dienstleistungen bei Vorortpräsenz von Montag bis Frei-tag zwischen 8:00 Uhr und 18:00 Uhr erbringen.
3. Leistungsqualität
Der Auftragnehmer hat die zu erbringenden Leistungen nach geltenden Prozess-Standards (z.B. ITIL-konform) durchzuführen. Wesentliche Maßnahmen zur Einhaltung dieser Prozessqualität weist der Auftragnehmer in seinem Angebot nach.
Der Auftragnehmer wendet ein eigenes Qualitätsmanagementsystem an. In seinem Angebot beschreibt er die wesentlichen Bestandteile (z.B. Richtlinien, Methoden) und weist die Wirksamkeit des QM-Systems geeignet nach (z.B. Zertifizierung). Der Auftragnehmer dokumentiert die Struktur seines QM-Handbuchs in seinem Angebot.
4. Erteilung von Einzelaufträgen
Auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung werden konkrete Einzelaufträge erteilt.
Dazu wird zunächst die geforderte konkrete Leistung durch den Auftraggeber beschrieben. Es werden die konkret zu erbringenden Leistungen, der Zeitraum der Leistungserbringung und die Projektorganisation beschrieben.
Der Auftraggeber setzt dem Auftragnehmer eine angemessene Frist für die Abgabe eines Angebotes für den Einzelauftrag; dabei berücksichtigt er insbesondere die Komplexität des jeweiligen Auftragsgegenstandes und die für die Erstellung des konkreten Angebotes jeweils erforderliche Zeit.
Auf dieser Grundlage erstellt der Auftragnehmer ein verbindliches Angebot, das die einzelnen Leistungen, den zeitlichen Aufwand in Personentagen, den Gesamtpreis, den Zeitraum der Leistungserbringung und die zur Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter enthält.
Die Angebote sind schriftlich bzw. in Textform* nach § 126 b BGB (u.a. E-Mail) einzureichen.
Der Auftraggeber nimmt – ggf. nach weiterer Verhandlung – das Angebot durch Auftragsbestätigung in Textform an. In der Auftragsbestätigung legt der Auftraggeber fest, welche der angebotenen Leistungen und Aufwände zu erbringen sind. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, mit der Leistungserbringung innerhalb von maximal 10 Arbeitstagen nach Beauftragung – soweit nichts anderes vereinbart wurde – zu beginnen.
Mit dem Auftragnehmer schließt der Auftraggeber bei der erstmaligen Beauftragung einer Dienstleistung einmalig einen EVB-IT Vertrag „Dienstleistung“ und bei der erst-maligen Beauftragung einer Softwareerstellung einmalig einen EVB-IT Vertrag „Erstellung“ ab. Diese Verträge gelten für alle weiteren Beauftragungen.
5. Auftragsänderungen
Grundlage der Leistungserbringung ist das gemäß Punkt 4. kalkulierte Angebot für den Einzelauftrag. Auftragsänderungen richten sich grundsätzlich nach dem Auftrags-änderungsverfahren.
Darüber hinaus sind Abweichungen des Auftraggebers vom Leistungsinhalt, Leistungsumfang oder Zeitplan unverzüglich dem Auftragnehmer anzuzeigen. Werden Änderungen am Auftrag notwendig, etwa weil der Auftrag aufgrund von nicht vorhersehbaren Umständen innerhalb der ursprünglichen Kalkulation nicht mehr umsetzbar ist, können entstehende Mehrkosten nur dann vom Auftragnehmer abgerechnet werden und ist der Auftraggeber nur zur Bezahlung verpflichtet, wenn den zu den Mehr-kosten führenden Leistungen vor Leistungserbringung durch den Auftraggeber in Textform zugestimmt wurde bzw. diese beauftragt worden sind.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Leistungszeitraum beginnt mit Zuschlagserteilung. Der Vertrag hat eine Laufzeit von 2 Jahren mit der Möglichkeit um eine Verlängerung von zwei mal einem Jahr.
Die Verlängerung des Vertrages jeweils um ein Jahr erfolgt durch einseitige Erklärung des Auftraggebers. Über die Verlängerung entscheidet der Auftraggeber spätestens drei Monate vor dem jeweiligen Ablauf des Vertrages. Die Entscheidung bzw. die Ausübung der Verlängerungsoption wird dem Auftragnehmer schriftlich mitgeteilt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung sowie zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ist für jeden Bieter oder für jeden Teilnehmer der Bietergemeinschaft unter Verwendung der Anlage Nachweise und Erklärungen zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung der Vergabeunterlage zu erklären bzw. einzureichen:
• der bzw. die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Nachweise der VOL-Präqualifikation nach § 3 Abs. 2 SächsVergabeG (PQ-VOL)
o oder
Handelsregisterauszug
o oder
eine gleichwertige Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes des Bieters, jedes Teilnehmers der Bietergemeinschaft und jedes Unterauftragnehmers.
• Den Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie von Sozialversicherungsbeiträgen wurde und wird nachgekommen.
• Die Vorgaben zur Zahlung eines Mindestlohnes und zu den Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz bzw. vergleichbare Standards im Herkunftsland des Bieters werden eingehalten und die Voraussetzungen für einen Ausschluss von der Teilnahme am Wettbewerb um einen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag nach § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) liegen nicht vor.
• Das Unternehmen befindet sich nicht in Insolvenz oder in Liquidation.
• Das Unternehmen unterstützt keinerlei terroristische Vereinigungen und Organisationen.
• Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen liegen nicht vor.
• Ich bin mir/wir sind uns bewusst, dass fahrlässige oder vorsätzliche Falschangaben in den vorstehenden Erklärungen meinen/unseren Ausschluss von diesem und weiteren Vergabeverfahren zur Folge haben können.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

• Jahresumsätze (jeweils Gesamtumsatz und Umsatz in dem für die Ausschreibung maßgebenden Leistungsbereichen/Geschäftszweigen) in den zurückliegenden drei Jahren; im Jahr 2021 muss der Gesamtumsatz mindestens 1 Mio EUR und der Mindestjahresumsatz in dem für die Ausschreibung maßgebenden Leistungsbereichen/Geschäftszweigen mindestens 400.000,- EUR betragen haben; bei einer Bietergemeinschaft sind diese Beträge jeweils für die gesamte Gemeinschaft ausreichend;
• Einen Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 500.000,- EUR je Schadensfall und Versicherungsjahr für den Bieter oder jeden Teilnehmer einer Bietergemeinschaft zu erbringen (Vorlage einer Kopie des entsprechenden Versicherungsscheins oder Erklärung, dass eine Versicherungsbestätigung bis zur Zuschlagserteilung beigebracht wird).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

• Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens in den zurückliegenden drei Jahren; Anzahl der davon deutschsprachigen Mitarbeiter
• Angabe der Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen;
• drei Referenzen (Eigenerklärungen oder Referenzschreiben) aus den letzten fünf Jahren, welche mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar (Aufgabenstellung und Zielsetzung) sind. Das Projektende darf dabei nicht länger als drei Jahre zurückliegen. Durch die Referenzen sind nachzuweisen:
o Kenntnisse und praktische Erfahrungen mit der Einführung komplexer Fachsoftware in öffentlichen Verwaltungen;
o Kenntnisse und praktische Erfahrungen mit Organisationsstrukturen in der öffentlichen Verwaltung und deren Kommunikation speziell hinsichtlich politischer Planung;
o Kenntnisse und praktische Erfahrungen mit dem Produkt „Intraplan“ der Firma Agendo – Gesellschaft für politische Planung GmbH
o dass Leistungen sowohl Beratungs- als auch Projektsteuerungsleistungen umfassten

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verfahren vor der Vergabekammer werden nur auf Antrag eingeleitet. Antragsbefugt ist dabei jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, - soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.