Dienstleistungen im Bereich des Betriebsservices (Post- und Verteildienste) der Investitionsbank Schleswig-Holstein

Kurze Beschreibung

Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) - das zentrale Förderinstitut des Landes mit derzeit rund 760 aktiven Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen - sucht einen Dienstleister für die Erbringung von Dienstleistungen, die im Bereich des internen Betriebsservices der IB.SH angesiedelt ist. Diese Dienstleistungen gliedern sich in zwei Bestandteile.
1. Post- und Verteilerdienste
2. Weitere Dienstleistungen (Registraturarbeiten)

Beschreibung der Beschaffung

Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) - das zentrale Förderinstitut des Landes mit derzeit rund 760 aktiven Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen - sucht einen Dienstleister für die Erbringung von Dienstleistungen, die im Bereich des internen Betriebsservices der IB.SH angesiedelt ist. Diese Dienstleistungen gliedern sich in zwei Bestandteile.
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1. Post- und Verteilerdienste
Diese Gesamtleistung umfasst folgende Leistungen:
Die Abholung, den Transport, die Verteilung und den Versand von Schriftverkehr, Briefen, Akten, Paketen und Betriebsmaterial innerhalb der IB.SH, die Warenannahme (Untersuchung auf offene Mängel) gem. § 377 HGB, sowie die Vorbereitung für den Versand (packen und kuvertieren) dieser Güter an externe Stellen.
Die Warenannahme ist täglich von 07:00 – 17:00 Uhr zu gewährleisten. Die anderen v. g. Aufgaben sind nach einem fest vorgegebenen Zeitplan (siehe Umlauf- und Kurierplan) zu erledigen. Dieser Zeitplan ist Bestandteil des Leistungsverzeichnisses und wird damit Vertragsbestandteil.
Das Leistungsspektrum der Tätigkeiten umfasst, soweit nicht näher beschrieben, auch alle Rüst-, Neben- und Hilfstätigkeiten, die zur Aufgabenerfüllung notwendig sind.
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2. Weitere Dienstleistungen
Weiterhin sind nach Bedarf auf Anforderung der IB.SH folgende Dienstleistungen vom Auftragnehmer zu erbringen:
Mitarbeit in der Registratur nach Vorgabe (allgemeine Registraturarbeiten nach Einweisung, unter anderem Akten enteisen (Entfernen von Büroklammern und –heftern, Scannen, Ablage), etc.).
Registraturdienstleistungen sind innerhalb von 48 Stunden nach der Anforderung zur Verfügung zu stellen. Die Vergütung erfolgt gegen einen schriftlichen Nachweis des tatsächlich entstandenen Dienstleistungsaufwandes.
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3. Optional
Es ist durchaus möglich, dass die IB.SH im Laufe des Vertrages weitere Gebäude in Kiel anmietet. Die IB.SH behält sich das Recht vor, alle o.g. Leistungen für diese neu angemieteten Gebäude in Anspruch zu nehmen. Die Vergütung erfolgt nach den im Preisblatt angegebenen Stundensätzen.
Es wird darauf hingewiesen, dass eingesetzte Mitarbeiter/-innen des Auftragnehmers für zu erbringende Dienstleistungen im Rahmen der bank- und branchenüblichen Sicherheitsanforderungen z. B. an Schulungen nach dem Datenschutzgesetz, Allgemeines Gleichstellungsgesetz, Betrugsprävention- und Geldwäschegesetz etc. teilnehmen müssen, wenn dies aus Sicht der IB.SH erforderlich ist.

Beschreibung der Optionen

Es ist ein Dienstvertrag für den Zeitraum nach dem Umzug der Auftraggeberin ins Gebäude Zur Helling 5-6, 24143 Kiel, voraussichtlich vom 01.04.2022, für vier Jahre beabsichtigt. Der Vertrag startet erst nach dem Umzug. Findet der Umzug nach dem 01.04.2022 statt, wird der Vertragsbeginn auf entsprechende Zeit verschoben. Im Anschluss an die Mindestvertragslaufzeit von vier Jahren besteht die Möglichkeit einer Verlängerungsoption. Der Dienstvertrag kann seitens der IB.SH insgesamt zweimal um jeweils ein Jahr verlängert werden. Die Verlängerungsoption muss sechs Monate vor der Mindestvertragslaufzeit von der IB.SH gezogen werden. Der Vertrag endet spätestens nach sechs Jahren.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VgV. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

2. Eigenerklärung über den Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung oder dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend abgeschlossen wird (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV). Die Versicherung muss für nachstehende Schadensarten folgende Mindestdeckungssummen bereitstellen: Personenschäden/Sachschäden: mindestens 2.000.000 € je Versicherungsfalls pro Versicherungsjahr.
3. Angabe des Netto-Jahresumsatzes, den der Bieter mit seinem Unternehmen bezogen auf die letzten drei Jahre (2019 - 2021) erzielt hat.
4. Angabe des Netto-Jahresumsatzes, den der Bieter mit seinem Unternehmen bezogen auf die letzten drei Jahre (2019 - 2021) mit Leistungen aus dem Tätigkeitsbereich der Gegenstand dieser Vergabe ist.
5. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält. Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

6. Angabe von mindestens drei Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Jahren (2019 - 2021) erbrachten und vergleichbaren Leistungen unter Angabe von Leistungsumfang, Dauer des Vertrages, sowie der Auftragssumme mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (Ausschlusskriterium).
7. Erklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Die Erklärung ist dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist.
7a. Im Fall der Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern ist die entsprechende Verpflichtungserklärung (Formblatt) vom Nachunternehmer mit dem Angebot einzureichen.
Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen, siehe VI.3 Zusätzliche Angaben.

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Angebote, die in Papierform eingehen, werden seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.
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Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form unter Angabe der Vergabenummer (ZB-KD-22-0084000-4122.6) bis spätestens 22. Februar 2022, 23:59 Uhr an die GMSH, z.H. Frau Katja Schmidt (e-Vergabesystem, E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist.
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Mit dem ANGEBOT sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:
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8. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Inhalt gem. Leistungsbeschreibung Punkt III.3.6).
9. Eigenerklärung, dass der Auftragnehmer die Ausschreibungsbedingungen anerkennt und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließt und, sofern diese auf der Rückseite von Geschäftsbriefen verwendet oder in sonstiger Form dem Teilnahmeantrag beigelegt werden, keine Wirkung erlangen.
10. Eigenerklärung, dass alle Anforderungen, die in dieser Leistungsbeschreibung angegeben sind, erfüllt werden.
11. Verzeichnis über Art und Umfang der Leistungen, für die sich der Bieter der Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) anderer Unternehmen bedienen wird.
12. Verpflichtungserklärung zur Zahlung des Vergabemindestlohns.
13. Eigenerklärung, dass das einzusetzende Personal über gute Deutschkenntnisse aufgrund des Anforderungsprofils in Wort und Schrift verfügt. Hinweis: Die Einholung von Nachweisen (z.B. Zeugnisse) behält sich die Vergabestelle vor Zuschlagserteilung vor.
14. Eigenerklärung, dass in den Führungszeugnissen von den zum Einsatz kommenden Mitarbeiter/-innen keine negativen Einträge stehen. Hinweis: Die Einholung von den Angaben zu Name, Geburtsdatum, Wohnort, Ausbildung, Tätigkeit der letzten 5 Jahre einzureichen sowie ein aktuelles Führungszeugnis, behält sich die Vergabestelle vor Zuschlagserteilung vor. Auch bei Personalwechsel sind die o.g. Unterlagen auf Wunsch des Auftraggebers einzureichen.
15. Eigenerklärung über die hinreichende Personalverfügbarkeit für die IB.SH am Standort Kiel unter Berücksichtigung einer ausreichenden qualifizierten Personalreserve.
16. ausgefülltes Preisblatt.
17. Konzept zur Leistungserbringung Post- und Verteildienste gem. Bewertungsmatrix.
Präqualifikation:
Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden. Darüber hinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).