Beschreibung der Beschaffung
Die HZD ist zugleich Zentrale Beschaffungsstelle für den IT-Bedarf des Landes Hessen und führt dieses Vergabeverfahren für das Hessische Kultusministerium durch. Das Hessische Kultusministerium ist die oberste Schulaufsichtsbehörde in Hessen und übernimmt zentrale Planungs- und Steuerungsaufgaben in der Bildungspolitik.
Die Aussetzung des regulären Schulbetriebs und die damit verbundene Schließung der Schulen zur Eindämmung der Ausbreitung der COVID-19-Infektionen haben die Notwendigkeit aufgezeigt, Schulen Videokonferenzen zu ermöglichen.
Das landeseinheitliche Videokonferenzsystem (VKS) soll es ermöglichen, dass Lehrkräfte alle Schülerinnen und Schüler, die aufgrund eines ausgesetzten regulären Unterrichtsbetriebs oder aus gesundheitlichen Gründen nicht an einem Präsenzunterricht teilnehmen können, unterrichten zu können. Ebenso sollen Lehrkräfte, die aus den genannten Gründen Unterricht nicht in der Schule durchführen können, in Kontakt mit den Schülerinnen und Schülern sowie ihren Kolleginnen und Kollegen treten können.
Aufgrund der erforderlichen Organisation von digital unterstütztem Präsenz- und Distanzunterricht unter den Bedingungen der Pandemie, muss ein Videokonferenzsystem als Landeslösung innerhalb des Schulportals Hessen ab dem 27.09.2022 allen rund 2000 hessischen Schulen zuverlässig zur Verfügung stehen, um alle Schülerinnen und Schüler zu erreichen und unterstützen zu können.
Alle Lehrkräfte (ca. 70.000) sollen mit Moderationsrechten teilnehmen können. Alle Schülerinnen und Schüler (ca. 811.000) sowie deren Eltern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Staatlichen Schulämter, der Lehrkräfteakademie und des Hessischen Kultusministeriums erhalten Zugang als Teilnehmer.
Verfügbarkeit im Regelbetrieb: Da allerdings auch unter Pandemiebedingungen nach Einschätzung des Auftraggebers nicht zu erwarten ist, dass sämtliche Lehrkräfte und Schülerinnen und Schüler des Landes zeitgleich auf das Videokonferenzsystem zugreifen werden, muss das angebotene System sicherstellen, dass im Regelbetrieb eine Nutzerzahl in Höhe von 200.000 gleichzeitigen Nutzerinnen und Nutzer das System zeitgleich in Anspruch nehmen können.
Organisatorische Rahmenbedingungen
Um zeitgemäßes Lehren und Lernen im Unterricht mit Unterstützung digitaler Medien zu ermöglichen, existiert eine digitale pädagogische Lern- und Arbeitsplattform für die hessischen Schulen, das Schulportal Hessen. Dieses wird derzeit ausgebaut und steht als nutzerfreundliche Plattform allen hessischen Schulen zur Verfügung. Das Videokonferenzsystem soll in das Schulportal integriert werden, dafür erfolgt die Umsetzung innerhalb der bisherigen Architektur. Insbesondere das Identitätsmanagement (IDM), welches in der HZD verbleibt, muss in die Kommunikation eingebunden sein.
Die Umsetzung des Videokonferenzsystems innerhalb des Schulportals wird durch das Hessische Kultusministerium gesteuert und muss in enger Zusammenarbeit mit der Lehrkräfteakademie Frankfurt, Dezernat Medien, innerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten durchgeführt werden.
Technische Rahmenbedingungen
Das Identitätsmanagement des Schulportals Hessen ist durch ein Lemon LDAP realisiert. Alle Nutzerinnen und Nutzer des Videokonferenzsystems müssen über dieses IDM authentifiziert werden. Für weitere externe Teilnehmende ist eine Teilnahmemöglichkeit vorzusehen.
Zeitliche Rahmenbedingungen
Der qualifizierte, deutschsprachige technische Support (second- und third-level), der von den Auftragnehmern im Rahmen des Betriebs zu leisten ist, muss von Montag bis Freitag von 07:00 bis 22:00 Uhr erreichbar sein. Bei betriebsverhindernden Ausfällen (kein Betrieb mehr möglich) darf die Reaktionszeit maximal 4 Stunden, bei betriebsbehindernden Ausfällen (Betrieb nur noch eingeschränkt möglich) maximal 8 Stunden betragen. Der Benutzersupport (first-level) ist nicht Bestandteil dieser Ausschreibung.
Aufgaben und allgemeine Qualifikationsmerkmale
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die von ihm zu erbringenden Leistungen mit größter Sorgfalt und nach Maßgabe der vertraglichen Vereinbarungen sowie dem Stand von Technik und Datenschutz (DS-GVO) durchzuführen. Er bestätigt, alle notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen zu besitzen, sowie qualifiziertes Personal mit den notwendigen Kenntnissen und Erfahrungen bereitzuhalten und einzusetzen, um die vertragsgemäßen Aufgaben uneingeschränkt erfüllen zu können.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der gesamten Vertragslaufzeit Personal einzusetzen, das über entsprechend aktuelle Kenntnisse zu den neuesten Versionsständen der eingesetzten Software verfügt. Die Videokonferenzsystem-Umgebung ist bis spätestens zum 27.09.2022 bereitzustellen und muss innerhalb einer Implementierungsphase von 4 Wochen nach Zuschlag in einen betriebsbereiten Zustand innerhalb der Umgebung des Landes Hessen überführt werden.
Folgender Betriebszustand ist vorgesehen:
Dauerhafte Bereitstellung von Kapazitäten, um bis zu 200.000 Nutzerinnen und Nutzern gleichzeitig die Teilnahme an Videokonferenzen zu ermöglichen.
Der Betriebszustand ist vom Auftragnehmer in jedem Fall über die gesamte Vertragslaufzeit bereitzustellen und wird unabhängig von der Zahl der tatsächlichen Nutzerinnen und Nutzer mit einem monatlichen Pauschalpreis vergütet.
Technische Beschreibung (Auszug):
Implementierung und Betrieb einer aus dem Internet nutzbaren Cloud-Architektur für bis zu ca. 200.000 gleichzeitiger Nutzer unter Berücksichtigung der Anforderungen an das System in Bezug auf Skalierbarkeit und den Besonderheiten im pädagogischen Betrieb, wie z.B. dynamische Lastverteilung, unvorhersehbare Lastspitzen, etc..
Auf den Endgeräten der Landesverwaltung sind standardmäßig nur www (http und https) - TCP 80 und 443 freigeschaltet. Das Videokonferenzsystem muss in der Lage sein, auch nur über diese Freigaben zu kommunizieren. Ein Turn-Server ist eine Möglichkeit, dies zu bewerkstelligen.
Die Anzahl gleichzeitig möglicher Räume wird technisch nicht begrenzt.
Für jeden Videokonferenzraum wird eine an den Teilnehmenden orientierte Bandbreite vom mindestens 0,5 Mbit pro Sekunde je Nutzer reserviert zugesichert. Hieraus ergibt sich in Summe bei 200.000 gleichzeitigen Nutzern eine reservierte Mindestbandbreite von 100.000 Mbit pro Sekunde. Die Qualität der Übertragung muss mindestens 15 Frames pro Sekunde sein. Die Auflösung muss mindestens 640 x 360 Pixel betragen.
Innerhalb einer Videokonferenz-Session müssen mindestens 10 Unterräume im Umfang der Teilnehmeranzahl (sogenannte "Gruppen - oder Pausenräume") möglich sein, um verschiedene Sozialformen im Untericht zu ermöglichen.
Die Zielarchitektur muss einen durchgehenden verlässlichen Betrieb des Videokonferenzsystems für alle Schulen des Landes sowie der gesamten Schul- und Bildungsverwaltung ermöglichen. Performance-Engpässe haben unmittelbaren Einfluss auf die Qualität der Lehr- und Lernprozesse, daher sind diese verlässlich auszuschließen. Die Systemverfügbarkeit ist dementsprechend innerhalb der Kernzeit (Mo - Fr 07:00 - 22:00) mindestens 99% pro Jahr zu gewährleisten.
Das Videokonferenzsystem muss für die Teilnahme von Eltern offen sein und entsprechende Zugangsmöglichkeiten bereitstellen, die von den Schulen selbst zur Verfügung gestellt werden können.
Das Videokonferenzsystem muss für Sitzungen innerhalb der Schulen, sowie zwischen Schulen und den Organisationseinheiten der Bildungsverwaltung (Staatliche Schulämter, Hessische Lehrkräfteakademie und Hessisches Kultusministerium) eingesetzt werden können.
Die Plattform sowie der gesamte Betrieb muss den datenschutzrechtlichen Anforderungen nach Maßgabe der DS-GVO und dem HDSIG entsprechen.
Der Standort der Rechenzentren muss innerhalb der EU sein. Die Räume für den Betrieb der IT-Infrastruktur sind als Rechenzentrum sicher auszulegen. Als Basis der Anforderungen sollen die von der BITKOM definierte Kategorie B angesetzt werden.
Funktionale / pädagogische Beschreibung (Auszug)
zwingende Anbindung an das IDM des Schulportals zur Steuerung von Identifikation und Berechtigung
automatisierte Erstellung von Klassen- und Lerngruppenräumen anhand der Unterrichtsverteilung im Verbund LUSD/Schulportal über die API
automatisierte Erstellung von Lehrendenkonferenzräumen anhand der Funktions- und Gruppenbeschreibung der LUSD (z.B. Lehrerkonferenzen) über die API
Möglichkeit zum individuellen Anlegen von dauerhaften Videokonferenzräumen für Gremien (z.B. Lehrerkonferenzen) und Arbeitsgruppen (z.B. Steuergruppe Schulentwicklung) über die API sowie für zentrale Orte (z.B. Lehre-zimmer) durch die einzelnen Organisationseinheiten.
Datenschutz und Datensicherheit (Auszug)
Die Auftragnehmer müssen über einen bestellten Datenschutzbeauftragten mit der gesetzlich geforderten Fachkunde im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit verfügen.
Prüfungsrecht des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit: Es wird darauf hingewiesen, dass das Prüfrecht des HBDI gemäß § 14 Abs. 4 HDSIG eingeräumt werden muss.
Die Vereinbarung eines Auftragsverarbeitungsvertrags, der den Vorgaben des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit genügt, ist erforderlich.
Der Betreiber der Server hat seinen Firmensitz im Gebiet der Europäischen Union. Dies gilt auch für den Standort des Rechenzentrums bzw. der Server. Ebenso sind Unterauftragsverarbeitungsverhältnisse ausschließlich mit Partnern möglich, die die vorgenannten Bedingungen für den Auftragsverarbeiter erfüllen.
Ein Datentransfer in Drittländer ist grundsätzlich ausgeschlossen. Unabweisbare Erfordernisse, die davon abweichen würden, sind vom Verantwortlichen zu genehmigen.
Vorlage eines Sicherheitskonzepts nach BSI-Standard 2002 für den Schutzbedarf "hoch" zum Betriebsbeginn. Nachzuweisen über eine Zertifizierung nach ISO 27001. Alternativ kann auch eine in einem EU-Mitgliedstaat "vergleichbare" Zertifizierung vorgelegt werden.
Für die vollumfängliche Darstellung der Leistung siehe Datei: "Leistungsbeschreibung"