Dienstleistungsrahmenvertrag - Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Stadtfestes in Wiesbaden inklusive Sponsorenakquise

Wiesbaden Congress & Marketing GmbH

Dienstleistungsrahmenvertrag - Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Stadtfestes in Wiesbaden inklusive Sponsorenakquise
Gegenstand der Ausschreibung ist die Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Wiesbadener Stadtfestes inklusive der Akquise von Sponsoren, Künstlern und der Werbeleistungen in den Jahren 2022 und 2023 zuzüglich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-04-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-03-28.

Wer?

• Wiesbaden Congress & Marketing GmbH

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Wiesbaden, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-03-28	Auftragsbekanntmachung
2022-05-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2022-07-20	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-03-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: 60110-22
Kurze Beschreibung:

Dienstleistungsrahmenvertrag - Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Stadtfestes in Wiesbaden inklusive Sponsorenakquise Gegenstand der Ausschreibung ist die Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Wiesbadener Stadtfestes inklusive der Akquise von Sponsoren, Künstlern und der Werbeleistungen in den Jahren 2022 und 2023 zuzüglich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Wiesbaden Congress & Marketing GmbH
Postanschrift: Kurhausplatz 1
Postleitzahl: 65189
Postort: Wiesbaden
Kontakt
Internetadresse: https://www.wiesbaden.de/vv/oe/gesellschaften/141010100000006137.php 🌏
E-Mail: vergabestelle@goerg.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y0SRUQ5/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y0SRUQ5 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-03-28 📅
Einreichungsfrist: 2022-04-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-04-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 065-170471
ABl. S-Ausgabe: 65
Zusätzliche Informationen
Es findet keine bieteröffentliche Submission statt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Dienstleistungsrahmenvertrag - Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Stadtfestes in Wiesbaden inklusive Sponsorenakquise

Gegenstand der Ausschreibung ist die Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Wiesbadener Stadtfestes inklusive der Akquise von Sponsoren, Künstlern und der Werbeleistungen in den Jahren 2022 und 2023 zuzüglich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr.

Geschätzter Gesamtwert: 768 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Maßgeblich für die inhaltliche Ausgestaltung der ausgeschriebenen Leistungen ist das bereits bestehende, auf der Basis des Programmheftes für das Stadtfest 2019 erstellte Grundkonzept. Dieses setzt die Erstellung, Abstimmung und Umsetzung folgender Teilkonzepte durch den Auftragnehmer voraus:

(1) Konzept zur Besucherlenkung: Entwicklung eines Besucher-Leitsystems

(2) Sicherheitskonzept und Hygienekonzept: Abstimmung mit den örtlichen Gefahrenabwehrbehörden; unter Einbeziehung der Parallelveranstaltungen Herbstmarkt, Erntedankfest und Wiesbadener Automobilausstellung

(3) Logistik- und Personalkonzept: Planung bzgl. Infrastruktur, Ver- und Entsorgungsleistungen, Personalbereitstellung, Bereitstellung der Technik; Gewinnung und Steuerung ggfs. notwendiger Nachunternehmer

(4) Programmkonzept: auf Grundlage des Programmheftes für das Stadtfest 2019 und in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin zu entwickeln; soll Bühnenprogramm, Einbindung der örtlichen Gewerbetreibenden und des Publikums sowie Programm-Highlights mit Professionals, nach Möglichkeit aber auch Veranstaltungen in Kooperation mit Wiesbadener Unternehmen, Verbänden, Initiativen, Einzelhandel, kulturellen Einrichtungen, Schulklassen, Gastronomie umfassen; Akquise, Koordination, Betreuung der Akteure und Künstler inkl. Vertragsabwicklung, Kostenabrechnung

(5) Detailkonzept zur Belebung der Innenstadt: Entwicklung eines Maßnahmenplanes zur Belebung der Innenstadt, Integration von Handel und Gastronomie in die Planung eines Bühnenprogrammes, enge Abstimmung mit den Veranstaltern der Parallelveranstaltungen Herbstmarkt, Erntedankfest und Wiesbadener Automobilausstellung

(6) Sponsorenkonzept: Konzept für die Akquirierung von Sponsoren und Werbepartnern zur Finanzierung der Künstler und des Programms, inkl. Vertragserstellung und Kommunikation mit den Sponsoren sowie deren Betreuung

(7) Kommunikationskonzept: Gestaltung und Druck des Programmheftes mit einer Auflage von ca. 30.000 Stück in Anlehnung an die Konzeptionen der vergangenen Jahre, Einbeziehung von digitalen Plattformen und Social Media, Entwicklung weiterer Kommunikations- und Werbeelemente und der Werbestrategie mit der Auftraggeberin unter Einbeziehung der WALL AG als Vertragspartner für die Außenwerbung Wiesbaden; durchgängige Umsetzung der städtischen CI

Leistungsort ist das Stadtgebiet der Landeshauptstadt Wiesbaden, insbesondere die Fußgängerzone von der Rheinstraße bis zur Langgasse und dem Mauritiusplatz, Dern'sches Gelände.

Die Veranstaltung findet jeweils am letzten vollständigen Wochenende im September statt.

Die Auftraggeberin stellt für die Deckung der gesamten Kosten für die Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Wiesbadener Stadtfestes inklusive Sponsorenakquise, Kommunikation und Werbeleistungen ein Budget in Höhe von maximal 192.000 EUR pro Jahr (netto) zur Verfügung.

Das Budget muss sämtliche Kosten - insbesondere auch die des Auftragnehmers - decken. Dies gilt auch für die Kosten für Veranstaltungssicherheit, sanitäre Anlagen, Veranstaltungstechnik, Grundlagenermittlung, Vor-Ort-Termine, Abstimmungstermine mit der Auftraggeberin und Genehmigungsbehörden, Präsentationsmittel, Unterkünfte, Bereitstellung von Werkzeugen, Hubarbeitsbühnen, Entsorgung, Gebühren u.a. für Genehmigungen, städtische Gebühren (Plätze, Einfahrgenehmigungen), Infrastruktur Dritter, Künstlergagen und Künstler-Nebenkosten (auch bezüglich des sog. Hauptacts), Gebühren für Gema und Künstlersozialversicherung, Fahrt- und Transportkosten, Agentur- und Handlingskosten.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 768 000 EUR 💰
Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Wird der Vertrag nicht drei Monate vor Ablauf der Laufzeit schriftlich von einer der Vertragsparteien gekündigt, so verlängert er sich automatisch, jeweils um ein weiteres Jahr zu den zum Zeitpunkt des jeweiligen Vertragsablaufs geltenden Bestimmungen. Die maximale Vertragsdauer beträgt 4 Jahre.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Wiesbaden Wiesbaden Leistungsort ist das Stadtgebiet der Landeshauptstadt Wiesbaden, insbesondere die Fußgängerzone von der Rheinstraße bis zur Langgasse und dem Mauritiusplatz, Dern'sches Gelände.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

(1) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB und/oder Darlegung von Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne des § 125 GWB.

(2) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung unter Angabe der Firma, Sitz, Gegenstand, Rechtsform, Geschäftsleitung des Unternehmens sowie einer kurzen Beschreibung des Tätigkeitsbereichs und der Benennung des Ansprechpartners für die Bewerbung.

(3) Nachweis der Erlaubnis zur Berufsausübung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Bieter niedergelassen ist, entweder durch die Eintragung in einem Berufs- o-der Handelsregister dieses Staates oder durch sonstigen Nachweis über die erlaubte Berufsausübung.

(4) Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn bei öffentlichen Aufträgen unter Berücksichtigung der Vorgaben des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 12. Juli 2021, GVBl. S. 338.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

(1) Eigenerklärung über den Umsatz des Unternehmens (netto) in den letzten fünf Geschäftsjahren soweit er Leistungen betrifft, die mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind.

(2) Nachweis einer Haftpflichtversicherung im Falle der Beauftragung mit einer Deckungssumme je Schadensereignis von mindestens 10.000.000 EUR für Personenschäden, 10.000.000 EUR für Sachschäden sowie 250.000 EUR für reine Vermögensschäden. Der Nachweis wird durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitgestellt. Ist das nicht der Fall, hat der Bieter den Nachweis durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen, zu erbringen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

(1) Erklärung über das in den letzten fünf Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigte unternehmenseigene Personal des Bieters gegliedert nach folgenden Mitarbeiterkategorien:

- Jährliches Mittel aller im Unternehmen des Bieters Beschäftigten

- Unternehmenseigenes Personal, das im Eventbereich tätig ist

- Unternehmenseigene Veranstaltungsleiter, die ihre Qualifikation als Veranstaltungsleiter durch Vorlage eines TÜV-Zertifikates gemäß § 38 Abs. 2 MVStättVO /DIN 15750 oder eines mindestens gleichwertigen Zeugnisses nachweisen können

- Unternehmenseigenes Personal in der Projektorganisation/Projektleitung

(2) Eigenerklärung zur Beschäftigung von mindestens zwei unternehmenseigenen Veranstaltungsleitern, deren Qualifikation als Veranstaltungsleiter durch Vorlage eines TÜV-Zertifikates gemäß § 38 Abs. 2 MVStättVO /DIN 15750 oder eines mindestens gleichwertigen Zeugnisses nachgewiesen werden kann.

(3) Eigenerklärung zu einschlägigen Erfahrungen/einschlägigen Referenzen durch eine Aufstellung der wesentlichen, innerhalb der letzten fünf Jahre sowie des laufenden Jahres erbrachten Leistungen des Bieters, die mit den hier zu vergebenen Leistungen vergleichbar sind.

Anzugeben sind dabei - je Referenz - der Leistungsinhalt (Art der Veranstaltung und kurze Projektbeschreibung), der Leistungsumfang (Veranstaltungsdauer und Besucher-zahl), das Gesamtbudget der Veranstaltung, der Zeitraum der Leistungserbringung sowie die Bezeichnung der Auftraggeberin mit Ansprechstelle (Telefonnummer/E-Mail-Adresse).

Mindestanforderungen: Von den aufgelisteten Referenzen muss

- mindestens eine Referenz die Vorbereitung, Organisation und Durchführung (inkl. Erstellung eines Sicherheitskonzepts) einer vergleichbaren Veranstaltung (Outdoor, ausgerichtet auf mindestens 70.000 Besucher am Tag, mindestens zweitägige Veranstaltung, im städtischen Umfeld) zum Gegenstand haben,

- mindestens eine Referenz das Einwerben von Sponsorengeldern für vergleichbare Veranstaltungen/Anlässe mit einem Umfang von jeweils mindestens 50.000 EUR ausweisen,

- mindestens eine Referenz die Koordination, Erstellung und Gestaltung der Außenwerbung (z.B. Plakate, Banner, Werbung auf Bussen, Bahnen, Taxis) einer vergleichbaren Veranstaltung beinhalten,

- mindestens eine Referenz die Redaktion, das Layout und die Druckvorbereitung von Broschüren/Programmheften für vergleichbare Veranstaltungen mit einer Auflage von jeweils 10.000 Exemplaren ausweisen.

Ein Referenzprojekt kann dabei zugleich mehrere der genannten Mindestanforderungen erfüllen. Referenzen, die eine oder mehrere der vorgenannten Mindestanforderungen er-füllen, sind entsprechend zu kennzeichnen.

Bescheinigungen der Referenzauftraggeber können ergänzend zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit der Leistungserbringung vorgelegt werden.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Der Auftraggeber weist bereits jetzt darauf hin, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleihunternehmen, soweit diese bei Angebotsabgabe bekannt sind, mit dem Angebot die erforderlichen Verpflichtungserklärungen nach § 4 Abs. 1 bis 5 HVTG (Tariftreue), § 6 HVTG (Mindestentgelterklärung) und § 8 Abs. 2 HVTG abzugeben haben.

Beteiligung mehrerer Unternehmen:

(1) Erklärung, welche Teile der Bieter beabsichtigt, an Nachunternehmer zu vergeben.

(2) Bei Bietergemeinschaften: Bietergemeinschaftserklärung.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-07-27 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-04-28 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00
Zusätzliche Informationen: Es findet keine bieteröffentliche Submission statt.
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Güte und Qualität der konzeptionellen Darstellung der Herangehensweise an die inhaltlich-programmatische Gestaltung der Veranstaltung (Veranstaltungskonzept)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Güte und Qualität der konzeptionellen Darstellung der Herangehensweise an die Projektorganisation
Güte und Qualität der konzeptionellen Darstellung der Herangehensweise an die Sponsorenakquise
Kostenkriterium (Name): Stornierungsbedingungen
Kostenkriterium (Gewichtung): 10

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: DE714
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Städtische Eigengesellschaft
Kontakt
Kontaktperson: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB (Vergabestelle)
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y0SRUQ5/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Sofern vorstehend Nachweise innerhalb der letzten fünf Jahre gefordert werden, wird damit dem pandemiebedingten Auftragsrückgang in der Veranstaltungsbranche in den Jahren 2020 und 2021 sowie der Verpflichtung der Auftraggeberin Rechnung getragen, den Bietern einen aussagekräftigen Eignungsnachweis zu ermöglichen.

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0SRUQ5

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierungspräsidium Darmstadt - Vergabekammer des Landes Hessen
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1-3 (Wilhelminenhaus)
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 615112-6601 📞
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Fax: +49 615112-5816 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gem. § 155 ff. GWB.

Der Auftraggeber weist auf die Rechtsfolge des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB hin, wonach ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Der Auftraggeber weist ferner auf die Rechtsfolge des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB hin, wonach ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat.

Quelle: OJS 2022/S 065-170471 (2022-03-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-05-05)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-05-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-05-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 090-248433
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 065-170471
ABl. S-Ausgabe: 90
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0SR7UL
Quelle: OJS 2022/S 090-248433 (2022-05-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-07-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Dienstleistungsrahmenvertrag - Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Stadtfestes in Wiesbaden inklusive Sponsorenakquise (Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb) Gegenstand der Ausschreibung ist die Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Wiesbadener Stadtfestes inklusive der Akquise von Sponsoren, Künstlern und der Werbeleistungen in den Jahren 2022 und 2023 zuzüglich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr.

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-07-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-07-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 141-404330
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 090-248433
ABl. S-Ausgabe: 141
Zusätzliche Informationen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Dienstleistungsrahmenvertrag - Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Stadtfestes in Wiesbaden inklusive Sponsorenakquise (Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb)

(1) Konzept zur Besucherlenkung: Entwicklung eines Besucher-Leitsystems;

(7) Kommunikationskonzept: Gestaltung und Druck eines Flyers mit einer Auflage von ca. 10.000 Stück, Einbeziehung von digitalen Plattformen und Social Media, Entwicklung weiterer Kommunikations- und Werbeelemente und der Werbestrategie mit der Auftraggeberin unter Einbeziehung der WALL AG als Vertragspartner für die Außenwerbung Wiesbaden; durchgängige Umsetzung der städtischen CI.

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0SR1BP
Quelle: OJS 2022/S 141-404330 (2022-07-20)

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